Personnaliser les colonnes de statut (événements, demandes et tâches)

Les tableaux Kanban des Événements et des Demandes présentent vos dossiers en colonnes. Vous décidez vous-même des colonnes, de leur nom et de leur couleur.

Dans la vidéo, vous voyez comment créer, dans les paramètres, vos propres colonnes de statut et phases pour les demandes, les événements et les tâches.

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Vous retrouvez aussi les différentes étapes par écrit ci-dessous.

Où gérer les statuts

Allez dans Paramètres → Colonnes de statut. Vous y trouverez deux sections :

• Statut de l'événement — les colonnes du Kanban des événements.
• Statuts des demandes — les colonnes du Kanban des demandes.

Les deux fonctionnent de la même manière. Les statuts des factures (ouverte, payée, en retard) sont gérés automatiquement et n’apparaissent volontairement pas ici.

Créer un statut

1. Cliquez sur Nouveau statut dans la section souhaitée.
2. Saisissez un nom — c’est exactement celui qui s’affichera au-dessus de la colonne Kanban.
3. Choisissez la Phase. Elle détermine les automatismes liés à ce statut (par exemple la facture automatique pour « Terminé ») et la puce de filtre dans laquelle une demande apparaît. Plusieurs statuts peuvent utiliser la même phase, ce qui vous permet de créer autant d’étapes intermédiaires que vous le souhaitez.
4. Choisissez une Couleur (voir ci-dessous).
5. Créer le statut — la nouvelle colonne apparaît immédiatement dans le Kanban.

La phase ne peut plus être modifiée par la suite. Si elle ne convient pas, créez un nouveau statut et supprimez l’ancien.

Choisir une couleur — palette ou couleur personnalisée

La rangée de couleurs propose six couleurs par défaut harmonisées. À la fin de la rangée se trouve un cercle multicolore : c’est la couleur personnalisée.

• Cliquez sur le cercle multicolore pour ouvrir le sélecteur de couleurs de votre système.
• Ou saisissez directement la valeur hexadécimale dans le champ situé en dessous, par exemple #3fa9c2.

Vous n’êtes donc pas limité à six couleurs. Même avec douze ou vingt statuts, chaque colonne reste distincte.

Modifier l’ordre

Les flèches ▲ et ▼ à droite de chaque statut le déplacent vers le haut ou vers le bas. L’ordre de la liste correspond à l’ordre des colonnes dans le Kanban, de gauche à droite.

Renommer ou recolorer un statut

Modifier ouvre la même boîte de dialogue avec le nom et la couleur. Les dossiers existants ne sont pas touchés : ils conservent leur statut, qui change simplement de nom ou d’apparence.

Supprimer un statut

La corbeille supprime un statut. Pour protéger vos données, cette action est bloquée dans trois cas (un cadenas remplace alors la corbeille, et la raison s’affiche dans l’infobulle) :

• Des événements ou des demandes se trouvent encore sur ce statut. Déplacez-les d’abord dans une autre colonne.
• C’est le dernier statut d’une phase à laquelle des automatismes sont liés (par exemple « Terminé » ou « Accepté »). Créez d’abord un second statut avec la même phase.
• C’est le tout dernier statut restant.

Couleur du calendrier : statut ou lieu

Sur la même page, la carte Couleur du calendrier détermine d’où le calendrier des événements tire la couleur des barres. Deux possibilités :

• Couleur du statut (réglage par défaut) — la barre prend la couleur de la colonne de statut dans laquelle se trouve l’événement. C’était déjà le cas jusqu’ici, et cela reste ainsi si vous ne changez rien.
• Couleur du lieu — la barre prend la couleur du lieu où se déroule l’événement. Les événements pas encore confirmés restent gris jusqu’à leur confirmation.

Vous définissez la couleur d’un lieu sous Lieux, dans le lieu concerné. Si un lieu n’a pas de couleur, ou si aucun lieu n’est renseigné pour l’événement, la barre reprend la couleur du statut — il n’existe pas de rendez-vous sans couleur.

