Comunicação: canais, chat da equipa e mensagens diretas

Os comentários surgem em todo o produto: na fatura, na tarefa, no programa. A área Comunicação na barra lateral reúne-os num só local — e, a par deles, tudo o que chega através do portal do cliente. Para isso existe, à esquerda, uma barra de canais, como no Slack.

No vídeo, vê-se como acompanhar, na área Comunicação, as menções, o chat da equipa e os chats de clientes, e como escrever, no evento, à equipa, a parceiros e a clientes.

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Os passos individuais estão também descritos por escrito abaixo.

Os canais

A barra à esquerda é a primeira decisão da página. O canal escolhido fica no endereço (?kanal=…) — por isso pode ser partilhado por ligação, guardado nos favoritos e percorrido com o botão «Voltar» do navegador.

• Para mim — as tuas menções. É o canal com que a página abre. No topo aparece ainda o bloco Cliente em espera.
• Chat da equipa — o chat interno para tudo o que não pertence a nenhum evento.
• Clientes — as mensagens do portal do cliente, agrupadas por evento, mais recentes primeiro.
• Um canal por evento — tudo sobre um evento: primeiro os comentários, abaixo as mensagens de clientes. São listados os eventos que têm conteúdo.
• Mensagens diretas — as tuas conversas 1:1, no fim. O grupo só aparece quando já existe uma conversa; para criar uma nova, usa Nova mensagem.

No computador, a barra fica na vertical, à esquerda; no telemóvel, fica na horizontal, por cima do conteúdo. Com o botão Recolher canais fica estreita — o navegador memoriza a definição por ecrã. No telemóvel, a barra é a lista: ao escolher um canal, este abre em vista completa, com Todos os canais como caminho de volta.

Mensagens diretas

Uma mensagem direta é uma conversa entre exatamente duas pessoas — é Privado. Nem proprietários nem administradores leem conversas alheias; cada pessoa vê apenas as suas. Não é uma definição que se possa alterar, mas uma regra fixa do sistema.

Uma nova conversa cria-se com Nova mensagem, escolhendo a pessoa. Quem é sugerido depende de quem se é:

• A partir do Escritório é possível escrever a qualquer pessoa da equipa — colegas e todos os que participam através do portal do colaborador.
• A partir da Crew é possível escrever ao escritório. Os outros colegas só são acessíveis se estiverem escalados para o mesmo serviço — quem trabalha apenas noutro evento não aparece na lista.
• Clientes e parceiros não são elegíveis para mensagens diretas. Para eles existem os canais de clientes e os e-mails do evento.

No histórico, as próprias mensagens ficam à direita e as dos outros à esquerda, cada uma com foto de perfil. Ao abrir, a vista salta para a mensagem mais recente; Carregar mais antigas recua mais. Um ponto Não lida na lista mostra se escapou alguma coisa e desaparece ao abrir a conversa.

Se alguém usar o portal do colaborador como app, uma nova mensagem direta chega como notificação push no telemóvel — tal como uma menção. No computador, aparece no sino.

Ao escrever a alguém que já não existe ou cujo acesso está bloqueado, surge um aviso — a mensagem não se perde em silêncio.

O chat da equipa

No canal Chat da equipa há um campo de escrita já aberto. O que for escrito aí é lido por todos os que têm acesso à administração. Clientes e parceiros nunca veem o chat da equipa.

Destina-se a tudo o que não tenha relação com um evento específico: «Na sexta-feira o armazém está fechado», «Amanhã há reunião de equipa às 10», «Quem conduz a carrinha na próxima semana?».

É possível mencionar alguém diretamente com @, tal como em qualquer outro comentário. A pessoa mencionada recebe uma notificação no sino e um clique nela leva diretamente à mensagem.

No chat da equipa, o seletor de @ mostra apenas proprietários e administradores. Os contactos com acesso ao portal não aparecem aí de propósito: não conseguem abrir o chat da equipa, pelo que uma menção seria para eles uma ligação para lado nenhum. Em alternativa, mencioná-los na tarefa ou no documento em causa — ou enviar-lhes uma mensagem direta.

Para enviar, clicar em Enviar ou premir Ctrl+Enter (Mac: Cmd+Enter) — tal como em qualquer outro comentário. Enter sozinho apenas cria um novo parágrafo.

O histórico tem altura fixa e desloca-se dentro de si mesmo; o campo de escrita fica sempre por baixo. Ao abrir o canal, fica-se automaticamente na mensagem mais recente. Se chegar uma nova enquanto se está no fim, a vista acompanha-a — se se estiver a ler mais acima, surge em vez disso, em baixo, o aviso Nova mensagem, e um clique leva ao fim.

As próprias mensagens podem ser editadas com o ícone do lápis e eliminadas com o caixote do lixo — as dos outros, não.

«Cliente em espera»

Ao abrir Para mim, por cima das menções aparece o bloco Cliente em espera: eventos cuja mensagem de cliente mais recente é posterior à última vez que o escritório olhou. Um clique leva ao canal de clientes do evento — aí passa a contar como lida e a entrada desaparece.

Dois pontos a ter em conta:

• O sinal está associado ao evento, não a uma pessoa. «Em espera» significa que ninguém no escritório abriu ainda a mensagem — não que tenhas sido tu, pessoalmente, a não responder. É um acordo para a equipa.
• Uma mensagem da equipa não o ativa. Se a última mensagem for da equipa, o evento não aparece aí, por mais antigo que seja o carimbo de leitura.

Se não houver nada em «Cliente em espera», ninguém está à espera neste momento.

