Comunicazione: canali, chat del team e messaggi diretti

I commenti nascono ovunque nel prodotto: su una fattura, su un'attività, sul programma. L'area Comunicazione nella barra laterale li raccoglie in un unico posto, insieme a tutto ciò che arriva dal portale clienti. A sinistra trovi una barra dei canali, come in Slack.

Nel video vedi come tenere sotto controllo menzioni, chat del team e chat dei clienti nell'area Comunicazione e come scrivere a team, partner e clienti direttamente nell'evento.

Video abspielen2:04

I singoli passaggi li trovi anche qui sotto, da leggere con calma.

I canali

La barra a sinistra è la prima scelta della pagina. Il canale selezionato compare nell'indirizzo (?kanal=…): puoi quindi condividerne il link, salvarlo tra i preferiti e spostarti tra i canali con il pulsante Indietro del browser.

• Per me: le tue menzioni. È il canale con cui si apre la pagina. In cima c'è inoltre il blocco Cliente in attesa.
• Chat del team: la chat interna per tutto ciò che non appartiene a nessun evento.
• Clienti: i messaggi del portale clienti, raggruppati per evento, dal più recente.
• Un canale per ogni evento: tutto ciò che riguarda un evento, prima i suoi commenti e sotto i suoi messaggi dei clienti. Vengono proposti gli eventi per cui c'è qualcosa da mostrare.
• Messaggi diretti: le tue conversazioni 1:1, in fondo. Il gruppo compare solo quando hai già una conversazione; ne avvii una nuova con Nuovo messaggio.

Sul computer la barra è verticale a sinistra, sullo smartphone è orizzontale sopra il contenuto. Con il pulsante Comprimi canali la rendi stretta: il browser memorizza l'impostazione per ciascuna superficie. Sullo smartphone la barra è l'elenco: se scegli un canale lo vedi a schermo intero, con Tutti i canali per tornare indietro.

Messaggi diretti

Un messaggio diretto è una conversazione tra due sole persone ed è Privato. Nemmeno titolari e admin leggono le conversazioni altrui: ognuno vede solo le proprie. Non è un'impostazione che si possa cambiare, ma una regola fissa del sistema.

Avvii una nuova conversazione con Nuovo messaggio e scegli la persona. Chi ti viene proposto dipende da chi sei:

• **Dall'ufficio puoi scrivere a chiunque nel team: colleghe, colleghi e tutti coloro che partecipano tramite il portale dipendenti.
• Dalla crew** puoi scrivere all'ufficio. Gli altri colleghi li raggiungi solo se siete assegnati allo stesso incarico: chi lavora soltanto a un altro evento non compare nell'elenco.
• Clienti e partner non sono previsti per i messaggi diretti. Per loro ci sono i canali dei clienti e le e-mail dell'evento.

Nella conversazione i tuoi messaggi stanno a destra e quelli degli altri a sinistra, ciascuno con la foto profilo. All'apertura la vista salta all'ultimo messaggio; con Carica i più vecchi vai più indietro. Un punto Non letto nell'elenco ti segnala se ti sei perso qualcosa e scompare quando apri la conversazione.

Se qualcuno usa il portale dipendenti come app, un nuovo messaggio diretto arriva come notifica push sullo smartphone, come una menzione. Sul computer compare nella campanella.

Se scrivi a una persona che non esiste più o il cui accesso è bloccato, te lo dice un avviso: il messaggio non finisce nel vuoto in silenzio.

La chat del team

Nel canale Chat del team c'è un campo di inserimento già aperto. Ciò che scrivi lì lo leggono tutti coloro che hanno accesso all'amministrazione. Clienti e partner non vedono mai la chat del team.

È pensata per tutto ciò che non riguarda un evento specifico: «Venerdì il magazzino è chiuso», «Domani riunione del team alle 10», «Chi guida il furgone la prossima settimana?».

Puoi rivolgerti direttamente a qualcuno con @, esattamente come in qualsiasi altro commento. La persona menzionata riceve una notifica nella sua campanella e un clic la porta direttamente al tuo messaggio.

