Événements & réservations
Créer des événements, pages de réservation, lieux, tâches et collaboration.
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Créer et partager des déroulésAprès la lecture de cet article, vous saurez créer plusieurs déroulés pour un événement, ajouter des points du programme, enregistrer des plans comme modèles et les partager avec des contacts externes.Créer et gérer des tâchesAprès la lecture de cet article, vous saurez créer des tâches globalement et par événement, assigner des personnes, utiliser les phases, rendre des tâches dépendantes les unes des autres et gérer le statut avec le Kanban et ses colonnes personnalisées ou avec la chronologie.Créer et utiliser des questions personnaliséesVous pouvez définir vos propres questions et champs obligatoires sur une page de réservation, les créer avec les types de champ adaptés et les exploiter dans les demandes reçues.Préparation : créer des contrôles personnalisésAprès la lecture de cet article, vous saurez comment créer vos propres contrôles en plus des huit contrôles intégrés — avec un nom, des conditions, une référence temporelle et un texte d’indication — et quels points surveiller.Préparation : ce qui manque encore à un événementAprès la lecture de cet article, vous saurez comment la section Préparation rassemble les points ouverts de tous les événements, comment clôturer un point, l’assigner comme tâche ou l’écarter, et comment définir les contrôles qui s’appliquent à votre activité.Intégrer la page de réservation dans votre site webVous pouvez intégrer votre page de réservation directement dans votre propre site web grâce à un code iFrame prêt à l’emploi.Proposer la page de réservation en anglaisActiver l’anglais, traduire les textes de la page, valider les traductions des produits et tester la page terminée — dans cet ordre.Créer et configurer des pages de réservationVous pouvez créer autant de pages de réservation que vous le souhaitez, les configurer dans huit sections, les activer ou les désactiver à tout moment — et vous savez comment les jours bloqués, les salles occupées, les périodes de salle choisies et le temps de préparation d’une salle agissent sur une réservation.Documents et Drive dans l’événementAprès lecture, vous saurez créer, importer, partager et enregistrer comme modèles tous les types de documents depuis l’onglet Documents d’un événement.Archive des événements : événements terminésAprès la lecture de cet article, vous saurez comment ouvrir les archives, rechercher des événements, réactiver un événement archivé, supprimer définitivement un événement et retrouver les événements annulés.Créer un événement avec l’assistant de créationVous pouvez créer un nouvel événement en trois étapes avec l’assistant et définir le nom, le client, la date, plusieurs lieux, la disposition des sièges, les tags et la couleur.Finances d’un événement : chiffre d’affaires, coûts et marge par événementCet article vous explique comment lire d’un coup d’œil, dans l’onglet Finances d’un événement, le chiffre d’affaires, les coûts prévus et réels, la marge sur coûts variables et l’état des paiements, comment créer de nouveaux postes de coût ou des échéances de facturation, importer, vérifier, corriger et annuler des factures fournisseurs, les affecter à une enveloppe budgétaire, les lier à un contact fournisseur, suivre leur échéance et les marquer comme payées — et où retrouver toutes les factures fournisseurs de l’ensemble des événements et saisir les frais généraux sans événement.Vue équipe dans l’événement (déroulé, services, communication)La vue équipe regroupée d’un événement avec ses quatre onglets — Intervenants, Services, Déroulé et Communication — pour coordonner équipe, planning et communication au même endroit.Tableau blanc et plan de table dans un événementAprès la lecture de cet article, vous saurez créer des tableaux blancs dans un événement, les modifier, les enregistrer comme modèle, les partager avec des contacts et faire esquisser des plans de table par l’assistant IA. Vous saurez aussi quand utiliser à la place l’éditeur de plan de salle à l’échelle dans l’événement.Portail client EventHub : ce que votre client peut voir et faire en ligneAprès lecture, vous saurez ce que votre client peut voir et faire lui-même dans le portail client EventHub — de la signature du devis au paiement de la facture —, comment répondre vous-même aux mêmes questions depuis l’aperçu de l’événement, et ce que vous configurez pour cela pour chaque événement.Créer et exploiter au mieux vos lieux d’événementVous créez des lieux d’événement, renseignez les détails, les photos, la capacité par type de disposition, le temps de préparation et de nettoyage, les tâches par défaut, les produits associés (Obligatoire ou Disponible), les modèles de plan de salle et les fichiers, bloquez des périodes et des jours fériés par salle, regroupez