Communication : canaux, chat d’équipe et messages privés

Des commentaires naissent partout dans le produit : sur la facture, sur la tâche, sur le déroulé. La section Communication de la barre latérale les rassemble en un seul endroit — ainsi que tout ce qui arrive via le portail client. Pour cela, une barre de canaux se trouve à gauche, comme dans Slack.

La vidéo montre comment suivre, dans la section Communication, les mentions, le chat d'équipe et les chats clients, et comment écrire à l'équipe, aux partenaires et aux clients depuis l'événement.

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Vous retrouvez aussi les différentes étapes par écrit ci-dessous.

Les canaux

La barre de gauche est le premier choix à faire sur la page. Le canal sélectionné figure dans l'adresse (?kanal=…) — vous pouvez donc le partager par lien, l'ajouter à vos favoris et passer d'un canal à l'autre avec le bouton Précédent de votre navigateur.

• Pour moi — vos mentions. C'est le canal sur lequel la page s'ouvre. Tout en haut figure en plus le bloc Client en attente.
• Chat d'équipe — le chat interne pour tout ce qui n'appartient à aucun événement.
• Clients — les messages du portail client, regroupés par événement, les plus récents d'abord.
• Un canal par événement — tout ce qui concerne un événement : d'abord ses commentaires, en dessous ses messages clients. Sont proposés les événements pour lesquels il y a quelque chose à afficher.
• Messages privés — vos conversations en tête-à-tête, tout en bas. Le groupe n'apparaît que si vous avez déjà une conversation ; vous en créez une nouvelle via Nouveau message.

Sur ordinateur, la barre est verticale à gauche ; sur mobile, elle est horizontale au-dessus du contenu. Le bouton Réduire les canaux la rend étroite — votre navigateur retient ce réglage pour chaque type d'affichage. Sur mobile, la barre fait office de liste : si vous choisissez un canal, vous le voyez en vue plein écran, avec Tous les canaux pour revenir en arrière.

Messages privés

Un message privé est une conversation entre exactement deux personnes — une conversation au statut Privé. Même les propriétaires et les admins ne lisent pas les conversations des autres ; chaque personne ne voit que les siennes. Ce n'est pas un paramètre que l'on pourrait modifier, mais une règle fixe du système.

Vous créez une nouvelle conversation via Nouveau message et sélectionnez la personne. Les personnes proposées dépendent de qui vous êtes :

• Depuis le Bureau, vous pouvez écrire à tous les membres de l'équipe — collègues et toutes les personnes présentes via le portail des employés.
• Depuis la Crew, vous pouvez écrire au bureau. Vous ne joignez les autres collègues que si vous êtes affectés à la même mission — une personne qui ne travaille que sur un autre événement ne figure pas dans la liste.
• Clients et partenaires ne sont pas concernés par les messages privés. Pour eux, il y a les canaux clients et les e-mails sur l'événement.

Dans l'historique, vos propres messages apparaissent à droite et ceux des autres à gauche, chacun avec une photo de profil. À l'ouverture, la vue saute au message le plus récent ; Charger les plus anciens remonte plus loin. Un point Non lu dans la liste vous indique si vous avez manqué quelque chose ; il disparaît à l'ouverture.

Si une personne utilise le portail des employés comme application, un nouveau message privé s'annonce par une notification push sur son téléphone — comme une mention. Sur ordinateur, il apparaît dans la cloche.

Si vous écrivez à une personne qui n'existe plus ou dont l'accès est bloqué, un message vous le signale — le message ne se perd pas en silence.

Le chat d'équipe

Dans le canal Chat d'équipe, un champ de saisie est directement ouvert. Ce que vous y écrivez est lu par toutes les personnes ayant accès à l'administration. Les clients et les partenaires ne voient jamais le chat d'équipe.

Il est destiné à tout ce qui n'a pas de rapport avec un événement précis : « Vendredi, le dépôt est fermé », « Réunion d'équipe demain à 10 h », « Qui conduit le camion la semaine prochaine ? ».

Vous pouvez y interpeller directement quelqu'un avec @, exactement comme dans n'importe quel autre commentaire. La personne mentionnée reçoit une notification dans sa cloche, et un clic dessus mène directement à votre message.

Dans le chat d'équipe, seuls les propriétaires et les admins figurent dans le sélecteur @. Les contacts disposant d'un accès au portail n'y figurent volontairement pas : ils ne peuvent pas ouvrir le chat d'équipe, et une mention serait pour eux un lien qui ne mène nulle part. Interpellez-les plutôt sur la tâche ou le document concerné — ou écrivez-leur un message privé.

