Portale clienti EventHub: cosa può vedere e fare online il tuo cliente

Il portale clienti EventHub è la pagina web in cui il tuo cliente segue il suo evento: consulta e firma il preventivo, paga la fattura, richiede modifiche, gestisce gli ospiti e guarda le foto — tutto senza un account Univents. Questo articolo mostra entrambi i lati: cosa può fare il cliente nel portale e cosa configuri tu per renderlo possibile.

Come funziona l’accesso — creare il link, inviarlo, bloccarlo — è spiegato in dettaglio in Comunicazione e collaborazione con persone esterne. Qui parliamo dei contenuti del portale.

Nel video vedi cosa può fare da solo il tuo cliente nel portale: firmare il preventivo, pagare la fattura, scrivere messaggi, gestire gli ospiti, prenotare altro e richiedere modifiche.

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Trovi i singoli passaggi anche qui sotto, da leggere con calma.

Cosa vede il tuo cliente nel portale

Dopo l’accesso tramite il link personalizzato, il cliente arriva su una panoramica del suo evento con conto alla rovescia, indicatori dei costi e prossimi passaggi. Come immagine di copertina la panoramica mostra l’immagine dell’evento, altrimenti quella della location, altrimenti — se presente — la tua immagine di copertina predefinita da Impostazioni → Branding. La navigazione laterale mostra solo ciò che è effettivamente presente per il suo evento:

Prenota altro è una voce di menu a sé nella barra laterale — il tuo cliente non deve cercarla passando da Modifiche → scheda «Prodotti». La voce compare automaticamente non appena nella pagina di prenotazione collegata è presente almeno un prodotto da aggiungere; senza prodotti configurati resta nascosta.

La tua azienda può disattivare singole aree per il portale clienti — nelle impostazioni, sotto Portali. Un’area disattivata scompare dalla navigazione e la pagina stessa è bloccata per il cliente: nemmeno con un link salvato riesce più ad accedervi. La Panoramica resta sempre visibile.

Consultare e firmare il preventivo

1. Il cliente apre il suo preventivo nella scheda Documenti.
2. Finché non c’è una richiesta di modifica aperta, clicca su Firma.
3. Nella finestra di dialogo disegna la sua firma oppure digita il proprio nome, conferma la checkbox «Ho letto il preventivo e lo accetto in modo vincolante.» e clicca su Firma in modo vincolante.
4. Univents salva marca temporale, indirizzo IP e identificativo del browser come prova conforme a eIDAS e imposta il preventivo su «Accettato».

Invece di firmare, il cliente può anche scegliere Rifiuta preventivo (con un motivo facoltativo) oppure, con Richiedi una modifica, contrassegnare singole righe e chiedere di Modifica o Rimuovi. Finché questa richiesta è aperta, il preventivo non può essere firmato — solo la tua versione aggiornata sblocca di nuovo la firma. I contratti seguono un percorso di firma separato, vedi Creare, gestire e firmare contratti.

Consultare, scaricare e pagare online la fattura

Nella scheda Documenti il cliente apre la sua fattura, il suo documento di trasporto (DDT) o la sua nota di credito e li scarica in qualsiasi momento in PDF. Per una fattura aperta, inviata o scaduta con un importo residuo da 10 € compare anche il pulsante Paga ora — a condizione che tu abbia collegato Stripe (vedi Collegare i pagamenti con Stripe). Dopo il pagamento con carta, Univents contrassegna automaticamente la fattura come pagata, senza che tu debba fare nulla. Gli importi inferiori a 10 € il cliente li salda con bonifico.

Rispondere alle domande

Nella scheda Domande trovi le domande che hai selezionato nella configurazione del portale della pagina di prenotazione. Il tuo cliente inserisce lì direttamente le sue risposte:

• Testo libero, Numero, Data, Orario, Indirizzo e Checkbox si compilano come un normale campo.
• Menu a tendina e Scelta multipla mostrano le stesse opzioni di risposta della pagina di prenotazione. Nella selezione multipla valgono i tuoi limiti Seleziona almeno e Seleziona al massimo.
• Le domande che richiedono un file e i semplici titoli di sezione sono solo informativi — lì non c’è alcun campo di inserimento.

