Komunikacja: kanały, czat zespołu i wiadomości bezpośrednie

Komentarze powstają w całym produkcie: przy fakturze, przy zadaniu, w harmonogramie. Obszar Komunikacja na pasku bocznym zbiera je w jednym miejscu — a obok nich wszystko, co wpływa przez portal klienta. Po lewej znajdziesz w tym celu pasek kanałów jak w aplikacji Slack.

W filmie zobaczysz, jak w obszarze Komunikacja śledzić wzmianki, czat zespołu i czaty z klientami oraz jak pisać w wydarzeniu do zespołu, partnerów i klientów.

Odtwórz wideo2:04

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej również w formie tekstu.

Kanały

Pasek po lewej to pierwsza decyzja na tej stronie. Wybrany kanał jest zapisany w adresie (?kanal=…) — możesz więc wysłać do niego link, dodać go do zakładek i poruszać się między kanałami przyciskiem „Wstecz” w przeglądarce.

• Do mnie — Twoje wzmianki. To kanał, od którego zaczyna się strona. Na samej górze znajduje się dodatkowo blok Klient czeka.
• Czat zespołu — wewnętrzny czat na wszystko, co nie należy do żadnego wydarzenia.
• Klienci — wiadomości z portalu klienta, pogrupowane według wydarzeń, najnowsze na górze.
• Osobny kanał dla każdego wydarzenia — wszystko o jednym wydarzeniu: najpierw jego komentarze, pod nimi wiadomości od klientów. Na liście są wydarzenia, w których coś się dzieje.
• Wiadomości bezpośrednie — Twoje rozmowy jeden na jeden, na samym dole. Ta grupa pojawia się dopiero wtedy, gdy masz już jakąś rozmowę; nową zaczynasz przez Nowa wiadomość.

Na komputerze pasek stoi pionowo po lewej, na telefonie leży poziomo nad treścią. Przyciskiem Zwiń kanały zwężasz go — przeglądarka zapamiętuje to ustawienie osobno dla każdego widoku. Na telefonie pasek jest listą: po wybraniu kanału widzisz go w widoku pełnoekranowym, a drogą powrotną jest Wszystkie kanały.

Wiadomości bezpośrednie

Wiadomość bezpośrednia to rozmowa między dokładnie dwiema osobami — jest oznaczona jako Prywatne. Także właściciele i administratorzy nie czytają cudzych rozmów; każda osoba widzi tylko własne. To nie jest ustawienie, które dałoby się przełączyć, tylko stała reguła systemu.

Nową rozmowę zaczynasz przez Nowa wiadomość i wybierasz osobę. To, kogo zobaczysz na liście, zależy od tego, kim jesteś:

• Z biura możesz pisać do każdego w zespole — koleżanek, kolegów i wszystkich, którzy są z nami przez portal pracownika.
• Z ekipy (crew) możesz pisać do biura. Do innych współpracowników dotrzesz tylko wtedy, gdy jesteście przypisani do tego samego przydziału — osoba, która pracuje tylko przy innym wydarzeniu, nie ma jej na liście.
• Klienci i partnerzy nie wchodzą w grę w wiadomościach bezpośrednich. Dla nich są kanały klienta i e-maile przy wydarzeniu.

W historii Twoje wiadomości są po prawej, a wiadomości innych osób po lewej, każda ze zdjęciem profilowym. Po otwarciu widok przeskakuje do najnowszej wiadomości; Załaduj starsze wczytuje wcześniejsze. To, czy coś Ci umknęło, pokazuje kropka Nieprzeczytane na liście, która znika po otwarciu rozmowy.

Jeśli ktoś korzysta z portalu pracownika jako aplikacji, nowa wiadomość bezpośrednia daje o sobie znać jako powiadomienie push na telefonie — tak jak wzmianka. Na komputerze widać ją w dzwonku.

Jeśli piszesz do kogoś, kogo już nie ma albo czyj dostęp jest zablokowany, informuje Cię o tym komunikat — wiadomość nie ginie wtedy bez śladu.

