Kommunikation: Kanäle, Team-Chat & Direktnachrichten

Kommentare entstehen überall im Produkt: an der Rechnung, an der Aufgabe, am Ablaufplan. Der Bereich Kommunikation in der Seitenleiste sammelt sie an einem Ort — und daneben alles, was über das Kundenportal hereinkommt. Links steht dafür eine Kanal-Leiste wie in Slack.

Im Video siehst du, wie du im Bereich Kommunikation Erwähnungen, Team-Chat und Kunden-Chats im Blick behältst und im Event mit Team, Partnern und Kunden schreibst.

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Die einzelnen Schritte findest du unten auch zum Nachlesen.

Die Kanäle

Die Leiste links ist die erste Entscheidung der Seite. Der gewählte Kanal steht in der Adresse (?kanal=…) — du kannst ihn also verlinken, als Lesezeichen ablegen und mit dem Zurück-Knopf deines Browsers durch die Kanäle wandern.

• An mich — deine Erwähnungen. Das ist der Kanal, mit dem die Seite aufgeht.
• Team-Chat — der interne Chat für alles, was zu keiner Veranstaltung gehört.
• Kunden – alle — die Nachrichten aus dem Kundenportal, je Veranstaltung gebündelt, neueste zuerst.
• Je Veranstaltung ein Kanal — alles zu einer Veranstaltung: erst ihre Kommentare, darunter ihre Kunden-Nachrichten. Angeboten werden die Veranstaltungen, zu denen es etwas gibt.
• Direktnachrichten — deine 1:1-Unterhaltungen, ganz unten. Die Gruppe erscheint erst, wenn du schon eine Unterhaltung hast; eine neue legst du über Neue Nachricht an.

Am Rechner steht die Leiste senkrecht links, am Handy liegt sie waagerecht über dem Inhalt. Über den Knopf Kanäle einklappen machst du sie schmal — die Einstellung merkt sich dein Browser je Fläche. Auf dem Handy ist die Leiste die Liste: wählst du einen Kanal, siehst du ihn als Vollansicht mit Alle Kanäle als Weg zurück.

Direktnachrichten

Eine Direktnachricht ist eine Unterhaltung zwischen genau zwei Personen — sie ist privat. Auch Inhaber und Admins lesen fremde Unterhaltungen nicht mit; jede Person sieht nur ihre eigenen. Das ist keine Einstellung, die man umlegen könnte, sondern eine feste Regel des Systems.

Eine neue Unterhaltung legst du über Neue Nachricht an und wählst die Person aus. Wer dabei angeboten wird, hängt davon ab, wer du bist:

• Aus dem Büro kannst du jedem im Team schreiben — Kolleginnen, Kollegen und allen, die über das Mitarbeiter-Portal dabei sind.
• Aus der Crew kannst du dem Büro schreiben. Andere Kolleg:innen erreichst du nur, wenn ihr am selben Einsatz eingeteilt seid — jemand, der nur an einer anderen Veranstaltung arbeitet, steht nicht in der Liste.
• Kundinnen, Kunden und Partner kommen für Direktnachrichten nicht infrage. Für sie gibt es die Kunden-Kanäle und die E-Mails an der Veranstaltung.

Im Verlauf stehen deine eigenen Nachrichten rechts und die der anderen links, jeweils mit Profilbild. Beim Öffnen springt die Ansicht zur neuesten Nachricht; Ältere laden holt weiter zurück. Ob du etwas verpasst hast, zeigt dir ein Ungelesen-Punkt in der Liste, der beim Öffnen verschwindet.

Nutzt jemand das Mitarbeiter-Portal als App, meldet sich eine neue Direktnachricht als Push-Mitteilung auf dem Handy — wie eine Erwähnung. Am Rechner steht sie in der Glocke.

Schreibst du jemandem, den es nicht mehr gibt oder dessen Zugang gesperrt ist, sagt dir das eine Meldung — die Nachricht geht dann nicht still ins Leere.