Nella chat del team il selettore @ mostra solo titolari e admin. I contatti con accesso al portale non compaiono di proposito: non possono aprire la chat del team, quindi per loro una menzione sarebbe un link nel vuoto. Rivolgiti a loro nell'attività o nel documento in questione, oppure scrivi loro un messaggio diretto.

Per inviare clicca su Invia oppure premi Ctrl+Invio (Mac: Cmd+Invio), esattamente come per qualsiasi altro commento. Invio da solo inserisce soltanto un a capo.

La cronologia ha un' altezza fissa e scorre al suo interno; il campo di inserimento sta sempre sotto. Quando apri il canale ti trovi automaticamente sull'ultimo messaggio. Se ne arriva uno nuovo mentre sei in fondo, scorre con te; se invece stai leggendo più in alto, in basso compare l'avviso Nuovo messaggio e un clic ti porta alla fine.

I tuoi messaggi puoi modificarli con l'icona della matita ed eliminarli con il cestino; quelli degli altri no.

«Cliente in attesa»

Quando apri Per me, sopra le tue menzioni trovi il blocco Cliente in attesa: gli eventi il cui messaggio più recente del cliente è più nuovo dell'ultima occhiata dell'ufficio. Un clic ti porta nel canale clienti dell'evento: lì viene considerato letto e la voce scompare.

Due precisazioni:

• Il segnale è legato all'evento, non a una persona. «In attesa» significa che nessuno in ufficio ha ancora aperto il messaggio, non che tu personalmente non abbia risposto. È un accordo per il team.
• Un messaggio vostro non lo attiva. Se avete scritto per ultimi voi, l'evento non compare lì, a prescindere da quanto sia vecchio l'indicatore di lettura.

Se sotto «Cliente in attesa» non c'è nulla, in questo momento non aspetta nessuno.

Messaggi dei clienti

Nel canale Clienti trovi i messaggi del portale clienti: raggruppati per evento e, all'interno del gruppo, dal più recente. Ogni riga riporta un'etichetta che indica se proviene dal Cliente o dall'Ufficio, oltre al testo di anteprima e all'orario. L'etichetta In attesa contrassegna esattamente i messaggi dei clienti che nessuno in ufficio ha ancora aperto: è la stessa regola del blocco descritto sopra.

In fondo trovi Mostra i più vecchi, che carica la pagina successiva.

Qui non si risponde. L'hub è la panoramica; si scrive nel canale clienti dell'evento. Un clic su una riga ti porta esattamente lì.

Lo stesso canale clienti esiste anche direttamente nell'evento, nella scheda Comunicazione sotto Cliente. Solo lì un messaggio viene segnato come letto: chi legge nel canale Partner o E-mail non conferma nessun messaggio dei clienti.

Un canale per ogni evento

Se nella barra scegli un evento, ottieni entrambi i lati su un'unica superficie: in alto i Commenti di quell'evento, sotto i suoi Messaggi dei clienti. Vengono proposti solo gli eventi per cui c'è qualcosa, ciascuno con la data, così con più feste dallo stesso nome scegli quella giusta.

I contributi scritti dalla vostra crew nel portale dipendenti compaiono qui con l'etichetta Crew. Chi ha l'autorizzazione Gestire i ruoli rimuove un contributo di questo tipo con il cestino, dopo una breve conferma. Se non hai l'autorizzazione, te lo dice un avviso; lo stesso se nel frattempo il contributo è già stato eliminato.

Lo stesso evento ha, nella scheda Comunicazione dell'evento, canali propri e più dettagliati: Team e crew, Cliente, Partner, E-mail e uno per ogni area commentata. L'hub li raggruppa, la scheda li separa.

Cercare

In cima alla barra dei canali c'è un campo di ricerca. Mentre scrivi, la barra si riduce subito ai canali il cui nome corrisponde: così trovi un evento anche quando ne hai molti in corso. I gruppi compressi si aprono da soli. ESC o la piccola × svuotano di nuovo il campo.

Da due caratteri in poi, sotto il campo compare la voce Cerca nei messaggi. Un clic su di essa o Invio cerca nel testo dei messaggi stessi: commenti, chat del team, messaggi dei clienti e i tuoi messaggi diretti. Trovi soltanto ciò che altrimenti potresti leggere: i messaggi diretti altrui o gli eventi al di fuori della tua autorizzazione non compaiono. Il termine cercato è evidenziato in ogni risultato, dal più recente; un clic porta nel canale corrispondente. Vengono mostrati i 60 risultati più recenti: se non trovi ciò che cerchi, rendi il termine più preciso.