Czat zespołu

W kanale Czat zespołu jest pole do wpisywania, które od razu jest otwarte. To, co tam napiszesz, czytają wszyscy z dostępem do panelu zarządzania. Klienci i partnerzy nigdy nie widzą czatu zespołu.

Jest przeznaczony na wszystko, co nie wiąże się z konkretnym wydarzeniem: „W piątek magazyn jest zamknięty”, „Jutro o 10 spotkanie zespołu”, „Kto w przyszłym tygodniu jedzie transporterem?”.

Możesz w nim wskazać kogoś bezpośrednio za pomocą @, dokładnie jak w każdym innym komentarzu. Wspomniana osoba dostaje powiadomienie w swoim dzwonku, a kliknięcie w nie przenosi prosto do Twojej wiadomości.

W czacie zespołu w selektorze @ są tylko właściciele i administratorzy. Kontaktów z dostępem do portalu celowo tam nie znajdziesz: nie mogą otworzyć czatu zespołu, więc wzmianka byłaby dla nich linkiem donikąd. Zamiast tego zwróć się do nich przy zadaniu lub dokumencie, o który chodzi — albo napisz do nich wiadomość bezpośrednią.

Aby wysłać wiadomość, kliknij Wyślij albo naciśnij Ctrl+Enter (Mac: Cmd+Enter) — dokładnie jak przy każdym innym komentarzu. Sam Enter wstawia tylko nowy akapit.

Historia ma stałą wysokość i przewija się wewnątrz; pole do wpisywania zawsze znajduje się pod nią. Po otwarciu kanału automatycznie znajdujesz się przy najnowszej wiadomości. Gdy nadejdzie nowa, a Ty jesteś na dole, historia przesuwa się razem z nią — jeśli czytasz wyżej, na dole pojawia się zamiast tego wskazówka Nowa wiadomość, a kliknięcie w nią przenosi Cię na koniec.

Własne wpisy możesz edytować ikoną ołówka i usuwać ikoną kosza — cudzych nie.

„Klient czeka”

Gdy otworzysz Do mnie, nad Twoimi wzmiankami znajduje się blok Klient czeka: wydarzenia, w których najnowsza wiadomość od klienta jest nowsza niż ostatnie zajrzenie biura. Kliknięcie prowadzi do kanału klienta danego wydarzenia — tam wydarzenie uznawane jest za przeczytane, a wpis znika.

Dwie uwagi na ten temat:

• Sygnał dotyczy wydarzenia, nie osoby. „Oczekuje” znaczy, że nikt w biurze nie otworzył jeszcze tej wiadomości — nie że Ty osobiście nie odpowiedziałeś. To ustalenie dla zespołu.
• Wiadomość od Was go nie wywołuje. Jeśli to Wy pisaliście ostatni, wydarzenie nie pojawia się tam, bez względu na to, jak stary jest znacznik odczytu.

Jeśli pod „Klient czeka” nic nie ma, nikt aktualnie nie czeka.

Wiadomości od klientów

W kanale Klienci znajdziesz wiadomości z portalu klienta: pogrupowane według wydarzeń, w obrębie grupy najnowsze na górze. Każdy wiersz ma etykietę informującą, czy pochodzi od Klient, czy z Biuro, a do tego tekst podglądu i czas. Etykieta Oczekuje oznacza dokładnie te wiadomości od klientów, których nikt w biurze jeszcze nie otworzył — ta sama reguła co w bloku powyżej.

Na dole znajdziesz Pokaż starsze, co doładowuje następną stronę.

Odpowiada się tu nie. Centrum to przegląd; pisze się w kanale klienta danego wydarzenia. Kliknięcie wiersza prowadzi dokładnie tam.

Ten sam kanał klienta jest też bezpośrednio przy wydarzeniu — w zakładce Komunikacja pod Klient. Tylko tam wiadomość oznacza się jako przeczytana: kto czyta w kanale Partner lub E-maile, nie potwierdza tym żadnej wiadomości od klienta.

