Events & Buchungen
Events anlegen, Buchungsseiten, Locations, Aufgaben und Zusammenarbeit.
33 Artikel
Ablaufpläne erstellen & teilenNach diesem Artikel kannst du für ein Event mehrere Ablaufpläne anlegen, Programmpunkte hinzufügen, Pläne als Vorlage speichern und mit externen Kontakten teilen.Aufgaben erstellen & verwaltenNach dem Lesen kannst du Aufgaben global und pro Event erstellen, Personen zuweisen (auch dich selbst mit einem Klick), Aufgaben regelmäßig wiederholen lassen, Aufgaben ohne Veranstaltung mit Tags ordnen, Phasen nutzen, Aufgaben voneinander abhängig machen und den Status per Kanban mit eigenen Spalten oder Timeline verwalten.Benutzerdefinierte Fragen erstellen & nutzenDu kannst eigene Fragen und Pflichtfelder auf einer Buchungsseite definieren, mit den passenden Feldtypen anlegen, ihre Reihenfolge festlegen und die Antworten in den eingehenden Anfragen auswerten.Bereitschaft: eigene Prüfungen anlegenNach diesem Artikel weißt du, wie du neben den acht eingebauten Prüfungen eigene anlegst — mit Namen, Bedingungen, Zeitbezug und Hinweistext — und was dabei zu beachten ist.Bereitschaft: was an einer Veranstaltung noch fehltNach diesem Artikel weißt du, wie der Bereich Bereitschaft offene Punkte über alle Veranstaltungen sammelt, wie du einen Punkt schließt, als Aufgabe zuweist oder wegklickst, und wie du einstellst, welche Prüfungen für euren Betrieb gelten.Buchungsseite in Website einbettenDu kannst deine Buchungsseite per fertigem iFrame-Code direkt in deine eigene Website einbinden.Buchungsseite auf Englisch anbietenEnglisch freischalten, Seitentexte übersetzen, Produktübersetzungen freigeben und die fertige Seite testen — in dieser Reihenfolge.Buchungsseiten erstellen & konfigurierenDu kannst beliebig viele Buchungsseiten anlegen, in acht Sektionen konfigurieren, jederzeit aktiv oder inaktiv schalten — und weißt, wie gesperrte Tage, belegte Räume, gewählte Raum-Zeiträume und die Rüstzeit eines Raums auf eine Buchung wirken.Dokumente & Drive im EventNach dem Lesen kannst du im Dokumente-Tab eines Events alle Dokumenttypen anlegen, hochladen, teilen und als Vorlagen speichern.Event-Archiv: abgeschlossene VeranstaltungenNach dem Lesen weißt du, wie du das Archiv öffnest, nach Veranstaltungen suchst, eine archivierte Veranstaltung wieder aktivierst, eine Veranstaltung endgültig löschst und abgesagte Veranstaltungen wiederfindest.Event anlegen mit dem Erstellungs-WizardDu kannst ein neues Event in drei Schritten über den Wizard anlegen und dabei Name, Kunde, Termin, mehrere Räumlichkeiten, Raumplan, Bestuhlung, Tags und Farbe festlegen.Event-Finanzen: Umsatz, Kosten & Marge je EventNach diesem Artikel weißt du, wie du im Finanzen-Tab eines Events Umsatz, Plan- und Ist-Kosten, Deckungsbeitrag sowie Zahlungsstatus auf einen Blick abliest, neue Kostenposten oder Rechnungsraten anlegst, Eingangsrechnungen hochlädst, prüfst, korrigierst, stornierst, einem Budget-Umschlag zuordnest, mit einem Lieferanten-Kontakt verknüpfst, ihre Fälligkeit im Blick behältst und als bezahlt abhakst — und wo du alle Eingangsrechnungen über alle Veranstaltungen hinweg findest und Gemeinkosten ohne Veranstaltung erfasst.Team-Ansicht im Event (Ablauf, Schichten, Kommunikation)Die gebündelte Team-Ansicht eines Events mit allen vier Team-Tabs — Mitwirkende, Schichten, Ablauf und Kommunikation — damit du Crew, Zeitplan und Kommunikation an einem Ort koordinierst.Whiteboard & Sitzplan im EventNach dem Lesen kannst du Whiteboards in einem Event anlegen, bearbeiten, als Vorlage speichern, mit Kontakten teilen, per KI-Assistent Sitzpläne skizzieren lassen — und weißt, wann du stattdessen den maßstäblichen Raumplan-Editor im Event nutzt.EventHub-Kundenportal: Was dein Kunde online sehen und tun kannNach dem Lesen weißt du, was dein Kunde im EventHub-Kundenportal sehen und selbst erledigen kann — vom Angebot unterschreiben bis zur Rechnung bezahlen —, wie du dieselben Fragen auf der Veranstaltungs-Übersicht selbst beantwortest, und was du dafür pro Event einstellst.Eventlocations erstellen & optimal nutzenDu legst Eventlocations an, pflegst Details, Fotos, die Höchstzahl Gäste, Rüst- und Reinigungszeit, Standard-Aufgaben, verknüpfte Produkte (Pflicht vs. Verfügbar) und Dateien, legst Raumpläne mit Namen und Plätzen oder als Zeichnung direkt in der Übersicht an, zeichnest darin Tische, Stühle und Stehflächen für Empfänge, sperrst Zeiträume und Feiertage je Raum, bündelst