Dostosowywanie kolumn statusów (wydarzenia, zapytania i zadania)

Tablice Kanban w sekcjach Wydarzenia i Zapytania pokazują Twoje sprawy w kolumnach. Które kolumny istnieją, jak się nazywają i jaki mają kolor, decydujesz sam.

W filmie zobaczysz, jak w ustawieniach tworzyć własne kolumny statusów i fazy dla zapytań, wydarzeń i zadań.

Odtwórz film2:07

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej także w formie tekstowej.

Gdzie zarządzasz statusami

Przejdź do Ustawienia → Kolumny statusów. Znajdziesz tam dwie sekcje:

• Status wydarzenia — kolumny w Kanbanie wydarzeń.
• Statusy zapytań — kolumny w Kanbanie zapytań.

Obie działają identycznie. Statusy faktur (otwarte, opłacone, przeterminowane) są zarządzane automatycznie i celowo się tu nie pojawiają.

Tworzenie statusu

1. W wybranej sekcji kliknij Nowy status.
2. Nadaj nazwę — dokładnie ta nazwa będzie później widoczna nad kolumną Kanban.
3. W polu Faza wybierz fazę. Określa ona, jakie automatyzacje są powiązane z tym statusem (na przykład automatyczna faktura przy statusie „Zakończone”) i w którym chipie filtra wyląduje zapytanie. Wiele statusów może korzystać z tej samej fazy — dzięki temu zbudujesz dowolną liczbę kroków pośrednich.
4. W polu Kolor wybierz kolor (patrz niżej).
5. Utwórz status — nowa kolumna od razu pojawi się w Kanbanie.

Fazy nie można później zmienić. Jeśli nie pasuje, utwórz nowy status i usuń stary.

Wybór koloru — paleta lub własny kolor

W rzędzie kolorów dostępnych jest sześć dobranych kolorów domyślnych. Na końcu rzędu znajduje się kolorowe kółko: to własny kolor.

• Kliknij kolorowe kółko, aby otworzyć selektor kolorów w systemie.
• Albo wpisz wartość hex bezpośrednio w polu pod spodem, na przykład #3fa9c2.

Nie ograniczają Cię więc te sześć kolorów. Nawet przy dwunastu czy dwudziestu statusach każda kolumna pozostaje rozróżnialna.

Zmiana kolejności

Strzałki ▲ i ▼ po prawej stronie każdego statusu przesuwają go w górę lub w dół. Kolejność na liście to kolejność kolumn w Kanbanie — od lewej do prawej.

Zmiana nazwy lub koloru statusu

Edytuj otwiera to samo okno z nazwą i kolorem. Istniejące wpisy pozostają nienaruszone: zachowują swój status, zmienia się tylko jego nazwa lub wygląd.

Usuwanie statusu

Kosz usuwa status. Dla ochrony Twoich danych jest to zablokowane w trzech przypadkach (zamiast kosza widoczna jest kłódka, a powód znajdziesz w podpowiedzi):

• Na statusie nadal znajdują się wydarzenia lub zapytania. Najpierw przenieś je do innej kolumny.
• To ostatni status fazy, z którą powiązane są automatyzacje (na przykład „Zakończone” lub „Zaakceptowane”). Najpierw utwórz drugi status z tą samą fazą.
• To ostatni pozostały status w ogóle.

Kolor kalendarza: status lub lokalizacja

Na tej samej stronie karta Kolor kalendarza określa, skąd kalendarz wydarzeń bierze kolor pasków. Dostępne są dwie możliwości:

• Kolor statusu (ustawienie domyślne) — pasek ma kolor kolumny statusu, w której znajduje się wydarzenie. Tak było dotychczas i tak zostanie, jeśli niczego nie zmienisz.
• Kolor lokalizacji — pasek ma kolor sali, w której odbywa się wydarzenie. Wydarzenia, które nie zostały jeszcze potwierdzone, pozostają szare, dopóki nie zostaną potwierdzone.

Kolor lokalizacji ustawiasz w sekcji Lokalizacje, w danej sali. Jeśli sala nie ma koloru lub do wydarzenia w ogóle nie przypisano sali, pasek wraca do koloru statusu — terminu bez koloru nie ma.

