Comunicación: canales, chat del equipo y mensajes directos

Los comentarios surgen en todas partes del producto: en la factura, en la tarea, en el programa. El área Comunicación de la barra lateral los reúne en un solo lugar, y junto a ellos todo lo que llega a través del portal de clientes. Para ello hay una barra de canales a la izquierda, como en Slack.

En el vídeo ves cómo controlar en el área Comunicación las menciones, el chat del equipo y los chats con clientes, y cómo escribir en el evento con el equipo, los partners y los clientes.

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Los pasos individuales los encuentras también abajo, para leerlos con calma.

Los canales

La barra de la izquierda es la primera decisión de la página. El canal elegido aparece en la dirección (?kanal=…), así que puedes enlazarlo, guardarlo como marcador y moverte por los canales con el botón Atrás de tu navegador.

• Para mí — tus menciones. Es el canal con el que se abre la página. Arriba del todo aparece además el bloque Cliente en espera.
• Chat del equipo — el chat interno para todo lo que no pertenece a ningún evento.
• Clientes — los mensajes del portal de clientes, agrupados por evento, los más recientes primero.
• Un canal por evento — todo sobre un evento: primero sus comentarios y debajo sus mensajes de clientes. Se ofrecen los eventos que tienen algo que mostrar.
• Mensajes directos — tus conversaciones 1:1, abajo del todo. El grupo solo aparece cuando ya tienes una conversación; una nueva la creas con Mensaje nuevo.

En el ordenador la barra está en vertical a la izquierda; en el móvil queda en horizontal sobre el contenido. Con el botón Contraer canales la haces más estrecha; tu navegador recuerda el ajuste según la superficie. En el móvil la barra es la lista: si eliges un canal, lo ves en vista completa con Todos los canales para volver.

Mensajes directos

Un mensaje directo es una conversación entre exactamente dos personas y es Privado. Ni siquiera los propietarios y admins leen conversaciones ajenas; cada persona ve solo las suyas. No es un ajuste que se pueda cambiar, sino una regla fija del sistema.

Una conversación nueva la creas con Mensaje nuevo y eliges a la persona. A quién se te ofrece depende de quién seas:

• Desde la oficina puedes escribir a cualquiera del equipo: compañeras, compañeros y todos los que participan a través del portal del empleado.
• Desde la crew puedes escribir a la oficina. A otros compañeros solo llegas si estáis asignados al mismo servicio; alguien que solo trabaja en otro evento no aparece en la lista.
• Clientes y partners no entran en los mensajes directos. Para ellos existen los canales de clientes y los correos del evento.

En el historial, tus propios mensajes aparecen a la derecha y los de los demás a la izquierda, cada uno con su foto de perfil. Al abrirlo, la vista salta al mensaje más reciente; Cargar anteriores trae más hacia atrás. Un punto Sin leer en la lista te indica si te has perdido algo y desaparece al abrir la conversación.

Si alguien usa el portal del empleado como app, un mensaje directo nuevo se anuncia con una notificación push en el móvil, igual que una mención. En el ordenador aparece en la campana.

Si escribes a alguien que ya no existe o cuyo acceso está bloqueado, un aviso te lo indica; el mensaje no se pierde en silencio.

El chat del equipo

En el canal Chat del equipo hay un campo de entrada que ya está abierto. Lo que escribas ahí lo leen todos los que tienen acceso a la administración. Los clientes y los partners nunca ven el chat del equipo.

Está pensado para todo lo que no tiene relación con un evento concreto: «El viernes el almacén está cerrado», «Mañana reunión de equipo a las 10», «¿Quién lleva la furgoneta la semana que viene?».

Puedes dirigirte a alguien directamente con @, igual que en cualquier otro comentario. La persona mencionada recibe una notificación en su campana, y un clic en ella lleva directamente a tu mensaje.

