Dokumente & Drive im Event
Nach dem Lesen kannst du im Dokumente-Tab eines Events alle Dokumenttypen anlegen, hochladen, teilen und als Vorlagen speichern.
Im Tab Dokumente eines Events findest du alle Unterlagen an einem Ort: Angebote, Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Whiteboards, Functionsheets, Freitext-Dokumente und hochgeladene Dateien — übersichtlich in einem Karten-Raster unter der Überschrift Event-Dokumente.
Das Dokumenten-Raster im Überblick
Jede Karte zeigt Typ, Titel, Kurzkennung und Datum sowie einen farbigen linken Rand, der den Dokumenttyp auf einen Blick erkennbar macht:
- Blau: Angebot
- Korall: Vertrag
- Grün: Rechnung
- Steingrau: Lieferschein
- Lila: Whiteboard
- Gelb: Functionsheet
- Neutral: Dokument oder Upload
Gibt es mehrere Dokumenttypen, erscheint eine Filterleiste mit Typ-Schaltflächen (Alle, Angebot, Rechnung usw.), mit der du die Ansicht auf einen Typ eingrenzen kannst. Die Filterleiste wird nur angezeigt, wenn mindestens zwei verschiedene Typen vorhanden sind.
Neues Dokument anlegen
Klicke rechts oben auf die rote Schaltfläche Dokument, um ein Dropdown mit allen Typen zu öffnen:
- Wähle den gewünschten Typ aus der Liste (z. B. Angebot, Rechnung, Vertrag, Lieferschein, Whiteboard, Functionsheet, Dokument oder Upload).
- Das neue Dokument wird sofort angelegt und öffnet sich im passenden Editor.
- Bei Upload öffnet sich ein Dialog, in dem du Titel und Datei angibst.
Hast du bereits eine Buchung für das Event angelegt, werden Angebot, Rechnung und Lieferschein automatisch mit den gebuchten Positionen vorausgefüllt.
Aus Vorlage anlegen
Mit der Schaltfläche Aus Vorlage kannst du gespeicherte Vorlagen wiederverwenden:
- Klicke auf Aus Vorlage und wähle den Dokumenttyp (Angebot, Rechnung, Lieferschein, Whiteboard, Dokument oder Vertrag).
- Es erscheint eine Liste der gespeicherten Vorlagen für diesen Typ.
- Klicke auf die gewünschte Vorlage — das Dokument wird sofort angelegt und geöffnet.
Um eine Vorlage aus einem bestehenden Dokument zu erstellen, öffne das Dreipunkt-Menü der Karte und wähle Als Vorlage speichern (verfügbar für Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Whiteboards und Freitext-Dokumente).
Aktionen auf Dokumentkarten
Jede Karte zeigt am unteren Rand direkte Aktionsschaltflächen sowie ein Dreipunkt-Menü rechts oben. Die verfügbaren Aktionen hängen vom Dokumenttyp ab.
Finanzdokumente (Angebot, Rechnung, Lieferschein)
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Öffnen | Dokument im Editor öffnen |
| PDF-Datei in neuem Tab öffnen (sofern vorhanden) | |
| Über EventHub teilen | Portal-Link in die Zwischenablage kopieren |
| Als Vorlage speichern | Dokument als Vorlage für zukünftige Events speichern |
| Neue Version erstellen | Neues Angebot auf Basis der aktuellen Version anlegen (nur Angebote) |
| Archivieren | Angebot als ungültig markieren (nur Angebote im Status Entwurf oder Versendet) |
| Löschen | Angebot oder Lieferschein im Status Entwurf entfernen |
| Teilen | Kontakte oder Mitarbeitende als Viewer oder Editor einladen |
Uploads
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Bearbeiten | Titel des Uploads ändern |
| Herunterladen | Datei herunterladen |
| Teilen | Kontakte oder Mitarbeitende einladen |
| Löschen | Upload entfernen |
Verträge und Functionsheets
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Öffnen | Dokument im Editor öffnen |
| PDF-Datei öffnen (sofern vorhanden) | |
| Teilen | Kontakte oder Mitarbeitende einladen |
| Löschen | Dokument entfernen |
Freitext-Dokumente
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Teilen | Kontakte oder Mitarbeitende einladen |
| Als Vorlage speichern | Dokument als Vorlage speichern |
| Löschen | Dokument entfernen |
Whiteboards
Whiteboards eignen sich für Grundrisse, Sitzpläne oder Ablaufdiagramme. Du kannst mehrere Whiteboards pro Event anlegen. Das Dreipunkt-Menü einer Whiteboard-Karte bietet folgende Aktionen:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Öffnen | Whiteboard im Canvas-Editor öffnen |
| Duplizieren | Kopie des Whiteboards im selben Event anlegen |
| Als Vorlage speichern | Whiteboard-Stand in der Vorlagen-Library speichern |
| Als PNG exportieren | Whiteboard als PNG-Bild herunterladen |
| Teilen | Kontakte oder Mitarbeitende als Viewer oder Editor einladen |
| Löschen | Whiteboard entfernen |
Functionsheets
Functionsheets bündeln alle für die Eventdurchführung relevanten Informationen: Mitwirkende, Schichten, Ablaufpläne und Buchungen. Nach dem Anlegen öffnet sich automatisch ein Konfigurationsdialog, in dem du festlegst, welche Sektionen angezeigt werden sollen. Ein fertiges Functionsheet lässt sich als PDF ausgeben und über einen Share-Link mit dem Team teilen.
Dateien hochladen (Uploads-Tab)
Der Tab Uploads zeigt alle hochgeladenen Dateien für ein Event in einer eigenen Ansicht. Ziehe Dateien per Drag-and-drop in die Upload-Zone oder klicke auf Datei hochladen, um einen oder mehrere Datei-Auswahl-Dialog zu öffnen. Alle gebräuchlichen Formate werden akzeptiert — PDFs, Bilder, Office-Dokumente, ZIP-Archive und mehr.
Häufige Fragen
Kann ich mehrere Dateien gleichzeitig hochladen? Ja. Im Tab Uploads kannst du mehrere Dateien gleichzeitig in die Upload-Zone ziehen oder über Datei hochladen gemeinsam auswählen.
Wie teile ich ein Dokument mit einem Kunden? Für Finanzdokumente (Angebot, Rechnung, Lieferschein) kopiert Über EventHub teilen in der Kartenleiste den Portal-Link direkt in die Zwischenablage. Für alle anderen Typen öffnet Teilen im Dreipunkt-Menü einen Dialog, über den du Kontakte oder Mitarbeitende als Viewer oder Editor einladen kannst.
Was passiert beim Löschen eines Finanzdokuments? Ein Dialog fragt, wie mit den verknüpften Buchungspositionen umgegangen werden soll: Nur Dokument löschen (Positionen bleiben in den Buchungen erhalten), Dokument und Positionen trennen (Positionen bleiben als eigenständige Buchungen), oder Alles löschen (Dokument, Positionen und alle Buchungsreferenzen werden entfernt). Diese Option ist nur für Angebote und Lieferscheine im Status Entwurf verfügbar.