Evenementarchief: afgeronde evenementen
Na het lezen weet je hoe je het archief opent, evenementen zoekt, een gearchiveerd evenement weer activeert, een evenement definitief verwijdert en geannuleerde evenementen terugvindt.
Het archief bevat alle evenementen die je uit de actieve evenementenlijst hebt gehaald. Ze blijven daar permanent zichtbaar, inclusief evenementdatum, archiveringsdatum en totale omzet, en je kunt ze op elk moment herstellen.
Archief openen
- Ga in de linkerzijbalk naar Evenementen.
- Klik rechtsboven op de pagina Evenementen op de knop Archief openen.
- De archieflijst laadt met maximaal 200 items, gesorteerd op archiveringsdatum (nieuwste eerst).
Evenementen zoeken
In het zoekveld Zoeken in archief … bovenaan de lijst kun je direct de naam van het evenement invoeren. De tabel filtert meteen op je invoer, de pagina hoeft niet opnieuw te laden.
Zie je in de lijst Geen gearchiveerde evenementen., dan zijn er nog geen evenementen gearchiveerd of komt je zoekterm met geen enkel item overeen.
De tabelkolommen begrijpen
De archieftabel toont vijf kolommen:
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
| Evenement | Naam van het evenement (klikbaar, opent de detailweergave) |
| Evenementdatum | Startdatum van het evenement |
| Gearchiveerd op | Datum waarop het evenement is gearchiveerd |
| Omzet | Som van alle gekoppelde financiële documenten in euro |
| Acties | Knop om het evenement te herstellen |
De omzet wordt berekend op basis van de bestaande financiële documenten en kan leeg blijven als er nog geen documenten zijn aangemaakt.
Een evenement herstellen
Wil je dat een gearchiveerd evenement weer in de actieve evenementenlijst verschijnt:
- Zoek het evenement in de archieflijst.
- Klik in de rij onder Acties op Herstellen.
- Univents zet het evenement terug in de actieve lijst en toont een korte bevestiging.
Het evenement is daarna weer volledig bewerkbaar en alle gekoppelde gegevens blijven behouden.
Een evenement archiveren
Archiveren doe je niet in het archief zelf, maar in de detailweergave van het betreffende evenement:
- Open het gewenste evenement vanuit het evenementenoverzicht.
- Klik in de koptekst van de detailweergave op Archiveren.
- Het evenement verdwijnt uit de actieve lijst en staat vanaf nu in het archief.
Een evenement definitief verwijderen
Voor testevenementen of per ongeluk aangemaakte evenementen is archiveren soms niet genoeg: ze moeten helemaal verdwijnen, niet alleen uit de actieve lijst. Daarvoor staat in de koptekst van de detailweergave direct naast Archiveren de knop Verwijderen.
- Open het evenement dat je wilt verwijderen en klik in de koptekst op Verwijderen.
- Bevestig in het dialoogvenster Evenement verwijderen? dat je dit evenement echt wilt verwijderen, samen met alle planningsgegevens.
- Bevestig met Definitief verwijderen.
Verwijderen kun je niet ongedaan maken, anders dan archiveren, dat je op elk moment kunt terugdraaien via Herstellen. Gebruik Verwijderen daarom bewust alleen voor evenementen die echt weg moeten, en Archiveren als je alleen wilt opruimen zonder gegevens te verliezen.
Univents blokkeert het verwijderen zodra er documenten aan het evenement hangen die de conceptstatus al hebben verlaten, dus uitgegeven facturen, creditnota’s of een verstuurde offerte. Deze documenten vallen onder de bewaarplicht of maken al deel uit van de correspondentie met de klant en moeten aan hun evenement gekoppeld blijven. In het dialoogvenster zie je bij naam welke documenten het verwijderen blokkeren. Annuleer ze eerst of archiveer het evenement in plaats daarvan. Pure concepten (bijvoorbeeld een offerte die nooit is verstuurd) blokkeren het verwijderen niet.
Geannuleerde evenementen vinden
Geannuleerde evenementen zijn in de gewone overzichten (weergave Seizoen, Tijdlijn, agenda) automatisch verborgen, zodat ze je planning en analyses niet vertekenen. Wil je een geannuleerd evenement toch vinden, schakel dan in het evenementenoverzicht over naar de weergave Status. Dat is de kanbanweergave van het evenementenoverzicht, die altijd een eigen kolom voor geannuleerde evenementen toont, ongeacht welke van de andere weergaven je normaal gebruikt.
Een geannuleerd evenement blijft bovendien altijd direct bereikbaar, bijvoorbeeld via een link uit een e-mail of een zoekresultaat. Het is alleen verborgen in de gefilterde standaardoverzichten en dus niet verwijderd of gearchiveerd.
Zoeken in de agenda: resultaten buiten de getoonde periode
De agendaweergave toont altijd precies de periode die je op dat moment open hebt: een maand, een week of een dag. Een zoekopdracht werkt daarom ook alleen binnen die periode. Typ je de naam van een evenement dat pas volgend jaar plaatsvindt, dan blijft de agenda leeg, ook al bestaat het evenement.
Univents meldt dit nu: zodra je zoekopdracht buiten de getoonde periode resultaten oplevert, verschijnt boven de agenda de melding Buiten de getoonde periode zijn er meer resultaten, met een knop die dezelfde zoekopdracht opent in de weergave Seizoen. Daar loopt de zoekopdracht over al je evenementen, ongeacht de datum.
De weergaven Seizoen, Tijdlijn en Status zoeken sowieso altijd over alle evenementen. Zoek je regelmatig op naam in plaats van door datums te bladeren, dan ben je in een van deze drie weergaven sneller.
Veelgestelde vragen
Worden gegevens verwijderd als ik een evenement archiveer? Nee. Alle gekoppelde financiële documenten, bestanden en contacten blijven volledig behouden. Archiveren is puur organisatorisch.
Kan ik een evenement permanent verwijderen? Ja, via de knop Verwijderen in de koptekst van de evenementdetailweergave. Er volgt een veiligheidsvraag, omdat deze stap niet ongedaan te maken is. Hangen er al uitgegeven facturen, creditnota’s of een verstuurde offerte aan het evenement, dan blokkeert Univents het verwijderen en noemt het de betreffende documenten. Het archief zelf is echter geen prullenbak: gearchiveerde evenementen kun je altijd terughalen via Herstellen.
Hoeveel evenementen toont het archief? De lijst laadt maximaal 200 items tegelijk, gesorteerd op archiveringsdatum. Gebruik het zoekveld om in een groot archief snel het juiste evenement te vinden.