Portal de clientes de EventHub: qué puede ver y hacer tu cliente online

El portal de clientes de EventHub es la página web en la que tu cliente sigue su evento: ver y firmar el presupuesto, pagar la factura, solicitar cambios, gestionar invitados y ver fotos, todo sin cuenta propia de Univents. Este artículo muestra ambas caras: qué puede hacer el cliente en el portal y qué configuras tú para ello.

Cómo funciona el acceso (crear el enlace, enviarlo y bloquearlo) se explica en detalle en Comunicación y colaboración con externos. Aquí nos centramos en los contenidos del propio portal.

En el vídeo ves lo que tu cliente puede hacer por sí mismo en el portal: firmar el presupuesto, pagar la factura, escribir mensajes, gestionar invitados, añadir más y solicitar cambios.

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Los pasos concretos también los encuentras más abajo para leerlos con calma.

Qué ve tu cliente en el portal

Tras iniciar sesión con el enlace personalizado, el cliente llega a un resumen de su evento con cuenta atrás, cifras de costes y los siguientes pasos. Como imagen de cabecera, el resumen muestra la imagen del evento; si no la hay, la del espacio; y si tampoco, en caso de que la hayas definido, tu imagen de cabecera predeterminada de Ajustes → Branding. La navegación lateral solo muestra lo que realmente existe para su evento:

Añadir más aparece como entrada propia en la barra lateral: tu cliente no tiene que buscarlo dando el rodeo por Cambios → pestaña «Productos». La entrada aparece automáticamente en cuanto en la página de reservas asociada hay al menos un producto configurado para añadir más; si no hay productos configurados, permanece oculta.

Tu negocio puede desactivar algunas de estas áreas para el portal de clientes, en los ajustes, en Portales. Un área desactivada desaparece de la navegación y la propia página queda bloqueada para el cliente: ni siquiera con un enlace guardado puede entrar. El Resumen siempre permanece visible.

Ver y firmar el presupuesto

1. El cliente abre su presupuesto en la pestaña Documentos.
2. Mientras no haya ninguna solicitud de cambio abierta, hace clic en Firmar.
3. En el cuadro de diálogo dibuja su firma o, en su lugar, escribe su nombre, marca la casilla «He leído el presupuesto y lo acepto de forma vinculante.» y hace clic en Firmar de forma vinculante.
4. Univents guarda la marca de tiempo, la dirección IP y el identificador del navegador como prueba conforme a eIDAS y pone el presupuesto en «Aceptado».

En lugar de firmar, el cliente también puede Rechazar presupuesto (con un motivo opcional) o, mediante Solicitar cambio, marcar líneas concretas y pedir Cambiar o Quitar. Mientras esa solicitud esté abierta, el presupuesto no se puede firmar: solo tu versión actualizada vuelve a habilitar la firma. Los contratos siguen un proceso de firma propio, consulta Crear, gestionar y firmar contratos.

Ver, descargar y pagar la factura online

En la pestaña Documentos, el cliente abre su factura, su albarán o su nota de crédito y puede descargarlos en PDF en cualquier momento. Si la factura está abierta, enviada o vencida y el importe pendiente es de al menos 10 €, aparece además el botón Pagar ahora, siempre que hayas conectado Stripe (consulta Conectar la integración de pagos con Stripe). Tras el pago con tarjeta, Univents marca la factura automáticamente como pagada, sin que tengas que hacer nada. Los importes inferiores a 10 € los abona el cliente por transferencia.

Responder a las preguntas

En la pestaña Preguntas están las preguntas que has seleccionado en la configuración del portal de la página de reservas. Tu cliente introduce allí sus respuestas directamente:

• Texto libre, Número, Fecha, Hora, Dirección y Casilla los rellena como un campo normal.
• Desplegable y Múltiple muestran las mismas opciones de respuesta que en la página de reservas. En la selección múltiple se aplican tus límites Seleccionar como mínimo y Seleccionar como máximo.
• Las preguntas que piden un archivo y los simples encabezados de sección aparecen solo como información: no tienen campo de entrada.