En el chat del equipo, el selector de @ solo muestra propietarios y admins. Los contactos con acceso al portal no los encontrarás ahí a propósito: no pueden abrir el chat del equipo, así que una mención sería para ellos un enlace a ninguna parte. Dirígete a ellos en la tarea o el documento del que se trate, o escríbeles un mensaje directo.

Para enviar, haz clic en Enviar o pulsa Ctrl+Intro (Mac: Cmd+Intro), igual que en cualquier otro comentario. Intro por sí solo únicamente añade un párrafo.

El historial tiene una altura fija y se desplaza por dentro; el campo de entrada queda siempre debajo. Al abrir el canal te colocas automáticamente en el mensaje más reciente. Si llega uno nuevo mientras estás abajo, se desplaza con él; si estás leyendo más arriba, aparece en su lugar abajo el aviso Mensaje nuevo, y un clic en él te lleva al final.

Tus propias aportaciones puedes editarlas con el icono del lápiz y borrarlas con la papelera; las ajenas, no.

«Cliente en espera»

Al abrir Para mí, encima de tus menciones aparece el bloque Cliente en espera: eventos cuyo mensaje de cliente más reciente es posterior a la última vez que alguien de la oficina lo vio. Un clic te lleva al canal de cliente del evento; allí se considera leído y la entrada desaparece.

Dos cosas al respecto:

• La señal depende del evento, no de una persona. «Pendiente» significa que nadie de la oficina ha abierto aún el mensaje, no que tú personalmente no hayas respondido. Es un acuerdo para el equipo.
• Un mensaje vuestro no la activa. Si lo último lo habéis escrito vosotros, el evento no aparece ahí, por antigua que sea la marca de lectura.

Si no hay nada bajo «Cliente en espera», ahora mismo no está esperando nadie.

Mensajes de clientes

En el canal Clientes están los mensajes del portal de clientes: agrupados por evento y, dentro de cada grupo, los más recientes primero. Cada línea lleva una etiqueta que indica si viene del Cliente o de la Oficina, además del texto de vista previa y la hora. La etiqueta Pendiente marca exactamente los mensajes de clientes que nadie de la oficina ha abierto aún; es la misma regla que en el bloque de arriba.

Abajo encuentras Mostrar anteriores, que carga la página siguiente.

Aquí no se responde. El hub es la vista general; se escribe en el canal de cliente del evento. Un clic en una línea te lleva justo allí.

El mismo canal de cliente existe también directamente en el evento, en la pestaña Comunicación bajo Cliente. Solo allí un mensaje se marca como leído: quien lee en el canal Partner o Correos no da acuse de ningún mensaje de cliente.

Un canal por evento

Si eliges un evento en la barra, tienes ambas partes en una sola superficie: arriba los Comentarios de ese evento y debajo sus Mensajes de clientes. Solo se ofrecen eventos que tengan algo, cada uno con su fecha, para que con varias fiestas del mismo nombre des con la correcta.

Las aportaciones que vuestra crew ha escrito en el portal del empleado aparecen aquí con la etiqueta Crew. Quien tenga el permiso Gestionar roles elimina una aportación así con la papelera, tras una breve confirmación. Si no tienes el permiso, un aviso te lo indica; si la aportación ya no existe, también.

El mismo evento tiene en su pestaña Comunicación sus propios canales, más finos: Equipo y crew, Cliente, Partner, Correos y uno por cada área comentada. El hub los reúne; la pestaña los separa.

Buscar

Arriba, en la barra de canales, hay un campo de búsqueda. Si escribes ahí, la barra se reduce al instante a los canales cuyo nombre coincide, así encuentras un evento aunque haya muchos en curso. Los grupos contraídos se abren solos. ESC o la pequeña × vacían de nuevo el campo.

A partir de dos caracteres aparece bajo el campo la entrada Buscar en mensajes. Un clic en ella o Intro busca en el texto de los propios mensajes: comentarios, chat del equipo, mensajes de clientes y tus propios mensajes directos. Solo encuentras lo que de todos modos puedes leer: los mensajes directos ajenos o los eventos fuera de tu acceso no aparecen. El término de búsqueda aparece resaltado en cada resultado, los más recientes primero; un clic te lleva al canal correspondiente. Se muestran los 60 resultados más recientes; si no encuentras lo que buscas, concreta más el término.

