Portal do cliente EventHub: o que o cliente pode ver e fazer online

O portal do cliente EventHub é a página web em que o cliente acompanha o seu evento: ver e assinar o orçamento, pagar a fatura, pedir alterações, gerir convidados e ver fotos — tudo sem conta Univents própria. Este artigo mostra os dois lados: o que o cliente pode fazer no portal e o que é preciso configurar para isso.

O funcionamento do acesso — criar, enviar e bloquear o link — está explicado em pormenor em Comunicação e colaboração com externos. Aqui o tema são os conteúdos do próprio portal.

No vídeo vê-se o que o cliente pode fazer sozinho no portal: assinar o orçamento, pagar a fatura, escrever mensagens, gerir convidados, acrescentar produtos e pedir alterações.

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Os passos individuais também estão descritos por escrito mais abaixo.

O que o cliente vê no portal

Depois de iniciar sessão através do link personalizado, o cliente chega a um resumo do seu evento com contagem decrescente, indicadores de custos e os passos seguintes. Como imagem de capa, o resumo mostra a imagem do evento, caso contrário a do espaço, caso contrário — se estiver definida — a imagem de capa predefinida em Definições → Branding. A navegação lateral mostra apenas o que existe de facto para o evento:

Acrescentar surge como item próprio na barra lateral — o cliente não precisa de o procurar pelo desvio Alterações → separador «Produtos». O item aparece automaticamente assim que, na página de reservas associada, existir pelo menos um produto para acrescentar; sem produtos definidos, permanece invisível.

A empresa pode desativar áreas individuais do portal do cliente — nas definições, em Portais. Uma área desativada deixa de aparecer na navegação e a própria página fica bloqueada para o cliente: mesmo com um link guardado, já não consegue entrar. O Resumo fica sempre visível.

Ver e assinar o orçamento

1. O cliente abre o orçamento no separador Documentos.
2. Enquanto não existir um pedido de alteração em aberto, clica em Assinar.
3. No diálogo, desenha a assinatura ou escreve o nome, confirma a caixa de seleção «Li o orçamento e aceito-o de forma vinculativa.» e clica em Assinar de forma vinculativa.
4. A Univents guarda a data e hora, o endereço IP e a identificação do browser como prova conforme com o eIDAS e define o orçamento como «Aceite».

Em vez de assinar, o cliente pode também Recusar orçamento (com motivo opcional) ou, através de Pedir alteração, marcar linhas individuais e pretender Alterar ou Remover. Enquanto este pedido estiver em aberto, o orçamento não pode ser assinado — só a versão atualizada volta a libertar a assinatura. Os contratos seguem um processo de assinatura próprio, ver Criar, gerir e assinar contratos.

Ver, descarregar e pagar a fatura online

No separador Documentos, o cliente abre a fatura, a guia de remessa ou a nota de crédito e descarrega-a em PDF sempre que quiser. Numa fatura em aberto, enviada ou vencida com um valor em falta a partir de 10 €, surge ainda o botão Pagar agora — desde que o Stripe esteja ligado (ver Ligar a integração de pagamentos com o Stripe). Após o pagamento com cartão, a Univents marca automaticamente a fatura como paga, sem que seja necessária qualquer ação. Valores inferiores a 10 € são liquidados pelo cliente por transferência bancária.

Responder às perguntas

No separador Perguntas estão as perguntas selecionadas na Configuração do portal da página de reservas. O cliente regista aí as respostas diretamente:

• Texto livre, Número, Data, Hora, Morada e Caixa de seleção são preenchidos como um campo normal.
• Lista pendente e Seleção múltipla mostram as mesmas opções de resposta que a página de reservas. Na seleção múltipla aplicam-se os limites definidos em Selecionar no mínimo e Selecionar no máximo.
• As perguntas que exigem um ficheiro e os simples títulos de secção aparecem apenas como informação — não têm campo de introdução.

