Function Sheet erstellen & verwenden

Das Function Sheet ist die zentrale Übergabe-Übersicht für ein Event: Mitwirkende, Ablaufplan, Schichten und alle gebuchten Produkte auf einer Seite — ideal für Küche, Service und Eventleitung.

Function Sheet anlegen

Das Function Sheet wird direkt im Event angelegt — auf zwei Wegen.

Über die Dokumentenliste:

1. Öffne das gewünschte Event und wechsle in den Tab Dokumente.
2. Klicke auf Neues Dokument und wähle die Kachel Functionsheet erstellen.
3. Das System erstellt sofort ein neues Sheet und öffnet automatisch den Konfigurationsdialog, damit du Titel und Filter direkt festlegen kannst.

Über den Schnellzugriff im Kopfbereich: Oben im Event — sichtbar auf jedem Tab, nicht nur in Dokumente — findest du den Button Function-Sheet erstellen. Klickst du auf den kleinen Pfeil daneben, öffnet sich das Dropdown Aus Vorlage erstellen mit allen gespeicherten Anzeigeoptionen-Vorlagen (siehe Abschnitt Anzeigeoptionen als Vorlage speichern weiter unten). Wählst du eine Vorlage aus, entsteht das neue Sheet direkt mit deren Anzeigeoptionen; die Filter bleiben auf Standard und lassen sich danach im Konfigurationsdialog anpassen.

Das Sheet erscheint anschließend in der Dokumentenliste und kann jederzeit erneut geöffnet werden.

Function Sheet konfigurieren

Über den Button Konfigurieren (Stift-Symbol in der Kopfzeile) öffnest du den Dialog Function Sheet konfigurieren. Dort stehen zwei Bereiche zur Verfügung.

Filter — steuert, welche Datensätze erscheinen:

• Mitwirkende — filtert nach Mitwirkendengruppen
• Jobs — zeigt nur Schichten für ausgewählte Jobs
• Ablaufpläne — schränkt den Ablaufplan auf bestimmte Pläne ein
• Produktkategorien — blendet Kategorien aus der Buchungsübersicht aus. Keine Auswahl = alle Kategorien sichtbar
• Druck-Skalierung — verkleinert Schrift und Zeilen für Ausdruck und PDF (60–100 %). Die Seitengrenze im Editor rechnet mit demselben Wert

Lässt du einen Filter leer, werden alle vorhandenen Einträge angezeigt. Mit Alle hinzufügen oder Alle entfernen kannst du die Auswahl schnell befüllen.

Anzeigeoptionen — Checkboxen steuern, was im Dokument sichtbar ist:

• Lageplan einschließen — fügt den Lageplan der Location ein (sofern hinterlegt)
• Produktbeschreibung anzeigen — zeigt die Beschreibungsspalte je Buchungsposition
• Produktpreise anzeigen — blendet VK-Preis, Zwischensumme und Gesamtsumme ein
• Soll / Ist anzeigen — fügt neben der gebuchten Menge eine leere Ist-Spalte ein, die vor Ort handschriftlich ausgefüllt werden kann
• Buchungszeit anzeigen — zeigt Uhrzeit-Fenster je Buchungsposition

Klicke auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen. Das Sheet wird sofort aktualisiert.

Anzeigeoptionen als Vorlage speichern

Nutzt du für bestimmte Eventarten immer dieselben Anzeigeoptionen (z. B. immer mit Soll/Ist und Buchungszeit, aber ohne Preise)? Im Konfigurationsdialog gibt es unterhalb der Anzeigeoptionen den Abschnitt Vorlagen.

Als Vorlage speichern:

1. Stelle die gewünschten Anzeigeoptionen ein (Lageplan einschließen, Produktbeschreibung anzeigen, Produktpreise anzeigen, Soll / Ist anzeigen, Buchungszeit anzeigen).
2. Klicke auf Als Vorlage speichern.
3. Vergib einen Name und optional eine Beschreibung (optional).
4. Klicke auf Speichern.

Eine Vorlage merkt sich ausschließlich diese fünf Anzeigeoptionen-Checkboxen — Filter (Mitwirkende, Jobs, Ablaufpläne, Produktkategorien) und der Titel werden nicht mitgespeichert.

Vorlage anwenden: Wähle im Dropdown Vorlage anwenden … eine gespeicherte Vorlage aus. Die Anzeigeoptionen des aktuellen Sheets werden sofort übernommen — klicke danach auf Speichern, damit die Änderung ins Sheet übernommen wird.

Vorlagen verwalten: Klicke auf Vorlagen verwalten, um alle gespeicherten Vorlagen in einer Liste zu sehen. Dort kannst du:

• den Namen direkt im Textfeld ändern und mit Umbenennen bestätigen
• eine Vorlage über das Papierkorb-Symbol löschen — ein zweiter Klick auf Wirklich löschen? bestätigt endgültig

Gespeicherte Vorlagen stehen auch beim Anlegen eines neuen Sheets über das Dropdown Aus Vorlage erstellen zur Verfügung (siehe Abschnitt Function Sheet anlegen weiter oben).