Der Team-Chat

Im Kanal Team-Chat steht ein Eingabefeld, das direkt geöffnet ist. Was du dort schreibst, lesen alle mit Zugang zur Verwaltung. Kundinnen, Kunden und Partner sehen den Team-Chat nie.

Gedacht ist er für alles, was keinen Bezug zu einer bestimmten Veranstaltung hat: „Freitag ist das Lager zu", „Morgen Teamrunde um 10", „Wer fährt nächste Woche den Transporter?".

Du kannst darin jemanden mit @ direkt ansprechen, genau wie in jedem anderen Kommentar. Die erwähnte Person bekommt eine Benachrichtigung in ihrer Glocke, und ein Klick darauf springt direkt zu deiner Nachricht.

Im Team-Chat stehen nur Inhaber und Admins im @-Picker. Kontakte mit Portal-Zugang findest du dort bewusst nicht: Sie können den Team-Chat nicht öffnen, eine Erwähnung wäre für sie ein Link ins Leere. Sprich sie stattdessen an der Aufgabe oder am Beleg an, um den es geht — oder schreib ihnen eine Direktnachricht.

Zum Absenden klickst du auf Senden oder drückst Strg+Enter (Mac: Cmd+Enter) — genau wie bei jedem anderen Kommentar. Enter allein setzt nur einen Absatz.

Der Verlauf hat eine feste Höhe und scrollt in sich; das Eingabefeld steht immer darunter. Beim Öffnen des Kanals stehst du automatisch bei der neuesten Nachricht. Trifft eine neue ein, während du unten stehst, rutscht sie nach — liest du weiter oben mit, erscheint stattdessen unten der Hinweis Neue Nachricht, und ein Klick darauf bringt dich ans Ende.

Deine eigenen Beiträge kannst du über das Stift-Symbol ändern und über den Papierkorb löschen — fremde nicht.

„Kunde wartet"

Öffnest du Kunden – alle, steht über den Kunden-Nachrichten der Block Kunde wartet: Veranstaltungen, deren jüngste Kunden-Nachricht neuer ist als der letzte Blick ins Büro. Ein Klick führt dich in den Kunden-Kanal der Veranstaltung — dort gilt sie dann als gelesen, und der Eintrag verschwindet.

Zwei Dinge dazu:

• Das Signal hängt an der Veranstaltung, nicht an einer Person. „Wartet" heißt, dass die Nachricht noch niemand im Büro geöffnet hat — nicht, dass du persönlich nicht geantwortet hättest. Es ist eine Absprache fürs Team.
• Eine Nachricht von euch löst es nicht aus. Habt ihr zuletzt geschrieben, steht die Veranstaltung nicht dort, egal wie alt der Lesestempel ist.

Steht nichts unter „Kunde wartet", wartet gerade niemand — der Block erscheint nur, wenn es etwas zu lesen gibt.

Kunden-Nachrichten

Im Kanal Kunden – alle stehen die Nachrichten aus dem Kundenportal: je Veranstaltung gebündelt, innerhalb der Gruppe neueste zuerst. Jede Zeile trägt ein Etikett, ob sie vom Kunden oder vom Büro kommt, dazu den Vorschautext und den Zeitpunkt. Das Etikett Wartet markiert genau die Kunden-Nachrichten, die noch niemand im Büro geöffnet hat — dieselbe Regel wie im Block oben.

Unten stößt du auf Ältere anzeigen, das die nächste Seite nachlädt.

Geantwortet wird hier nicht. Der Hub ist die Übersicht; geschrieben wird im Kunden-Kanal der Veranstaltung. Ein Klick auf eine Zeile führt dich genau dorthin.

Denselben Kunden-Kanal gibt es auch direkt an der Veranstaltung — im Tab Kommunikation unter Kunde. Nur dort stempelt sich eine Nachricht als gelesen: Wer im Kanal Partner oder E-Mails liest, quittiert damit keine Kunden-Nachricht.