Kanał dla każdego wydarzenia

Gdy wybierzesz na pasku wydarzenie, dostajesz obie strony na jednym widoku: u góry Komentarze tego wydarzenia, pod nimi jego Wiadomości od klientów. Na liście są tylko wydarzenia, w których w ogóle coś jest — każde z datą, żebyś przy kilku imprezach o tej samej nazwie trafił na właściwą.

Wpisy, które Wasza ekipa napisała w portalu pracownika, pojawiają się tutaj z etykietą Crew. Kto ma uprawnienie Zarządzanie rolami, usuwa taki wpis ikoną kosza — po krótkim potwierdzeniu. Jeśli nie masz tego uprawnienia, informuje Cię o tym komunikat; jeśli wpis w międzyczasie już zniknął, także.

To samo wydarzenie ma w zakładce Komunikacja własne, drobniej podzielone kanały: Zespół i ekipa, Klient, Partner, E-maile oraz po jednym dla każdego skomentowanego obszaru. Centrum je łączy, zakładka rozdziela.

Wyszukiwanie

U góry paska kanałów jest pole wyszukiwania. Gdy zaczniesz w nim pisać, pasek od razu zawęża się do kanałów, których nazwa pasuje — dzięki temu znajdziesz wydarzenie także wtedy, gdy trwa ich wiele. Zwinięte grupy rozwijają się przy tym automatycznie. ESC lub mały × ponownie czyszczą pole.

Od dwóch znaków pod polem pojawia się pozycja Szukaj w wiadomościach. Kliknięcie w nią lub Enter przeszukuje sam tekst wiadomości: komentarze, czat zespołu, wiadomości od klientów i Twoje własne wiadomości bezpośrednie. Znajdziesz przy tym tylko to, co i tak możesz czytać — cudze wiadomości bezpośrednie ani wydarzenia spoza Twoich uprawnień się nie pojawią. Szukana fraza jest zaznaczona w każdym trafieniu, najnowsze na górze; kliknięcie prowadzi do właściwego kanału. Pokazywanych jest 60 najnowszych trafień — jeśli nie znajdziesz tego, czego szukasz, sprecyzuj frazę.

W zakładce Komunikacja wydarzenia pole wyszukiwania filtruje tylko kanały tego wydarzenia; wyszukiwanie we wszystkich wiadomościach jest dostępne na stronie Komunikacja.

Zarchiwizowane wydarzenia

Gdy archiwizujesz wydarzenie, jego kanał trafia do grupy Archiwum na końcu paska. Grupa jest zwinięta, żeby na co dzień nie przeszkadzała. Nic nie jest usuwane: historia pozostaje czytelna, a wyszukiwanie znajduje także wiadomości zarchiwizowanych wydarzeń. Gdy przywrócisz wydarzenie z archiwum, jego kanał znów jest wśród pozostałych.

Zawężanie listy

Nad listą znajduje się karta filtrów. To, jakie filtry w niej są, zależy od kanału:

• Wydarzenie — tylko komentarze do określonego wydarzenia. Na liście są dokładnie te wydarzenia, w których w ogóle są komentarze, każde z datą. Za pomocą Bez wydarzenia zobaczysz to, co nie należy do żadnego. W kanale wydarzenia tego wyboru nie ma: wydarzenie wynika tam z paska.
• Obszar — tylko dokumenty, tylko zadania, tylko harmonogram i tak dalej.
• Okres — ostatnie 7, 30 lub 90 dni.

Te trzy filtry możesz dowolnie łączyć. Po prawej stronie tej samej karty widać, ile komentarzy jest aktualnie załadowanych, na przykład „24 komentarze”. Jeśli jakikolwiek filtr jest aktywny, obok znajduje się przycisk Wyczyść filtry, który przywraca wszystko do stanu wyjściowego kanału. Gdy zmiana filtra się ładuje, lista na chwilę blednie — stary wybór jest jeszcze widoczny, ale już nie obowiązuje.

