Function Sheet erstellen & verwenden

Das Function Sheet ist die zentrale Übergabe-Übersicht für ein Event: Mitwirkende, Ablaufplan, Schichten und alle gebuchten Produkte auf einer Seite — ideal für Küche, Service und Eventleitung.

Im Video siehst du, wie ein Function Sheet entsteht, wie du es zuschneidest und per Link mit Team und Partnern teilst.

Video abspielen2:25

Die einzelnen Schritte findest du unten auch zum Nachlesen.

Function Sheet anlegen

Das Function Sheet wird direkt im Event angelegt — auf zwei Wegen.

Über die Dokumentenliste:

1. Öffne das gewünschte Event und wechsle in den Tab Dokumente.
2. Klicke auf Neues Dokument und wähle die Kachel Functionsheet erstellen.
3. Das System erstellt sofort ein neues Sheet und öffnet den Konfigurationsdialog, damit du Titel, Layout und Filter festlegen kannst.

Über den Schnellzugriff im Kopfbereich: Oben im Event — auf jedem Tab sichtbar — findest du den Button Function-Sheet erstellen. Über den kleinen Pfeil daneben wählst du direkt ein Layout aus.

Live-Layout oder freies Dokument? Was beim Anlegen entsteht, legst du unter Einstellungen → Vorlagen (Filter Layout-Vorlage, dann Tab Function Sheets) bei Neue Function Sheets erstellen als fest. Das gilt für den Button Function-Sheet erstellen, das Anlegen über die Dokumentenliste und den KI-Chat:

• Live-Layout (Standard): Das Sheet nutzt das Standard-Layout deines Workspace und aktualisiert sich selbst. Eigene Texte trägst du über die Freitexte ein.
• Freies Dokument: Das Sheet entsteht sofort als freies Dokument aus den aktuellen Daten, in das du frei hineinschreibst wie früher. Es aktualisiert sich nicht von selbst (siehe Als freies Dokument bearbeiten weiter unten).

Wählst du über den Pfeil ausdrücklich ein Layout aus (auch Workspace-Standard), entsteht immer ein Live-Layout. Auch Sheets aus einer Automatisierung oder aus Aus Angebot durchplanen sind immer Live-Layouts. Bestehende Sheets ändern sich nicht. Lassen sich die Buchungen beim Anlegen gerade nicht lesen, legt Univents das Sheet als Live-Layout an und zeigt einen Hinweis; das freie Dokument holst du dann im Sheet mit Als freies Dokument bearbeiten nach.

Der Titel ist optional: Lässt du ihn leer, heißt das Sheet wie die Veranstaltung.

Layout-Modus: das Blatt zeigt immer den aktuellen Stand

Ein Sheet im Layout-Modus druckt immer die aktuellen Eventdaten. Ändert sich eine Buchung, eine Schicht oder ein Ablaufpunkt, steht es sofort richtig auf dem Blatt, in der Vorschau, im PDF und im geteilten Link. Ein „Neu generieren“ gibt es hier nicht mehr — und damit geht auch nichts mehr verloren.

Was auf dem Blatt steht und wie es aussieht, bestimmt das Layout: Bausteine, Spalten der Buchungstabelle, Standardtexte. Wie du Layouts anlegst und anpasst, steht in Function-Sheet-Layouts.

Layout wechseln: Öffne Einstellungen und wähle unter Layout ein anderes. Das Blatt ändert sich sofort.

Handnotizen: Eigene Hinweise trägst du pro Blatt unter Einstellungen → Freitexte in die Freitext-Felder des Layouts ein. Sie bleiben erhalten, wenn sich die Daten ändern.

Hinweis im Kopf des Blatts: Unter der Kopfzeile steht ein kurzer Hinweis. Er erklärt, dass sich das Blatt live aktualisiert, dass du eigene Texte pro Blatt unter Einstellungen → Freitexte einträgst und dass du es mit Als freies Dokument bearbeiten frei editierbar machst.

Function Sheet konfigurieren

Über den Button Einstellungen (Stift-Symbol in der Kopfzeile) öffnest du den Dialog Function Sheet konfigurieren.

Filter — steuert, welche Datensätze erscheinen:

• Mitwirkende — filtert nach Mitwirkendengruppen
• Jobs — zeigt nur Schichten für ausgewählte Jobs
• Ablaufpläne — schränkt den Ablaufplan auf bestimmte Pläne ein
• Produktkategorien — blendet Kategorien aus der Buchungsübersicht aus. Beim Anlegen kommt die Vorauswahl des Layouts; du kannst sie pro Sheet ändern. Keine Auswahl = alle Kategorien
• Druck-Skalierung — verkleinert Schrift und Zeilen für Ausdruck und PDF (60–100 %)

Lässt du einen Filter leer, werden alle vorhandenen Einträge angezeigt. Mit Alle hinzufügen oder Alle entfernen füllst du die Auswahl schnell.