En la pestaña Comunicación del evento, el campo de búsqueda solo filtra los canales de ese evento; la búsqueda en todos los mensajes está en la página Comunicación.

Eventos archivados

Si archivas un evento, su canal pasa al grupo Archivo al final de la barra. El grupo está contraído para que no moleste en el día a día. No se borra nada: el historial sigue siendo legible y la búsqueda encuentra también mensajes de eventos archivados. Si recuperas el evento del archivo, su canal vuelve a estar con los demás.

Acotar la lista

Sobre la lista hay una tarjeta de filtros. Qué filtros contiene depende del canal:

• Evento — solo comentarios de un evento concreto. Se ofrecen exactamente los eventos que tienen comentarios, cada uno con su fecha. Con Sin evento ves lo que no pertenece a ninguno. En un canal de evento falta esta selección: allí el evento viene de la barra.
• Área — solo documentos, solo tareas, solo el programa, etc.
• Periodo — los últimos 7, 30 o 90 días.

Los tres se pueden combinar libremente. A la derecha, en la misma tarjeta, aparece cuántos comentarios hay cargados en ese momento, por ejemplo «24 comentarios». Si hay algún filtro activo, al lado aparece un botón Restablecer filtros, que lo devuelve todo a la situación inicial del canal. Mientras carga un cambio de filtro, la lista se queda un momento pálida: la selección anterior sigue ahí, pero ya no vale.

Si una combinación no encuentra nada, aparece «Ningún comentario para esta selección.» junto con el mismo botón de restablecer. Es algo distinto de «Aún no hay nada aquí. …»; así distingues si tus filtros son demasiado estrechos o si de verdad aún no se ha escrito nada.

Comentarios nuevos mientras lees

Si alguien escribe en cualquier parte del workspace, la línea no se cuela sin más entre las tuyas, porque si no el texto se te escaparía bajo el dedo. En su lugar aparece sobre la lista un botón, por ejemplo «3 comentarios nuevos». Solo tu clic los lleva al principio de la lista y el contador vuelve a cero.

Dos cosas al respecto:

• Tus filtros cuentan. Si has acotado a un evento concreto y alguien comenta en otro, el contador no sube.
• En el canal Para mí el botón no cuenta. Si un comentario nuevo va por ti solo se puede saber al recargar; un contador para eso sería una suposición. De que te han mencionado te enteras de inmediato por la campana.

Si alguien edita un comentario que estás viendo (se marca como editada), su texto cambia en cambio al instante. Eso no desplaza nada y por eso no tiene que esperar.

Si se corta la conexión, aparece «Conexión interrumpida, recargando». En cuanto vuelve, lo que te hayas perdido va al contador.

El Chat del equipo y los Mensajes directos se comportan como cualquier otra zona de comentarios: ahí los mensajes nuevos aparecen directamente, sin botón.

Leer las líneas

Sobre cada día hay una línea de separación: Hoy, Ayer o el día de la semana con la fecha. En la propia línea solo queda la hora; la fecha completa la ves al pasar el ratón por encima.

Cada línea muestra

• el Área como etiqueta (tarea, evento, programa, documento, solicitud o Function Sheet),
• el Nombre del objeto, por ejemplo el número de factura,
• quién ha escrito y cuándo,
• y el texto con las menciones resaltadas. Tu propio nombre va en color, las demás menciones quedan neutras: así ves de un vistazo lo que va por ti.

Un clic en una línea te lleva al lugar donde está el comentario y salta directamente a él. En un comentario de tarea la tarea se abre en un cuadro de diálogo, aunque esté hecha desde hace tiempo. Siempre se responde allí, no en la vista general. Así cada comentario tiene exactamente un lugar.