Locations zu Gruppen mit eigenem Titelbild und siehst Belegung und Events jeder Location auf einen Blick.Menükonfigurator: Gäste stellen sich ihr Menü selbst zusammenGäste wählen auf der Buchungsseite selbst aus, welche Sorten oder Menüs sie möchten — die Auswahl landet automatisch als eigene Position im Auftrag und später im Angebot.Gästeliste und Rückmeldungen: wer kommt, und was er nicht isstNach diesem Artikel pflegst du die Gästeliste einer Veranstaltung, sammelst Zusagen samt Diät- und Allergieangaben über einen Einladungslink ein und weißt, wo diese Angaben im Functionsheet landen.Kalender: Jahr, Monat, Woche & TagNach diesem Artikel kannst du im Kalender der Veranstaltungen zwischen Jahr, Monat, Woche und Tag umschalten (bei den Anfragen zwischen Monat, Woche und Tag), in der Jahresansicht auf einen Blick sehen, wie voll jeder Monat ist, dich gezielt durch volle Wochen bewegen, noch nicht bestätigte Veranstaltungen auf einen Blick erkennen und Anfragen und Veranstaltungen gemeinsam in einem Kalender sehen — und weißt, warum Anfragen bei aktivem Status- oder Rechnungsfilter ausgeblendet sind.KI-Chat auf der BuchungsseiteStatt eines Formulars kann ein KI-Chat Besucher auf deiner Buchungsseite zur Anfrage führen — wie er berät, was er weiß, was er nie tut, was er kostet und was passiert, wenn er ausfällt.Kommentare & ErwähnungenNach dem Lesen weißt du, wo du interne Kommentare schreibst, wie du jemanden mit @ direkt ansprichst und wo die erwähnte Person die Nachricht findet.Kommunikation: Kanäle, Team-Chat & DirektnachrichtenNach dem Lesen weißt du, was die Kanäle An mich, Team-Chat, Kunden und je Veranstaltung zeigen, wie du Direktnachrichten schreibst, wann eine Veranstaltung unter „Kunde wartet“ steht und wofür der Team-Chat da ist.Kommunikation und Kollaboration mit ExternenNach dem Lesen weißt du, wie du Kunden über das EventHub-Kundenportal einbindest, Partner wie Fotograf oder DJ zu einer Veranstaltung einlädst und direkt mit beiden im Event chattest.Kontakte & Firmen verwaltenDu kannst Personen und Firmen anlegen, verknüpfen, per CSV importieren und im CRM mit allen Events, Anfragen und Finanzen verwalten.Mitwirkende in Events verwaltenNach dem Lesen kannst du Mitwirkenden-Gruppen für ein Event anlegen, Kontakte zuweisen, Gruppen als Vorlage speichern und gezielte Mails an einzelne Gruppen oder alle Mitwirkenden versenden.Partner an einer Veranstaltung beteiligenNach dem Lesen kannst du externe Partner wie Fotograf, DJ oder Zeltverleih per E-Mail zu einem Event einladen und weißt, was sie in ihrem eigenen Portal-Bereich sehen und tun können.Rabattcodes für Buchungsseiten und TicketsRabattcodes anlegen, auf Buchungsseiten und beim Ticketkauf einlösen lassen, per Kampagnen-Link vorbelegen, Freikarten und 100-%-Codes ohne Zahlung nutzen und Einlösungen auswerten.Referenten- und Aussteller-Formulare (Event-Formulare)Eine Formular-Seite anlegen, an Veranstaltungen verlinken und Angaben von Referentinnen, Ausstellern oder Sponsoren einsammeln – inklusive Datei-Upload und Selbst-Bearbeiten.Status-Spalten anpassen (Events, Anfragen & Aufgaben)Nach diesem Artikel kannst du die Status-Spalten für Veranstaltungen, Anfragen und Aufgaben umbenennen, einfärben, sortieren, neue Status anlegen und nicht mehr benötigte entfernen.Ticketverkauf und Einlass mit QR-CodeTicketverkauf für ein Event einrichten — direkt bezahlt oder als Anfrage —, Käufer erhalten QR-Code-Tickets per Mail, Einlass am Eingang per Scanner, mit oder ohne Login.Überbuchung erkennen: Raum und VerleihartikelNach diesem Artikel weißt du, wann Univents dich vor einer Doppelbelegung warnt, wo der Hinweis auftaucht, wie er gerechnet wird — samt Rüst- und Reinigungszeit des Raums — und wie du ihn für Räume abschaltest, die absichtlich mehrfach belegt werden.Veranstaltungen auf der eigenen Website zeigen (Event-Feed)Du kannst einzelne Veranstaltungen für einen öffentlichen, key-losen JSON-Feed freigeben und damit deinen eigenen Website-Kalender aus Univents speisen — inklusive Ab-Preis und Ausverkauft-Hinweis.Veranstaltungen filtern, sortieren und Ansichten speichernNach dem Lesen weißt du, wie du die Veranstaltungs-Übersicht nach Zeitraum, Kunde, Location, Tags, Gästezahl und Rechnungsstatus eingrenzt, wie du sortierst, und wie du eine Filter-Kombination als Ansicht speicherst – zum Beispiel „Rechnungen der letzten Woche schreiben“.
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