Communicatie: kanalen, teamchat & directe berichten

Opmerkingen ontstaan overal in het product: bij de factuur, bij de taak, bij het draaiboek. Het onderdeel Communicatie in de zijbalk verzamelt ze op één plek, plus alles wat via het klantenportaal binnenkomt. Links staat daarvoor een kanalenbalk, zoals in Slack.

In de video zie je hoe je in het onderdeel Communicatie vermeldingen, de teamchat en klantchats in de gaten houdt en binnen het evenement met team, partners en klanten schrijft.

Video abspielen2:04

De afzonderlijke stappen kun je hieronder ook nalezen.

De kanalen

De balk links is de eerste keuze op de pagina. Het gekozen kanaal staat in het adres (?kanal=…). Je kunt het dus delen, als bladwijzer opslaan en met de terugknop van je browser door de kanalen navigeren.

• Aan mij: je vermeldingen. Dit is het kanaal waarmee de pagina opent. Bovenaan staat daarnaast het blok Klant wacht.
• Teamchat: de interne chat voor alles wat bij geen enkel evenement hoort.
• Klanten: de berichten uit het klantenportaal, per evenement gebundeld, nieuwste eerst.
• Per evenement een kanaal: alles over één evenement. Eerst de opmerkingen, daaronder de klantberichten. Je krijgt de evenementen te zien waarbij er iets te zien is.
• Directe berichten: je 1-op-1-gesprekken, helemaal onderaan. Deze groep verschijnt pas als je al een gesprek hebt. Een nieuw gesprek start je via Nieuw bericht.

Op de computer staat de balk verticaal links, op de telefoon ligt hij horizontaal boven de inhoud. Met de knop Kanalen inklappen maak je hem smal. Je browser onthoudt die instelling per scherm. Op de telefoon is de balk de lijst: kies je een kanaal, dan zie je het schermvullend, met Alle kanalen als weg terug.

Directe berichten

Een direct bericht is een gesprek tussen precies twee personen en is privé. Ook eigenaren en admins lezen gesprekken van anderen niet mee. Iedereen ziet alleen de eigen gesprekken. Dat is geen instelling die je kunt omzetten, maar een vaste regel van het systeem.

Een nieuw gesprek start je via Nieuw bericht. Daar kies je de persoon. Wie je te zien krijgt, hangt af van wie je bent:

• Vanuit het kantoor kun je iedereen in het team schrijven: collega’s en iedereen die via het medewerkersportaal meedoet.
• Vanuit de crew kun je het kantoor schrijven. Andere collega’s bereik je alleen als jullie voor dezelfde inzet zijn ingepland. Iemand die alleen aan een ander evenement werkt, staat niet in de lijst.
• Klanten en partners komen niet in aanmerking voor directe berichten. Voor hen zijn er de klantenkanalen en de e-mails bij het evenement.

In het gesprek staan je eigen berichten rechts en die van de ander links, steeds met profielfoto. Bij het openen springt de weergave naar het nieuwste bericht. Met Oudere laden haal je er verder terug op. Of je iets gemist hebt, zie je aan een Ongelezen-stip in de lijst, die verdwijnt zodra je het gesprek opent.

Gebruikt iemand het medewerkersportaal als app, dan komt een nieuw direct bericht binnen als pushmelding op de telefoon, net als een vermelding. Op de computer staat het in de meldingsbel.

Schrijf je naar iemand die niet meer bestaat of wiens toegang geblokkeerd is, dan krijg je daarvan een melding. Het bericht verdwijnt dus niet stilletjes.

De teamchat

In het kanaal Teamchat staat een invoerveld dat meteen open is. Wat je daar schrijft, lezen alle gebruikers met toegang tot het beheer. Klanten en partners zien de teamchat nooit.

Hij is bedoeld voor alles wat niets met een bepaald evenement te maken heeft: „Vrijdag is het magazijn dicht”, „Morgen teamoverleg om 10 uur”, „Wie rijdt volgende week met de bus?”.

Je kunt iemand daarin direct aanspreken met @, net als in elke andere opmerking. De vermelde persoon krijgt een melding in de meldingsbel, en een klik daarop springt direct naar jouw bericht.

In de teamchat staan alleen eigenaren en admins in de @-kiezer. Contacten met portaaltoegang vind je daar bewust niet: zij kunnen de teamchat niet openen, een vermelding zou voor hen een link naar niets zijn. Spreek hen in plaats daarvan aan bij de taak of het document waar het om gaat, of stuur hen een direct bericht.