Jeśli żadna kombinacja nic nie znajdzie, pojawia się „Brak komentarzy dla tego wyboru.” wraz z tym samym przyciskiem czyszczenia. To coś innego niż „Nic tu jeszcze nie ma. …” — po tym poznasz, czy Twoje filtry są zbyt wąskie, czy naprawdę nic jeszcze nie napisano.

Nowe komentarze podczas czytania

Gdy ktoś gdziekolwiek w workspace napisze komentarz, wiersz nie jest po prostu wsuwany między Twoje — tekst uciekłby Ci spod palca. Zamiast tego nad listą pojawia się przycisk, na przykład „3 nowe komentarze”. Dopiero Twoje kliknięcie przenosi je na początek listy, a licznik wraca do zera.

Dwie uwagi na ten temat:

• Twoje filtry się liczą. Jeśli zawęziłeś widok do określonego wydarzenia, a ktoś skomentuje inne, licznik nie wzrośnie.
• W kanale Do mnie przycisk nie liczy. To, czy nowy komentarz Cię dotyczy, da się stwierdzić dopiero po doładowaniu — licznik byłby zgadywaniem. O tym, że ktoś Cię wspomniał, i tak dowiadujesz się od razu przez dzwonek.

Gdy ktoś edytowano — to znaczy, gdy ktoś edytuje komentarz, który właśnie widzisz, jego tekst zmienia się natychmiast. Nic to nie przesuwa, więc nie musi czekać.

Gdy połączenie zostanie przerwane, pojawia się „Połączenie przerwane, trwa ponowne ładowanie”. Gdy tylko wróci, to, co przegapiłeś, trafia do licznika.

Czat zespołu i Wiadomości bezpośrednie zachowują się jak każdy inny obszar komentarzy: nowe wiadomości pojawiają się tam od razu, bez przycisku.

Czytanie wierszy

Nad każdym dniem jest wiersz rozdzielający — Dzisiaj, Wczoraj lub dzień tygodnia z datą. W samym wierszu jest wtedy już tylko godzina; pełną datę zobaczysz, gdy najedziesz na nią myszą.

Każdy wiersz pokazuje

• Obszar jako etykietę (zadanie, wydarzenie, harmonogram, dokument, zapytanie lub Function Sheet),
• Nazwa obiektu, na przykład numer faktury,
• kto i kiedy napisał,
• oraz tekst z wyróżnionymi wzmiankami. Twoje własne imię jest przy tym kolorowe, wszystkie pozostałe wzmianki pozostają neutralne — dzięki temu od razu widzisz, co dotyczy Ciebie.

Kliknięcie wiersza przenosi Cię w miejsce, w którym znajduje się komentarz — i od razu do niego przeskakuje. Przy komentarzu do zadania zadanie otwiera się w oknie dialogowym, nawet jeśli dawno zostało zakończone. Odpowiada się zawsze tam, nie w przeglądzie. Dzięki temu każdy komentarz ma dokładnie jedno miejsce.

Licznik na pasku bocznym

Jeśli obok Komunikacja widnieje liczba, to są Twoje nieprzeczytane wzmianki. Wzmianki koleżanek i kolegów się nie liczą — każda osoba widzi własną liczbę. Przy zerze licznik znika całkowicie. Wiadomości bezpośrednie tu się nie liczą — mają własne powiadomienie na telefonie i w dzwonku.

Są dwa sposoby, by go zmniejszyć:

• Otwierasz obszar Komunikacja. Wszystko, co przy tym znajduje się na stronie — czat zespołu i komentarze na liście — uznawane jest za przeczytane. Liczba spada od razu, bez konieczności ponownego ładowania strony.
• Czytasz lub zamykasz powiadomienie w dzwonku.

Oba sposoby wpływają na tę samą liczbę: to, co tu zobaczyłeś, znika także z dzwonka.