Se muestra lo que corresponde a este evento: una pregunta que en el formulario de producto está vinculada a un producto solo aparece en la lista si ese producto está reservado en este evento; en una reserva solo de canapés, por tanto, faltan las preguntas del bufé. Las preguntas sin vínculo a un producto aparecen siempre, y lo que tu cliente ya ha respondido sigue visible para que no desaparezca ninguna respuesta.

Tu cliente no tiene que rellenarlo todo de una vez: se puede guardar aunque quede una pregunta obligatoria abierta, y un campo vacío cuenta como «Aún sin respuesta». Puede sobrescribir cualquier respuesta en cualquier momento, hasta el plazo que hayas definido en Solicitudes de cambio (si no indicas uno propio, rige el plazo de la página de reservas). Después solo ve sus respuestas. Las respuestas no modifican precios ni documentos; solo se guarda lo que él indica.

Las mismas preguntas las ves tú en el resumen del evento. Allí está la tarjeta Preguntas en el portal de clientes con cada pregunta y lo que ha respondido tu cliente: las preguntas abiertas figuran como Aún pendiente, las respondidas llevan Respondida y la fecha de registro. Con Editar introduces tú la selección, por ejemplo porque la habéis hablado por teléfono, y el portal muestra después la pregunta como respondida. Si dejas el campo vacío, la respuesta se elimina de nuevo. Si una pregunta de selección no tiene opciones definidas, la tarjeta te lo indica y enlaza a la página de reservas, donde puedes añadirlas. Hasta el plazo, tu cliente puede seguir sobrescribiendo su respuesta él mismo. La tarjeta muestra la misma lista acotada que el portal: las preguntas cuyo producto no está reservado en este evento tampoco aparecen aquí.

Solicitar cambios y escribirte

En la pestaña Cambios, el cliente envía solicitudes estructuradas sobre el número de invitados, la fecha, el programa o respuestas ya dadas. Ves cada solicitud en Univents para aprobarla: no se aplica nada automáticamente. Una Selección múltiple aparece allí como una selección real con tus límites Seleccionar como mínimo/Seleccionar como máximo en lugar de un campo de texto, y cada variedad modificada se convierte en un punto propio, así que decides variedad por variedad. Tras tu aprobación, las líneas del pedido se ajustan a la selección. En la pestaña Mensajes, el cliente puede además escribirte libremente; cada mensaje suyo se te refleja también por correo electrónico, y tu respuesta por correo vuelve directamente al historial del portal.

Aceptar o rechazar puntos individuales

Si el cliente envía varias solicitudes a la vez, decides punto por punto. Abre el evento y la sección Documentos: en cada punto abierto de la solicitud aparecen Aceptar y Rechazar. Pon en Rechazar los puntos que no quieras aplicar y haz clic abajo en Aplicar selección. Univents solo ejecuta los puntos aceptados; si con ello se genera un nuevo presupuesto, este contiene únicamente esos cambios.

Si pones un punto en Rechazar, debajo aparece el campo Motivo para el cliente (opcional). Lo que escribas ahí lo ve tu cliente en el correo, junto al punto, y en el portal, en el punto rechazado.

Si aceptas una parte y rechazas otra, tu cliente recibe el correo propio Solicitud de cambio aceptada parcialmente (asunto «Su cambio se ha aprobado parcialmente»): arriba los puntos aprobados y debajo, bajo «No aprobados», los rechazados junto con el motivo. Si aceptas todo, sale como hasta ahora el correo «Solicitud de cambio aceptada». El texto de ambos correos lo adaptas en Ajustes → Plantillas de correo electrónico. Si ahí has desactivado «Solicitud de cambio aceptada», tampoco sale el correo parcial.

En el portal, cada punto rechazado figura como «Rechazado». Si no quieres aplicar ni un solo punto, usa Rechazar todo: ahí también puedes indicar un motivo para el cliente.

Proponer un programa

En Cambios → Programa, tu cliente puede proponer él mismo un programa, incluso si el evento todavía no tiene ninguno. Introduce tantos puntos como quiera (hora y punto del programa, opcionalmente descripción y duración y, en eventos de varios días, también el día) y lo envía todo para su aprobación con un clic.

