Function Sheet erstellen & verwenden

Das Function Sheet ist die zentrale Übergabe-Übersicht für ein Event: Mitwirkende, Ablaufplan, Schichten und alle gebuchten Produkte auf einer Seite — ideal für Küche, Service und Eventleitung.

Function Sheet anlegen

Das Function Sheet wird direkt im Event angelegt.

1. Öffne das gewünschte Event und wechsle in den Tab Dokumente.
2. Klicke auf Neues Dokument und wähle die Kachel Functionsheet erstellen.
3. Das System erstellt sofort ein neues Sheet und öffnet automatisch den Konfigurationsdialog, damit du Titel und Filter direkt festlegen kannst.

Das Sheet erscheint anschließend in der Dokumentenliste und kann jederzeit erneut geöffnet werden.

Function Sheet konfigurieren

Über den Button Konfigurieren (Stift-Symbol in der Kopfzeile) öffnest du den Dialog Function Sheet konfigurieren. Dort stehen zwei Bereiche zur Verfügung.

Filter — steuert, welche Datensätze erscheinen:

• Mitwirkende — filtert nach Mitwirkendengruppen
• Jobs — zeigt nur Schichten für ausgewählte Jobs
• Ablaufpläne — schränkt den Ablaufplan auf bestimmte Pläne ein
• Produktkategorien — begrenzt die Buchungsübersicht auf gewählte Kategorien

Lässt du einen Filter leer, werden alle vorhandenen Einträge angezeigt. Mit Alle hinzufügen oder Alle entfernen kannst du die Auswahl schnell befüllen.

Anzeigeoptionen — Checkboxen steuern, was im Dokument sichtbar ist:

• Lageplan einschließen — fügt den Lageplan der Location ein (sofern hinterlegt)
• Produktbeschreibung anzeigen — zeigt die Beschreibungsspalte je Buchungsposition
• Produktpreise anzeigen — blendet VK-Preis, Zwischensumme und Gesamtsumme ein
• Soll / Ist anzeigen — fügt neben der gebuchten Menge eine leere Ist-Spalte ein, die vor Ort handschriftlich ausgefüllt werden kann
• Buchungszeit anzeigen — zeigt Uhrzeit-Fenster je Buchungsposition

Klicke auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen. Das Sheet wird sofort aktualisiert.

Aufbau des Function Sheets

Das generierte Dokument gliedert sich in folgende Sektionen:

Event-Info — Veranstaltungsname, Datum, Gästeanzahl, Veranstalter, Verantwortlich und Kontakt sowie Ort und Anmerkungen.

Mitwirkende — Tabelle mit Name, Telefon und E-Mail aller Mitwirkenden aus den gewählten Gruppen.

Ablaufplan — Zeitlich strukturierte Übersicht der Ablaufpunkte mit Ort, Uhrzeit und Mitwirkenden.

Schichten — Alle Schichtzuweisungen mit Name, Funktion, Datum und Uhrzeit.

Buchungen — Alle gebuchten Positionen, gruppiert nach Kategorie-Art (Speisen, Getränke, Dienstleistungen, Equipment, Sonstiges) und darunter nach Produktkategorie. Wenn Soll / Ist anzeigen aktiv ist, erscheint neben der gebuchten Menge eine leere Ist-Spalte. Wenn Produktpreise anzeigen aktiv ist, werden VK, Zwischensumme und Gesamtsumme ausgewiesen.

Lageplan — Grafik des Location-Lageplans, falls vorhanden und aktiviert.

Daten aktualisieren

Haben sich Buchungen, Schichten oder Ablaufpläne nach Erstellung des Sheets geändert? Klicke auf Neu generieren in der Kopfzeile. Das Sheet wird dann mit den aktuellen Daten aus dem Event neu aufgebaut.

Drucken

Das Function Sheet ist druckoptimiert. Öffne im Browser den Drucken-Dialog (Tastenkürzel Strg+P / Cmd+P). Ränder, Schatten und Hintergründe werden beim Druck automatisch ausgeblendet, sodass ein sauberes A4-Dokument entsteht.

Mit externen Partnern teilen

Das Function Sheet kann passwortlos an externe Partner (z.B. Küche, Serviceleitung) weitergegeben werden — ohne dass diese einen Univents-Account benötigen.

1. Klicke in der Kopfzeile auf Teilen.
2. Optional: Gib unter Läuft ab ein Datum und eine Uhrzeit ein, ab wann der Link nicht mehr gültig sein soll. Leer lassen für unbegrenzten Zugriff.
3. Klicke auf Link erzeugen.
4. Kopiere den erzeugten Link mit dem Kopieren-Symbol und sende ihn an die gewünschte Person.

Empfängerinnen und Empfänger sehen das Function Sheet im Nur-Ansicht-Modus — keine Bearbeitung möglich. Unter Aktive Links siehst du alle bisher erzeugten Links. Über das Papierkorb-Symbol kann ein Link sofort widerrufen werden.

Häufige Fragen

Das Sheet zeigt weniger Positionen als erwartet. Prüfe in der Konfiguration, ob unter Produktkategorien ein Filter gesetzt ist, der bestimmte Kategorien ausschließt. Leerer Filter = alle Kategorien sichtbar.

Die Ist-Spalte fehlt. Öffne Konfigurieren und aktiviere die Checkbox Soll / Ist anzeigen.

Der Lageplan erscheint nicht. Das Sheet zeigt den Lageplan nur, wenn bei der Location ein Lageplan hinterlegt ist und die Option Lageplan einschließen im Konfigurationsdialog aktiviert ist.

Gebuchte Positionen sind veraltet. Klicke auf Neu generieren — das Sheet zieht dann alle aktuellen Buchungsdaten frisch aus dem Event.

Ich möchte das Sheet löschen. Klicke auf das Papierkorb-Symbol in der Kopfzeile. Der Bestätigungsdialog Function Sheet löschen fragt nochmals nach — erst nach Klick auf Löschen wird das Sheet endgültig entfernt.