Un événement auquel vous avez attribué une couleur à la main lors de sa création la conserve dans les deux réglages.

Ce réglage ne s’applique qu’au Calendrier des événements. Le Kanban, la liste, la vue saisonnière et le calendrier des demandes continuent d’utiliser la couleur du statut.

Personnaliser les statuts des tâches (Kanban des tâches)

Sous les deux listes de statuts se trouve la carte Statuts des tâches. Elle définit les colonnes du Kanban des tâches — dans l’onglet Tâches de chaque événement (vue Kanban) et dans la vue d’ensemble des tâches du menu de gauche. Par défaut, vous avez Ouvert, En cours et Terminé.

• Ajouter un statut crée une colonne supplémentaire, par exemple « En attente du client » ou « Validation ». Vous indiquez le nom et la couleur, puis vous choisissez sous Compte comme l’état d’avancement correspondant : Ouvert, En cours, En vérification ou Terminé. Un statut qui compte comme Terminé coche les tâches comme réalisées : les rappels s’arrêtent et les automatisations comme « Tâche terminée » se déclenchent. L’état d’avancement se définit à la création ; il ne peut plus être modifié ensuite.
• Avec les flèches, vous triez les statuts — l’ordre correspond à celui des colonnes, de gauche à droite.
• Si quelqu’un fait glisser une tâche dans une colonne du Kanban ou choisit un Statut dans le formulaire de tâche, la tâche reste exactement là. En revanche, si vous cochez simplement une tâche avec la case à cocher, elle atterrit dans le premier statut qui compte comme Terminé.
• Pour Ouvert, En cours et Terminé, il doit toujours exister au moins un statut actif. Le dernier de chacun porte donc un cadenas : vous pouvez le renommer, le recolorer et le trier, mais pas le supprimer.
• Archiver retire un statut du Kanban. Les tâches qui s’y trouvent apparaissent alors dans le premier statut ayant le même état d’avancement. Vous pouvez Réactiver un statut archivé ou, dès qu’aucune tâche ne s’y trouve plus, le Supprimer définitivement.

Personnaliser les phases des tâches

Sur la même page, sous les statuts des tâches, vous trouvez la carte Phases des tâches. Les phases organisent les tâches dans le temps ; elles ne correspondent pas à l’état d’avancement. Elle détermine les groupes dans lesquels l’onglet Tâches d’un événement est organisé — par défaut Préparation, Pendant l'événement et Après l'événement.

• Ajouter une phase crée une phase supplémentaire, par exemple « Facturation ». Vous indiquez le nom et la couleur, ainsi que, si vous le souhaitez, une Échéance par défaut : un nombre de jours par rapport au début de l’événement (négatif = avant), proposé comme date limite lorsqu’une tâche est créée dans cette phase sans date limite. Vide signifie : aucune proposition.
• Les trois phases par défaut classent automatiquement les tâches sans affectation fixe selon leur date limite (avant le jour de l’événement, le jour de l’événement, après). Vous pouvez les renommer, les recolorer et les trier, mais pas les supprimer — elles portent donc un cadenas et la mention « Par défaut ».
• Les phases personnalisées ne reçoivent des tâches que si vous les sélectionnez dans le formulaire de tâche ou si vous y faites glisser des tâches dans la vue des phases.
• Archiver retire une phase personnalisée de la sélection. Les tâches qui s’y trouvent encore restent visibles (avec la mention « Archivé ») jusqu’à ce que vous les déplaciez. Vous pouvez Réactiver une phase archivée ou, dès qu’aucune tâche ne s’y trouve plus, la Supprimer définitivement.
• Le nombre à côté de chaque phase indique combien de tâches lui sont affectées de façon fixe.

Bon à savoir

• Les modifications s’appliquent à l’ensemble du workspace, donc à tous vos collègues.
• Lorsque quelqu’un fait glisser une carte de demande dans une autre colonne, la puce de filtre de la demande suit également — c’est la phase du statut cible qui en décide.