AI-assistent in het medewerkersportaal en het klantenportaal

Wat je crew en je klanten aan de AI-assistent in de portalen hebben, welke regels in het klantenportaal strenger zijn en hoe je hem instelt, test en stopt.

Je crew in het medewerkersportaal en je klanten in het klantenportaal kunnen vragen stellen aan een AI-assistent. Hij antwoordt uitsluitend op basis van de documenten die jij in de kennisbank voor de betreffende groep hebt vrijgegeven, en op niets anders.

Hoe je documenten vrijgeeft, lees je in Kennisbank: documenten vrijgeven en eigen artikelen schrijven.

Wat de assistent in de portalen niet kan

Dit is de belangrijkste alinea van dit artikel. De portaalassistent is bewust veel beperkter dan de chat in je backoffice:

Hij leest alleen. Hij kan niets aanmaken, wijzigen, boeken of annuleren.
Hij ziet geen offertes, facturen, notities, evenementgegevens, diensten of chatgeschiedenis, ook niet die van de persoon die de vraag stelt.
Hij kent de helpartikelen van Univents niet. Hij kent alleen jouw vrijgegeven documenten.
Gesprekken worden niet opgeslagen. Als je de pagina in hetzelfde tabblad opnieuw laadt, blijft de gespreksgeschiedenis behouden, meer niet.

Vindt hij niets, dan zegt hij dat en wijst hij een weg om jullie direct te bereiken, in plaats van te gokken.

De AI-assistent in het medewerkersportaal

Zo komt je crew erbij

In het portaal staat AI-assistent in de zijbalk (op de computer) of in het menu Meer (op de telefoon). Op de startpagina van het portaal staat bovendien de kaart Vraag het de AI-assistent. Die verschijnt alleen als de assistent op dat moment bruikbaar is. Dat geldt voor beide manieren om het portaal te openen: met login en via de tokenlink zonder login.

Zo verloopt een vraag

De lege pagina toont onder „De AI-assistent kent deze documenten:” maximaal vier titels om aan te tikken.
Je invalkracht typt een vraag, bijvoorbeeld „Hoe laat is de verzameltijd bij het zomerfeest?”.
Het antwoord verschijnt als gewone tekst, met daaronder een rustige regel Bron: <titel van het document>.
Vervolgvragen zoals „en tot wanneer?” werken via de gespreksgeschiedenis. Nieuw gesprek wist die.

Staat het antwoord niet in de crewdocumenten, dan verschijnt de zin „Hierover heb ik niets gevonden in de documenten van je team” en daaronder de tip „Vraag het rechtstreeks aan je contactpersoon”.

De AI-assistent in het klantenportaal

Zo komen je klanten erbij

In het klantenportaal staat AI-assistent in de navigatie, zowel in het overzicht als binnen een evenement. Op Mijn evenementen staat bovendien een kaart die alleen verschijnt als de assistent bruikbaar is.

Waarom hier strengere regels gelden

In het klantenportaal wordt een verzonnen getal snel een vermeende toezegging. Daarom controleert Univents elk antwoord voordat de klant het ziet:

Elk getal (bedrag, percentage, datum, tijdstip, aantal) moet letterlijk in een geciteerd document staan. Anders wordt het antwoord tegengehouden.
Er wordt niets uitgerekend. Staat „Menu A: € 49,00 per persoon” in een vrijgegeven artikel, dan mag de assistent dat bedrag noemen. Het totaal voor 80 personen noemt hij niet.
Toezeggingswoorden zijn geblokkeerd: „gegarandeerd”, „Gereserveerd”, „Bevestigd”, „nog vrij”, „geen probleem” en dergelijke. De assistent kan namens jullie niets toezeggen.
Vragen over de eigen boeking (status, factuur, of een datum nog vrij is) beantwoordt hij niet. Daarvoor leidt de knop Vraag het <jouw workspace> naar de berichten van het evenement.
Het antwoord verschijnt in één keer, niet al typend. Het wordt pas getoond als de controle is afgerond.

Onder elk antwoord staat: „Bindend is alleen wat <jouw workspace> u bevestigt.” Deze zin wordt door Univents toegevoegd, niet door de AI. Klanten worden consequent met u aangesproken.

Grijpt de controle in, dan krijgt de klant geen half antwoord, maar „Hierover staat niets in de vrijgegeven documenten” en de weg naar jullie. Dat is de bedoeling: liever één vraag te veel dan een getal dat niet klopt.

Instellen in vier stappen

Maak in de kennisbank minimaal één document aan en geef het vrij voor Crew respectievelijk Klanten.
Wacht tot de status op Klaar staat.
Controleer in de kaart AI-assistent in de portalen of het kanaal aanstaat en stel de maandlimiet en de daglimiet in.
Klik op Testen als crew of Testen als klant en stel zelf twee, drie echte vragen.

De portaalstatus bovenaan de pagina laat per kanaal zien of het werkt, en zo niet, waar het aan ligt: geen vrijgegeven document, kanaal uit, maandlimiet bereikt of AI-tegoed onder de reserve.

Grenzen die je mensen te zien krijgen

Situatie	Wat de vragensteller leest
Kanaal uit, maandlimiet bereikt of tegoed onder € 5	„De AI-assistent is op dit moment niet beschikbaar” plus een weg naar jullie
Meer dan 20 vragen op één dag (standaard)	„Je hebt vandaag al veel vragen gesteld. Morgen kun je weer verder.”
Te snel achter elkaar	„Even wachten en het opnieuw proberen.”

Bedragen, maandlimieten en tegoedstanden ziet noch je crew noch je klant, alleen jij in de backoffice.

Direct stoppen

Zet in de kaart AI-assistent in de portalen de betreffende schakelaar uit. Dat werkt onmiddellijk voor iedereen die op dat moment in het portaal zit. Je hoeft hiervoor niets aan de vrijgaves te wijzigen; je zet het kanaal later gewoon weer aan.

Veelgestelde vragen

Ziet de assistent wie de vraag stelt? Hij weet dat de vraag uit het crew- of klantenkanaal van je workspace komt. Persoonlijke gegevens, evenementen of boekingen van de persoon leest hij niet.

Kan een klant via de assistent bij interne documenten komen? Nee. Klanten krijgen uitsluitend documenten die uitdrukkelijk voor klanten zijn vrijgegeven. Crewvrijgaves en interne documenten zijn voor het klantenkanaal niet bereikbaar.

Wat kost het? Een vraag kost enkele centen en loopt via je AI-tegoed. Details en de reserveregel vind je in Kennisbank: documenten vrijgeven en eigen artikelen schrijven.

Kan ik zien wat er gevraagd is? Nee. Univents telt alleen hoeveel vragen er in een maand zijn gesteld en hoeveel daarvan zijn tegengehouden. De inhoud wordt niet opgeslagen.