Personalizar las columnas de estado (eventos, solicitudes y tareas)

Los tableros Kanban de Eventos y de Solicitudes muestran tus operaciones en columnas. Tú decides qué columnas hay, cómo se llaman y de qué color son.

En el vídeo ves cómo crear, en Ajustes, columnas de estado y fases propias para solicitudes, eventos y tareas.

Reproducir vídeo2:07

Los pasos concretos también los tienes por escrito a continuación.

Dónde gestionar los estados

Ve a Ajustes → Columnas de estado. Allí encontrarás dos apartados:

• Estado del evento: las columnas del Kanban de eventos.
• Estados de solicitudes: las columnas del Kanban de solicitudes.

Ambos funcionan igual. Los estados de las facturas (abierta, pagada, vencida) se gestionan automáticamente y por eso no aparecen aquí.

Crear un estado

1. Haz clic en Nuevo estado en el apartado que quieras.
2. Asigna un nombre: es exactamente el que aparecerá después sobre la columna del Kanban.
3. Elige la Fase. Determina qué automatizaciones van asociadas a este estado (por ejemplo, la factura automática en «Completado») y en qué chip de filtro acaba una solicitud. Varios estados pueden usar la misma fase, así que puedes crear tantos pasos intermedios como quieras.
4. Elige un Color (ver más abajo).
5. Crear estado: la nueva columna aparece al instante en el Kanban.

La fase no se puede cambiar más adelante. Si no encaja, crea un estado nuevo y elimina el anterior.

Elegir color: paleta o color personalizado

En la fila de colores hay seis colores predeterminados bien combinados. Al final de la fila hay un círculo multicolor: es el color personalizado.

• Haz clic en el círculo multicolor para abrir el selector de color de tu sistema.
• O escribe el valor hexadecimal directamente en el campo de debajo, por ejemplo #3fa9c2.

Así no estás limitado a seis colores. Incluso con doce o veinte estados, cada columna se distingue de las demás.

Cambiar el orden

Las flechas ▲ y ▼ a la derecha de cada estado lo mueven hacia arriba o hacia abajo. El orden de la lista es el orden de las columnas en el Kanban, de izquierda a derecha.

Renombrar o cambiar el color de un estado

Editar abre el mismo cuadro de diálogo con el nombre y el color. Las operaciones existentes no se ven afectadas: conservan su estado, que simplemente tiene otro nombre o otro aspecto.

Eliminar un estado

La papelera elimina un estado. Para proteger tus datos, esto está bloqueado en tres casos (en lugar de la papelera verás un candado, y el motivo aparece en el tooltip):

• Todavía hay eventos o solicitudes en ese estado. Muévelos antes a otra columna.
• Es el último estado de una fase de la que dependen automatizaciones (por ejemplo, «Completado» o «Aceptado»). Crea primero un segundo estado con la misma fase.
• Es el único estado que queda.

Color del calendario: estado o espacio

En la misma página, la tarjeta Color del calendario determina de dónde toma el calendario de eventos el color de las barras. Hay dos opciones:

• Color del estado (valor predeterminado): la barra lleva el color de la columna de estado en la que está el evento. Así funcionaba hasta ahora y así seguirá si no cambias nada.
• Color del espacio: la barra lleva el color de la sala en la que se celebra el evento. Los eventos que todavía no están confirmados permanecen en gris hasta que se confirman.

El color de un espacio lo gestionas en Espacios, dentro de cada sala. Si una sala no tiene color o el evento no tiene ninguna sala asignada, la barra recupera el color del estado: no existe una cita sin color.

Un evento al que le diste un color a mano al crearlo conserva ese color con ambos ajustes.

El ajuste solo afecta al calendario de eventos. El Kanban, la lista, la vista de temporada y el calendario de solicitudes siguen coloreando según el estado.

Personalizar los estados de tareas (Kanban de tareas)

Debajo de las dos listas de estados encontrarás la tarjeta Estados de tareas. Define las columnas del Kanban de tareas: en la pestaña Tareas de cada evento (vista Kanban) y en la vista general de tareas del menú izquierdo. De forma predeterminada hay Abierto, En curso y Completada.

• Añadir estado crea otra columna, por ejemplo «Esperando al cliente» o «Aprobación». Indicas el nombre y el color, y eliges en Cuenta como qué fase de tramitación representa: Abierto, En curso, En revisión o Completada. Un estado que cuenta como Completada marca las tareas como hechas: los recordatorios dejan de enviarse y se activan automatizaciones como «Tarea completada». La fase de tramitación se define al crear el estado; después ya no se puede cambiar.
• Con las flechas ordenas los estados: el orden es el de las columnas, de izquierda a derecha.
• Si alguien arrastra una tarea a una columna del Kanban o elige un Estado en el formulario de la tarea, la tarea queda exactamente ahí. En cambio, si marcas una tarea como hecha con la casilla, pasa al primer estado que cuenta como Completada.
• Para Abierto, En curso y Completada tiene que haber siempre al menos un estado activo. Por eso el último de cada uno lleva un candado: se puede renombrar, cambiar de color y reordenar, pero no eliminar.
• Archivar retira un estado del Kanban. Las tareas que había en él aparecen entonces en el primer estado con la misma fase de tramitación. Un estado archivado se puede Reactivar o, cuando ya no quede ninguna tarea en él, Eliminar definitivamente.

Personalizar las fases de tareas

En la misma página, debajo de los estados de tareas, encontrarás la tarjeta Fases de tareas. Las fases organizan las tareas en el tiempo; no son el estado de tramitación. Determina en qué grupos se divide la pestaña Tareas de un evento: de forma predeterminada, Preparación, Durante el evento y Posevento.

• Añadir fase crea otra fase, por ejemplo «Facturación». Indicas el nombre y el color y, opcionalmente, un Vencimiento predeterminado: días relativos al inicio del evento (negativo = antes) que se propone como fecha límite cuando se crea en esta fase una tarea sin fecha límite. Vacío significa: sin propuesta.
• Las tres fases predeterminadas clasifican automáticamente las tareas sin asignación fija según su fecha límite (antes del día del evento, el día del evento, después). Puedes renombrarlas, cambiarles el color y ordenarlas, pero no eliminarlas; por eso llevan un candado y la indicación «Predeterminado».
• Las fases propias solo reciben tareas si las eliges en el formulario de la tarea o si arrastras las tareas hasta ellas en la vista de fases.
• Archivar retira una fase propia de la selección. Las tareas que aún estén en ella siguen visibles (con la indicación «Archivado») hasta que las muevas. Una fase archivada se puede Reactivar o, cuando ya no quede ninguna tarea en ella, Eliminar definitivamente.
• El número junto a cada fase indica cuántas tareas tiene asignadas de forma fija.

Conviene saber

• Los cambios se aplican a todo el workspace, es decir, a todos tus compañeros.
• Si alguien arrastra una tarjeta de solicitud a otra columna, el chip de filtro de la solicitud se mueve con ella: lo decide la fase del estado de destino.