Recibes la propuesta como solicitud de cambio y ves cada punto con su hora. Si haces clic en Aceptar, Univents crea los puntos como puntos reales del programa en el evento:

• Si ya existe un programa que hayas compartido con este cliente, los puntos se añaden allí.
• Si no, se crea un nuevo programa «Programa» que el cliente ve en el portal. Tus programas internos no compartidos quedan intactos e invisibles para el cliente.
• La hora corresponde al día del evento elegido. Si el evento aún no tiene fecha, Univents te lo indica: fija primero la fecha y acepta después la solicitud.

Puedes rechazar puntos individuales de la propuesta como se describe arriba; entonces solo se crean los restantes. El correo de confirmación «Aprobada» no sale hasta que los puntos están realmente creados. Las propuestas antiguas que el cliente envió como texto libre (por ejemplo «18:00 h bienvenida, 18:30 h discurso») las divide Univents al aceptarlas, línea por línea, en puntos individuales.

Asistente de IA para consultas sobre tu documentación

Si en la base de conocimiento compartes documentos para todos los clientes con enlace al portal, en el portal aparece además la entrada Asistente de IA. Tu cliente plantea allí preguntas sobre el programa, cómo llegar o los servicios y recibe la respuesta con indicación de la fuente, sin que tengas que responder tú a cada consulta. El asistente cita exclusivamente documentos compartidos, no calcula nada y no promete nada; bajo cada respuesta se indica que solo es vinculante lo que tú confirmes. La configuración, los costes y el freno de emergencia se explican en Asistente de IA en el portal del empleado y en el portal de clientes.

Lista de invitados, RSVP y datos de dieta

En la pestaña Invitados, el cliente introduce invitados manualmente (nombre, estado de confirmación, acompañantes, tipo de alimentación, alérgenos con grado de gravedad) o crea su propio Enlace de invitado (confirmación): los invitados confirman o declinan por sí mismos a través de él, sin acceso propio al portal y con un enlace personal para cambiar su respuesta más adelante. Ves el resumen de dietas agregado en el evento, en el monitor de cocina y en el Function Sheet, y aplicas el número de invitados comunicado con un clic en Aplicar número de invitados; si ya hay un presupuesto, se genera automáticamente una versión recalculada.

Quién hace la invitación. Arriba, en la página de invitados, aparece el cliente del evento como anfitrión («La empresa X te invita») y, debajo y en pequeño, tu negocio como Organizador: …. Así los invitados ven en nombre de quién llega la invitación. Si el evento no tiene cliente o este no tiene un nombre legible, figura como anfitrión tu negocio, como hasta ahora.

Galería de fotos después del evento

Las fotos que subes en el evento solo son visibles para el cliente después de que las habilites una a una (Visible/Oculta). Además, con Compartir galería puedes crear un enlace propio para los invitados, sin login, con descarga individual y una vía para denunciar cada imagen (derecho a la propia imagen). Al crearlo, confirmas que tienes derecho a compartir las imágenes de las personas que aparecen.

Después del evento: valoración y nueva solicitud

Una vez celebrado el evento (estado Completado o Archivado), en el resumen aparece además la sección Después del evento con el mensaje «Gracias por permitirnos estar ahí. Un breve feedback nos ayuda a mejorar.»

Valoración. Con el botón ¿Qué tal fue? el cliente abre un cuadro de diálogo en el que te deja de 1 a 5 estrellas y, opcionalmente, un comentario, y lo envía con Enviar feedback. Si has guardado un enlace de valoración de Google en los ajustes de la empresa, ese mismo cuadro muestra además el botón Valóranos en Google, que lleva al cliente directamente a tu perfil de Google. Si el cliente ya ha enviado una valoración, el botón del resumen se llama Editar feedback y muestra su respuesta anterior ya rellenada.

Solicitar un nuevo evento. Con el botón Solicitar un nuevo evento el cliente abre un breve formulario con el nombre del evento, el tipo de evento (p. ej., boda, fiesta de empresa), el número de invitados, la fecha deseada y un mensaje opcional, rellenado con los datos del evento que acaba de completarse. Tras enviarlo, la solicitud llega como nueva solicitud a tu panel de solicitudes; no se aplica nada automáticamente. El botón solo aparece si en tu workspace existe todavía una página de reservas activa a través de la cual se pueda enviar una nueva solicitud. Si el cliente vuelve a enviar una mientras su solicitud anterior sigue abierta, Univents le avisa de que la solicitud ya está en curso.

