Personalizzare le colonne di stato (eventi, richieste e attività)

Le board Kanban per gli Eventi e per le Richieste mostrano le tue pratiche in colonne. Quali colonne ci sono, come si chiamano e che colore hanno lo decidi tu.

Nel video vedi come creare, nelle impostazioni, colonne di stato e fasi personalizzate per richieste, eventi e attività.

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Qui sotto trovi i singoli passaggi anche da leggere.

Dove gestire gli stati

Vai su Impostazioni → Colonne di stato. Qui trovi due sezioni:

• Stato dell'evento — le colonne nel Kanban degli eventi.
• Stati delle richieste — le colonne nel Kanban delle richieste.

Funzionano allo stesso modo. Gli stati delle fatture (aperta, pagata, scaduta) vengono gestiti automaticamente e per scelta non compaiono qui.

Creare uno stato

1. Nella sezione che ti interessa, clicca su Nuovo stato.
2. Assegna un nome: è esattamente quello che comparirà sopra la colonna del Kanban.
3. Scegli la Fase. Determina quali automatismi sono collegati a questo stato (per esempio la fattura automatica con «Concluso») e in quale chip di filtro finisce una richiesta. Più stati possono usare la stessa fase, così puoi costruire tutti i passaggi intermedi che vuoi.
4. Scegli un Colore (vedi sotto).
5. Crea stato — la nuova colonna compare subito nel Kanban.

La fase non si può più modificare in seguito. Se non va bene, crea un nuovo stato e rimuovi quello vecchio.

Scegliere il colore: palette o colore personalizzato

Nella riga dei colori trovi sei colori standard ben abbinati. Alla fine della riga c'è un cerchio colorato: è il colore personalizzato.

• Clicca sul cerchio colorato per aprire il selettore colori del tuo sistema.
• Oppure digita direttamente il valore esadecimale nel campo sottostante, per esempio #3fa9c2.

Non sei quindi limitato a sei colori. Anche con dodici o venti stati, ogni colonna resta distinguibile.

Cambiare l'ordine

Le frecce ▲ e ▼ a destra di ogni stato lo spostano in alto o in basso. L'ordine nell'elenco è l'ordine delle colonne nel Kanban, da sinistra a destra.

Rinominare o ricolorare uno stato

Modifica apre la stessa finestra con nome e colore. Le pratiche esistenti non vengono toccate: mantengono il loro stato, che ha solo un altro nome o un altro aspetto.

Rimuovere uno stato

Il cestino rimuove uno stato. Per proteggere i tuoi dati, questa azione è bloccata in tre casi (al posto del cestino compare un lucchetto e il motivo è indicato nel tooltip):

• Nello stato ci sono ancora eventi o richieste. Spostali prima in un'altra colonna.
• È l'ultimo stato di una fase a cui sono collegati degli automatismi (per esempio «Concluso» o «Accettato»). Crea prima un secondo stato con la stessa fase.
• È l'ultimo stato rimasto in assoluto.

Colore del calendario: stato o location

Nella stessa pagina, la scheda Colore del calendario stabilisce da dove il calendario degli eventi prende il colore delle barre. Due possibilità:

• Colore dello stato (impostazione predefinita) — la barra ha il colore della colonna di stato in cui si trova l'evento. Era così finora e rimane così se non cambi nulla.
• Colore della location — la barra ha il colore della sala in cui si svolge l'evento. Gli eventi non ancora confermati restano grigi finché non vengono confermati.

Il colore di una location lo imposti sotto Location, nella sala corrispondente. Se una sala non ha un colore, o se per l'evento non è indicata alcuna sala, la barra torna al colore dello stato: non esiste un appuntamento senza colore.

Un evento a cui hai assegnato un colore a mano al momento della creazione mantiene quel colore con entrambe le impostazioni.

L'impostazione vale solo per il calendario degli eventi. Kanban, elenco, vista stagionale e il calendario delle richieste continuano a colorare in base allo stato.

Personalizzare gli stati delle attività (Kanban delle attività)

Sotto i due elenchi di stati trovi la scheda Stati delle attività. Definisce le colonne del Kanban delle attività, nella scheda Attività di ogni evento (vista Kanban) e nella panoramica delle attività nel menu a sinistra. Per impostazione predefinita ci sono Aperta, In lavorazione e Completata.

• Aggiungi stato crea un'altra colonna, per esempio «In attesa del cliente» o «Approvazione». Indichi nome e colore e scegli sotto Conta come quale stato di avanzamento rappresenta: Aperta, In lavorazione, In verifica o Completata. Uno stato che conta come Completata spunta le attività: i promemoria si interrompono e le automazioni come «Attività completata» scattano. Lo stato di avanzamento lo stabilisci al momento della creazione; in seguito non è più modificabile.
• Con le frecce ordini gli stati: l'ordine è l'ordine delle colonne da sinistra a destra.
• Se qualcuno trascina un'attività in una colonna del Kanban o sceglie uno Stato nel modulo dell'attività, l'attività resta esattamente lì. Se invece spunti un'attività con la casella, finisce nel primo stato che conta come Completata.
• Per Aperta, In lavorazione e Completata deve esserci sempre almeno uno stato attivo. L'ultimo di essi ha quindi un lucchetto: puoi rinominarlo, ricolorarlo e riordinarlo, ma non rimuoverlo.
• Archivia toglie uno stato dal Kanban. Le attività che vi si trovano compaiono allora nel primo stato con lo stesso stato di avanzamento. Per uno stato archiviato puoi scegliere Riattiva oppure, non appena non ci sono più attività al suo interno, Elimina definitivamente.

Personalizzare le fasi delle attività

Nella stessa pagina, sotto gli stati delle attività, trovi la scheda Fasi delle attività. Le fasi suddividono le attività nel tempo, non rappresentano lo stato di avanzamento. Stabilisce in quali gruppi è suddivisa la scheda Attività di un evento: per impostazione predefinita Preparazione, Durante l'evento e Post-evento.

• Aggiungi fase crea un'altra fase, per esempio «Fatturazione». Indichi nome e colore e, facoltativamente, una Scadenza standard: giorni rispetto all'inizio dell'evento (negativo = prima), che viene proposta come scadenza quando si crea un'attività senza scadenza in questa fase. Vuoto significa: nessuna proposta.
• Le tre fasi predefinite assegnano automaticamente le attività senza un'assegnazione fissa in base alla loro scadenza (prima del giorno dell'evento, nel giorno dell'evento, dopo). Puoi rinominarle, ricolorarle e riordinarle, ma non rimuoverle: per questo hanno un lucchetto e l'indicazione «Predefinito».
• Le fasi personalizzate ricevono attività solo se le selezioni nel modulo dell'attività o se trascini le attività al loro interno nella vista per fasi.
• Archivia toglie una fase personalizzata dalla selezione. Le attività che si trovano ancora al suo interno restano visibili (con l'indicazione «Archiviato») finché non le sposti. Per una fase archiviata puoi scegliere Riattiva oppure, non appena non ci sono più attività al suo interno, Elimina definitivamente.
• Il numero accanto a ogni fase indica quante attività le sono assegnate in modo fisso.

Da sapere

• Le modifiche valgono per l'intero workspace, quindi per tutti i colleghi e le colleghe.
• Se qualcuno trascina una scheda di richiesta in un'altra colonna, si sposta anche il chip di filtro della richiesta: a deciderlo è la fase dello stato di destinazione.