El contador de la barra lateral

Si junto a Comunicación aparece un número, son tus menciones sin leer. Las menciones de compañeros no cuentan; cada persona ve su propio número. En cero, el contador desaparece del todo. Los mensajes directos no cuentan aquí: tienen su propio aviso en el móvil y en la campana.

Hay dos maneras de reducirlo:

• Abres el área Comunicación. Todo lo que aparece en la página, el chat del equipo y los comentarios de la lista, se considera leído. El número baja al instante, sin que tengas que recargar la página.
• Lees o descartas la notificación en la campana.

Ambas cuentan sobre el mismo número: lo que has visto aquí también desaparece de la campana.

El contador no salta sin más a cero, sino al resto real. Las menciones que no aparecían en esta página, porque están más abajo tras Mostrar anteriores o porque cuelgan de un lugar que aquí no se muestra, siguen sin leer. Así que, si tras abrir sigue habiendo un número, de verdad te queda algo pendiente.

Lo que NO ves aquí

La vista general solo muestra lo que de todos modos puedes ver:

• Sin el permiso Ver finanzas no aparecen comentarios de documentos: ni la línea, ni el extracto, ni el número de documento.
• Sin el permiso Ver eventos faltan los comentarios de tareas, eventos, programa y Function Sheets.
• Si tu rol está limitado a determinados eventos, aquí también ves solo los comentarios y los mensajes de clientes de esos eventos.
• Los comentarios de solicitudes y el chat del equipo son visibles para todos los que tienen acceso a la administración.
• Los mensajes directos solo los ven las dos personas que los mantienen. Quien no participa no ve ni la conversación ni que exista.

Mención en una tarea

Si alguien te menciona en una tarea, tanto la línea de esta vista general como la notificación de la campana te llevan directamente al cuadro de diálogo de la tarea, y no solo a la lista de tareas. El comentario mencionado se resalta allí brevemente.

Esto vale también para tareas hechas y para las que están muy abajo en la lista: la tarea se carga de forma dirigida. Si entretanto se ha borrado o no es visible para tu rol, un aviso «Tarea no encontrada» te lo indica, en lugar de dejarte en la lista sin decir nada.

En el cuadro de diálogo de la tarea, la zona de comentarios está abierta desde el principio y lleva el número en la cabecera, por ejemplo Comentarios (2).

Preguntas frecuentes

¿Puedo responder directamente en la vista general? Solo en el chat del equipo y en los mensajes directos. Un comentario debe tener exactamente un lugar donde nace: haz clic en la línea y ya estás allí.

¿Los clientes ven el chat del equipo o mis mensajes directos? No. El chat del equipo es puramente interno, como cualquier comentario en Univents. Los mensajes directos solo los ven las dos personas que los mantienen.

¿A quién puedo llegar con un mensaje directo? Desde la oficina: a todo el equipo. Desde la crew: a la oficina, y a compañeros solo si compartís un servicio. A clientes y partners, en absoluto.

¿Por qué no encuentro a una compañera en el cuadro «Mensaje nuevo»? Porque ahora mismo no tenéis ningún servicio en común o su acceso ha caducado. Solo se ofrece a quien también puede responder.

¿Por qué una aportación del chat del equipo no aparece en la pestaña Comunicación de un evento? Porque no pertenece a ningún evento. La pestaña muestra solo lo que cuelga de ese evento concreto, y un canal de evento en el hub, igual.

¿Dónde encuentro la mención de la que habla la campana? Haz clic en la notificación: te lleva directamente al comentario y lo resalta un momento. También puedes abrir el canal Para mí.

¿Por qué no veo un mensaje del chat del equipo en la lista de comentarios? Ya está en el campo del chat del equipo; por eso la lista lo oculta, para que no aparezca nada duplicado.

¿Cuándo desaparece un evento de «Cliente en espera»? En cuanto alguien de la oficina abre el canal Cliente de ese evento. Un clic en la entrada te lleva justo allí.