Nella scheda Comunicazione di un evento il campo di ricerca filtra solo i canali di quell'evento; la ricerca in tutti i messaggi è disponibile nella pagina Comunicazione.

Eventi archiviati

Quando archivi un evento, il suo canale passa al gruppo Archivio in fondo alla barra. Il gruppo è compresso, così non ti disturba nell'uso quotidiano. Non viene eliminato nulla: la cronologia resta leggibile e la ricerca trova anche i messaggi degli eventi archiviati. Se ripristini l'evento dall'archivio, il suo canale torna insieme agli altri.

Restringere l'elenco

Sopra l'elenco c'è una scheda filtri. I filtri presenti dipendono dal canale:

• Evento: solo i commenti di un determinato evento. Vengono proposti esattamente gli eventi per cui esistono commenti, ciascuno con la data. Con Senza evento vedi ciò che non appartiene a nessuno. In un canale evento questa selezione manca: lì l'evento deriva dalla barra.
• Area: solo documenti, solo attività, solo il programma e così via.
• Periodo: gli ultimi 7, 30 o 90 giorni.

I tre filtri si possono combinare a piacere. A destra nella stessa scheda trovi quanti commenti sono attualmente caricati, ad esempio «24 commenti». Se un filtro qualsiasi è attivo, accanto compare il pulsante Reimposta filtri, che riporta tutto alla condizione di partenza del canale. Mentre si carica un cambio di filtro, l'elenco si sbiadisce per un attimo: la vecchia selezione è ancora visibile ma non vale più.

Se una combinazione non trova nulla, compare «Nessun commento per questa selezione.» con lo stesso pulsante di reimpostazione. È una cosa diversa da «Qui non c'è ancora nulla. …»: così capisci se i filtri sono troppo stretti o se davvero non è stato ancora scritto nulla.

Nuovi commenti mentre leggi

Quando qualcuno scrive in un punto qualsiasi del workspace, la riga non viene semplicemente inserita tra le tue, altrimenti il testo ti scivolerebbe via sotto il dito. Sopra l'elenco compare invece un pulsante, ad esempio «3 nuovi commenti». Solo il tuo clic li porta all'inizio dell'elenco e il contatore torna a zero.

Due precisazioni:

• I tuoi filtri contano. Se hai ristretto a un evento specifico e qualcuno commenta su un altro, il contatore non aumenta.
• Nel canale Per me il pulsante non conta. Se un nuovo commento ti riguarda si può dire solo al ricaricamento: un contatore sarebbe una supposizione. Del fatto che sei stato menzionato vieni comunque informato subito tramite la campanella.

Se qualcuno modifica un commento che stai guardando, il suo testo cambia invece subito. Non sposta nulla e quindi non deve aspettare.

Se la connessione si interrompe, compare «Connessione interrotta, ricaricamento in corso». Appena torna disponibile, nel contatore finisce ciò che ti sei perso.

La Chat del team e i Messaggi diretti si comportano come qualsiasi altra area di commenti: lì i nuovi messaggi compaiono direttamente, senza pulsante.

Leggere le righe

Sopra ogni giorno c'è una riga di separazione: Oggi, Ieri oppure il giorno della settimana con la data. Nella riga stessa resta poi solo l'orario; la data completa la vedi passandoci sopra con il mouse.

Ogni riga mostra

• l'Area come etichetta (attività, evento, programma, documento, richiesta o Function Sheet),
• la Descrizione dell'oggetto, ad esempio il numero di fattura,
• chi ha scritto e quando,
• e il testo con le menzioni evidenziate. Il tuo nome è colorato, tutte le altre menzioni restano neutre: così vedi a colpo d'occhio ciò che ti riguarda.

Un clic su una riga ti porta nel punto in cui si trova il commento e ci salta direttamente. Con un commento a un'attività l'attività si apre in una finestra di dialogo, anche se è stata completata da tempo. Si risponde sempre lì, non nella panoramica. Così ogni commento ha un solo posto.

