Eventos y reservas
Crea eventos, páginas de reservas, espacios, tareas y colaboración.
33 artículos
Crear y compartir programasCon este artículo sabrás crear varios programas para un evento, añadir puntos del programa, guardar programas como plantilla y compartirlos con contactos externos.Crear y gestionar tareasDespués de leer este artículo sabrás crear tareas de forma global y por evento, asignar personas, usar fases, hacer que unas tareas dependan de otras y gestionar el estado con Kanban, con columnas propias, o con la cronología.Crear y usar preguntas personalizadasPuedes definir preguntas propias y campos obligatorios en una página de reservas, crearlos con los tipos de campo adecuados y consultarlos en las solicitudes recibidas.Preparación: crea tus propias comprobacionesAl terminar este artículo sabrás cómo crear tus propias comprobaciones además de las ocho integradas, con nombre, condiciones, referencia temporal y texto de aviso, y qué debes tener en cuenta.Preparación: qué le falta todavía a un eventoDespués de este artículo sabrás cómo el área Preparación reúne los puntos pendientes de todos los eventos, cómo cerrar un punto, asignarlo como tarea o descartarlo, y cómo configurar qué comprobaciones se aplican a tu negocio.Insertar la página de reservas en tu sitio webPuedes integrar tu página de reservas directamente en tu propio sitio web con un código iFrame ya listo.Ofrecer la página de reservas en inglésActivar el inglés, traducir los textos de la página, aprobar las traducciones de los productos y probar la página terminada, en este orden.Crear y configurar páginas de reservasPuedes crear tantas páginas de reservas como quieras, configurarlas en ocho secciones, activarlas o desactivarlas en cualquier momento, y sabrás cómo afectan a una reserva los días bloqueados, los espacios ocupados, los periodos de espacio elegidos y el tiempo de montaje de un espacio.Documentos y Drive en el eventoTras leer este artículo podrás crear, subir, compartir y guardar como plantillas todos los tipos de documento en la pestaña Documentos de un evento.Archivo de eventos: eventos finalizadosAl terminar de leer sabrás cómo abrir el archivo, buscar eventos, reactivar un evento archivado, eliminar un evento definitivamente y volver a encontrar los eventos cancelados.Crear un evento con el asistente de creaciónPuedes crear un nuevo evento en tres pasos con el asistente y definir el nombre, el cliente, la fecha, varios espacios, la variante de asientos, las etiquetas y el color.Finanzas del evento: ingresos, costes y margen por eventoDespués de leer este artículo sabrás cómo consultar de un vistazo, en la pestaña Finanzas de un evento, los ingresos, los costes previstos y reales, el margen de contribución y el estado de los pagos; cómo crear nuevas partidas de coste o plazos de factura; cómo subir, revisar, corregir y anular facturas de proveedor, asignarlas a un sobre de presupuesto interno, vincularlas a un contacto de proveedor, controlar su vencimiento y marcarlas como pagadas — y dónde encontrar todas las facturas de proveedor de todos los eventos y registrar los gastos generales sin evento.Vista de equipo en el evento (programa, turnos, comunicación)La vista de equipo de un evento, con sus cuatro pestañas de equipo (Colaboradores, Turnos, Programa y Comunicación), para que coordines crew, calendario y comunicación en un solo lugar.Pizarra y plano de mesas en el eventoDespués de leer este artículo sabrás crear y editar pizarras en un evento, guardarlas como plantilla, compartirlas con contactos y pedir al asistente de IA que esboce planos de mesas, y sabrás cuándo conviene usar en su lugar el editor del plano de sala a escala del evento.Portal de clientes de EventHub: qué puede ver y hacer tu cliente onlineTras leerlo sabrás qué puede ver y hacer tu cliente por sí mismo en el portal de clientes de EventHub — desde firmar el presupuesto hasta pagar la factura —, cómo respondes tú mismo a esas mismas preguntas en el resumen del evento y qué configuras para ello en cada evento.Crear espacios para eventos y aprovecharlos al máximoCreas espacios para eventos y gestionas sus datos, fotos, capacidad por tipo de montaje, tiempo de montaje y limpieza, tareas predeterminadas, productos vinculados (Obligatorio frente a Disponible), plantillas de plano de sala y archivos; bloqueas periodos y festivos por sala, agrupas espacios en grupos con su propia