É apresentado o que se aplica a este evento: uma pergunta associada a um produto no formulário do produto só aparece na lista se o produto estiver reservado neste evento — numa reserva só de canapés, por exemplo, não aparecem as perguntas do buffet. As perguntas sem ligação a um produto aparecem sempre, e o que o cliente já respondeu continua visível, para que nenhuma resposta desapareça.

O cliente não tem de preencher tudo de uma vez: é possível guardar mesmo com uma pergunta obrigatória em aberto, e um campo vazio conta como «Ainda sem resposta». Cada resposta pode ser substituída a qualquer momento — até ao prazo definido em Pedidos de alteração (sem indicação própria, aplica-se o prazo da página de reservas). Depois disso, o cliente só vê as respostas. As respostas não alteram preços nem documentos; só é guardado o que o cliente indica.

As mesmas perguntas aparecem no resumo do evento. Aí encontra-se o cartão Perguntas no portal do cliente, com cada pergunta e a resposta do cliente: as perguntas por responder surgem como Ainda em aberto, as respondidas têm Respondida e a data de registo. Com Editar regista-se a seleção pessoalmente — por exemplo, por ter sido combinada por telefone —, e o portal passa a mostrar a pergunta como respondida. Se o campo ficar vazio, a resposta é removida. Se uma pergunta de escolha não tiver opções definidas, o cartão indica-o e liga à página de reservas, onde as opções se completam. Até ao prazo, o cliente pode continuar a substituir a sua resposta. O cartão mostra a mesma lista restringida do portal — as perguntas cujo produto não está reservado neste evento também aqui não aparecem.

Pedir alterações e escrever mensagens

No separador Alterações, o cliente faz pedidos estruturados sobre número de convidados, data, programa ou respostas já dadas. Cada pedido aparece na Univents para aprovação — nada é aplicado automaticamente. Uma Seleção múltipla surge aí como seleção real, com os limites Selecionar no mínimo/Selecionar no máximo, em vez de um campo de texto, e cada variedade alterada passa a ser um ponto próprio — a decisão é, portanto, tomada variedade a variedade. Após a aprovação, as linhas da encomenda ajustam-se à seleção. No separador Mensagens, o cliente pode ainda escrever livremente; cada mensagem sua é também espelhada por e-mail, e a resposta por e-mail volta diretamente ao histórico do portal.

Aceitar ou recusar pontos individuais

Se o cliente enviar vários pedidos de uma só vez, decide-se ponto a ponto. Abrir o evento e a área Documentos: em cada ponto em aberto do pedido há Aceitar e Recusar. Colocar em Recusar os pontos que não se pretende aceitar e clicar em Aplicar seleção, em baixo. A Univents aplica apenas os pontos aceites; se daí resultar um novo orçamento, este contém apenas essas alterações.

Ao colocar um ponto em Recusar, surge por baixo o campo Justificação para o cliente (opcional). O que for escrito aí, o cliente vê no e-mail, junto ao ponto, e no portal, junto ao ponto recusado.

Se uma parte for aceite e outra recusada, o cliente recebe o e-mail próprio Pedido de alteração parcialmente aceite (assunto «A sua alteração foi parcialmente incorporada»): em cima os pontos incorporados e, por baixo, em «Não incorporados», os recusados, com a justificação. Se tudo for aceite, segue, como até aqui, o e-mail «Pedido de alteração aceite». O texto de ambos os e-mails ajusta-se em Definições → Modelos de e-mail. Se o e-mail «Pedido de alteração aceite» estiver aí desativado, o e-mail parcial também não é enviado.

No portal, cada ponto recusado mostra «Recusado». Se não se pretender aceitar nenhum ponto, usar Rejeitar tudo — aí também é possível indicar um motivo para o cliente.

Sugerir programa

Em Alterações → Programa, o cliente pode sugerir ele próprio um programa — mesmo que o evento ainda não tenha nenhum. Introduz quantos pontos quiser (hora e ponto do programa, opcionalmente descrição e duração e, em eventos de vários dias, também o dia) e envia tudo para aprovação com um clique.