Viene mostrato ciò che è pertinente a questo evento: una domanda collegata a un prodotto nel modulo del prodotto compare nell’elenco solo se quel prodotto è prenotato in questo evento — in una prenotazione di soli canapé, quindi, mancano le domande sul buffet. Le domande senza collegamento a un prodotto compaiono sempre e ciò che il tuo cliente ha già risposto resta visibile, così nessuna risposta scompare.

Il tuo cliente non deve compilare tutto in una volta: si può salvare anche se una domanda obbligatoria è ancora aperta e un campo vuoto vale come «Ancora senza risposta». Ogni risposta può essere sovrascritta in qualsiasi momento — fino al termine che hai impostato sotto Richieste di modifica (se non ne indichi uno, vale il termine della pagina di prenotazione). Dopo, il cliente vede le sue risposte solo in lettura. Le risposte non modificano prezzi né documenti; viene salvato solo ciò che il cliente indica.

Le stesse domande le vedi nella panoramica dell’evento. Lì trovi la scheda Domande nel portale clienti con ogni domanda e la risposta del tuo cliente: le domande aperte compaiono come Ancora aperta, quelle con risposta riportano Con risposta e la data di registrazione. Con Modifica inserisci tu la selezione — ad esempio perché ne avete parlato al telefono — e il portale mostra poi la domanda come con risposta. Se lasci il campo vuoto, la risposta viene rimossa di nuovo. Se per una domanda a scelta non sono state impostate opzioni, la scheda te lo segnala e rimanda alla pagina di prenotazione, dove puoi aggiungerle. Fino al termine il tuo cliente può continuare a sovrascrivere la sua risposta. La scheda mostra lo stesso elenco ristretto del portale — anche qui mancano le domande il cui prodotto non è prenotato in questo evento.

Richiedere modifiche e scriverti

Nella scheda Modifiche il cliente invia richieste strutturate su numero di ospiti, data, programma o risposte già date. Vedi ogni richiesta in Univents per l’approvazione — nulla viene accolto automaticamente. Una Selezione multipla compare lì come vera selezione con i tuoi limiti Seleziona almeno/Seleziona al massimo invece di un campo di testo, e ogni opzione modificata diventa una voce a sé — quindi decidi opzione per opzione. Dopo la tua approvazione, le righe dell’ordine si allineano alla selezione. Nella scheda Messaggi il cliente può inoltre scriverti liberamente; ogni suo messaggio ti viene inoltrato anche via e-mail e la tua risposta via e-mail torna direttamente nella cronologia del portale.

Accettare o rifiutare singole voci

Se il cliente invia più richieste in una volta, decidi voce per voce. Apri l’evento e l’area Documenti: per ogni voce aperta della richiesta trovi Accetta e Rifiuta. Imposta su Rifiuta le voci che non vuoi accogliere e clicca in basso su Applica selezione. Univents applica solo le voci accettate; se ne nasce un nuovo preventivo, contiene solo queste modifiche.

Se imposti una voce su Rifiuta, sotto compare il campo Motivo per il cliente (facoltativo). Ciò che scrivi lì, il tuo cliente lo vede nell’e-mail direttamente accanto alla voce e nel portale accanto alla voce rifiutata.

Se accetti una parte e ne rifiuti un’altra, il tuo cliente riceve l’e-mail dedicata Richiesta di modifica accettata in parte (oggetto «La Sua modifica è stata accolta in parte»): in alto le voci accolte, sotto, alla voce «Non accolte», quelle rifiutate con il relativo motivo. Se accetti tutto, parte come sempre l’e-mail «Richiesta di modifica accettata». Il testo di entrambe le e-mail lo personalizzi in Impostazioni → Modelli e-mail. Se lì hai disattivato «Richiesta di modifica accettata», non parte nemmeno l’e-mail per l’accettazione parziale.

Nel portale, accanto a ogni voce rifiutata compare «Rifiutato». Se non vuoi accogliere nemmeno una voce, usa Rifiuta tutto — anche lì puoi indicare un motivo per il cliente.

Proporre un programma

Sotto Modifiche → Programma il tuo cliente può proporre da solo un programma — anche se l’evento non ne ha ancora uno. Inserisce quante voci vuole (orario e punto del programma, facoltativamente descrizione e durata, e per gli eventi di più giorni anche il giorno) e invia tutto per l’approvazione con un clic.