Welche Spalten und Abschnitte sichtbar sind, steuerst du nicht mehr hier, sondern im Layout: Soll/Ist, Buchungszeit, Beschreibung, Preise, Paket-Bestandteile und die Gruppierung nach Kategorien sind Einstellungen des Buchungen-Bausteins. Ob Preise netto oder brutto erscheinen, richtet sich nach der Preis-Basis deines Workspace (Einstellungen → Finanzdokumente → Preise eingeben als); die Spalten heißen entsprechend VK netto und Gesamt netto bzw. VK brutto und Gesamt brutto.

Aufbau des Function Sheets

Welche Abschnitte vorkommen, bestimmt dein Layout. Das eingebaute Layout Gesamt (gleicher Inhalt wie bisher, im neuen Look) enthält:

Event-Info — Veranstaltungsname, Datum mit Wochentag, Uhrzeit, Gästeanzahl, Veranstalter, Verantwortlich, Kontakt, Ort und Anmerkungen. Die Zeile Ort zeigt die Adresse der Veranstaltung, also die Anschrift, an die geliefert wird — getrennt von der Kundenadresse. Die Zeile Debitorennummer zeigt die Nummer des Kunden; hat eine Person keine eigene, steht die der zugehörigen Firma da.

Im Kopf des Sheets (Allgemeine Informationen) stehen der Raumplan der Veranstaltung mit Name und Plätzen und darunter die Bestuhlung als Freitext. Die Bestuhlung steht auch dann dort, wenn kein Raumplan gewählt ist.

Mitwirkende — Name, Telefon und E-Mail aller Mitwirkenden aus den gewählten Gruppen. Ist nur eine Mobilnummer gepflegt, steht diese auf dem Blatt; sind Telefon und Mobil verschieden, stehen beide nebeneinander.

Ablaufplan — die Ablaufpunkte mit Ort, Uhrzeit und Mitwirkenden.

Schichten — alle Schichtzuweisungen mit Name, Funktion, Datum und Uhrzeit.

Buchungen — alle gebuchten Positionen, gruppiert nach Produktkategorie in der Reihenfolge aus Inventar → Kategorien. Auch Positionen ohne Inventar-Artikel und die Bestandteile gebuchter Pakete stehen mit drin; Bestandteile haben keinen eigenen Betrag, ihr Preis steckt im Paket. Die Menge ist dieselbe wie im Tab Buchungen: Ein Produkt, das pro Gast abgerechnet wird, steht mit der hochgerechneten Menge auf dem Blatt (Menge 1 bei 125 Gästen ergibt 125). Mit der Spalte Soll / Ist steht neben der gebuchten Menge eine leere Ist-Spalte zum Ausfüllen vor Ort; bei einer Menge von 1 je Person steht nur die Personenzahl („34 Pers.“), bei mehr bleibt die Rechnung sichtbar („9 Pers. × 2 Stück = 18 Stück“). Einzelpreis mal Menge ergibt immer genau den Betrag in der Gesamt-Spalte.

Die Mengen der Paket-Bestandteile leiten sich aus der Paket-Position ab: Änderst du im Beleg die Menge oder Personenzahl des Pakets, rechnen sich die Bestandteile neu. Einen Bestandteil nur für diese Veranstaltung tauschst du im Tab Buchungen in der Ansicht Positionen über Position bearbeiten an der Bestandteil-Zeile; das Sheet zeigt anschließend das neue Gericht.

Die Spalte Notiz einer Buchungsposition zeigt deren gebuchtes Zeitfenster — aber nur, wenn es etwas hergibt: Liegt die Position bei einer eintägigen Veranstaltung genau im Termin, bleibt die Spalte leer. Liegt sie am selben Tag zu einer anderen Uhrzeit, steht dort nur die Uhrzeit-Spanne (z. B. „13:30 – 14:00“), ohne Wochentag und Datum. Erst wenn die Position an einem anderen Tag liegt oder sich über mehrere Tage zieht, stehen Datum und Uhrzeit in der Spalte. Ein bereits erzeugtes Function Sheet übernimmt das erst nach Neu generieren; in der Küchen- und Partner-Ansicht gilt es sofort. Im Layout-Modus gilt es ebenfalls sofort.

Diät & Allergien — die Angaben der Gäste aus der Gästeliste; der Abschnitt erscheint, wenn die Gästeliste Einträge hat (in „Gesamt“ und „Küche“, in „Service“ und „Logistik“ nicht).

Raumplan (nicht in „Gesamt“, aber in „Service“ und „Logistik“) — Grafik des Raumplans der Location, falls vorhanden.

Als freies Dokument bearbeiten

Brauchst du ein Blatt, in das du frei hineinschreiben, Tabellen anpassen und formatieren kannst? Wähle Als freies Dokument bearbeiten. Das Sheet wird dann zu einem normalen, editierbaren Dokument — mit einer Momentaufnahme der aktuellen Daten.