imagen de portada y ves de un vistazo las reservas y los eventos de cada espacio.Configurador de menús: los invitados se montan su propio menúLos invitados eligen en la página de reservas las variedades o los menús que quieren, y su elección se añade automáticamente como línea propia en el pedido y, más adelante, en el presupuesto.Lista de invitados y respuestas: quién viene y qué no comeCon este artículo gestionarás la lista de invitados de un evento, recogerás las confirmaciones junto con los datos de dieta y alergias mediante un enlace de invitación y sabrás dónde acaban esos datos en el Function Sheet.Calendario: mes, semana y díaDespués de leer este artículo podrás cambiar entre mes, semana y día en el calendario de eventos y en el de solicitudes, moverte con soltura por las semanas llenas, reconocer de un vistazo los eventos aún sin confirmar y ver solicitudes y eventos juntos en un mismo calendario.Chat con IA en la página de reservasEn lugar de un formulario, un chat con IA puede guiar a los visitantes de tu página de reservas hasta la solicitud: cómo asesora, qué sabe, qué no hace nunca, cuánto cuesta y qué pasa si deja de funcionar.Comentarios y mencionesAl terminar de leer sabrás dónde escribir comentarios internos, cómo dirigirte directamente a alguien con @ y dónde encuentra el mensaje la persona mencionada.Comunicación: canales, chat del equipo y mensajes directosDespués de leerlo sabrás qué muestran los canales Para mí, Chat del equipo, Clientes y uno por evento, cómo escribir mensajes directos, cuándo un evento aparece en «Cliente en espera» y para qué sirve el chat del equipo.Comunicación y colaboración con externosDespués de leer esto sabrás cómo incluir a tus clientes mediante el portal de clientes de EventHub, invitar a partners como un fotógrafo o un DJ a un evento y chatear directamente con ambos desde el evento.Gestionar contactos y empresasPuedes crear y vincular personas y empresas, importarlas por CSV y gestionarlas en el CRM junto con todos sus eventos, solicitudes y finanzas.Gestionar colaboradores en eventosDespués de leer este artículo sabrás crear grupos de colaboradores para un evento, asignar contactos, guardar grupos como plantilla y enviar correos dirigidos a grupos concretos o a todos los colaboradores.Cómo implicar a partners en un eventoDespués de leer este artículo sabrás invitar por correo electrónico a partners externos como fotógrafos, DJ o empresas de alquiler de carpas a un evento, y qué pueden ver y hacer en su propia área del portal.Códigos de descuento para páginas de reservas y entradasCrea códigos de descuento, deja que se canjeen en páginas de reservas y al comprar entradas, prerrellénalos con un enlace de campaña, usa cortesías y códigos del 100 % sin pago y analiza los canjes.Formularios para ponentes y expositores (formularios de evento)Crea una página de formulario, enlázala a eventos y recoge los datos de ponentes, expositores o patrocinadores, con subida de archivos y edición por parte de quien envía.Personalizar las columnas de estado (eventos, solicitudes y tareas)Después de leer este artículo podrás renombrar, colorear y ordenar las columnas de estado de eventos, solicitudes y tareas, crear estados nuevos y eliminar los que ya no necesites.Venta de entradas y control de acceso con código QRConfigura la venta de entradas de un evento, con pago directo o como solicitud. Los compradores reciben entradas con código QR por correo y el control de acceso se hace con escáner, con o sin inicio de sesión.Detectar sobrerreservas: salas y artículos de alquilerDespués de leer este artículo sabrás cuándo te avisa Univents de una doble ocupación, dónde aparece el aviso, cómo se calcula (incluido el tiempo de montaje y limpieza de la sala) y cómo desactivarlo en las salas que se ocupan varias veces a propósito.Mostrar eventos en tu propia web (feed de eventos)Puedes habilitar eventos concretos en un feed JSON público y sin clave para alimentar con Univents el calendario de tu propia web, con precio desde e indicador de «Agotado».Filtrar y ordenar eventos y guardar vistasDespués de leer esto sabrás cómo acotar la vista general de eventos por periodo, cliente, espacio, etiquetas, número de invitados y estado de la factura, cómo ordenarla y cómo guardar una combinación de filtros como vista, por ejemplo «escribir las facturas de la semana pasada».
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