Portail client EventHub : ce que votre client peut voir et faire en ligne

Le portail client EventHub est la page web sur laquelle votre client suit son événement : consulter et signer le devis, payer la facture, demander des modifications, gérer les invités et voir les photos — le tout sans compte Univents. Cet article présente les deux côtés : ce que le client peut faire dans le portail et ce que vous configurez pour cela.

Le fonctionnement de l’accès — créer le lien, l’envoyer, le bloquer — est expliqué en détail dans Communication et collaboration avec des tiers. Ici, il est question du contenu du portail lui-même.

La vidéo montre ce que votre client peut faire seul dans le portail : signer le devis, payer la facture, écrire des messages, gérer les invités, ajouter des prestations et demander des modifications.

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Vous retrouvez aussi ci-dessous les différentes étapes par écrit.

Ce que votre client voit dans le portail

Après la connexion via le lien personnalisé, le client arrive sur un aperçu de son événement avec un compte à rebours, des indicateurs de coûts et les prochaines étapes. L’aperçu affiche comme image de couverture l’image de l’événement, à défaut celle du lieu, à défaut — si elle est définie — votre image de couverture par défaut depuis Paramètres → Branding. La navigation latérale n’affiche que ce qui existe réellement pour son événement :

Ajouts figure directement comme entrée de menu à part dans la barre latérale — votre client n’a donc pas à passer par le détour Modifications → onglet « Produits ». Cette entrée apparaît automatiquement dès qu’au moins un produit à ajouter est défini sur la page de réservation associée ; sans produit défini, elle reste invisible.

Votre entreprise peut désactiver certaines de ces sections pour le portail client — dans les paramètres, sous Portails. Une section désactivée disparaît alors de la navigation, et la page elle-même est bloquée pour le client : même avec un lien enregistré, il ne peut plus y accéder. L’Aperçu reste toujours visible.

Consulter et signer le devis

1. Le client ouvre son devis dans l’onglet Documents.
2. Tant qu’aucune demande de modification n’est en cours, il clique sur Signer.
3. Dans la boîte de dialogue, il dessine sa signature ou saisit son nom à la place, coche la case « J’ai lu le devis et je l’accepte de manière ferme. » et clique sur Signer définitivement.
4. Univents enregistre l’horodatage, l’adresse IP et l’identifiant du navigateur comme preuve conforme à eIDAS et passe le devis au statut « Accepté ».

Au lieu de signer, le client peut aussi Refuser le devis (avec un motif facultatif) ou, via Demander une modification, marquer certaines lignes et demander de les Modifier ou de les Retirer. Tant que cette demande est en cours, le devis ne peut pas être signé — seule votre version mise à jour réactive la signature. Les contrats passent par un circuit de signature distinct, voir Créer, gérer et signer des contrats.

Consulter, télécharger et payer la facture en ligne

Dans l’onglet Documents, le client ouvre sa facture, son bon de livraison ou son avoir et le télécharge lui-même en PDF à tout moment. Pour une facture ouverte, envoyée ou en retard dont le solde restant est d’au moins 10 €, le bouton Payer maintenant s’affiche en plus — à condition que vous ayez connecté Stripe (voir Connecter l’intégration de paiement Stripe). Après le paiement par carte, Univents marque automatiquement la facture comme payée, sans aucune action de votre part. Pour les montants inférieurs à 10 €, le client règle par virement.

Répondre aux questions

L’onglet Questions contient les questions que vous avez sélectionnées dans la configuration du portail de la page de réservation. Votre client y saisit directement ses réponses :

• Texte libre, Nombre, Date, Heure, Adresse et Case à cocher se remplissent comme un champ normal.
• Liste déroulante et Choix multiple proposent les mêmes réponses possibles que sur la page de réservation. Pour une sélection multiple, vos limites Sélectionner au moins et Sélectionner au maximum s’appliquent.
• Les questions qui demandent un fichier et les simples titres de section s’affichent uniquement à titre d’information — il n’y a pas de champ de saisie.

Seul ce qui correspond à cet événement est affiché : une question rattachée à un produit dans le formulaire produit n’apparaît dans la liste que si ce produit est réservé pour cet événement — pour une réservation de canapés uniquement, les questions sur le buffet sont donc absentes. Les questions sans lien avec un produit apparaissent toujours, et ce que votre client a déjà répondu reste visible, afin qu’aucune réponse ne disparaisse.