Pour envoyer, cliquez sur Envoyer ou appuyez sur Ctrl+Entrée (Mac : Cmd+Entrée) — exactement comme pour n'importe quel autre commentaire. La touche Entrée seule ne fait qu'insérer un saut de ligne.

L'historique a une hauteur fixe et défile en lui-même ; le champ de saisie se trouve toujours en dessous. À l'ouverture du canal, vous êtes automatiquement sur le message le plus récent. Si un nouveau message arrive alors que vous êtes en bas, il s'ajoute automatiquement — si vous lisez plus haut, l'indication Nouveau message apparaît en bas à la place, et un clic dessus vous amène à la fin.

Vous pouvez modifier vos propres messages via l'icône de crayon et les supprimer via la corbeille — pas ceux des autres.

« Client en attente »

Lorsque vous ouvrez Pour moi, le bloc Client en attente s'affiche au-dessus de vos mentions : les événements dont le dernier message client est plus récent que le dernier passage du bureau. Un clic vous mène dans le canal client de l'événement — il y est alors considéré comme lu, et l'entrée disparaît.

Deux précisions :

• Le signal est lié à l'événement, pas à une personne. « En attente » signifie que personne au bureau n'a encore ouvert le message — pas que vous n'avez personnellement pas répondu. C'est un repère partagé pour l'équipe.
• Un message de votre part ne le déclenche pas. Si vous avez écrit en dernier, l'événement n'y figure pas, quel que soit l'âge du marqueur de lecture.

Si rien ne figure sous « Client en attente », personne n'attend actuellement.

Messages clients

Dans le canal Clients figurent les messages du portail client : regroupés par événement, les plus récents d'abord au sein du groupe. Chaque ligne porte une étiquette indiquant si elle provient du Client ou du Bureau, ainsi que le texte d'aperçu et l'horodatage. L'étiquette En attente marque exactement les messages clients que personne au bureau n'a encore ouverts — c'est la même règle que dans le bloc ci-dessus.

En bas, vous trouvez Afficher les plus anciens, qui charge la page suivante.

On ne répond pas ici. Le hub est la vue d'ensemble ; on écrit dans le canal client de l'événement. Un clic sur une ligne vous y mène directement.

Le même canal client existe aussi directement sur l'événement — dans l'onglet Communication sous Client. C'est seulement là qu'un message est marqué comme lu : lire le canal Partenaire ou E-mails n'acquitte aucun message client.

Un canal par événement

Si vous choisissez un événement dans la barre, vous obtenez les deux côtés sur une même page : en haut les Commentaires de cet événement, en dessous ses Messages clients. Seuls sont proposés les événements pour lesquels il y a effectivement quelque chose — chacun avec sa date, afin que vous choisissiez le bon quand plusieurs fêtes portent le même nom.

Les messages écrits par votre crew dans le portail des employés apparaissent ici avec l'étiquette Crew. Toute personne disposant de l'autorisation Gérer les rôles supprime un tel message via la corbeille — après une brève confirmation. Si vous n'avez pas cette autorisation, un message vous le signale ; si le message a entre-temps déjà disparu, également.

Le même événement dispose, dans l'onglet Communication de l'événement, de ses propres canaux plus fins : Équipe & crew, Client, Partenaire, E-mails et un canal par domaine commenté. Le hub les regroupe, l'onglet les sépare.

Rechercher

En haut de la barre de canaux se trouve un champ de recherche. Dès que vous tapez, la barre se réduit aussitôt aux canaux dont le nom correspond — vous retrouvez ainsi un événement même quand beaucoup sont en cours. Les groupes repliés s'ouvrent alors d'eux-mêmes. ESC ou le petit × vident à nouveau le champ.

À partir de deux caractères, l'entrée Rechercher dans les messages apparaît sous le champ. Un clic dessus ou la touche Entrée lance la recherche dans le texte des messages eux-mêmes : commentaires, chat d'équipe, messages clients et vos propres messages privés. Vous ne trouvez que ce que vous avez de toute façon le droit de lire — les messages privés des autres ou les événements hors de votre périmètre n'apparaissent pas. Le terme recherché est mis en évidence dans chaque résultat, les plus récents d'abord ; un clic mène au canal correspondant. Les 60 résultats les plus récents sont affichés — si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, précisez le terme.