Je Veranstaltung ein Kanal

Wählst du in der Leiste eine Veranstaltung, bekommst du beide Seiten auf einer Fläche: oben die Kommentare dieser Veranstaltung, darunter ihre Kunden-Nachrichten. Angeboten werden nur Veranstaltungen, zu denen es überhaupt etwas gibt — jeweils mit Datum, damit du bei mehreren gleichnamigen Festen das richtige erwischt.

Beiträge, die eure Crew im Mitarbeiter-Portal geschrieben hat, erscheinen hier mit dem Etikett Crew. Wer das Recht Rollen verwalten hat, entfernt einen solchen Beitrag über den Papierkorb — nach einer kurzen Rückfrage. Fehlt dir das Recht, sagt dir das eine Meldung; ist der Beitrag inzwischen schon weg, ebenso.

Dieselbe Veranstaltung hat im Event-Tab Kommunikation ihre eigenen, feiner geschnittenen Kanäle: Team & Crew, Kunde, Partner, E-Mails und je kommentiertem Bereich einen. Der Hub bündelt sie, der Tab trennt sie.

Suchen

Oben in der Kanal-Leiste steht ein Suchfeld. Tippst du dort, schrumpft die Leiste sofort auf die Kanäle, deren Name passt — so findest du eine Veranstaltung auch dann, wenn viele laufen. Zugeklappte Gruppen gehen dabei von selbst auf. Esc oder das kleine × leeren das Feld wieder.

Ab zwei Zeichen erscheint unter dem Feld der Eintrag In Nachrichten suchen. Ein Klick darauf oder Enter durchsucht den Text der Nachrichten selbst: Kommentare, Team-Chat, Kunden-Nachrichten und deine eigenen Direktnachrichten. Du findest dabei nur, was du auch sonst lesen darfst — fremde Direktnachrichten oder Veranstaltungen außerhalb deiner Freigabe tauchen nicht auf. Der Suchbegriff ist in jedem Treffer markiert, neueste zuerst; ein Klick führt in den passenden Kanal. Gezeigt werden die 60 jüngsten Treffer — findest du nicht, was du suchst, mach den Begriff genauer.

Im Event-Tab Kommunikation filtert das Suchfeld nur die Kanäle dieser Veranstaltung; die Suche in allen Nachrichten gibt es auf der Seite Kommunikation.

Archivierte Veranstaltungen

Archivierst du eine Veranstaltung, wandert ihr Kanal in die Gruppe Archiv am Ende der Leiste. Die Gruppe ist zugeklappt, damit sie im Alltag nicht stört. Gelöscht wird nichts: Der Verlauf bleibt lesbar, und die Suche findet auch Nachrichten archivierter Veranstaltungen. Holst du die Veranstaltung aus dem Archiv zurück, steht ihr Kanal wieder bei den anderen.

Die Liste einschränken

Über der Liste steht eine Filterkarte. Welche Filter darin stehen, hängt vom Kanal ab:

• Veranstaltung — nur Kommentare zu einer bestimmten Veranstaltung. Angeboten werden genau die Veranstaltungen, zu denen es überhaupt Kommentare gibt, jeweils mit Datum. Mit Ohne Veranstaltung siehst du, was zu gar keiner gehört. In einem Veranstaltungs-Kanal fehlt diese Auswahl: dort kommt die Veranstaltung aus der Leiste.
• Bereich — nur Belege, nur Aufgaben, nur der Ablauf und so weiter.
• Zeitraum — die letzten 7, 30 oder 90 Tage.

Die drei lassen sich beliebig kombinieren. Rechts in derselben Karte steht, wie viele Kommentare gerade geladen sind, zum Beispiel „24 Kommentare". Ist irgendein Filter aktiv, steht daneben ein Knopf Filter zurücksetzen, der alles wieder auf die Ausgangslage des Kanals stellt. Während ein Filterwechsel lädt, wird die Liste kurz blass — die alte Auswahl steht dann noch da, gilt aber nicht mehr.