Votre client n’a pas à tout remplir d’un seul coup : il peut enregistrer même si une question obligatoire reste ouverte, et un champ vide compte comme « Pas encore de réponse ». Il peut écraser chaque réponse à tout moment — jusqu’au délai que vous avez défini sous Demandes de modification (sans indication propre, c’est le délai de la page de réservation qui s’applique). Ensuite, il ne peut plus que consulter ses réponses. Les réponses ne modifient ni les prix ni les documents ; seul ce qu’il indique est enregistré.

Vous voyez les mêmes questions dans l’aperçu de l’événement. Vous y trouvez la carte Questions dans le portail client avec chaque question et la réponse de votre client : les questions ouvertes apparaissent comme Toujours en attente, les questions traitées portent Répondu et la date de saisie. Avec Modifier, vous saisissez vous-même la sélection — par exemple parce que vous en avez discuté par téléphone — et le portail affiche ensuite la question comme traitée. Si vous laissez le champ vide, la réponse est de nouveau supprimée. Si aucune option n’est définie pour une question à choix, la carte vous l’indique et renvoie vers la page de réservation, où vous pouvez les ajouter. Jusqu’au délai, votre client peut toujours écraser lui-même sa réponse. La carte affiche la même liste restreinte que le portail — les questions dont le produit n’est pas réservé pour cet événement n’y figurent pas non plus.

Demander des modifications et vous écrire

Dans l’onglet Modifications, le client envoie des demandes structurées concernant le nombre d’invités, la date, le déroulé ou des réponses déjà données. Vous voyez chaque demande dans Univents pour validation — rien n’est repris automatiquement. Une Sélection multiple y apparaît comme une vraie sélection, avec vos limites Sélectionner au moins/Sélectionner au maximum au lieu d’un champ de texte, et chaque variante modifiée devient un point à part — vous décidez donc variante par variante. Après votre validation, les lignes de la commande s’alignent sur la sélection. Dans l’onglet Messages, le client peut en plus vous écrire librement ; chacun de ses messages vous est en plus transmis par e-mail, et votre réponse par e-mail revient directement dans l’historique du portail.

Accepter ou refuser des points individuels

Si le client envoie plusieurs demandes à la fois, vous décidez point par point. Ouvrez l’événement et la section Documents : pour chaque point ouvert de la demande, vous trouvez Accepter et Refuser. Mettez sur Refuser les points que vous ne voulez pas reprendre et cliquez en bas sur Appliquer la sélection. Univents n’applique que les points acceptés ; si un nouveau devis en résulte, il ne contient que ces modifications.

Si vous mettez un point sur Refuser, le champ Motif pour le client (facultatif) s’affiche en dessous. Ce que vous y saisissez, votre client le voit dans l’e-mail directement au niveau du point, et dans le portail au niveau du point refusé.

Si vous acceptez une partie et refusez une autre, votre client reçoit l’e-mail distinct Demande de modification partiellement acceptée (objet « Votre modification a été partiellement prise en compte ») : en haut les points repris, puis sous « Non repris » les points refusés avec leur motif. Si vous acceptez tout, l’e-mail « Demande de modification acceptée » part comme auparavant. Vous adaptez le texte des deux e-mails sous Paramètres → Modèles d’e-mail. Si vous y avez désactivé « Demande de modification acceptée », l’e-mail partiel n’est pas envoyé non plus.

Dans le portail, chaque point refusé affiche « Refusé ». Si vous ne voulez reprendre aucun point, choisissez Tout refuser — vous pouvez là aussi indiquer un motif pour le client.

Proposer un déroulé

Sous Modifications → Déroulé, votre client peut proposer lui-même un déroulé — même si l’événement n’en a pas encore. Il saisit autant de points qu’il le souhaite (heure et point du programme, éventuellement description et durée, et le jour pour les événements sur plusieurs jours) et envoie le tout pour validation en un clic.

