Evenementen & boekingen
Evenementen aanmaken, boekingspagina's, locaties, taken en samenwerking.
33 artikelen
Draaiboeken maken & delenNa dit artikel kun je voor een evenement meerdere draaiboeken aanmaken, programmaonderdelen toevoegen, draaiboeken opslaan als sjabloon en ze delen met externe contacten.Taken aanmaken en beherenNa het lezen kun je taken globaal en per evenement aanmaken, personen toewijzen, fasen gebruiken, taken van elkaar afhankelijk maken en de status beheren via Kanban met eigen kolommen of Tijdlijn.Aangepaste vragen maken & gebruikenJe kunt eigen vragen en verplichte velden op een boekingspagina instellen, ze aanmaken met de juiste veldtypen en de antwoorden bekijken in de binnenkomende aanvragen.Gereedheid: eigen controles aanmakenNa dit artikel weet je hoe je naast de acht ingebouwde controles je eigen controles aanmaakt, met naam, voorwaarden, tijdsbepaling en toelichting, en waar je op moet letten.Gereedheid: wat er nog ontbreekt bij een evenementNa dit artikel weet je hoe het onderdeel Gereedheid openstaande punten van alle evenementen verzamelt, hoe je een punt afsluit, toewijst als taak of wegklikt, en hoe je instelt welke controles voor jullie bedrijf gelden.Boekingspagina insluiten in je websiteJe kunt je boekingspagina met een kant-en-klare iFrame-code direct in je eigen website opnemen.Boekingspagina in het Engels aanbiedenEngels activeren, paginateksten vertalen, productvertalingen goedkeuren en de afgeronde pagina testen — in deze volgorde.Boekingspagina’s maken & configurerenJe kunt zoveel boekingspagina’s aanmaken als je wilt, ze in acht secties configureren en op elk moment actief of inactief zetten — en je weet hoe geblokkeerde dagen, bezette ruimtes, gekozen ruimtetijdvakken en de opbouwtijd van een ruimte van invloed zijn op een boeking.Documenten & Drive in het evenementNa het lezen kun je op het tabblad Documenten van een evenement alle documenttypen aanmaken, uploaden, delen en opslaan als sjabloon.Evenementarchief: afgeronde evenementenNa het lezen weet je hoe je het archief opent, evenementen zoekt, een gearchiveerd evenement weer activeert, een evenement definitief verwijdert en geannuleerde evenementen terugvindt.Evenement aanmaken met de aanmaakwizardJe kunt in drie stappen een nieuw evenement aanmaken met de wizard en daarbij naam, klant, datum, meerdere locaties, zitopstelling, tags en kleur instellen.Evenementfinanciën: omzet, kosten & marge per evenementNa dit artikel weet je hoe je op het tabblad Financiën van een evenement omzet, geplande en werkelijke kosten, dekkingsbijdrage en betalingsstatus in één oogopslag afleest, nieuwe kostenposten of factuurtermijnen aanmaakt, inkoopfacturen uploadt, controleert, corrigeert, annuleert, aan een budgetenvelop toewijst, aan een leverancierscontact koppelt, de vervaldatum in de gaten houdt en als betaald afvinkt — en waar je alle inkoopfacturen van alle evenementen vindt en algemene kosten zonder evenement registreert.Teamweergave in het evenement (Draaiboek, Diensten, Communicatie)De gebundelde teamweergave van een evenement met alle vier de teamtabs — Medewerkers, Diensten, Draaiboek en Communicatie — zodat je crew, tijdschema en communicatie op één plek coördineert.Whiteboard & zitplaatsindeling in een evenementNa het lezen kun je whiteboards in een evenement aanmaken, bewerken, opslaan als sjabloon, met contacten delen en zitplaatsindelingen laten schetsen door de AI-assistent. Ook weet je wanneer je in plaats daarvan de schaalgetrouwe zaalplan-editor in het evenement gebruikt.EventHub-klantenportaal: wat je klant online kan zien en doenNa het lezen weet je wat je klant in het EventHub-klantenportaal kan zien en zelf kan regelen — van de offerte ondertekenen tot de factuur betalen —, hoe je dezelfde vragen zelf beantwoordt op het evenementoverzicht en wat je daarvoor per evenement instelt.Evenementlocaties aanmaken en optimaal benuttenJe maakt evenementlocaties aan en beheert details, foto’s, capaciteit per opstelling, opbouw- en schoonmaaktijd, standaardtaken, gekoppelde producten (verplicht vs. beschikbaar), zaalplansjablonen en bestanden. Je blokkeert periodes en feestdagen per ruimte, bundelt locaties tot groepen met een eigen omslagafbeelding en ziet de bezetting en evenementen van elke locatie