Assistente IA nel portale dipendenti e nel portale clienti

La tua crew nel portale dipendenti e i tuoi clienti nel portale clienti possono fare domande a un assistente IA. Risponde esclusivamente in base ai documenti che hai condiviso per il rispettivo gruppo nella base di conoscenza, e nient'altro.

Come condividere i documenti è spiegato in Base di conoscenza: condividere i documenti e scrivere articoli propri.

Cosa l'assistente non può fare nei portali

Questo è il paragrafo più importante dell'articolo. L'assistente dei portali è volutamente molto più limitato rispetto alla chat nel tuo backoffice:

• Legge soltanto. Non può creare, modificare, prenotare o annullare nulla.
• Non vede preventivi, fatture, note, dati degli eventi, turni o cronologie delle chat, nemmeno quelli della persona che sta facendo la domanda.
• Non conosce gli articoli della guida di Univents. Conosce solo i documenti che hai condiviso.
• Le conversazioni non vengono salvate. Ricaricando la pagina nella stessa scheda la cronologia resta, ma nient'altro.

Se non trova nulla, lo dice e indica come contattarvi direttamente, invece di tirare a indovinare.

L'assistente IA nel portale dipendenti

Come lo raggiunge la tua crew

Nel portale trovi Assistente IA nella barra laterale (da computer) oppure nel menu Altro (da smartphone). Nella pagina iniziale del portale c'è inoltre la scheda Chiedi all'assistente IA, che compare solo se l'assistente è utilizzabile. Vale per entrambi gli accessi al portale: con login e tramite link con token senza login.

Come funziona una domanda

1. La pagina vuota mostra, sotto «L'assistente IA conosce questa documentazione:», fino a quattro titoli da toccare.
2. Il tuo collaboratore occasionale scrive una domanda, per esempio «A che ora è il ritrovo alla festa d'estate?».
3. La risposta compare come testo semplice, con sotto una riga discreta Fonte: <titolo del documento>.
4. Le domande di approfondimento come «e fino a quando?» funzionano grazie alla cronologia. Nuova conversazione la cancella.

Se la risposta non è nei documenti per la crew, compare la frase «Non ho trovato nulla in merito nei documenti del tuo team» e sotto l'indicazione «Chiedi direttamente al tuo referente».

L'assistente IA nel portale clienti

Come lo raggiungono i tuoi clienti

Nel portale clienti trovi Assistente IA nella navigazione, sia nella panoramica sia all'interno di un evento. In I miei eventi c'è inoltre una scheda che compare solo se l'assistente è utilizzabile.

Perché qui valgono regole più rigide

Nel portale clienti un numero inventato diventa facilmente una presunta promessa. Per questo Univents controlla ogni risposta prima che il cliente la veda:

• Ogni numero (importo, percentuale, data, orario, quantità) deve comparire testualmente in un documento citato. Altrimenti la risposta viene trattenuta.
• Non viene calcolato nulla. Se in un articolo condiviso c'è scritto «Menù A: 49,00 € a persona», l'assistente può citare questo importo. Il totale per 80 persone non lo indica.
• Le parole che suonano come promesse sono bloccate: «garantito», «Riservato», «Confermato», «ancora libero», «nessun problema» e simili. L'assistente non può promettere nulla a nome vostro.
• Le domande sulla propria prenotazione (stato, fattura, se una data è ancora libera) non ricevono risposta. Per queste il pulsante Chiedi a <il tuo workspace> porta ai messaggi dell'evento.
• La risposta compare tutta insieme, non scritta man mano. Viene mostrata solo quando il controllo è concluso.

Sotto ogni risposta c'è scritto: «È vincolante solo ciò che <il tuo workspace> Le conferma.» Questa frase la inserisce Univents, non l'IA. Ai clienti ci si rivolge sempre con il «Lei».

Se il controllo interviene, il cliente non riceve una risposta a metà, ma «Nei documenti condivisi non c'è nulla in merito» e la strada per contattarvi. È voluto: meglio una domanda in più che un numero sbagliato.

Configurazione in quattro passaggi

1. Crea nella base di conoscenza almeno un documento e condividilo per la Crew oppure per i Clienti.
2. Attendi che lo stato diventi Pronto.
3. Nella scheda Assistente IA nei portali controlla che il canale sia attivo e imposta il limite mensile e il limite giornaliero.
4. Clicca su Prova come crew oppure Prova come cliente e fai tu stesso due o tre domande reali.

Lo stato dei portali in cima alla pagina ti dice, per ogni canale, se funziona e, in caso contrario, qual è il problema: nessun documento condiviso, canale disattivato, limite mensile raggiunto o credito IA sotto la riserva.

Limiti che vedono le tue persone

Importi, limiti mensili e saldi del credito non li vede né la tua crew né il tuo cliente: solo tu nel backoffice.

Fermarlo subito

Nella scheda Assistente IA nei portali disattiva l'interruttore del canale interessato. L'effetto è immediato per tutti quelli che in quel momento sono nel portale. Non devi toccare le condivisioni: più avanti riattivi semplicemente il canale.

Domande frequenti

L'assistente vede chi sta facendo la domanda? Sa che la domanda arriva dal canale crew o dal canale clienti del tuo workspace. I dati personali, gli eventi o le prenotazioni della persona non li legge.

Un cliente può accedere a documenti interni tramite l'assistente? No. I clienti ricevono esclusivamente documenti condivisi espressamente per i clienti. Le condivisioni per la crew e i documenti interni non sono raggiungibili dal canale clienti.

Quanto costa? Una domanda costa pochi centesimi e viene addebitata sul tuo credito IA. Dettagli e regola della riserva sono in Base di conoscenza: condividere i documenti e scrivere articoli propri.

Posso vedere cosa è stato chiesto? No. Univents conta solo quante domande sono state fatte in un mese e quante di queste sono state trattenute. Il contenuto non viene salvato.