Kennisbank: documenten delen en eigen artikelen schrijven

In de Kennisbank staan de documenten waaruit de AI-assistenten in Univents hun antwoorden halen. Nieuw is dat je per document bepaalt wie er vragen over mag stellen: alleen je team, daarnaast je crew in het medewerkersportaal, alle klanten met een portaallink of iedereen op je boekingspagina’s. En je kunt teksten direct in Univents schrijven, in plaats van ze eerst als bestand aan te maken.

Je vindt de Kennisbank onder Stamgegevens → Kennisbank.

In de video zie je hoe je documenten uploadt en deelt, de chat voor medewerkers en klanten instelt en eigen artikelen schrijft of dicteert.

Video afspelen3:02

De afzonderlijke stappen kun je hieronder ook nalezen.

Wie mag vragen stellen? De vier deelopties

Elk bestand en elk artikel heeft een deelinstelling. Die bepaalt niet wie het document kan bekijken of downloaden, maar uit welk document de AI-assistent voor welke groep mag citeren.

De drie externe opties staan los van elkaar: een document kan voor de crew gedeeld zijn en niet voor klanten, of voor alle drie de groepen, of voor geen enkele.

Na de update staat je hele bestand op „alleen team”. Er gaat pas iets naar buiten als je een document uitdrukkelijk deelt.

Wie mag delen

Uploaden, een intern artikel aanmaken, bewerken en verwijderen mag elk backofficelid zoals voorheen. Een externe deelinstelling aanzetten en een al gedeeld artikel wijzigen mag alleen wie de machtiging heeft om instellingen te bewerken. Een deelinstelling weer intrekken is nooit geblokkeerd: je kunt er altijd uit.

Als je voor het eerst „Alle klanten met een portaallink” aanvinkt, vraagt Univents om bevestiging. De reden: delen met klanten is niet beperkt tot één evenement. Deel daar geen offertes, geen namen en geen contactgegevens.

Voor Website (openbaar) verschijnt dezelfde bevestigingsdialoog met een scherpere waarschuwing: „Dit document kan dan elke bezoeker van je website via de AI-chat bevragen.” Er is hier zelfs geen link die je zou moeten doorgeven: het antwoord staat open voor iedereen die een van je boekingspagina’s met het ontwerp AI-chat opent. Standaard staat het uit.

Een bestand uploaden en meteen delen

1. Open Stamgegevens → Kennisbank.
2. Zet boven het uploadgebied de vinkjes bij Delen van dit bestand. Beide staan in het begin uit.
3. Kies het bestand (PDF, DOCX, XLSX, TXT, MD of CSV).
4. Wacht tot de status van Wordt voorbereid naar Klaar springt. Pas dan kan de assistent daaruit antwoorden.

De vinkjes worden na de upload teruggezet, zodat het volgende bestand niet per ongeluk dezelfde deelinstelling erft.

Achteraf het delen wijzigen

Elke regel in de lijst heeft een menu met Delen wijzigen, Bewerken (alleen bij artikelen), Verplaatsen naar … en Verwijderen.

Delen wijzigen opent een dialoog met dezelfde vinkjes. Opslaan werkt direct: het document hoeft niet opnieuw te worden geanalyseerd, omdat de deelinstelling pas bij het zoeken wordt toegepast. Daarna laat een korte melding zien wat er nu daadwerkelijk geldt, bijvoorbeeld „Je crew kan hier nu vragen over stellen” of „Gedeeld, maar de AI-assistent in het medewerkersportaal staat uit”.

Eigen artikelen schrijven

Niet alle kennis ligt als bestand klaar. Met Artikel schrijven maak je een tekst direct in Univents aan.

1. Klik bovenaan op Artikel schrijven.
2. Kies Leeg beginnen of een startsjabloon. Voor de crew bijvoorbeeld „Dresscode en verzamelpunt” of „Draaiboek op de dag zelf”, voor klanten „Route en parkeren” of „Draaiboek en dienstverlening”. Sjablonen bevatten plaatshouders tussen blokhaken die je vervangt; ze stellen geen deelinstelling in.
3. Schrijf de tekst. De editor ondersteunt koppen, lijsten, tabellen en vet en cursief.
4. Klik op Artikel opslaan. Vanaf dat moment slaat de editor elke 30 seconden zelf op.

Een artikel bevat tussen 20 en 50.000 tekens. Vanaf 45.000 tekens toont de editor een teller. Als je een artikel verlaat dat nog nooit is opgeslagen, vraagt de browser om bevestiging: de eerste keer opslaan gebeurt bewust alleen met de knop.

De statuschip

Is een artikel extern gedeeld en heb je niet de machtiging om instellingen te bewerken, dan is de editor alleen-lezen en staat dat bovenaan de pagina.

Orde met mappen

Groeit het bestand, sorteer dan bestanden en artikelen in Mappen, bijvoorbeeld „Keuken”, „Service” of „Techniek”, met daarin weer submappen zoals „Recepten” of „Allergenen”.