in één oogopslag.Menuconfigurator: gasten stellen hun menu zelf samenGasten kiezen op de boekingspagina zelf welke gerechten of menu’s ze willen. Die keuze komt automatisch als eigen regel in de order en later in de offerte.Gastenlijst en reacties: wie er komt en wat diegene niet eetNa dit artikel beheer je de gastenlijst van een evenement, verzamel je bevestigingen inclusief dieet- en allergiegegevens via een uitnodigingslink en weet je waar die gegevens in het Function Sheet terechtkomen.Agenda: maand, week & dagNa dit artikel kun je in de agenda van de evenementen en van de aanvragen schakelen tussen maand, week en dag, je gericht door drukke weken bewegen, nog niet bevestigde evenementen in één oogopslag herkennen en aanvragen en evenementen samen in één agenda zien.AI-chat op de boekingspaginaIn plaats van een formulier kan een AI-chat bezoekers op je boekingspagina naar een aanvraag leiden — hoe de chat adviseert, wat hij weet, wat hij nooit doet, wat het kost en wat er gebeurt als hij uitvalt.Opmerkingen & vermeldingenNa het lezen weet je waar je interne opmerkingen plaatst, hoe je iemand met @ direct aanspreekt en waar de vermelde persoon het bericht vindt.Communicatie: kanalen, teamchat & directe berichtenNa het lezen weet je wat de kanalen Aan mij, Teamchat, Klanten en per evenement laten zien, hoe je directe berichten schrijft, wanneer een evenement onder „Klant wacht” staat en waar de teamchat voor dient.Communicatie en samenwerking met externenNa het lezen weet je hoe je klanten via het EventHub-klantenportaal betrekt, partners zoals een fotograaf of dj voor een evenement uitnodigt en direct met beiden in het evenement chat.Contacten en bedrijven beherenJe kunt personen en bedrijven aanmaken, koppelen, via CSV importeren en in de CRM beheren met alle evenementen, aanvragen en financiën.Medewerkers in evenementen beherenNa het lezen kun je medewerkersgroepen voor een evenement aanmaken, contacten toewijzen, groepen opslaan als sjabloon en gerichte mails versturen naar afzonderlijke groepen of naar alle medewerkers.Partners betrekken bij een evenementNa het lezen kun je externe partners zoals een fotograaf, dj of tentverhuurder per e-mail voor een evenement uitnodigen en weet je wat ze in hun eigen portaalgedeelte kunnen zien en doen.Kortingscodes voor boekingspagina’s en ticketsKortingscodes aanmaken, laten inwisselen op boekingspagina’s en bij het kopen van tickets, vooraf invullen via een campagnelink, vrijkaarten en 100%-codes zonder betaling gebruiken en inwisselingen analyseren.Formulieren voor sprekers en exposanten (evenementformulieren)Maak een formulierpagina aan, koppel die aan evenementen en verzamel gegevens van sprekers, exposanten of sponsors – inclusief bestandsupload en zelf bewerken.Statuskolommen aanpassen (evenementen, aanvragen & taken)Na dit artikel kun je de statuskolommen voor evenementen, aanvragen en taken hernoemen, een kleur geven, sorteren, nieuwe statussen aanmaken en niet meer benodigde statussen verwijderen.Ticketverkoop en toegangscontrole met QR-codeTicketverkoop voor een evenement instellen — direct betaald of als aanvraag —, kopers ontvangen tickets met QR-code per e-mail, toegangscontrole bij de ingang met een scanner, met of zonder login.Overboeking herkennen: ruimte en verhuurartikelenNa dit artikel weet je wanneer Univents je waarschuwt voor een dubbele bezetting, waar de waarschuwing verschijnt, hoe die wordt berekend (inclusief de opbouw- en schoonmaaktijd van de ruimte) en hoe je haar uitschakelt voor ruimtes die bewust meerdere keren worden bezet.Evenementen op je eigen website tonen (evenementenfeed)Je kunt afzonderlijke evenementen vrijgeven voor een openbare JSON-feed zonder key en daarmee je eigen websiteagenda vullen vanuit Univents — inclusief vanaf-prijs en Uitverkocht-melding.Evenementen filteren, sorteren en weergaven opslaanNa het lezen weet je hoe je het evenementenoverzicht beperkt op periode, klant, locatie, tags, aantal gasten en factuurstatus, hoe je sorteert en hoe je een filtercombinatie als weergave opslaat – bijvoorbeeld „facturen van vorige week schrijven”.
Univents-nieuwsbrief
Productnieuws en praktijktips voor event- en cateringbedrijven. Ongeveer één keer per maand, niet vaker.
De nieuwsbrief wordt in het Engels verstuurd.