Ricevi la proposta come richiesta di modifica e vedi ogni voce con il suo orario. Se clicchi su Accetta, Univents crea le voci come vere voci di programma nell’evento:

• Se esiste già un programma che hai condiviso con questo cliente, le voci vengono inserite lì.
• Altrimenti nasce un nuovo programma «Programma», che il cliente vede nel portale. I tuoi programmi interni, non condivisi, restano intatti e invisibili al cliente.
• L’orario vale per il giorno dell’evento selezionato. Se l’evento non ha ancora una data, Univents te lo segnala — imposta prima la data e poi accetta la richiesta.

Le singole voci della proposta puoi rifiutarle come descritto sopra; vengono create solo le altre. L’e-mail di conferma «Accolta» parte solo quando le voci sono state davvero create. Le proposte più vecchie, che il cliente ha inviato come testo libero (ad esempio «18:00 benvenuto, 18:30 discorso»), Univents le scompone riga per riga in singole voci quando le accetti.

Assistente IA per le domande sui tuoi materiali

Se nella base di conoscenza condividi materiali per tutti i clienti con link al portale, nel portale compare anche la voce Assistente IA. Il tuo cliente pone lì domande su programma, indicazioni stradali o servizi e riceve la risposta con l’indicazione della fonte — senza che tu debba rispondere personalmente a ogni domanda. L’assistente cita esclusivamente materiali condivisi, non fa calcoli e non promette nulla; sotto ogni risposta è indicato che è vincolante solo ciò che confermi tu. Configurazione, costi e freno d’emergenza sono descritti in Assistente IA nel portale dipendenti e nel portale clienti.

Lista ospiti, RSVP e indicazioni alimentari

Nella scheda Ospiti il cliente inserisce gli ospiti a mano (nome, stato della conferma, accompagnatori, regime alimentare, allergeni con livello di gravità) oppure crea un proprio Link ospite (RSVP): gli ospiti confermano o declinano da soli — senza un accesso al portale, con un link personale per modificare in seguito la propria risposta. Vedi il riepilogo delle diete aggregato nell’evento, nel monitor di cucina e nel Function Sheet, e applichi il numero di ospiti comunicato con un clic su Applica numero di ospiti — se esiste già un preventivo, ne nasce automaticamente una nuova versione ricalcolata.

Chi invita. In alto nella pagina degli ospiti compare il cliente dell’evento come invitante («L’azienda X ti invita»), sotto in piccolo la tua azienda come Organizzatore: …. Gli ospiti vedono così a nome di chi arriva l’invito. Se nell’evento non è indicato alcun cliente o il suo nome non è leggibile, come invitante compare come sempre la tua azienda.

Galleria fotografica dopo l’evento

Le foto che carichi nell’evento sono visibili al cliente solo dopo che le hai approvate una per una (Visibile/Nascosta). Inoltre, con Condividi galleria puoi creare un link dedicato per gli ospiti — senza login, con download singolo e una procedura di segnalazione per ogni immagine (diritto all’immagine). Alla creazione confermi di essere autorizzato a condividere le persone ritratte.

Dopo l’evento: valutazione e nuova richiesta

Non appena l’evento si è svolto (stato Concluso o Archiviato), nella panoramica compare anche l’area Dopo l’evento con il messaggio «Grazie per averci permesso di partecipare. Un breve feedback ci aiuta a migliorare.»

Valutazione. Con il pulsante Com’è andata? il cliente apre una finestra di dialogo in cui ti lascia da 1 a 5 stelle e, facoltativamente, un commento, e lo invia con Invia feedback. Se nelle impostazioni aziendali hai inserito un link per le recensioni su Google, la stessa finestra mostra anche il pulsante Recensiscici su Google, che porta il cliente direttamente al tuo profilo Google. Se il cliente ha già lasciato una valutazione, il pulsante nella panoramica si chiama Modifica feedback e mostra la sua indicazione precedente già compilata.

Richiedere un nuovo evento. Con il pulsante Richiedi un nuovo evento il cliente apre un breve modulo con nome dell’evento, tipo di evento (ad es. matrimonio, festa aziendale), numero di ospiti, data desiderata e un messaggio facoltativo — precompilato con i dati dell’evento appena concluso. Dopo l’invio, la richiesta arriva come nuova richiesta nel tuo cockpit delle richieste; nulla viene accolto automaticamente. Il pulsante compare solo se per il tuo workspace esiste ancora una pagina di prenotazione attiva tramite cui inviare una nuova richiesta. Se il cliente invia di nuovo mentre la sua richiesta precedente è ancora aperta, Univents lo avvisa che la richiesta è già in corso.