Licznik nie przeskakuje po prostu na zero, tylko na uczciwą resztę. Wzmianki, których na tej stronie w ogóle nie było — bo leżą niżej za Pokaż starsze albo wiszą w miejscu, które tu nie jest wyświetlane — pozostają nieprzeczytane. Jeśli więc po otwarciu nadal widnieje liczba, naprawdę masz coś otwartego.

Czego tu NIE widzisz

Przegląd pokazuje tylko to, co i tak możesz zobaczyć:

• Bez uprawnienia Przeglądanie finansów nie pojawiają się komentarze do dokumentów — ani wiersz, ani fragment, ani numer dokumentu.
• Bez uprawnienia Przeglądanie wydarzeń brakuje komentarzy do zadań, wydarzeń, harmonogramu i Function Sheet.
• Jeśli Twoja rola jest ograniczona do określonych wydarzeń, także tutaj widzisz tylko komentarze i wiadomości od klientów z tych wydarzeń.
• Komentarze do zapytań i czat zespołu są widoczne dla wszystkich z dostępem do panelu zarządzania.
• Wiadomości bezpośrednie widzą tylko dwie osoby, które je prowadzą. Kto w nich nie uczestniczy, nie widzi ani rozmowy, ani tego, że w ogóle istnieje.

Wzmianka przy zadaniu

Jeśli ktoś wspomni Cię przy zadaniu, zarówno wiersz w tym przeglądzie, jak i powiadomienie w dzwonku prowadzą bezpośrednio do okna dialogowego zadania — nie tylko na listę zadań. Wskazany komentarz jest tam krótko wyróżniony.

Dotyczy to także zakończonych zadań i tych, które leżą daleko w dół listy: zadanie jest ładowane celowo. Jeśli w międzyczasie zostało usunięte albo jest niewidoczne dla Twojej roli, informuje Cię o tym komunikat „Nie znaleziono zadania” — zamiast bez słowa zostawiać Cię na liście.

W oknie dialogowym zadania obszar komentarzy jest otwarty od początku i ma w nagłówku liczbę komentarzy, na przykład Komentarze (2).

Często zadawane pytania

Czy mogę odpowiedzieć bezpośrednio w przeglądzie? Tylko w czacie zespołu i w wiadomościach bezpośrednich. Komentarz ma mieć dokładnie jedno miejsce, w którym powstaje — kliknij wiersz, a będziesz tam.

Czy klienci widzą czat zespołu albo moje wiadomości bezpośrednie? Nie. Czat zespołu jest wyłącznie wewnętrzny, jak każdy komentarz w Univents. Wiadomości bezpośrednie widzą tylko dwie osoby, które je prowadzą.

Do kogo mogę napisać wiadomość bezpośrednią? Z biura: do wszystkich w zespole. Z ekipy (crew): do biura, a do współpracowników tylko przy wspólnym przydziale. Do klientów i partnerów wcale.

Dlaczego nie widzę koleżanki w oknie „Nowa wiadomość”? Bo aktualnie nie macie wspólnego przydziału albo jej dostęp wygasł. Na liście jest tylko ten, kto może też odpowiedzieć.

Dlaczego wpis z czatu zespołu nie pojawia się w zakładce Komunikacja wydarzenia? Bo nie należy do żadnego wydarzenia. Zakładka pokazuje tylko to, co wiąże się z tym jednym wydarzeniem — i kanał wydarzenia w centrum także.

Gdzie znajdę wzmiankę, o której mówi dzwonek? Kliknij powiadomienie — prowadzi bezpośrednio do komentarza i na chwilę go wyróżnia. Możesz też otworzyć kanał Do mnie.

Dlaczego nie widzę wiadomości z czatu zespołu na liście komentarzy? Znajduje się już w polu czatu zespołu — lista dlatego ją ukrywa, żeby nic nie pojawiało się podwójnie.

Kiedy wydarzenie znika z „Klient czeka”? Gdy tylko ktoś z biura otworzy kanał Klient tego wydarzenia. Kliknięcie wpisu prowadzi dokładnie tam.