Event anlegen mit dem Erstellungs-Wizard

Neue Veranstaltungen legst du in Univents über einen geführten Wizard an, der dich in drei Schritten durch alle wichtigen Angaben führt. So sind Name, Kunde, Termin und Darstellung schon beim Anlegen sauber gesetzt, statt sie später nachzutragen.

Wizard öffnen

Den Wizard erreichst du direkt aus der Eventliste. So startest du:

1. Öffne in der Seitenleiste den Bereich mit deinen Veranstaltungen.
2. Klicke oben rechts auf den Button Neues Event.
3. Der Dialog Veranstaltung öffnet sich mit der Schrittleiste Basis, Termin & Ort und Darstellung.

Ganz oben im ersten Schritt kannst du unter Vorlage wählen entscheiden, wie du startest. Mit Leer starten beginnst du komplett von Hand, oder du klickst eine deiner gespeicherten Vorlagen an, um deren Angaben direkt zu übernehmen. Hast du noch keine Vorlagen, weist dich ein Hinweis darauf hin, dass du später eine aus einem fertigen Event speichern kannst. Über Vorlagen verwalten springst du in die Vorlagen-Einstellungen.

Schritt 1: Basis

Im ersten Schritt legst du die Grunddaten fest. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen markiert und müssen ausgefüllt sein, bevor Weiter dich zum nächsten Schritt lässt.

1. Trage unter Event-Name einen sprechenden Titel ein, zum Beispiel den Anlass und den Kunden.
2. Suche im Feld Kunde nach einem bestehenden Kontakt. Tippst du einen Namen ein, der noch nicht existiert, kannst du ihn über den Eintrag am Ende der Liste direkt als neuen Kontakt anlegen.
3. Gib unter Gäste die erwartete Personenzahl ein.
4. Optional ergänzt du eine Beschreibung mit Anlass, Highlights und Wünschen des Kunden.

Am Ende des Schritts entscheidest du unter Wiederholt sich, ob es ein Einzeltermin oder eine Terminserie wird. Für ein einzelnes Event lässt du Einzeltermin aktiv.

Schritt 2: Termin & Ort

Hier bestimmst du, wann und wo das Event stattfindet. Unter Hauptdatum trägst du Start und Ende ein. Sobald du eine Startzeit setzt, füllt Univents das Feld Ende automatisch auf Start plus sechs Stunden, falls es noch leer ist. Du kannst das Ende danach jederzeit anpassen.

Unter Veranstaltungsort wählst du im Feld Location eine deiner hinterlegten Locations. Sind dort Bereiche hinterlegt, kannst du im Feld Raum / Bereich genauer werden, sonst bleibt es auf Komplett. Findet das Event außer Haus statt, trägst du im Feld Adresse · falls extern die Anschrift ein. Über Aufbau ab hältst du fest, ab wann der Aufbau startet. Hast du im ersten Schritt Terminserie gewählt, erscheint hier zusätzlich der Bereich für die Wiederholung.

Schritt 3: Darstellung

Im letzten Schritt geht es um die optische Einordnung. Dieser Schritt hat keine Pflichtfelder, du kannst also direkt anlegen.

1. Im Feld Tags tippst du ein Schlagwort ein und bestätigst mit Enter. Jedes Tag erscheint als Chip und lässt sich wieder entfernen.
2. Unter Event-Farbe wählst du eine Farbe aus der Palette. Sie hilft dir, das Event in Kalender und Listen schnell zu erkennen.
3. Über Sprache legst du fest, in welcher Sprache Buchungsseite, Rechnungen, Verträge und Kunden-E-Mails für dieses Event erscheinen. Mit Account-Standard übernimmst du die Standardsprache deines Accounts.

Zum Abschluss klickst du auf Event anlegen. Univents speichert die Veranstaltung und öffnet direkt die Detailansicht des neuen Events. Hast du stattdessen Terminserie gewählt, legst du die ganze Reihe über Reihe erstellen an.

Event per KI aus einem Angebot importieren

Hast du bereits ein Angebot als PDF vorliegen — selbst erstellt oder von einem Kunden geschickt —, musst du die Angaben nicht per Hand in den Wizard übertragen. Auf der Eventliste findest du oben rechts, neben Neues Event, den Button Angebot importieren.

1. Klicke auf Angebot importieren.
2. Im Dialog Angebots-PDF hochladen wählst du über PDF auswählen deine Datei aus (PDF, bis 10 MB).
3. Univents liest das Angebot aus („Angebot wird gelesen …").
4. Aus den erkannten Daten legt Univents einen Entwurf an: Event, Kontakt und ein Angebot. Diesen Vorschlag prüfst du, bevor er übernommen wird.

Zusätzlich kannst du im Bereich Was zusätzlich erstellen? ankreuzen, ob Univents direkt auch Schichten, Ablaufplan und Aufgaben als KI-Entwürfe für dieses Event vorbereiten soll. Ein Hinweis macht darauf aufmerksam, dass das KI-Guthaben verbraucht — abgerechnet nach tatsächlichem Verbrauch. Was das kostet und wie du dein Guthaben aufstockst, steht unter KI-Guthaben und Nutzung.

Erkennt Univents kein Angebot in der Datei, meldet der Dialog das direkt; über Erneut versuchen lädst du eine neue Datei hoch. Wurde dieselbe PDF-Datei schon einmal importiert, weist dich ein Hinweis darauf hin.

Event aus einem verknüpften Angebot durchplanen lassen

Hat ein Event bereits ein Angebot, kannst du dir von der KI weitere Bausteine dazu vorschlagen lassen. Öffne dazu die Detailseite des Events und klicke auf Aus Angebot durchplanen. Ist noch kein Angebot mit dem Event verknüpft, bleibt der Button ausgegraut mit dem Hinweis Kein Angebot mit diesem Event verknüpft.

Im Dialog wählst du per Checkbox aus, was Univents als Entwurf generieren soll:

Klicke auf Generieren, um den Lauf zu starten. Für jeden gewählten Baustein zeigt Univents den Fortschritt live an (Wartet, Wird erstellt, Fertig, Fehlgeschlagen oder Übersprungen). Alle Ergebnisse sind Entwürfe und werden nicht automatisch aktiv — du prüfst jedes Ergebnis selbst, bevor es zum Einsatz kommt. Auch dieser Weg verbraucht KI-Guthaben nach tatsächlichem Verbrauch, siehe KI-Guthaben und Nutzung.

Die einzelnen Bausteine findest du danach in ihren jeweiligen Bereichen wieder: Aufgaben, Ablaufplan, Function Sheet und Dokumente.

Häufige Fragen

Muss ich eine Vorlage benutzen? Nein. Mit Leer starten legst du ein komplett leeres Event an. Vorlagen sparen dir nur Zeit, weil sie wiederkehrende Angaben mitbringen.

Kann ich einen neuen Kunden anlegen, ohne den Wizard zu verlassen? Ja. Tippe im Feld Kunde den Namen ein und nutze den Eintrag zum Anlegen am Ende der Trefferliste. Der neue Kontakt wird sofort übernommen.

Was passiert, wenn ich das Ende nicht setze? Sobald ein Start gesetzt ist und Ende leer bleibt, ergänzt Univents automatisch Start plus sechs Stunden. Du kannst diesen Wert vor dem Anlegen überschreiben.

Wie navigiere ich zwischen den Schritten? Mit Weiter gehst du vor, mit Zurück einen Schritt zurück. Über Abbrechen oder das Schließen-Symbol oben rechts verwirfst du die Eingaben. Pflichtfelder werden beim Wechsel geprüft.