A sugestão chega como pedido de alteração, com cada ponto e a respetiva hora. Ao clicar em Aceitar, a Univents cria os pontos como pontos de programa reais no evento:

• Se já existir um programa partilhado com este cliente, os pontos ficam aí.
• Caso contrário, é criado um novo programa «Programa», que o cliente vê no portal. Os programas internos, não partilhados, permanecem intocados e invisíveis para o cliente.
• A hora aplica-se ao dia do evento escolhido. Se o evento ainda não tiver data, a Univents avisa — definir primeiro a data e só depois aceitar o pedido.

Os pontos individuais da sugestão podem ser recusados como descrito acima; são então criados apenas os restantes. O e-mail de confirmação «Incorporado» só é enviado quando os pontos estiverem realmente criados. Sugestões mais antigas, enviadas pelo cliente como texto livre (por exemplo «18:00 Boas-vindas, 18:30 Discurso»), são divididas pela Univents, ao serem aceites, linha a linha em pontos individuais.

Assistente de IA para dúvidas sobre os documentos

Se na base de conhecimento forem partilhados documentos com todos os clientes com link do portal, o portal passa a mostrar também o item Assistente de IA. O cliente faz aí perguntas sobre o programa, a chegada ou os serviços e recebe a resposta com indicação da fonte — sem que seja preciso responder pessoalmente a cada dúvida. O assistente cita exclusivamente documentos partilhados, não faz cálculos e não promete nada; sob cada resposta consta que só é vinculativo o que a empresa confirmar. A configuração, os custos e o travão de emergência estão em Assistente de IA no portal do colaborador e no portal do cliente.

Lista de convidados, RSVP e indicações de dieta

No separador Convidados, o cliente regista convidados manualmente (nome, estado da confirmação, acompanhantes, regime alimentar, alergénios com grau de gravidade) ou cria o seu Link do convidado (confirmação): os convidados confirmam ou recusam a presença por si — sem acesso ao portal, com um link pessoal para poderem alterar a resposta mais tarde. O resumo das dietas aparece agregado no evento, no monitor de cozinha e no Function Sheet, e o número de convidados comunicado aplica-se com um clique em Aplicar número de convidados — havendo um orçamento, é criada automaticamente uma versão recalculada.

Quem faz o convite. No topo da página de convidados surge o cliente do evento como anfitrião («A empresa X convida-o») e, por baixo, em pequeno, a empresa como Organizador: …. Assim, os convidados veem em nome de quem chega o convite. Se o evento não tiver cliente ou o cliente não tiver um nome legível, aparece como anfitrião a empresa, como até aqui.

Galeria de fotos após o evento

As fotos carregadas no evento só ficam visíveis para o cliente depois de serem libertadas uma a uma (Visível/Oculta). Além disso, com Partilhar galeria é possível criar um link próprio para os convidados — sem login, com descarga individual e uma forma de denúncia por imagem (direito à imagem). Ao criá-lo, confirma-se ter autorização para partilhar as imagens das pessoas retratadas.

Após o evento: avaliação e novo pedido

Assim que o evento tiver decorrido (estado Concluído ou Arquivado), o resumo mostra também a área Após o evento, com a mensagem «Obrigado por nos terem permitido participar. Um breve feedback ajuda-nos a melhorar.»

Avaliação. Através do botão Como correu?, o cliente abre um diálogo onde deixa de 1 a 5 estrelas e, opcionalmente, um comentário, e envia-o com Enviar feedback. Se nas definições da empresa estiver guardado um link de avaliação do Google, o mesmo diálogo mostra também o botão Avaliar no Google, que leva o cliente diretamente ao perfil do Google da empresa. Se o cliente já tiver dado uma avaliação, o botão no resumo passa a chamar-se Editar feedback e mostra a indicação anterior já preenchida.

Pedir novo evento. Com o botão Pedir novo evento, o cliente abre um formulário curto com o nome do evento, o tipo de evento (p. ex. casamento, festa de empresa), o número de convidados, a data pretendida e uma mensagem opcional — preenchido com os dados do evento que acabou de ser concluído. Depois de enviado, o pedido chega como novo pedido ao painel de pedidos; nada é aplicado automaticamente. O botão só aparece se o workspace tiver ainda uma página de reservas ativa através da qual se possa submeter um novo pedido. Se o cliente voltar a submeter enquanto o pedido anterior estiver em aberto, a Univents informa-o de que o pedido já está em curso.