Vous recevez la proposition sous forme de demande de modification et voyez chaque point avec son heure. Si vous cliquez sur Accepter, Univents crée les points comme de véritables points de déroulé sur l’événement :

• S’il existe déjà un déroulé que vous avez partagé avec ce client, les points y sont ajoutés.
• Sinon, un nouveau déroulé « Déroulé » est créé, que le client voit dans le portail. Vos déroulés internes, non partagés, restent intacts et invisibles pour le client.
• L’heure s’applique au jour d’événement choisi. Si l’événement n’a pas encore de date, Univents vous le signale — définissez d’abord la date, puis acceptez la demande.

Vous pouvez refuser certains points de la proposition comme décrit plus haut ; seuls les autres sont alors créés. L’e-mail de confirmation « Prise en compte » n’est envoyé qu’une fois les points réellement créés. Les anciennes propositions que le client a envoyées en texte libre (par exemple « 18 h 00 accueil, 18 h 30 discours ») sont découpées ligne par ligne en points distincts par Univents lors de l’acceptation.

Assistant IA pour les questions sur vos documents

Si vous autorisez dans la base de connaissances des documents pour tous les clients disposant d’un lien de portail, l’entrée Assistant IA s’affiche en plus dans le portail. Votre client y pose des questions sur le déroulé, l’accès ou les prestations et reçoit la réponse avec indication de la source — sans que vous ayez à répondre vous-même à chaque question. L’assistant cite exclusivement des documents autorisés, ne calcule rien et ne promet rien ; sous chaque réponse, il est indiqué que seul ce que vous confirmez est contraignant. La configuration, les coûts et l’arrêt d’urgence sont décrits dans Assistant IA dans le portail des employés et le portail client.

Liste d’invités, RSVP et régimes alimentaires

Dans l’onglet Invités, le client saisit les invités manuellement (nom, statut de réponse, accompagnants, régime alimentaire, allergènes avec niveau de gravité) ou crée son propre Lien invité (RSVP) : les invités confirment ou déclinent eux-mêmes par ce lien — sans accès au portail, avec un lien personnel pour modifier ensuite leur réponse. Vous voyez la synthèse des régimes alimentaires agrégée dans l’événement, dans le moniteur de cuisine et dans le Function Sheet, et vous reprenez le nombre d’invités communiqué d’un clic sur Reprendre le nombre d'invités — si un devis existe, une version entièrement recalculée est alors créée automatiquement.

Qui lance l’invitation. En haut de la page des invités figure le client de l’événement comme hôte (« L’entreprise X vous invite »), et en dessous, en petit, votre entreprise comme Organisateur : …. Les invités voient ainsi au nom de qui l’invitation est envoyée. Si aucun client n’est renseigné sur l’événement ou s’il n’a pas de nom lisible, c’est votre entreprise qui figure comme hôte, comme auparavant.

Galerie photo après l’événement

Les photos que vous téléversez dans l’événement ne sont visibles pour le client qu’après que vous les avez autorisées une à une (Visible/Masquée). Vous pouvez en outre créer via Partager la galerie un lien distinct pour les invités — sans connexion, avec téléchargement à l’unité et un moyen de signalement par image (droit à l’image). Lors de la création, vous confirmez être autorisé à transmettre les images des personnes représentées.

Après l’événement : évaluation et nouvelle demande

Dès que l’événement a eu lieu (statut Terminé ou Archivé), la section Après l'événement apparaît en plus dans l’aperçu, avec le message « Merci de nous avoir permis d’être là. Un petit retour nous aide à progresser. »

Évaluation. Avec le bouton C'était comment ?, le client ouvre une boîte de dialogue dans laquelle il vous laisse de 1 à 5 étoiles ainsi qu’un commentaire facultatif, et l’envoie avec Envoyer le feedback. Si vous avez renseigné un lien d’avis Google dans les paramètres de l’entreprise, la même boîte de dialogue affiche en plus le bouton Noter sur Google, qui redirige directement le client vers votre profil Google. Si le client a déjà donné un avis, le bouton de l’aperçu s’appelle Modifier le feedback et affiche sa saisie précédente préremplie.

Demander un nouvel événement. Avec le bouton Demander un nouvel événement, le client ouvre un court formulaire comprenant le nom de l’événement, le type d’événement (p. ex. mariage, fête d’entreprise), le nombre d’invités, la date souhaitée et un message facultatif — préremplis avec les données de l’événement qui vient de se terminer. Après l’envoi, la demande arrive comme nouvelle demande dans votre cockpit des demandes ; rien n’est repris automatiquement. Le bouton n’apparaît que s’il existe encore dans votre workspace une page de réservation active par laquelle une nouvelle demande peut être soumise. Si le client soumet une nouvelle demande alors que la précédente est encore en cours, Univents lui indique que la demande est déjà en cours de traitement.