• Mappenbalk: Op de computer zie je links alle mappen als boom, daarboven Alle documenten en Zonder map. Het getal achter elke map telt de bestanden en artikelen die er direct in staan. Op de telefoon kies je de map boven de lijst.
• Map aanmaken: Klik boven de lijst op Nieuwe map. Zit je in een map, dan ontstaat daar een submap. Tot 5 niveaus zijn mogelijk; op hetzelfde niveau mag elke naam maar één keer voorkomen.
• Hernoemen, verplaatsen, verwijderen: Via het menu naast een map (in de balk of bovenaan naast het pad). Een map kun je niet in zichzelf of in een van zijn submappen verplaatsen.
• Document indelen: Kies in het menu van een regel Verplaatsen naar … en klik op de doelmap. Wat je uploadt of schrijft terwijl een map open is, komt direct in die map terecht.
• Map verwijderen: Je bevestigt elke verwijdering. De bestanden en artikelen erin worden niet verwijderd, maar verhuizen naar de bovenliggende map (of naar „Zonder map”). Staan er nog submappen in, verplaats of verwijder die dan eerst.

De geopende map staat in de adresbalk: je kunt hem als bladwijzer opslaan of de link naar collega’s sturen.

Belangrijk: Mappen sorteren alleen de opslag. Ze veranderen niet wie de AI-assistent erover mag vragen; dat stel je nog steeds per document in via het delen. Een document verplaatsen betekent ook niet dat het opnieuw wordt geanalyseerd; het blijft direct en ongewijzigd bruikbaar.

Kanalen, maandlimiet en de noodrem

Onder de lijst staat de kaart AI-assistent in de portalen. Daarmee stuur je beide portalen afzonderlijk aan, en daaronder, in het gedeelte Website-chat, de AI-chat op je boekingspagina’s.

Bovenaan staat de Portaalstatus: per kanaal een regel die zegt of de assistent live is, hoeveel documenten gedeeld zijn en, als hij niet draait, waar dat aan ligt. Daaronder zie je de vragen van de lopende maand; de website-chat toont zijn verbruik direct bij zijn eigen instelling.

Hoe de chat op de boekingspagina werkt, wat hij daar nooit doet en hoe een bezoeker terugvalt op het formulier, lees je in AI-chat op de boekingspagina.

De noodrem is de schakelaar. Wil je een kanaal direct stoppen, zet je het in deze kaart uit. Dat werkt meteen voor iedereen die op dat moment in het portaal zit, en je hoeft daarvoor geen enkele gedeelde instelling aan te passen. Wie dan een vraag stelt, leest „De AI-assistent is op dit moment niet beschikbaar” en krijgt een manier om contact met jullie op te nemen, geen lege pagina. De website-chat remt op dezelfde manier: de boekingspagina schakelt bij de volgende bijdrage vanzelf over op het aanvraagformulier, met de gegevens die de bezoeker al heeft ingevuld.

Wat de vragen kosten

De portaalvragen lopen via hetzelfde AI-tegoed als de chat in de backoffice. Een gemiddelde vraag kost een paar cent. Bij de maandlimiet wordt precies geteld wat ook op het tabblad Facturatie staat.

Zodat de portalen je backoffice nooit leegtrekken, geldt een reserve: zakt het AI-tegoed onder 5 €, dan pauzeren beide portaalkanalen en de website-chat automatisch. De chat voor je team blijft draaien. Na het opwaarderen gaan de portalen vanzelf weer aan.

Begroetingen, bedankjes en vragen zonder treffer in de documenten kosten niets.

Testen voordat iemand vraagt

In de kanaalkaart staan de knoppen Testen als crew en Testen als klant. Ze openen dezelfde chat die de betreffende groep ziet, met dezelfde documenten en dezelfde regels. Zo controleer je een nieuwe deelinstelling zelf voordat de eerste echte vraag binnenkomt.

Voor de website-chat is er geen testknop: open gewoon een van je boekingspagina’s met het ontwerp AI-chat en stel daar een of twee echte vragen. Je ziet precies wat een bezoeker ziet.

Veelgestelde vragen

Zien crew of klanten het bestand zelf? Nee. Ze krijgen antwoorden waarin de titel van het document als bron wordt genoemd. Het bestand kan niet worden geopend of gedownload.

Kan de assistent uit het hele document citeren? Ja. Delen geldt altijd voor het volledige document, niet voor afzonderlijke onderdelen. Wat niet naar buiten mag, hoort in een eigen document.

Worden de vragen opgeslagen? Nee. De gesprekken in de portalen worden niet opgeslagen. Voor de afrekening en de limieten telt Univents alleen dat er een vraag is gesteld, nooit wat erin stond.

Wat gebeurt er als ik een deelinstelling intrek? Die werkt direct. De volgende vraag krijgt uit dit document geen antwoord meer.