Findet eine Kombination nichts, steht dort „Keine Kommentare für diese Auswahl." samt demselben Zurücksetzen-Knopf. Das ist etwas anderes als „Hier steht noch nichts. …" — daran erkennst du, ob deine Filter zu eng sind oder ob wirklich noch nichts geschrieben wurde.

Neue Kommentare, während du liest

Schreibt jemand irgendwo im Workspace, wird die Zeile nicht einfach zwischen deine geschoben — sonst rutschte dir der Text unter dem Finger weg. Stattdessen erscheint über der Liste ein Knopf, zum Beispiel „3 neue Kommentare". Erst dein Klick holt sie an den Anfang der Liste, und der Zähler geht auf null.

Zwei Dinge dazu:

• Deine Filter zählen mit. Hast du auf eine bestimmte Veranstaltung eingeschränkt und jemand kommentiert an einer anderen, erhöht sich der Zähler nicht.
• Im Kanal An mich zählt der Knopf nicht mit. Ob dich ein neuer Kommentar meint, lässt sich erst beim Nachladen sagen — ein Zähler dafür wäre geraten. Dass du erwähnt wurdest, erfährst du ohnehin sofort über die Glocke.

Bearbeitet jemand einen Kommentar, den du gerade siehst, ändert sich sein Text dagegen sofort. Das verschiebt nichts und muss deshalb nicht warten.

Bricht die Verbindung ab, steht dort „Verbindung unterbrochen, wird neu geladen". Sobald sie wieder steht, landet im Zähler, was du verpasst hast.

Der Team-Chat und die Direktnachrichten verhalten sich wie jeder andere Kommentarbereich: Dort erscheinen neue Nachrichten direkt, ohne Knopf.

Die Zeilen lesen

Über jedem Tag steht eine Trennzeile — Heute, Gestern oder der Wochentag mit Datum. In der Zeile selbst steht dann nur noch die Uhrzeit; das vollständige Datum siehst du, wenn du mit der Maus darauf zeigst.

Jede Zeile zeigt

• den Bereich als Etikett (Aufgabe, Veranstaltung, Ablauf, Beleg, Anfrage oder Function-Sheet),
• die Bezeichnung des Objekts, zum Beispiel die Rechnungsnummer,
• wer wann geschrieben hat,
• und den Text samt hervorgehobener Erwähnungen. Dein eigener Name ist dabei farbig, alle anderen Erwähnungen bleiben neutral — so findest du auf einen Blick, was dich meint.

Ein Klick auf eine Zeile bringt dich an die Stelle, an der der Kommentar steht — und springt dort direkt zu ihm. Bei einem Aufgaben-Kommentar öffnet sich die Aufgabe im Dialog, auch wenn sie längst erledigt ist. Geantwortet wird immer dort, nicht in der Übersicht. So hat jeder Kommentar genau einen Ort.

Der Zähler an der Seitenleiste

Steht neben Kommunikation eine Zahl, sind das deine ungelesenen Erwähnungen. Erwähnungen von Kolleginnen und Kollegen zählen nicht mit — jede Person sieht ihre eigene Zahl. Bei null verschwindet der Zähler ganz. Direktnachrichten zählen hier nicht mit — sie haben ihre eigene Meldung aufs Handy und in der Glocke.

Es gibt zwei Wege, ihn zu senken:

• Du öffnest den Bereich Kommunikation. Alles, was dabei auf der Seite steht — der Team-Chat und die Kommentare in der Liste — gilt als gelesen. Die Zahl sinkt sofort, ohne dass du die Seite neu laden musst.
• Du liest oder klickst die Benachrichtigung in der Glocke weg.

Beides zählt auf dieselbe Zahl: Was du hier gesehen hast, verschwindet auch aus der Glocke.