Ce que vous configurez en tant que traiteur pour chaque événement

1. Ouvrez l’événement et restez sur l’Aperçu.
2. Dans la section Client, vous définissez sous Configuration du portail quelles questions et quels produits à ajouter le client voit — automatiquement à partir de la demande/de la page par défaut, ou une page de réservation précise.
3. Sous Demandes de modification, vous déterminez si le client peut demander des modifications pour cet événement et jusqu’à combien de jours avant l’événement — cela remplace le réglage de la page de réservation. Le même délai s’applique à la réponse aux questions : ensuite, les deux sont en lecture seule.
4. Vous autorisez les photos une à une pour le client dans cette même section.

Créer et envoyer l’accès au portail

La section Portail client dans la zone Client vous indique où vous en êtes :

• Pas encore d’accès. Le message « Il n’existe pas encore d’accès au portail pour ce client. » s’affiche. Avec Créer l'accès, vous le générez sans qu’aucun e-mail ne parte. Envoyer l'invitation crée l’accès au besoin et envoie au client l’invitation avec son lien.
• Accès existant. Vous voyez l’adresse complète du portail avec un bouton pour la copier, ainsi que Portail client (ouvre le portail dans un nouvel onglet), Envoyer l'invitation et la flèche circulaire pour régénérer le lien. En dessous figure la date de la dernière ouverture du portail par le client — ou « Portail jamais ouvert ».
• Client sans adresse e-mail. À la place des boutons figure la raison, afin qu’aucun clic ne reste sans effet. Ajoutez l’adresse sur le contact, et les boutons réapparaissent.
• Qui y est autorisé ? Créer l’accès, envoyer l’invitation et régénérer le lien n’est possible que si votre rôle peut Modifier les événements. Avec un simple droit de lecture, vous voyez le lien et pouvez le copier, mais pas le modifier.

Régénérer le lien s’il est tombé entre de mauvaises mains. La flèche circulaire définit un nouveau lien ; une confirmation est demandée au préalable. L’ancien lien devient immédiatement invalide, y compris celui que le client a reçu par e-mail. Cela vaut pour tous les événements de ce client, pas seulement celui que vous avez ouvert : un client a un accès au portail, pas un lien par événement. Il ne peut ensuite retrouver l’accès au portail que lorsque vous lui envoyez le nouveau lien.

Configuration du portail n’apparaît que si au moins une page de réservation est créée dans votre workspace. Sans page de réservation, il n’y a ni questions ni produits à ajouter à choisir, donc pas de sélection non plus. Si elle est absente, la section Client affiche simplement moins d’éléments — ce n’est pas une erreur.

Questions fréquentes

Mon client a-t-il besoin d’un compte Univents ? Non. L’accès passe exclusivement par le lien personnalisé — détails dans Communication et collaboration avec des tiers.

Pourquoi mon client ne voit-il pas de bouton « Payer maintenant » ? Soit Stripe n’est pas encore connecté, soit la facture n’a pas encore été envoyée, soit le montant restant dû est inférieur à 10 €. Dans ces cas, le client peut tout de même télécharger la facture en PDF et la régler par virement.

Mon client voit-il chaque photo que je téléverse ? Non. Les photos nouvellement téléversées ne sont visibles qu’après que vous les avez autorisées une à une dans l’événement.

Que se passe-t-il si le client envoie une demande alors que le devis est ouvert ? Tant qu’une demande de modification est en cours, le client ne peut pas signer le devis actuel. La signature n’est réactivée que lorsque vous envoyez une version mise à jour.

Qui a exactement accès au portail client ? Deux groupes : le contact renseigné comme client sur l’événement, et chaque contact auquel vous avez effectivement envoyé un document depuis cet événement (devis, facture, avoir, bon de livraison signé). Si vous changez le client sur l’événement, le destinataire initial ne perd donc pas son accès — son devis et le bouton de confirmation restent accessibles. À l’inverse, un document à l’état de brouillon ne suffit pas : l’accès n’est créé qu’avec l’envoi.