Dans l'onglet Communication de l'événement, le champ de recherche ne filtre que les canaux de cet événement ; la recherche dans tous les messages se trouve sur la page Communication.

Événements archivés

Si vous archivez un événement, son canal passe dans le groupe Archives à la fin de la barre. Le groupe est replié pour ne pas gêner au quotidien. Rien n'est supprimé : l'historique reste lisible, et la recherche trouve aussi les messages des événements archivés. Si vous sortez l'événement des archives, son canal retrouve sa place parmi les autres.

Restreindre la liste

Au-dessus de la liste se trouve une carte de filtres. Les filtres qu'elle contient dépendent du canal :

• Événement — uniquement les commentaires d'un événement précis. Sont proposés exactement les événements pour lesquels il existe des commentaires, chacun avec sa date. Avec Sans événement, vous voyez ce qui n'appartient à aucun événement. Dans un canal d'événement, cette sélection est absente : l'événement provient de la barre.
• Domaine — uniquement les documents, uniquement les tâches, uniquement le déroulé, etc.
• Période — les 7, 30 ou 90 derniers jours.

Les trois peuvent être combinés librement. À droite dans la même carte figure le nombre de commentaires actuellement chargés, par exemple « 24 commentaires ». Si un filtre est actif, un bouton Réinitialiser les filtres se trouve à côté ; il remet tout dans l'état initial du canal. Pendant le chargement d'un changement de filtre, la liste pâlit brièvement — l'ancienne sélection y figure encore, mais ne s'applique plus.

Si une combinaison ne donne rien, il est écrit « Aucun commentaire pour cette sélection. » avec le même bouton de réinitialisation. C'est différent de « Rien ici pour l'instant. … » — cela vous permet de savoir si vos filtres sont trop restrictifs ou si rien n'a vraiment encore été écrit.

Nouveaux commentaires pendant votre lecture

Lorsque quelqu'un écrit n'importe où dans le workspace, la ligne n'est pas simplement insérée parmi les vôtres — sinon le texte glisserait sous votre doigt. À la place, un bouton apparaît au-dessus de la liste, par exemple « 3 nouveaux commentaires ». C'est seulement votre clic qui les amène en tête de liste, et le compteur retombe à zéro.

Deux précisions :

• Vos filtres comptent aussi. Si vous avez restreint la liste à un événement précis et que quelqu'un commente sur un autre, le compteur n'augmente pas.
• Dans le canal Pour moi, le bouton ne compte pas. Savoir si un nouveau commentaire vous concerne ne se détermine qu'au rechargement — un compteur serait une simple supposition. Que vous ayez été mentionné, vous l'apprenez de toute façon aussitôt via la cloche.

Lorsque quelqu'un a modifié un commentaire que vous avez sous les yeux, son texte change en revanche immédiatement. Cela ne déplace rien et n'a donc pas besoin d'attendre.

Si la connexion est coupée, il est écrit « Connexion interrompue, rechargement en cours ». Dès qu'elle est rétablie, ce que vous avez manqué s'ajoute au compteur.

Le Chat d'équipe et les Messages privés se comportent comme n'importe quelle autre zone de commentaires : les nouveaux messages y apparaissent directement, sans bouton.

Lire les lignes

Au-dessus de chaque jour figure une ligne de séparation — Aujourd'hui, Hier ou le jour de la semaine avec la date. Dans la ligne elle-même, il ne reste que l'heure ; vous voyez la date complète en passant la souris dessus.

Chaque ligne affiche

• le Domaine sous forme d'étiquette (tâche, événement, déroulé, document, demande ou Function Sheet),
• la Désignation de l'objet, par exemple le numéro de facture,
• qui a écrit et quand,
• et le texte avec les mentions mises en évidence. Votre propre nom y est en couleur, toutes les autres mentions restent neutres — vous repérez ainsi d'un coup d'œil ce qui vous concerne.

Un clic sur une ligne vous amène à l'endroit où se trouve le commentaire — et y saute directement. Pour un commentaire de tâche, la tâche s'ouvre dans la boîte de dialogue, même si elle est terminée depuis longtemps. On répond toujours là-bas, pas dans la vue d'ensemble. Ainsi, chaque commentaire a un seul et unique emplacement.

