Function Sheet erstellen & verwenden

Das Function Sheet ist die zentrale Übergabe-Übersicht für ein Event: Mitwirkende, Ablaufplan, Schichten und alle gebuchten Produkte auf einer Seite — ideal für Küche, Service und Eventleitung.

Function Sheet anlegen

Das Function Sheet wird direkt im Event angelegt — auf zwei Wegen.

Über die Dokumentenliste:

1. Öffne das gewünschte Event und wechsle in den Tab Dokumente.
2. Klicke auf Neues Dokument und wähle die Kachel Functionsheet erstellen.
3. Das System erstellt sofort ein neues Sheet und öffnet automatisch den Konfigurationsdialog, damit du Titel und Filter direkt festlegen kannst.

Über den Schnellzugriff im Kopfbereich: Oben im Event — sichtbar auf jedem Tab, nicht nur in Dokumente — findest du den Button Function-Sheet erstellen. Klickst du auf den kleinen Pfeil daneben, öffnet sich das Dropdown Aus Vorlage erstellen mit allen gespeicherten Anzeigeoptionen-Vorlagen (siehe Abschnitt Anzeigeoptionen als Vorlage speichern weiter unten). Wählst du eine Vorlage aus, entsteht das neue Sheet direkt mit deren Anzeigeoptionen; die Filter bleiben auf Standard und lassen sich danach im Konfigurationsdialog anpassen.

Das Sheet erscheint anschließend in der Dokumentenliste und kann jederzeit erneut geöffnet werden.

Function Sheet konfigurieren

Über den Button Konfigurieren (Stift-Symbol in der Kopfzeile) öffnest du den Dialog Function Sheet konfigurieren. Dort stehen zwei Bereiche zur Verfügung.

Filter — steuert, welche Datensätze erscheinen:

• Mitwirkende — filtert nach Mitwirkendengruppen
• Jobs — zeigt nur Schichten für ausgewählte Jobs
• Ablaufpläne — schränkt den Ablaufplan auf bestimmte Pläne ein
• Produktkategorien — begrenzt die Buchungsübersicht auf gewählte Kategorien

Lässt du einen Filter leer, werden alle vorhandenen Einträge angezeigt. Mit Alle hinzufügen oder Alle entfernen kannst du die Auswahl schnell befüllen.

Anzeigeoptionen — Checkboxen steuern, was im Dokument sichtbar ist:

• Lageplan einschließen — fügt den Lageplan der Location ein (sofern hinterlegt)
• Produktbeschreibung anzeigen — zeigt die Beschreibungsspalte je Buchungsposition
• Produktpreise anzeigen — blendet VK-Preis, Zwischensumme und Gesamtsumme ein
• Soll / Ist anzeigen — fügt neben der gebuchten Menge eine leere Ist-Spalte ein, die vor Ort handschriftlich ausgefüllt werden kann
• Buchungszeit anzeigen — zeigt Uhrzeit-Fenster je Buchungsposition

Klicke auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen. Das Sheet wird sofort aktualisiert.

Anzeigeoptionen als Vorlage speichern

Nutzt du für bestimmte Eventarten immer dieselben Anzeigeoptionen (z. B. immer mit Soll/Ist und Buchungszeit, aber ohne Preise)? Im Konfigurationsdialog gibt es unterhalb der Anzeigeoptionen den Abschnitt Vorlagen.

Als Vorlage speichern:

1. Stelle die gewünschten Anzeigeoptionen ein (Lageplan einschließen, Produktbeschreibung anzeigen, Produktpreise anzeigen, Soll / Ist anzeigen, Buchungszeit anzeigen).
2. Klicke auf Als Vorlage speichern.
3. Vergib einen Name und optional eine Beschreibung (optional).
4. Klicke auf Speichern.

Eine Vorlage merkt sich ausschließlich diese fünf Anzeigeoptionen-Checkboxen — Filter (Mitwirkende, Jobs, Ablaufpläne, Produktkategorien) und der Titel werden nicht mitgespeichert.

Vorlage anwenden: Wähle im Dropdown Vorlage anwenden … eine gespeicherte Vorlage aus. Die Anzeigeoptionen des aktuellen Sheets werden sofort übernommen — klicke danach auf Speichern, damit die Änderung ins Sheet übernommen wird.