Aufbau des Function Sheets

Das generierte Dokument gliedert sich in folgende Sektionen:

Event-Info — Veranstaltungsname, Datum (mit Wochentag, z. B. „Freitag, 19.06.2026") und Uhrzeit in einer eigenen Zeile darunter (z. B. „12:00 – 14:00 Uhr"), Gästeanzahl, Veranstalter, Verantwortlich und Kontakt sowie Ort und Anmerkungen.

Die Zeile Ort zeigt die Adresse der Veranstaltung — also die Anschrift, an die geliefert wird. Sie kommt aus derselben Quelle wie auf dem Angebot: aus der verknüpften Räumlichkeit, sonst aus der Adresse, die du direkt am Event hinterlegt hast. Sie steht bewusst getrennt von der Zeile Kundenadresse, denn Rechnungs- und Lieferanschrift sind oft nicht dieselbe. Ist keine Adresse gepflegt, entfällt die Zeile.

Mitwirkende — Tabelle mit Name, Telefon und E-Mail aller Mitwirkenden aus den gewählten Gruppen. Diese Zeile entfällt vollständig, wenn keine Mitwirkenden zugeordnet sind.

Ablaufplan, Schichten und Buchungen stehen dagegen immer im Sheet — liegt zu einem der drei nichts vor, zeigt der Abschnitt eine kurze Zeile wie „Keine Ablaufpunkte vorhanden.". So ist ein Abschnitt ohne Einträge klar von einem versehentlich fehlenden zu unterscheiden.

Ablaufplan — Zeitlich strukturierte Übersicht der Ablaufpunkte mit Ort, Uhrzeit und Mitwirkenden.

Schichten — Alle Schichtzuweisungen mit Name, Funktion, Datum und Uhrzeit.

Buchungen — Alle gebuchten Positionen, gruppiert nach Produktkategorie. Auch Positionen ohne Artikel aus dem Inventar (über „Position hinzufügen" erfasst) stehen mit drin, ebenso die Bestandteile eines gebuchten Pakets — jeweils in ihrer eigenen Kategorie und ohne eigenen Betrag, weil ihr Preis im Paket steckt. Unter der Paketzeile steht zusätzlich eine kurze Auflistung („Enthält: 30 Stk Chicken Nuggets · 10 Stk Limonade"); sie ist reine Information, die Menge zum Produzieren steht in der Kategoriezeile. Die Kategorien stehen in der Reihenfolge, die du unter Inventar → Kategorien festgelegt hast; innerhalb einer Kategorie stehen die Positionen so, wie sie im Beleg stehen. Jede Kategorie beginnt mit einer fett gesetzten Überschriftszeile. Wenn Soll / Ist anzeigen aktiv ist, erscheint neben der gebuchten Menge eine leere Ist-Spalte. Wenn Produktpreise anzeigen aktiv ist, werden VK, Zwischensumme und Gesamtsumme ausgewiesen.

Die Mengen der Paket-Bestandteile leiten sich aus der Paket-Position ab: Änderst du im Beleg die Menge oder die Personenzahl des Pakets, werden die Bestandteile neu berechnet. Dasselbe passiert, wenn du die Gästezahl der Veranstaltung änderst und die Belege dabei neu rechnen lässt. Hast du eine Bestandteil-Zeile von Hand angepasst, wird sie dabei überschrieben — passe deshalb erst Personen- bzw. Gästezahl an und danach die einzelnen Bestandteile.

Lageplan — Grafik des Location-Lageplans, falls vorhanden und aktiviert.

Reihenfolge der Zeilen anpassen

Die Buchungen stehen nach Kategorie gruppiert im Sheet. Brauchst du eine andere Reihenfolge — zum Beispiel alle Positionen eines Meetings oder einer Räumlichkeit untereinander, quer über die Kategorien —, kannst du einzelne Zeilen selbst verschieben:

• Ziehen: Fahre mit der Maus über die Tabelle. Links neben jeder Zeile erscheint ein schmaler Griff. Ziehe ihn nach oben oder unten; eine Linie zeigt, wo die Zeile landet.
• Schrittweise: Fahre über den Griff einer Zeile. In der eingeblendeten Leiste bewegen die Pfeile nach oben und nach unten die Zeile um jeweils eine Position.

Kopfzeilen bleiben oben stehen und lassen sich nicht verschieben.

Wichtig: Die Reihenfolge gehört zum Dokument, nicht zu den Buchungsdaten. Ein Klick auf Neu generieren baut das Sheet aus den aktuellen Eventdaten neu auf — deine Handsortierung geht dabei verloren, genau wie manuell geänderter Text. Sortiere also am besten, wenn die Buchungen stehen.