Le compteur dans la barre latérale

Si un nombre figure à côté de Communication, il s'agit de vos mentions non lues. Les mentions de vos collègues ne comptent pas — chaque personne voit son propre nombre. À zéro, le compteur disparaît complètement. Les messages privés ne comptent pas ici — ils ont leur propre notification sur le téléphone et dans la cloche.

Il y a deux façons de le faire baisser :

• Vous ouvrez la section Communication. Tout ce qui figure alors sur la page — le chat d'équipe et les commentaires de la liste — est considéré comme lu. Le nombre baisse immédiatement, sans que vous ayez à recharger la page.
• Vous lisez ou fermez la notification dans la cloche.

Les deux agissent sur le même nombre : ce que vous avez vu ici disparaît aussi de la cloche.

Le compteur ne retombe pas simplement à zéro, mais au reste réel. Les mentions qui ne figuraient pas du tout sur cette page — parce qu'elles se trouvent plus bas derrière Afficher les plus anciens ou parce qu'elles sont rattachées à un endroit qui n'est pas affiché ici — restent non lues. Si un nombre est donc encore affiché après l'ouverture, il vous reste réellement quelque chose à traiter.

Ce que vous ne voyez PAS ici

La vue d'ensemble ne montre que ce que vous avez de toute façon le droit de voir :

• Sans l'autorisation Consulter les finances, aucun commentaire de document n'apparaît — ni la ligne, ni l'extrait, ni le numéro du document.
• Sans l'autorisation Consulter les événements, les commentaires sur les tâches, les événements, le déroulé et les Function Sheets sont absents.
• Si votre rôle est limité à certains événements, vous ne voyez ici aussi que les commentaires et les messages clients de ces événements.
• Les commentaires de demande et le chat d'équipe sont visibles par toutes les personnes ayant accès à l'administration.
• Les messages privés ne sont vus que par les deux personnes qui les échangent. Qui n'en fait pas partie ne voit ni la conversation ni même son existence.

Mention sur une tâche

Si quelqu'un vous mentionne sur une tâche, la ligne de cette vue d'ensemble comme la notification dans la cloche mènent directement dans la boîte de dialogue de la tâche — et non plus seulement à la liste des tâches. Le commentaire concerné y est brièvement mis en évidence.

Cela vaut aussi pour les tâches terminées et pour celles qui se trouvent loin dans la liste : la tâche est rechargée de façon ciblée. Si elle a entre-temps été supprimée ou n'est pas visible pour votre rôle, une indication « Tâche introuvable » vous le signale — au lieu de vous laisser sans un mot sur la liste.

Dans la boîte de dialogue de la tâche, la zone de commentaires est ouverte d'emblée et affiche le nombre dans l'en-tête, par exemple Commentaires (2).

Questions fréquentes

Puis-je répondre directement dans la vue d'ensemble ? Uniquement dans le chat d'équipe et dans les messages privés. Un commentaire doit avoir un seul emplacement où il naît — cliquez sur la ligne, et vous y êtes.

Les clients voient-ils le chat d'équipe ou mes messages privés ? Non. Le chat d'équipe est purement interne, comme chaque commentaire dans Univents. Les messages privés ne sont vus que par les deux personnes qui les échangent.

Qui puis-je joindre par message privé ? Depuis le bureau : toute l'équipe. Depuis la crew : le bureau, et les collègues seulement en cas de mission commune. Les clients et les partenaires, pas du tout.

Pourquoi une collègue est-elle introuvable dans la boîte de dialogue « Nouveau message » ? Parce que vous n'avez actuellement aucune mission commune ou que son accès a expiré. Seules sont proposées les personnes qui peuvent aussi répondre.

Pourquoi un message du chat d'équipe n'apparaît-il pas dans l'onglet Communication d'un événement ? Parce qu'il n'appartient à aucun événement. L'onglet n'affiche que ce qui est rattaché à cet événement précis — et un canal d'événement dans le hub fait de même.

Où trouver la mention dont parle la cloche ? Cliquez sur la notification — elle mène directement au commentaire et le met brièvement en évidence. Vous pouvez aussi ouvrir le canal Pour moi.

Pourquoi ne vois-je pas un message du chat d'équipe dans la liste des commentaires ? Il figure déjà dans le champ du chat d'équipe — la liste le masque donc pour que rien n'apparaisse en double.

Quand un événement disparaît-il de « Client en attente » ? Dès que quelqu'un du bureau ouvre le canal Client de cet événement. Un clic sur l'entrée mène exactement à cet endroit.