Vorlagen verwalten: Klicke auf Vorlagen verwalten, um alle gespeicherten Vorlagen in einer Liste zu sehen. Dort kannst du:

• den Namen direkt im Textfeld ändern und mit Umbenennen bestätigen
• eine Vorlage über das Papierkorb-Symbol löschen — ein zweiter Klick auf Wirklich löschen? bestätigt endgültig

Gespeicherte Vorlagen stehen auch beim Anlegen eines neuen Sheets über das Dropdown Aus Vorlage erstellen zur Verfügung (siehe Abschnitt Function Sheet anlegen weiter oben).

Aufbau des Function Sheets

Das generierte Dokument gliedert sich in folgende Sektionen:

Event-Info — Veranstaltungsname, Datum, Gästeanzahl, Veranstalter, Verantwortlich und Kontakt sowie Ort und Anmerkungen.

Mitwirkende — Tabelle mit Name, Telefon und E-Mail aller Mitwirkenden aus den gewählten Gruppen.

Ablaufplan — Zeitlich strukturierte Übersicht der Ablaufpunkte mit Ort, Uhrzeit und Mitwirkenden.

Schichten — Alle Schichtzuweisungen mit Name, Funktion, Datum und Uhrzeit.

Buchungen — Alle gebuchten Positionen, gruppiert nach Kategorie-Art (Speisen, Getränke, Dienstleistungen, Equipment, Sonstiges) und darunter nach Produktkategorie. Wenn Soll / Ist anzeigen aktiv ist, erscheint neben der gebuchten Menge eine leere Ist-Spalte. Wenn Produktpreise anzeigen aktiv ist, werden VK, Zwischensumme und Gesamtsumme ausgewiesen.

Lageplan — Grafik des Location-Lageplans, falls vorhanden und aktiviert.

Daten aktualisieren

Haben sich Buchungen, Schichten oder Ablaufpläne nach Erstellung des Sheets geändert? Klicke auf Neu generieren in der Kopfzeile. Das Sheet wird dann mit den aktuellen Daten aus dem Event neu aufgebaut.

Drucken

Das Function Sheet ist druckoptimiert. Öffne im Browser den Drucken-Dialog (Tastenkürzel Strg+P / Cmd+P). Ränder, Schatten und Hintergründe werden beim Druck automatisch ausgeblendet, sodass ein sauberes A4-Dokument entsteht.

Mit externen Partnern teilen

Das Function Sheet kann passwortlos an externe Partner (z.B. Küche, Serviceleitung) weitergegeben werden — ohne dass diese einen Univents-Account benötigen.

1. Klicke in der Kopfzeile auf Teilen.
2. Optional: Gib unter Läuft ab ein Datum und eine Uhrzeit ein, ab wann der Link nicht mehr gültig sein soll. Leer lassen für unbegrenzten Zugriff.
3. Klicke auf Link erzeugen.
4. Kopiere den erzeugten Link mit dem Kopieren-Symbol und sende ihn an die gewünschte Person.

Empfängerinnen und Empfänger sehen das Function Sheet im Nur-Ansicht-Modus — keine Bearbeitung möglich. Unter Aktive Links siehst du alle bisher erzeugten Links. Über das Papierkorb-Symbol kann ein Link sofort widerrufen werden.

Häufige Fragen

Das Sheet zeigt weniger Positionen als erwartet. Prüfe in der Konfiguration, ob unter Produktkategorien ein Filter gesetzt ist, der bestimmte Kategorien ausschließt. Leerer Filter = alle Kategorien sichtbar.

Die Ist-Spalte fehlt. Öffne Konfigurieren und aktiviere die Checkbox Soll / Ist anzeigen.

Der Lageplan erscheint nicht. Das Sheet zeigt den Lageplan nur, wenn bei der Location ein Lageplan hinterlegt ist und die Option Lageplan einschließen im Konfigurationsdialog aktiviert ist.

Gebuchte Positionen sind veraltet. Klicke auf Neu generieren — das Sheet zieht dann alle aktuellen Buchungsdaten frisch aus dem Event.

Das Dropdown „Vorlage anwenden …" zeigt „Keine Vorlagen vorhanden". Es wurde noch keine Vorlage gespeichert. Öffne ein Function Sheet, stelle die gewünschten Anzeigeoptionen ein und klicke im Abschnitt Vorlagen auf Als Vorlage speichern.

Ich möchte das Sheet löschen. Klicke auf das Papierkorb-Symbol in der Kopfzeile. Der Bestätigungsdialog Function Sheet löschen fragt nochmals nach — erst nach Klick auf Löschen wird das Sheet endgültig entfernt.