AI-chat op de boekingspagina

Op een boekingspagina met het ontwerp AI-chat leidt geen formulier, maar een gesprek tot de aanvraag: de bezoeker vertelt wat hij plant („Bruiloft, 80 gasten, vegetarische fingerfood”), de chat stelt passende producten van je pagina voor — met een afbeelding om op te tikken —, adviseert geschikte aanvullingen en vraagt door op wat er nog ontbreekt. Aan het eind staat een samenvatting die de bezoeker kan controleren, aanpassen en zelf kan versturen. De aanvraag komt net als elke andere binnen in je inbox — met dezelfde regels, de antwoorden op jouw vragen en de wens van de bezoeker als bericht.

De chat is een extra route naar hetzelfde doel, geen tweede formulier: regels, prijzen, verplichte vragen en het offerteconcept bij binnenkomst blijven precies wat je pagina al heeft.

Inschakelen

1. Open Instellingen → Boekingspagina's en klik bij de gewenste pagina op Configureren.
2. In het gedeelte 01 Details staat het veld Ontwerp. Kies daar AI-chat. Eronder staat wat de pagina dan doet: „Bezoekers vertellen in de chat wat ze nodig hebben — de AI stelt de aanvraag samen.”
3. Opslaan. De pagina is daarmee meteen een chatpagina — actief of inactief zoals eerst, en ook ingesloten op je website.

Een aparte schakelaar per pagina is niet nodig: of de chat überhaupt mag draaien, stel je één keer in voor de hele workspace (zie hieronder, Wat het kost). Terug kan altijd, door het ontwerp weer op Aanvraag of Webshop te zetten.

Wat de chat weet

De chat kent alleen deze ene pagina en wat je uitdrukkelijk voor het publiek vrijgeeft:

• De producten van deze pagina met alles wat de pagina ook aan bezoekers toont — naam, categorie, beschrijving, berekeningswijze (bijv. „per persoon”), allergenen, minimaal en maximaal aantal gasten, minimumaantallen, de zichtbare onderdelen van een pakket en de vragen bij het product inclusief antwoordopties. De eenheidsprijs kent hij alleen als je pagina Prijzen tonen heeft ingeschakeld.
• De locaties van deze pagina met beschrijving en capaciteit, en de verplichte vragen van de pagina — hij vraagt precies door op wat jouw formulier ook verlangt.
• Documenten uit de kennisbank met de vrijgave „Website (openbaar)”. Alleen daarmee beantwoordt hij inhoudelijke vragen, bijvoorbeeld over het draaiboek, de route of allergenen. Deze vrijgave staat standaard uit en vraagt bij het inschakelen om bevestiging met een waarschuwing — ze geldt voor iedereen die je boekingspagina opent.

Hij ziet geen offertes, facturen, klant- of contactgegevens, geen andere evenementen en geen andere boekingspagina's. Ook de helpartikelen van Univents kent hij niet.

Vindt hij bij een vraag geen vrijgegeven document, dan zegt hij dat in plaats van te gokken.

Hoe de chat adviseert

De chat verzamelt niet alleen gegevens, hij voert het gesprek zoals een goed verkoopgesprek:

• Hij begrijpt eerst de gelegenheid en stelt dan twee tot drie passende producten van je pagina voor, elk met een korte reden uit de productbeschrijving.
• Heeft de bezoeker gekozen, dan biedt hij een of twee zinvolle aanvullingen aan — uit een andere categorie, zoals dranken bij het menu, een aperitief, een dessert, uitrusting of een passende locatie. Elke categorie hoogstens één keer, niets wat al is afgewezen een tweede keer en zonder aan te dringen.
• Tussendoor vraagt hij naar wat er voor de aanvraag nog ontbreekt — datum, aantal gasten, naam, e-mail en jouw verplichte vragen —, steeds maar één vraag per antwoord.

Noemt de chat producten of locaties, dan staan ze onder zijn antwoord als tegels met afbeelding, korte tekst en — alleen met Prijzen tonen — de eenheidsprijs, precies zoals op de productkaart in de webshop. Een tik op de tegel opent de detailweergave met beschrijving, afbeeldingen en allergenen. Met Toevoegen zet de bezoeker een product direct in zijn aanvraag (bij producten „per persoon” met aantal 1 — het aantal gasten rekent Univents zelf mee), met Deze locatie kiezen neemt hij een locatie over. Op een telefoon veegt hij door de tegels.

Vragen bij het product

Heeft een product eigen vragen — bijvoorbeeld „Kies 8 stuks” bij een canapépakket —, dan stelt de chat ze zodra de bezoeker het product heeft gekozen: één vraag per antwoord, bij keuzevragen alleen met de antwoordopties die jij hebt ingesteld en binnen jouw grenzen Selecteer minimaal/Selecteer maximaal. Vrijwillige vragen biedt hij aan, maar hij staat er niet op.

Dezelfde vragen staan ook in de samenvatting — daar kan de bezoeker elk antwoord wijzigen. Ontbreekt een verplicht antwoord of klopt het aantal gekozen opties niet, dan noemt de samenvatting de betreffende vraag bij naam voordat er iets wordt verstuurd. Kost een gekozen optie extra, dan staat de toeslag als aparte regel in het totaal — zoals bij het afrekenen in de webshop.

Ook het aanvraagformulier, waarnaar de chat zo nodig overschakelt, toont de vragen bij de gekozen producten direct onder de productkeuze — met de antwoorden die de bezoeker in de chat al heeft gegeven.