Om te versturen klik je op Versturen of druk je op Ctrl+Enter (Mac: Cmd+Enter), net als bij elke andere opmerking. Enter alleen begint alleen een nieuwe alinea.

De berichtenreeks heeft een vaste hoogte en scrolt binnen zichzelf. Het invoerveld staat er altijd onder. Bij het openen van het kanaal sta je automatisch bij het nieuwste bericht. Komt er een nieuw bericht binnen terwijl je onderaan staat, dan schuift het mee. Lees je verder omhoog mee, dan verschijnt onderaan in plaats daarvan de aanwijzing Nieuw bericht, en een klik daarop brengt je naar het einde.

Je eigen berichten kun je wijzigen via het potloodpictogram en verwijderen via de prullenbak. Berichten van anderen niet.

„Klant wacht”

Open je Aan mij, dan staat boven je vermeldingen het blok Klant wacht: evenementen waarvan het laatste klantbericht nieuwer is dan de laatste keer dat het kantoor keek. Een klik brengt je naar het klantenkanaal van het evenement. Daar geldt het dan als gelezen en verdwijnt de vermelding.

Twee dingen daarbij:

• Het signaal hoort bij het evenement, niet bij een persoon. „In afwachting” betekent dat niemand op kantoor het bericht al heeft geopend. Het betekent niet dat jij persoonlijk niet hebt geantwoord. Het is een afspraak voor het team.
• Een bericht van jullie zelf activeert het niet. Hebben jullie als laatste geschreven, dan staat het evenement er niet, hoe oud de leesstempel ook is.

Staat er niets onder „Klant wacht”, dan wacht op dit moment niemand.

Klantberichten

In het kanaal Klanten staan de berichten uit het klantenportaal: per evenement gebundeld, binnen de groep de nieuwste eerst. Elke regel heeft een label dat aangeeft of het bericht van de Klant of van het Kantoor komt, plus de voorbeeldtekst en het tijdstip. Het label In afwachting markeert precies de klantberichten die nog niemand op kantoor heeft geopend. Dezelfde regel dus als in het blok hierboven.

Onderaan vind je Oudere tonen, waarmee de volgende pagina wordt geladen.

Antwoorden doe je hier niet. De hub is het overzicht. Er wordt geschreven in het klantenkanaal van het evenement. Een klik op een regel brengt je daar precies naartoe.

Hetzelfde klantenkanaal bestaat ook direct bij het evenement: in het tabblad Communicatie onder Klant. Alleen daar wordt een bericht als gelezen afgestempeld. Wie in het kanaal Partner of E-mails leest, bevestigt daarmee geen klantbericht.

Per evenement een kanaal

Kies je in de balk een evenement, dan krijg je beide kanten op één scherm: bovenaan de opmerkingen bij dit evenement, daaronder de klantberichten. Je krijgt alleen evenementen te zien waarbij er überhaupt iets is, telkens met datum, zodat je bij meerdere feesten met dezelfde naam het juiste kiest.

Berichten die jullie crew in het medewerkersportaal heeft geschreven, verschijnen hier met het label Crew. Wie de machtiging Rollen beheren heeft, verwijdert zo’n bericht via de prullenbak, na een korte bevestigingsvraag. Heb je de machtiging niet, dan krijg je daarvan een melding. Is het bericht intussen al weg, dan ook.

Hetzelfde evenement heeft in het evenementtabblad Communicatie eigen, fijner verdeelde kanalen: Team & crew, Klant, Partner, E-mails en per van opmerkingen voorzien onderdeel één. De hub bundelt ze, het tabblad scheidt ze.

Zoeken

Bovenaan in de kanalenbalk staat een zoekveld. Typ je daar, dan krimpt de balk meteen tot de kanalen waarvan de naam past. Zo vind je een evenement ook als er veel lopen. Dichtgeklapte groepen gaan daarbij vanzelf open. ESC of het kleine × maakt het veld weer leeg.

Vanaf twee tekens verschijnt onder het veld de vermelding Zoeken in berichten. Een klik erop of Enter doorzoekt de tekst van de berichten zelf: opmerkingen, teamchat, klantberichten en je eigen directe berichten. Je vindt alleen wat je ook anders mag lezen. Directe berichten van anderen of evenementen buiten je toegang komen niet naar voren. De zoekterm is in elke treffer gemarkeerd, nieuwste eerst. Een klik brengt je naar het bijbehorende kanaal. Er worden de 60 meest recente treffers getoond. Vind je niet wat je zoekt, maak de zoekterm dan specifieker.