Il contatore nella barra laterale

Se accanto a Comunicazione c'è un numero, sono le tue menzioni non lette. Le menzioni di colleghe e colleghi non contano: ogni persona vede il proprio numero. A zero il contatore scompare del tutto. I messaggi diretti qui non contano: hanno una notifica propria sullo smartphone e nella campanella.

Ci sono due modi per abbassarlo:

• Apri l'area Comunicazione. Tutto ciò che compare nella pagina, cioè la chat del team e i commenti nell'elenco, viene considerato letto. Il numero scende subito, senza che tu debba ricaricare la pagina.
• Leggi o chiudi la notifica nella campanella.

Entrambi i modi agiscono sullo stesso numero: ciò che hai visto qui scompare anche dalla campanella.

Il contatore non va semplicemente a zero, ma al resto effettivo. Le menzioni che in questa pagina non comparivano affatto, perché si trovano più in basso dietro Mostra i più vecchi oppure perché sono collegate a un punto che qui non viene mostrato, restano non lette. Se dopo l'apertura c'è ancora un numero, hai davvero ancora qualcosa di aperto.

Cosa NON vedi qui

La panoramica mostra solo ciò che comunque puoi vedere:

• Senza l'autorizzazione Visualizzare le finanze non compaiono commenti ai documenti: né la riga, né l'estratto, né il numero del documento.
• Senza l'autorizzazione Visualizzare gli eventi mancano i commenti ad attività, eventi, programma e Function Sheet.
• Se il tuo ruolo è limitato a determinati eventi, anche qui vedi solo i commenti e i messaggi dei clienti di quegli eventi.
• I commenti alle richieste e la chat del team sono visibili a tutti coloro che hanno accesso all'amministrazione.
• I messaggi diretti li vedono solo le due persone che li scambiano. Chi non partecipa non vede né la conversazione né il fatto che esista.

Menzione in un'attività

Se qualcuno ti menziona in un'attività, sia la riga in questa panoramica sia la notifica nella campanella portano direttamente nella finestra di dialogo dell'attività, e non più solo all'elenco delle attività. Il commento in questione viene evidenziato brevemente.

Vale anche per le attività completate e per quelle che si trovano molto in basso nell'elenco: l'attività viene ricaricata in modo mirato. Se nel frattempo è stata eliminata o non è visibile per il tuo ruolo, un avviso «Attività non trovata» te lo comunica, invece di lasciarti sull'elenco senza una parola.

Nella finestra di dialogo dell'attività l'area dei commenti è aperta fin dall'inizio e riporta il numero nell'intestazione, ad esempio Commenti (2).

Domande frequenti

Posso rispondere direttamente nella panoramica? Solo nella chat del team e nei messaggi diretti. Un commento deve avere un solo posto in cui nasce: clicca sulla riga e sei lì.

I clienti vedono la chat del team o i miei messaggi diretti? No. La chat del team è puramente interna, come ogni commento in Univents. I messaggi diretti li vedono solo le due persone che li scambiano.

Chi posso raggiungere con un messaggio diretto? Dall'ufficio: tutti nel team. Dalla crew: l'ufficio, e i colleghi solo in caso di incarico in comune. I clienti e i partner per nulla.

Perché non trovo una collega nella finestra «Nuovo messaggio»? Perché al momento non avete un incarico in comune oppure il suo accesso è scaduto. Viene proposto solo chi può anche rispondere.

Perché un contributo della chat del team non compare nella scheda Comunicazione di un evento? Perché non appartiene a nessun evento. La scheda mostra solo ciò che è collegato a quel singolo evento, e lo stesso vale per un canale evento nell'hub.

Dove trovo la menzione di cui parla la campanella? Clicca sulla notifica: ti porta direttamente al commento e lo evidenzia brevemente. In alternativa apri il canale Per me.

Perché non vedo un messaggio della chat del team nell'elenco dei commenti? Si trova già nel campo della chat del team: l'elenco lo nasconde per evitare che compaia due volte.

Quando un evento scompare da «Cliente in attesa»? Appena qualcuno dell'ufficio apre il canale Cliente di quell'evento. Un clic sulla voce porta esattamente lì.