Wydarzenie, któremu przy tworzeniu ręcznie nadano kolor, zachowuje go w obu ustawieniach.

Ustawienie dotyczy tylko widoku Kalendarz wydarzeń. Kanban, lista, widok sezonu i kalendarz zapytań nadal są kolorowane według statusu.

Dostosowywanie statusów zadań (Kanban zadań)

Pod dwiema listami statusów znajdziesz kartę Statusy zadań. Określa ona kolumny Kanbana zadań — w zakładce Zadania każdego wydarzenia (widok Kanban) oraz w przeglądzie zadań w lewym menu. Domyślnie dostępne są Otwarte, W toku i Zakończone.

• Dodaj status dodaje kolejną kolumnę, na przykład „Czeka na klienta” lub „Akceptacja”. Podajesz nazwę i kolor oraz wybierasz w polu Liczy się jako, jaki etap realizacji za nim stoi: Otwarte, W toku, W weryfikacji lub Zakończone. Status, który liczy się jako Zakończone, odhacza zadania — przypomnienia przestają być wysyłane, a automatyzacje takie jak „Zadanie zakończone” się uruchamiają. Etap realizacji ustalasz przy tworzeniu statusu; później nie można go zmienić.
• Strzałkami sortujesz statusy — kolejność to kolejność kolumn od lewej do prawej.
• Gdy ktoś przeciągnie zadanie w Kanbanie do kolumny albo wybierze w formularzu zadania Status, zadanie zostaje dokładnie tam. Jeśli natomiast po prostu odhaczysz zadanie polem wyboru, trafi do pierwszego statusu, który liczy się jako Zakończone.
• Dla etapów Otwarte, W toku i Zakończone musi zawsze istnieć co najmniej jeden aktywny status. Ostatni z nich ma więc kłódkę: zmiana nazwy, koloru i kolejności jest możliwa, usunięcie nie.
• Archiwizuj usuwa status z Kanbana. Zadania, które w nim były, pojawiają się wtedy w pierwszym statusie z tym samym etapem realizacji. Dla zarchiwizowanego statusu dostępne są opcje Aktywuj ponownie oraz — gdy nie ma już na nim żadnych zadań — Usuń trwale.

Dostosowywanie faz zadań

Na tej samej stronie, pod statusami zadań, znajdziesz kartę Fazy zadań. Fazy porządkują zadania czasowo, nie są etapem realizacji. Określają, na jakie grupy podzielona jest zakładka Zadania wydarzenia — domyślnie są to Przygotowanie, W trakcie wydarzenia i Po wydarzeniu.

• Dodaj fazę tworzy kolejną fazę, na przykład „Rozliczenia”. Podajesz nazwę i kolor oraz opcjonalnie Domyślny termin: liczbę dni względem rozpoczęcia wydarzenia (wartość ujemna = przed), która jest proponowana jako termin wykonania, gdy w tej fazie tworzone jest zadanie bez terminu. Puste pole oznacza: brak propozycji.
• Trzy fazy domyślne automatycznie porządkują zadania bez stałego przypisania według ich terminu (przed dniem wydarzenia, w dniu wydarzenia, po nim). Możesz zmieniać ich nazwy, kolory i kolejność, ale nie możesz ich usunąć — dlatego mają kłódkę i oznaczenie „Domyślny”.
• Własne fazy trafiają do zadań tylko wtedy, gdy wybierzesz je w formularzu zadania albo przeciągniesz tam zadania w widoku faz.
• Archiwizuj usuwa własną fazę z listy wyboru. Zadania, które jeszcze w niej są, pozostają widoczne (z oznaczeniem „Zarchiwizowane”), dopóki ich nie przeniesiesz. Dla zarchiwizowanej fazy dostępne są opcje Aktywuj ponownie oraz — gdy nie ma już w niej żadnych zadań — Usuń trwale.
• Liczba obok każdej fazy pokazuje, ile zadań jest do niej na stałe przypisanych.

Warto wiedzieć

• Zmiany obowiązują w całym workspace, czyli dla wszystkich współpracowników.
• Gdy ktoś przeciągnie kartę zapytania do innej kolumny, razem z nią przesuwa się też chip filtra zapytania — decyduje o tym faza statusu docelowego.