In het evenementtabblad Communicatie filtert het zoekveld alleen de kanalen van dit evenement. Zoeken in alle berichten kan op de pagina Communicatie.

Gearchiveerde evenementen

Archiveer je een evenement, dan verhuist het kanaal naar de groep Archief onderaan de balk. De groep is dichtgeklapt, zodat hij in het dagelijks gebruik niet in de weg zit. Er wordt niets verwijderd: de berichtenreeks blijft leesbaar en de zoekfunctie vindt ook berichten van gearchiveerde evenementen. Haal je het evenement terug uit het archief, dan staat het kanaal weer tussen de andere.

De lijst beperken

Boven de lijst staat een filterkaart. Welke filters daarin staan, hangt af van het kanaal:

• Evenement: alleen opmerkingen bij een bepaald evenement. Je krijgt precies de evenementen te zien waarbij er überhaupt opmerkingen zijn, telkens met datum. Met Zonder evenement zie je wat bij geen enkel evenement hoort. In een evenementkanaal ontbreekt deze keuze: daar komt het evenement uit de balk.
• Onderdeel: alleen documenten, alleen taken, alleen het draaiboek enzovoort.
• Periode: de afgelopen 7, 30 of 90 dagen.

Je kunt de drie naar believen combineren. Rechts in dezelfde kaart staat hoeveel opmerkingen er op dit moment geladen zijn, bijvoorbeeld „24 opmerkingen”. Is er een filter actief, dan staat daarnaast een knop Filters resetten, die alles terugzet naar de beginsituatie van het kanaal. Terwijl een filterwissel laadt, wordt de lijst even bleek. De oude selectie staat er dan nog, maar geldt niet meer.

Levert een combinatie niets op, dan staat er „Geen opmerkingen voor deze selectie.” samen met dezelfde resetknop. Dat is iets anders dan „Hier staat nog niets. …”. Zo zie je of je filters te strak staan of dat er echt nog niets is geschreven.

Nieuwe opmerkingen terwijl je leest

Schrijft iemand ergens in de workspace, dan wordt de regel niet zomaar tussen de jouwe geschoven, want dan schoof de tekst onder je vinger weg. In plaats daarvan verschijnt boven de lijst een knop, bijvoorbeeld „3 nieuwe opmerkingen”. Pas jouw klik haalt ze bovenaan de lijst, en de teller gaat naar nul.

Twee dingen daarbij:

• Je filters tellen mee. Heb je je beperkt tot een bepaald evenement en iemand reageert bij een ander, dan gaat de teller niet omhoog.
• In het kanaal Aan mij telt de knop niet mee. Of een nieuwe opmerking jou betreft, kun je pas bij het opnieuw laden zeggen. Een teller daarvoor zou gokwerk zijn. Dat je vermeld bent, hoor je sowieso direct via de meldingsbel.

Als iemand een opmerking die je nu bekijkt bewerkt, verandert de tekst daarvan juist direct. Dat verschuift niets en hoeft dus niet te wachten.

Valt de verbinding weg, dan staat er „Verbinding verbroken, wordt opnieuw geladen”. Zodra de verbinding er weer is, komt wat je gemist hebt in de teller terecht.

De teamchat en de directe berichten gedragen zich als elk ander opmerkingengedeelte: nieuwe berichten verschijnen daar direct, zonder knop.

De regels lezen

Boven elke dag staat een scheidingsregel: Vandaag, Gisteren of de weekdag met datum. In de regel zelf staat dan alleen nog het tijdstip. De volledige datum zie je als je er met de muis op wijst.

Elke regel toont

• het onderdeel als label (taak, evenement, draaiboek, document, aanvraag of Function Sheet),
• de omschrijving van het object, bijvoorbeeld het factuurnummer,
• wie wanneer heeft geschreven,
• en de tekst met gemarkeerde vermeldingen. Je eigen naam staat daarbij in kleur, alle andere vermeldingen blijven neutraal. Zo zie je in één oogopslag wat jou betreft.

Een klik op een regel brengt je naar de plek waar de opmerking staat en springt daar direct naar de opmerking. Bij een taakopmerking opent de taak in een dialoogvenster, ook als hij allang afgerond is. Antwoorden doe je altijd daar, niet in het overzicht. Zo heeft elke opmerking precies één plek.