Der Zähler springt dabei nicht einfach auf null, sondern auf den ehrlichen Rest. Erwähnungen, die auf dieser Seite gar nicht standen — weil sie weiter unten hinter Ältere anzeigen liegen oder weil sie an einer Stelle hängen, die hier nicht angezeigt wird — bleiben ungelesen stehen. Wenn nach dem Öffnen also noch eine Zahl da ist, hast du wirklich noch etwas offen.

Was du hier NICHT siehst

Die Übersicht zeigt nur, was du ohnehin sehen darfst:

• Ohne das Recht Finanzen ansehen erscheinen keine Beleg-Kommentare — weder die Zeile noch der Auszug noch die Belegnummer.
• Ohne das Recht Veranstaltungen ansehen fehlen Kommentare an Aufgaben, Veranstaltungen, Ablauf und Function-Sheets.
• Ist deine Rolle auf bestimmte Veranstaltungen eingeschränkt, siehst du auch hier nur die Kommentare und Kunden-Nachrichten dieser Veranstaltungen.
• Anfragen-Kommentare und der Team-Chat sind für alle mit Zugang zur Verwaltung sichtbar.
• Direktnachrichten sehen nur die beiden, die sie führen. Wer nicht dabei ist, sieht weder die Unterhaltung noch dass es sie gibt.

Erwähnung an einer Aufgabe

Erwähnt dich jemand an einer Aufgabe, führt sowohl die Zeile in dieser Übersicht als auch die Benachrichtigung in der Glocke direkt in den Aufgaben-Dialog — nicht mehr nur auf die Aufgabenliste. Der genannte Kommentar wird dort kurz hervorgehoben.

Das gilt auch für erledigte Aufgaben und für solche, die weit unten in der Liste stehen: die Aufgabe wird gezielt nachgeladen. Ist sie inzwischen gelöscht oder für deine Rolle nicht sichtbar, sagt dir ein Hinweis „Aufgabe nicht gefunden" das — statt dich wortlos auf der Liste zu lassen.

Im Aufgaben-Dialog ist der Kommentarbereich von Anfang an offen und trägt die Anzahl im Kopf, zum Beispiel Kommentare (2).

Häufige Fragen

Kann ich in der Übersicht direkt antworten? Nur im Team-Chat und in den Direktnachrichten. Ein Kommentar soll genau einen Ort haben, an dem er entsteht — klick die Zeile an, dann bist du dort.

Sehen Kundinnen und Kunden den Team-Chat oder meine Direktnachrichten? Nein. Der Team-Chat ist rein intern, wie jeder Kommentar in Univents. Direktnachrichten sehen nur die beiden Personen, die sie führen.

Wen kann ich per Direktnachricht erreichen? Aus dem Büro: alle im Team. Aus der Crew: das Büro, und Kolleg:innen nur bei einem gemeinsamen Einsatz. Kundinnen, Kunden und Partner gar nicht.

Warum finde ich eine Kollegin nicht im Dialog „Neue Nachricht"? Weil ihr aktuell keinen gemeinsamen Einsatz habt oder ihr Zugang abgelaufen ist. Angeboten wird nur, wer auch antworten kann.

Warum taucht ein Team-Chat-Beitrag nicht im Kommunikations-Tab einer Veranstaltung auf? Weil er zu keiner Veranstaltung gehört. Der Tab dort zeigt nur, was an dieser einen Veranstaltung hängt — und ein Veranstaltungs-Kanal im Hub ebenso.

Wo finde ich die Erwähnung, von der die Glocke spricht? Klick die Benachrichtigung an — sie führt direkt zum Kommentar und hebt ihn kurz hervor. Alternativ öffnest du den Kanal An mich.

Warum sehe ich eine Team-Chat-Nachricht nicht in der Kommentarliste? Sie steht schon im Team-Chat-Feld — die Liste blendet sie deshalb aus, damit nichts doppelt erscheint.

Wann verschwindet eine Veranstaltung aus „Kunde wartet"? Sobald jemand aus dem Büro den Kunde-Kanal dieser Veranstaltung öffnet. Ein Klick auf den Eintrag führt genau dorthin.