des lieux en groupes avec leur propre image de couverture et voyez l’occupation et les événements de chaque lieu en un coup d’œil.Configurateur de menu : vos invités composent eux-mêmes leur menuVos invités choisissent eux-mêmes sur la page de réservation les variétés ou les menus qu’ils souhaitent — leur sélection arrive automatiquement sous forme de ligne distincte dans la commande, puis dans le devis.Liste d’invités et réponses : qui vient, et ce qu’il ne mange pasAvec cet article, vous tiendrez la liste d’invités d’un événement, recueillerez les confirmations avec les indications de régime et d’allergies via un lien d’invitation, et saurez où ces informations arrivent dans le Function Sheet.Calendrier : mois, semaine et jourAprès avoir lu cet article, vous saurez basculer entre les vues mois, semaine et jour dans le calendrier des événements et dans celui des demandes, vous déplacer facilement dans les semaines chargées, repérer d’un coup d’œil les événements pas encore confirmés et voir demandes et événements ensemble dans un seul calendrier.Chat IA sur la page de réservationAu lieu d’un formulaire, un chat IA peut guider les visiteurs de votre page de réservation jusqu’à la demande — comment il conseille, ce qu’il sait, ce qu’il ne fait jamais, ce qu’il coûte et ce qui se passe lorsqu’il est indisponible.Commentaires et mentionsAprès lecture, vous saurez où écrire des commentaires internes, comment interpeller directement quelqu’un avec @ et où la personne mentionnée retrouve le message.Communication : canaux, chat d’équipe et messages privésAprès avoir lu cet article, vous saurez ce que montrent les canaux Pour moi, Chat d’équipe, Clients et un canal par événement, comment écrire des messages privés, quand un événement figure sous « Client en attente » et à quoi sert le chat d’équipe.Communication et collaboration avec les externesAprès lecture, vous saurez comment intégrer vos clients via le portail client EventHub, inviter des partenaires comme un photographe ou un DJ à un événement et échanger directement avec les deux dans l’événement.Gérer les contacts et les entreprisesVous pouvez créer des personnes et des entreprises, les relier, les importer par CSV et les gérer dans le CRM avec tous leurs événements, demandes et données financières.Gérer les intervenants dans les événementsAprès avoir lu cet article, vous saurez créer des groupes d’intervenants pour un événement, y affecter des contacts, enregistrer des groupes comme modèles et envoyer des e-mails ciblés à des groupes ou à tous les intervenants.Associer des partenaires à un événementAprès lecture, vous saurez inviter par e-mail des partenaires externes, comme un photographe, un DJ ou un loueur de tentes, à un événement, et vous saurez ce qu’ils peuvent voir et faire dans leur propre espace du portail.Codes de remise pour pages de réservation et billetsCréer des codes de remise, les faire appliquer sur les pages de réservation et lors de l’achat de billets, les préremplir via un lien de campagne, utiliser des invitations et des codes à 100 % sans paiement et analyser les utilisations.Formulaires conférenciers et exposants (formulaires d’événement)Créez une page de formulaire, liez-la à vos événements et recueillez les informations des conférenciers, exposants ou sponsors – y compris l’envoi de fichiers et la modification autonome.Personnaliser les colonnes de statut (événements, demandes et tâches)Cet article vous explique comment renommer, colorer et trier les colonnes de statut des événements, des demandes et des tâches, créer de nouveaux statuts et supprimer ceux dont vous n’avez plus besoin.Billetterie et contrôle d’accès avec QR codeConfigurez la billetterie d’un événement — paiement direct ou sur demande —, les acheteurs reçoivent leurs billets avec QR code par e-mail, contrôle d’accès à l’entrée par scanner, avec ou sans connexion.Détecter une surréservation : salle et articles de locationAprès cet article, vous saurez quand Univents vous avertit d’une double occupation, où l’avertissement apparaît, comment il est calculé — y compris le temps de préparation et de nettoyage de la salle — et comment le désactiver pour les salles occupées volontairement plusieurs fois.Afficher vos événements sur votre propre site web (flux d’événements)Vous pouvez activer certains événements dans un flux JSON public et sans clé, et alimenter ainsi le calendrier de votre propre site web depuis Univents — avec le prix de départ et l’indication « Épuisé ».Filtrer et trier les événements, enregistrer des vuesAprès lecture, vous saurez comment restreindre l’aperçu des événements par période, client, lieu, tags, nombre d’invités et statut de facture, comment le trier et comment enregistrer une combinaison de filtres comme vue – par exemple « Établir les factures de la semaine dernière ».
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