Eigene Texte schreiben und speichern

Das Function Sheet ist ein echtes Dokument: Du kannst überall hineinschreiben, Zeilen ergänzen, Tabellen anpassen und formatieren.

Deine Eingaben werden automatisch gespeichert, während du arbeitest. Rechts oben neben dem Button Speichern siehst du jederzeit den Stand:

• Nicht gespeichert — du hast gerade etwas geändert, die Sicherung läuft gleich.
• Speichern … — die Änderung wird gerade übertragen.
• Automatisch gespeichert — alles ist gesichert.

Verlässt du das Sheet über den Zurück-Link, werden offene Änderungen noch mitgenommen. Schließt du den Tab oder lädst die Seite neu, während noch etwas offen ist, fragt der Browser vorher nach. Mit Speichern kannst du den Stand jederzeit selbst sichern — zum Beispiel bevor du das Sheet teilst oder druckst.

Arbeiten zwei Personen gleichzeitig am selben Sheet, gewinnt nicht die letzte Eingabe: Wer später speichert, bekommt den Hinweis Woanders geändert und lädt den aktuellen Stand nach.

Daten aktualisieren

Haben sich Buchungen, Schichten oder Ablaufpläne nach Erstellung des Sheets geändert? Klicke auf Neu generieren in der Kopfzeile. Das Sheet wird dann mit den aktuellen Daten aus dem Event neu aufgebaut.

Drucken

Das Function Sheet ist druckoptimiert und wird als A4 hochkant mit festem Seitenrand ausgegeben — unabhängig davon, was im Druckdialog eingestellt ist. Öffne den Drucken-Dialog im Browser (Tastenkürzel Strg+P / Cmd+P) oder klicke oben auf Drucken / PDF — im Druckdialog wählst du deinen Drucker oder „Als PDF sichern“.

Damit du schon beim Bearbeiten siehst, was auf das Blatt passt, ist der Editor so breit wie ein A4-Blatt und zeigt eine dünne rote Linie dort, wo die Seite endet. Endet dein Inhalt vor der Linie, passt er auf eine Seite.

Läuft ein Sheet über mehrere Seiten, werden die Spaltenüberschriften der Tabellen auf jeder Folgeseite wiederholt, einzelne Zeilen werden nicht mitten im Umbruch zerschnitten, und unten rechts steht auf jeder Seite die Seitenzahl (z. B. „Seite 1 von 2").

Mit externen Partnern teilen

Das Function Sheet kann passwortlos an externe Partner (z.B. Küche, Serviceleitung) weitergegeben werden — ohne dass diese einen Univents-Account benötigen.

1. Klicke in der Kopfzeile auf Teilen.
2. Optional: Gib unter Läuft ab ein Datum und eine Uhrzeit ein, ab wann der Link nicht mehr gültig sein soll. Leer lassen für unbegrenzten Zugriff.
3. Klicke auf Link erzeugen.
4. Kopiere den erzeugten Link mit dem Kopieren-Symbol und sende ihn an die gewünschte Person.

Empfängerinnen und Empfänger sehen das Function Sheet im Nur-Ansicht-Modus — keine Bearbeitung möglich. Unter Aktive Links siehst du alle bisher erzeugten Links. Über das Papierkorb-Symbol kann ein Link sofort widerrufen werden.

Häufige Fragen

Das Sheet zeigt weniger Positionen als erwartet. Prüfe in der Konfiguration, ob unter Produktkategorien Kategorien abgewählt sind. Keine Auswahl = alle Kategorien sichtbar. Fehlen Positionen, die nach dem Erzeugen des Sheets gebucht wurden, hilft Neu generieren.

Die Ist-Spalte fehlt. Öffne Konfigurieren und aktiviere die Checkbox Soll / Ist anzeigen.

Der Lageplan erscheint nicht. Das Sheet zeigt den Lageplan nur, wenn bei der Location ein Lageplan hinterlegt ist und die Option Lageplan einschließen im Konfigurationsdialog aktiviert ist.

Gebuchte Positionen sind veraltet. Klicke auf Neu generieren — das Sheet zieht dann alle aktuellen Buchungsdaten frisch aus dem Event.

Das Dropdown „Vorlage anwenden …" zeigt „Keine Vorlagen vorhanden". Es wurde noch keine Vorlage gespeichert. Öffne ein Function Sheet, stelle die gewünschten Anzeigeoptionen ein und klicke im Abschnitt Vorlagen auf Als Vorlage speichern.

Ich möchte das Sheet löschen. Klicke auf das Papierkorb-Symbol in der Kopfzeile. Der Bestätigungsdialog Function Sheet löschen fragt nochmals nach — erst nach Klick auf Löschen wird das Sheet endgültig entfernt.