Lo que configuras tú como empresa de catering en cada evento

1. Abre el evento y quédate en el Resumen.
2. En la sección Cliente, en Configuración del portal, defines qué preguntas y qué productos para añadir más ve el cliente: automáticamente a partir de la solicitud o la página estándar, o bien una página de reservas concreta.
3. En Solicitudes de cambio estableces si el cliente puede solicitar cambios para este evento y hasta cuántos días antes del evento; esto sustituye el ajuste de la página de reservas. El mismo plazo rige para responder a las preguntas: pasado el plazo, ambas cosas son solo de lectura.
4. Las fotos las habilitas para el cliente una a una en la misma sección.

Crear y enviar el acceso al portal

La sección Portal de clientes dentro del área Cliente te muestra en qué situación estás:

• Aún sin acceso. Aparece «Este cliente todavía no tiene acceso al portal.» Con Crear acceso lo generas sin que salga ningún correo. Enviar invitación crea el acceso si hace falta y envía al cliente la invitación con su enlace.
• Acceso existente. Ves la dirección completa del portal con un botón para copiarla, además de Portal de clientes (abre el portal en una pestaña nueva), Enviar invitación y la flecha circular para volver a generar el enlace. Debajo figura cuándo abrió el cliente el portal por última vez, o «Portal aún sin abrir».
• Cliente sin dirección de correo electrónico. En lugar de los botones aparece el motivo, para que ningún clic caiga en el vacío. Añade la dirección en el contacto y los botones vuelven a aparecer.
• ¿Quién puede hacerlo? Crear el acceso, enviar la invitación y volver a generar el enlace solo es posible si tu rol puede Editar eventos. Con permiso de solo lectura ves el enlace y puedes copiarlo, pero no modificarlo.

Volver a generar el enlace si ha caído en manos equivocadas. La flecha circular crea un enlace nuevo; antes aparece una pregunta de confirmación. El enlace anterior deja de ser válido de inmediato, también el que el cliente recibió por correo. Esto afecta a todos los eventos de este cliente, no solo al que tienes abierto: un cliente tiene un acceso al portal, no un enlace por evento. Después, solo vuelve a entrar en el portal cuando le envíes el enlace nuevo.

Configuración del portal solo aparece si en tu workspace hay al menos una página de reservas. Sin página de reservas no hay preguntas ni productos para añadir más entre los que elegir, y por tanto tampoco selección. Si falta, la sección Cliente simplemente muestra menos; no es un error.

Preguntas frecuentes

¿Necesita mi cliente una cuenta de Univents? No. El acceso funciona exclusivamente mediante el enlace personalizado; encontrarás los detalles en Comunicación y colaboración con externos.

¿Por qué mi cliente no ve el botón «Pagar ahora»? O bien Stripe aún no está conectado, o bien la factura todavía no se ha enviado, o bien el importe pendiente es inferior a 10 €. En estos casos el cliente puede igualmente descargar la factura en PDF y abonarla por transferencia.

¿Ve mi cliente todas las fotos que subo? No. Las fotos recién subidas solo son visibles después de que las habilites una a una en el evento.

¿Qué ocurre si el cliente hace una solicitud mientras el presupuesto está abierto? Mientras haya una solicitud de cambio abierta, el cliente no puede firmar el presupuesto actual. Solo cuando envías una versión actualizada se vuelve a habilitar la firma.

¿Quién exactamente accede al portal de clientes? Dos grupos: el contacto registrado como cliente en el evento y cualquier contacto al que hayas enviado realmente un documento desde ese evento (presupuesto, factura, nota de crédito, albarán firmado). Si cambias el cliente en el evento, el destinatario original no pierde por ello su acceso: su presupuesto y el botón de confirmar siguen accesibles. A la inversa, un documento en borrador no basta: el acceso solo se crea con el envío.