De teller bij de zijbalk

Staat er naast Communicatie een getal, dan zijn dat je ongelezen vermeldingen. Vermeldingen van collega’s tellen niet mee: iedereen ziet het eigen getal. Bij nul verdwijnt de teller helemaal. Directe berichten tellen hier niet mee: die hebben hun eigen melding op de telefoon en in de meldingsbel.

Er zijn twee manieren om het getal te verlagen:

• Je opent het onderdeel Communicatie. Alles wat daarbij op de pagina staat, de teamchat en de opmerkingen in de lijst, geldt als gelezen. Het getal daalt direct, zonder dat je de pagina opnieuw hoeft te laden.
• Je leest de melding in de meldingsbel of klikt hem weg.

Beide tellen op hetzelfde getal: wat je hier gezien hebt, verdwijnt ook uit de meldingsbel.

De teller springt daarbij niet zomaar naar nul, maar naar het eerlijke restant. Vermeldingen die niet op deze pagina stonden, omdat ze verderop achter Oudere tonen liggen of omdat ze aan een plek hangen die hier niet wordt weergegeven, blijven ongelezen staan. Staat er na het openen dus nog een getal, dan heb je echt nog iets open.

Wat je hier NIET ziet

Het overzicht toont alleen wat je sowieso mag zien:

• Zonder de machtiging Financiën bekijken verschijnen er geen documentopmerkingen: niet de regel, niet het fragment en niet het documentnummer.
• Zonder de machtiging Evenementen bekijken ontbreken opmerkingen bij taken, evenementen, het draaiboek en Function Sheets.
• Is je rol beperkt tot bepaalde evenementen, dan zie je ook hier alleen de opmerkingen en klantberichten van die evenementen.
• Opmerkingen bij aanvragen en de teamchat zijn zichtbaar voor alle gebruikers met toegang tot het beheer.
• Directe berichten zien alleen de twee personen die ze voeren. Wie er niet bij is, ziet noch het gesprek, noch dat het bestaat.

Vermelding bij een taak

Vermeldt iemand je bij een taak, dan leiden zowel de regel in dit overzicht als de melding in de meldingsbel je direct naar het taakdialoogvenster, en niet meer alleen naar de takenlijst. De bedoelde opmerking wordt daar kort gemarkeerd.

Dat geldt ook voor afgeronde taken en voor taken die ver onderaan de lijst staan: de taak wordt gericht nageladen. Is hij intussen verwijderd of voor jouw rol niet zichtbaar, dan laat een melding „Taak niet gevonden” dat weten, in plaats van je zonder woorden op de lijst te laten staan.

In het taakdialoogvenster is het opmerkingengedeelte vanaf het begin open en toont de kop het aantal, bijvoorbeeld Opmerkingen (2).

Veelgestelde vragen

Kan ik in het overzicht direct antwoorden? Alleen in de teamchat en in de directe berichten. Een opmerking moet precies één plek hebben waar hij ontstaat. Klik de regel aan, dan ben je daar.

Zien klanten de teamchat of mijn directe berichten? Nee. De teamchat is puur intern, zoals elke opmerking in Univents. Directe berichten zien alleen de twee personen die ze voeren.

Wie kan ik via een direct bericht bereiken? Vanuit het kantoor: iedereen in het team. Vanuit de crew: het kantoor, en collega’s alleen bij een gezamenlijke inzet. Klanten en partners helemaal niet.

Waarom vind ik een collega niet in het dialoogvenster „Nieuw bericht”? Omdat jullie momenteel geen gezamenlijke inzet hebben of haar toegang is verlopen. Je krijgt alleen mensen te zien die ook kunnen antwoorden.

Waarom verschijnt een bericht uit de teamchat niet in het tabblad Communicatie van een evenement? Omdat het bij geen enkel evenement hoort. Het tabblad daar toont alleen wat aan dat ene evenement hangt, en een evenementkanaal in de hub ook.

Waar vind ik de vermelding waar de meldingsbel over spreekt? Klik de melding aan. Die brengt je direct naar de opmerking en markeert hem kort. Of open het kanaal Aan mij.

Waarom zie ik een bericht uit de teamchat niet in de opmerkingenlijst? Het staat al in het teamchatveld. De lijst verbergt het daarom, zodat niets dubbel verschijnt.

Wanneer verdwijnt een evenement uit „Klant wacht”? Zodra iemand van het kantoor het kanaal Klant van dit evenement opent. Een klik op de vermelding brengt je precies daar.