Cosa imposti tu, come caterer, per ogni evento

1. Apri l’evento e resta sulla Panoramica.
2. Nell’area Cliente, sotto Configurazione del portale, imposti quali domande e quali prodotti da aggiungere vede il cliente — automaticamente dalla richiesta/pagina predefinita oppure da una pagina di prenotazione specifica.
3. Sotto Richieste di modifica stabilisci se per questo evento il cliente può richiedere modifiche e fino a quanti giorni prima dell’evento — questo sovrascrive l’impostazione della pagina di prenotazione. Lo stesso termine vale per la risposta alle domande: dopo, entrambe le cose sono solo in lettura.
4. Le foto le approvi una per una per il cliente nella stessa area.

Creare e inviare l’accesso al portale

La sezione Portale clienti nell’area Cliente ti mostra a che punto sei:

• Ancora nessun accesso. Compare «Per questo cliente non esiste ancora un accesso al portale.» Con Crea accesso lo generi senza che parta alcuna e-mail. Invia invito crea l’accesso se necessario e invia al cliente l’invito con il suo link.
• Accesso presente. Vedi l’indirizzo completo del portale con un pulsante per copiarlo, oltre a Portale clienti (apre il portale in una nuova scheda), Invia invito e la freccia circolare per rigenerare il link. Sotto trovi quando il cliente ha aperto il portale l’ultima volta — oppure «Portale mai aperto».
• Cliente senza indirizzo e-mail. Al posto dei pulsanti compare il motivo, così nessun clic va a vuoto. Aggiungi l’indirizzo nel contatto e i pulsanti tornano disponibili.
• Chi può farlo? Creare l’accesso, inviare l’invito e rigenerare il link è possibile solo se il tuo ruolo può Modifica gli eventi. Con la sola autorizzazione di lettura vedi il link e puoi copiarlo, ma non modificarlo.

Rigenerare il link se è finito in mani sbagliate. La freccia circolare imposta un nuovo link; prima compare una richiesta di conferma. Il link precedente diventa subito non valido, anche quello che il cliente ha ricevuto via e-mail. Questo vale per tutti gli eventi di questo cliente, non solo per quello aperto in quel momento: un cliente ha un accesso al portale, non un link per ogni evento. Potrà rientrare nel portale solo quando gli invii il nuovo link.

La Configurazione del portale compare solo se nel tuo workspace è stata creata almeno una pagina di prenotazione. Senza una pagina di prenotazione non ci sono domande né prodotti da aggiungere tra cui scegliere, quindi nemmeno una selezione. Se manca, l’area Cliente mostra semplicemente meno elementi — non è un errore.

Domande frequenti

Il mio cliente ha bisogno di un account Univents? No. L’accesso avviene esclusivamente tramite il link personalizzato — dettagli in Comunicazione e collaborazione con persone esterne.

Perché il mio cliente non vede il pulsante «Paga ora»? O Stripe non è ancora collegato, o la fattura non è ancora stata inviata, o l’importo aperto è inferiore a 10 €. In questi casi il cliente può comunque scaricare la fattura in PDF e saldarla con bonifico.

Il mio cliente vede ogni foto che carico? No. Le foto appena caricate sono visibili solo dopo che le hai approvate una per una nell’evento.

Cosa succede se il cliente invia una richiesta mentre il preventivo è aperto? Finché una richiesta di modifica è aperta, il cliente non può firmare il preventivo attuale. Solo quando invii una versione aggiornata, la firma viene sbloccata di nuovo.

Chi accede esattamente al portale clienti? Due gruppi: il contatto indicato come cliente nell’evento e ogni contatto a cui hai effettivamente inviato un documento da questo evento (preventivo, fattura, nota di credito, documento di trasporto (DDT) firmato). Se cambi il cliente nell’evento, il destinatario originale non perde quindi il suo accesso — il suo preventivo e il pulsante di conferma restano raggiungibili. Al contrario, un documento in bozza non basta: l’accesso nasce solo con l’invio.