Wat de chat niet doet

• Hij noemt geen totaalbedragen. Heeft je pagina Prijzen tonen ingeschakeld, dan mag hij de eenheidsprijs van een product noemen — precies zoals die bij het product staat, netto of bruto zoals op je pagina — en verwijst hij voor de eindprijs naar de samenvatting. Totalen, doorberekeningen naar gasten, kortingen, aanbetalingen en percentages noemt hij nooit; elk ander bedrag wordt automatisch vervangen door een neutrale zin. Staat Prijzen tonen uit, dan noemt hij helemaal geen bedragen — en ziet hij ze ook niet.
• Hij verstuurt nooit zelf iets. Wat een bezoeker ook schrijft („verstuur dit maar”): er gebeurt niets. Versturen gaat uitsluitend via de knop Aanvraag versturen.
• Hij doet geen toezeggingen. Woorden als „gegarandeerd”, „Gereserveerd” of „Bevestigd” zijn geblokkeerd, en hij controleert niet of een datum nog vrij is.
• Hij maakt niets aan en wijzigt niets in je backoffice. Hij leest en verzamelt alleen.
• Hij bewaart het gesprek niet. Wat de bezoeker heeft geschreven, blijft in zijn browser; in je inbox komt uiteindelijk alleen de voltooide aanvraag.

De samenvatting

Zodra alles bij elkaar is, toont de chat de samenvatting: elke regel met kleine afbeelding en aantal, datum, tijd, gasten, plaats, de antwoorden op jouw vragen, contact en „Jouw wens”. De bezoeker kan alles daar direct aanpassen.

Met Prijzen tonen staat bij elke regel het bedrag met een kleine rekenregel (bijvoorbeeld „€ 58,00 × 30 gasten”) en daaronder het totaal — berekend zoals in de webshop, met jouw prijsregels. Zonder Prijzen tonen toont de samenvatting geen bedragen.

Heb je een Minimaal bestelbedrag ingesteld, dan blijft Aanvraag versturen geblokkeerd tot dat bedrag is bereikt; een melding erboven laat zien hoeveel er nog ontbreekt. Toont je pagina geen prijzen, dan noemt de melding geen bedrag — de blokkade geldt toch, net als in het aanvraagformulier.

Wat het kost

Elk beantwoord bericht loopt via hetzelfde AI-tegoed als de backoffice-chat en de portalen en kost doorgaans enkele cents. Onbeantwoorde berichten — bereikte limieten, uitgeschakeld kanaal, modelfouten — kosten niets.

Dit stuur je in Stamgegevens → Kennisbank, in de kaart AI-assistent in de portalen, in het gedeelte Website-chat:

Daarnaast zijn er twee grenzen die de bezoeker nooit ziet: 30 berichten per bezoekerssessie per dag en 300 berichten per pagina per dag. Ze remmen een doorgestuurde link en een pagina waar het ineens razendrustig is af.

En dezelfde reserve als bij de portalen: daalt je AI-tegoed onder 5 €, dan pauzeert de website-chat automatisch. De chat voor je team blijft werken. Na het opwaarderen start alles vanzelf weer.

Als de chat niet kan: het formulier springt bij

Bereikt een bezoeker een limiet, is de maandlimiet bereikt, zit het tegoed onder de reserve, staat het kanaal uit of antwoordt het model niet — dan schakelt de pagina automatisch over naar het aanvraagformulier van dezelfde pagina, vooraf ingevuld met alles wat de chat al heeft verzameld. De bezoeker leest daarbij een rustige zin als „De assistent is momenteel niet beschikbaar. Je gegevens staan al in het formulier — verstuur het daar alsjeblieft.” Hij verliest dus niets en hoeft niets opnieuw te typen.

Dezelfde overschakeling gebeurt als hij zelf op Liever via het formulier aanvragen tikt — bijvoorbeeld omdat hij liever alles in één keer ziet.

Verloopt het sessietoken na twee uur, dan merkt de bezoeker daar niets van: Univents start de sessie opnieuw en behoudt het gespreksverloop.

Privacy

Boven de chat staat de aanduiding AI-assistent en, als die bij je pagina is ingesteld, een link Privacy die naar het privacyadres van je boekingspagina leidt. Het gesprek wordt niet opgeslagen — voor de afrekening telt Univents alleen dát er een bericht is gestuurd, nooit wat erin stond. Om de AI te laten antwoorden, gaat de tekst van een bericht naar de aanbieder van het taalmodel; dat is dezelfde grondslag als bij de AI-assistent in de portalen. In de samenvatting staat altijd de toestemming (dezelfde formulering als in het aanvraagformulier); zonder vinkje blijft Aanvraag versturen geblokkeerd.

Veelgestelde vragen

Zien wij wat de bezoekers hebben gevraagd? Nee. Alleen berichten en kosten worden geteld, nooit inhoud. Wat je uiteindelijk krijgt, is de verstuurde aanvraag.

Kan de chat een aanvraag versturen als een bezoeker daarom vraagt? Nee. Versturen kan alleen via de knop, en de bezoeker moet de toestemming aanvinken. Een bezoeker kan je dus geen aanvraag „onderschuiven”.

Kan ik de chat meteen stoppen? Ja. De schakelaar AI-chat op boekingspagina's in de kennisbank werkt vanaf het volgende bericht. Wil je nog eerder stoppen, zet dan bij de betreffende pagina het Ontwerp terug — dat werkt bij de eerstvolgende paginaweergave.

Geldt het ontwerp ook voor ingesloten pagina's? Ja. Chat en formulier gedragen zich ingesloten zoals op de pagina zelf. Let bij ingesloten pagina's op de aanwijzing over de captcha-domeinen bij het insluiten.

Wat gebeurt er met de gegevens als een bezoeker afhaakt? Niets. Ze blijven in zijn browser tot hij de pagina verlaat. Zonder klik op Aanvraag versturen komt er geen aanvraag bij je binnen.