• Deine Eingaben werden automatisch gespeichert; neben Speichern siehst du den Stand (Nicht gespeichert, Speichern …, Automatisch gespeichert).
• Arbeiten zwei Personen gleichzeitig am selben Sheet, bekommt der später Speichernde den Hinweis Woanders geändert und lädt den aktuellen Stand nach.
• Ein freies Dokument wird nicht mehr automatisch aktualisiert. Auch eine Änderung an Raumplan & Bestuhlung (anderer Raumplan gewählt, Raumplan gelöscht, andere Plätze oder neuer Bestuhlungs-Text) meldet er. Das gilt für Sheets, die ab jetzt erzeugt oder neu generiert werden — ältere Sheets zeigen diesen Abschnitt erst nach einem Neu generieren. Ändert sich die Quelle, zeigt ein gelber Streifen Quelle geändert die betroffenen Abschnitte — nur in deiner internen Ansicht, nicht im Druck, PDF oder geteilten Link. Mit Neu generieren baust du das Blatt aus den aktuellen Daten neu auf; dabei gehen Handänderungen verloren, vorher fragt die App nach.
• Zeilen verschiebst du über den Griff links neben der Zeile (ziehen oder mit den Pfeilen nach oben/unten).

Zurück ins Layout: Du kannst jederzeit wieder auf ein Layout umschalten. Das gespeicherte freie Dokument bleibt dabei erhalten, falls du später zurückwechseln willst.

Bestehende Sheets bleiben, wie sie sind: Sheets, die vor der Einführung der Layouts entstanden sind, sind freie Dokumente und lassen sich jederzeit auf ein Layout umstellen.

Was aus den alten Vorlagen geworden ist

Deine bisherigen Function-Sheet-Vorlagen (Anzeigeoptionen) sind automatisch zu Layouts geworden und stehen unter Einstellungen → Vorlagen (Filter Layout-Vorlage, Tab Function Sheets). Automatisierungen mit der Aktion Function Sheet erzeugen wählen jetzt ein Layout statt einer Vorlage. Existiert das gewählte Layout nicht mehr, überspringt die Automatisierung den Schritt, statt etwas Falsches zu erzeugen oder zu versenden.

Drucken

Das Function Sheet ist druckoptimiert und wird als A4 hochkant mit festem Seitenrand ausgegeben — unabhängig vom Druckdialog. Klicke oben auf Drucken / PDF oder nutze Strg+P / Cmd+P und wähle deinen Drucker oder „Als PDF sichern“. Läuft ein Sheet über mehrere Seiten, werden Spaltenüberschriften wiederholt, Zeilen nicht zerschnitten und unten rechts steht die Seitenzahl („Seite 1 von 2“).

Mit externen Partnern teilen

Das Function Sheet kann passwortlos an externe Partner (z. B. Küche, Serviceleitung) weitergegeben werden — ohne dass diese einen Univents-Account benötigen.

1. Klicke in der Kopfzeile auf Teilen.
2. Optional: Gib unter Läuft ab ein Datum und eine Uhrzeit ein. Leer lassen für unbegrenzten Zugriff.
3. Klicke auf Link erzeugen.
4. Kopiere den Link und sende ihn an die gewünschte Person.

Empfänger sehen das Function Sheet im Nur-Ansicht-Modus. Bei einem Sheet im Layout-Modus sieht der Partner immer den aktuellen Stand. Unter Aktive Links siehst du alle erzeugten Links; über das Papierkorb-Symbol widerrufst du einen Link sofort.

Häufige Fragen

Das Sheet zeigt weniger Positionen als erwartet. Prüfe in der Konfiguration, ob unter Produktkategorien Kategorien abgewählt sind, und im Layout, ob der Buchungen-Baustein Filter setzt. Keine Auswahl = alle Kategorien.

Die Ist-Spalte fehlt. Aktiviere die Spalte Ist im Buchungen-Baustein deines Layouts.

Die Bestandteile eines Pakets stehen doppelt auf dem Blatt. Schalte im Buchungen-Baustein die Paket-Bestandteile als eigene Zeilen aus; dann bleibt nur die „Enthält:“-Zeile unter dem Paket.

Der Raumplan erscheint nicht. Prüfe, ob der Baustein Raumplan im Layout enthalten ist und bei der Location ein Raumplan hinterlegt ist.

Gebuchte Positionen sind veraltet. Im Layout-Modus gibt es das nicht — das Blatt zeigt immer den aktuellen Stand. Bei einem freien Dokument hilft Neu generieren.

Ich möchte ein Blatt pro Abteilung. Lege je Abteilung ein Layout an und wähle es pro Sheet — siehe Function-Sheet-Layouts.

Ich möchte das Sheet löschen. Klicke auf das Papierkorb-Symbol in der Kopfzeile und bestätige im Dialog Function Sheet löschen.