O que a empresa de catering define em cada evento

1. Abrir o evento e ficar no Resumo.
2. Na área Cliente, em Configuração do portal, define-se que perguntas e que produtos para acrescentar o cliente vê — automaticamente a partir do pedido/da página predefinida ou de uma página de reservas específica.
3. Em Pedidos de alteração define-se se o cliente pode pedir alterações neste evento e até quantos dias antes do evento — isto substitui a definição da página de reservas. O mesmo prazo aplica-se à resposta às perguntas: depois disso, ambas as funções ficam só em leitura.
4. As fotos são libertadas individualmente para o cliente na mesma área.

Criar e enviar o acesso ao portal

A secção Portal do cliente na área Cliente mostra a situação em que se está:

• Ainda sem acesso. Aparece «Este cliente ainda não tem acesso ao portal.» Com Criar acesso cria-se o acesso sem que seja enviado qualquer e-mail. Enviar convite cria o acesso, se necessário, e envia ao cliente o convite com o respetivo link.
• Acesso existente. Vê-se o endereço completo do portal com um botão para copiar, além de Portal do cliente (abre o portal num novo separador), Enviar convite e a seta circular para gerar um novo link. Por baixo consta quando o cliente abriu o portal pela última vez — ou «Portal ainda não aberto».
• Cliente sem endereço de e-mail. Em vez dos botões surge o motivo, para que nenhum clique fique sem efeito. Acrescentar o endereço no contacto e os botões voltam a aparecer.
• Quem pode fazê-lo? Criar o acesso, enviar o convite e gerar novamente o link só é possível se a função tiver permissão para Editar eventos. Com permissão apenas de leitura, vê-se e copia-se o link, mas não se altera.

Gerar um novo link quando o atual foi parar a mãos erradas. A seta circular define um novo link; antes surge uma pergunta de confirmação. O link anterior fica de imediato inválido, incluindo o que o cliente recebeu por e-mail. Isto aplica-se a todos os eventos deste cliente, não só ao que está aberto: um cliente tem um acesso ao portal, não um link por evento. Depois, só volta a entrar no portal quando receber o novo link.

A Configuração do portal só aparece se o workspace tiver pelo menos uma página de reservas criada. Sem página de reservas não há perguntas nem produtos para acrescentar a escolher e, por isso, também não há seleção. Se faltar, a área Cliente mostra simplesmente menos — não é um erro.

Perguntas frequentes

O cliente precisa de uma conta Univents? Não. O acesso faz-se exclusivamente através do link personalizado — mais detalhes em Comunicação e colaboração com externos.

Porque é que o cliente não vê o botão «Pagar agora»? Ou o Stripe ainda não está ligado, ou a fatura ainda não foi enviada, ou o valor em aberto é inferior a 10 €. Nestes casos, o cliente pode, ainda assim, descarregar a fatura em PDF e pagá-la por transferência bancária.

O cliente vê todas as fotos que são carregadas? Não. As fotos recém-carregadas só ficam visíveis depois de serem libertadas individualmente no evento.

O que acontece se o cliente fizer um pedido enquanto o orçamento está em aberto? Enquanto um pedido de alteração estiver em aberto, o cliente não pode assinar o orçamento atual. Só quando for enviada uma versão atualizada é que a assinatura volta a ficar disponível.

Quem entra exatamente no portal do cliente? Dois grupos: o contacto registado no evento como cliente e todos os contactos a quem, a partir deste evento, foi efetivamente enviado um documento (orçamento, fatura, nota de crédito, guia de remessa assinada). Se o cliente for trocado no evento, o destinatário original não perde, portanto, o acesso — o orçamento e o botão de confirmação continuam acessíveis. Inversamente, um documento em rascunho não basta: o acesso só surge com o envio.