Mensagens de clientes

No canal Clientes estão as mensagens do portal do cliente: agrupadas por evento e, dentro do grupo, mais recentes primeiro. Cada linha traz uma etiqueta que indica se vem do Cliente ou do Escritório, além do texto de pré-visualização e da hora. A etiqueta Em espera marca exatamente as mensagens de clientes que ainda ninguém no escritório abriu — a mesma regra do bloco acima.

No fim encontra-se Mostrar mais antigos, que carrega a página seguinte.

Aqui não se responde. O hub é a vista geral; escreve-se no canal de clientes do evento. Um clique numa linha leva exatamente para lá.

O mesmo canal de clientes existe também diretamente no evento — no separador Comunicação, em Cliente. Só aí uma mensagem fica marcada como lida: quem lê no canal Parceiro ou E-mails não confirma nenhuma mensagem de cliente.

Um canal por evento

Ao escolher um evento na barra, obtêm-se os dois lados numa só superfície: em cima os Comentários desse evento, abaixo as suas Mensagens de clientes. Só são listados os eventos para os quais existe alguma coisa — cada um com a data, para acertar no evento certo quando há várias festas com o mesmo nome.

As publicações que a Crew escreveu no portal do colaborador aparecem aqui com a etiqueta Crew. Quem tiver a permissão Gerir funções remove uma publicação destas através do caixote do lixo — após uma breve confirmação. Se faltar a permissão, surge um aviso; se a publicação entretanto já tiver desaparecido, também.

O mesmo evento tem, no separador Comunicação do evento, os seus próprios canais, com uma divisão mais fina: Equipa e Crew, Cliente, Parceiro, E-mails e um por cada área comentada. O hub reúne-os, o separador separa-os.

Pesquisar

No topo da barra de canais há um campo de pesquisa. Ao escrever aí, a barra reduz-se de imediato aos canais cujo nome corresponde — assim encontra-se um evento mesmo quando há muitos em curso. Os grupos recolhidos abrem por si. ESC ou o pequeno × esvaziam novamente o campo.

A partir de dois caracteres, aparece por baixo do campo a entrada Pesquisar nas mensagens. Um clique nela ou Enter pesquisa o texto das próprias mensagens: comentários, chat da equipa, mensagens de clientes e as tuas mensagens diretas. Só se encontra o que, de qualquer modo, se tem permissão para ler — mensagens diretas alheias ou eventos fora do acesso concedido não aparecem. O termo pesquisado fica realçado em cada resultado, mais recentes primeiro; um clique leva ao canal correspondente. São mostrados os 60 resultados mais recentes — se não aparecer o que se procura, convém tornar o termo mais específico.

No separador Comunicação do evento, o campo de pesquisa filtra apenas os canais desse evento; a pesquisa em todas as mensagens existe na página Comunicação.

Eventos arquivados

Ao arquivar um evento, o seu canal passa para o grupo Arquivo, no fim da barra. O grupo está recolhido para não incomodar no dia a dia. Nada é eliminado: o histórico continua legível e a pesquisa encontra também mensagens de eventos arquivados. Se o evento for restaurado do arquivo, o seu canal volta a ficar junto dos outros.

Restringir a lista

Por cima da lista há um cartão de filtros. Os filtros que contém dependem do canal:

• Evento — apenas comentários de um evento específico. São oferecidos exatamente os eventos para os quais existem comentários, cada um com a data. Com Sem evento vê-se o que não pertence a nenhum. Num canal de evento esta seleção não existe: o evento vem da barra.
• Área — apenas documentos, apenas tarefas, apenas o programa e assim por diante.
• Período — os últimos 7, 30 ou 90 dias.

Os três podem ser combinados livremente. À direita, no mesmo cartão, indica-se quantos comentários estão carregados neste momento, por exemplo «24 comentários». Se algum filtro estiver ativo, ao lado aparece o botão Repor filtros, que repõe tudo na situação inicial do canal. Enquanto uma alteração de filtro carrega, a lista fica brevemente esbatida — a seleção anterior ainda lá está, mas já não é válida.

Se uma combinação não encontrar nada, aparece «Sem comentários para esta seleção.» com o mesmo botão de repor. É diferente de «Ainda não há nada aqui. …» — assim distingue-se se os filtros são demasiado restritivos ou se ainda não foi escrito nada.

Novos comentários enquanto se lê

Quando alguém escreve em qualquer ponto do workspace, a linha não é simplesmente inserida no meio das existentes — senão o texto fugia de debaixo do dedo. Em vez disso, aparece por cima da lista um botão, por exemplo «3 novos comentários». Só o clique os traz para o início da lista, e o contador volta a zero.

Dois pontos a ter em conta:

• Os filtros também contam. Se a lista estiver restringida a um evento específico e alguém comentar noutro, o contador não sobe.
• No canal Para mim, o botão não conta. Só ao recarregar se pode saber se um novo comentário diz respeito ao utilizador — um contador para isso seria adivinhação. Ser mencionado fica-se a saber de imediato, de qualquer modo, através do sino.

Quando um comentário que se está a ver é editado, o texto muda de imediato. Isso não desloca nada, por isso não tem de esperar.

Se a ligação cair, aparece «Ligação interrompida, a recarregar». Assim que voltar, o que se perdeu fica registado no contador.

O Chat da equipa e as Mensagens diretas comportam-se como qualquer outra área de comentários: as novas mensagens aparecem logo, sem botão.

Ler as linhas

Por cima de cada dia há uma linha de separação — Hoje, Ontem ou o dia da semana com a data. Na própria linha consta depois apenas a hora; a data completa vê-se ao passar o rato por cima.

Cada linha mostra

• a Área como etiqueta (tarefa, evento, programa, documento, pedido ou Function Sheet),
• a Designação do objeto, por exemplo o número da fatura,
• quem escreveu e quando,
• e o texto com as menções realçadas. O teu próprio nome surge a cor, todas as outras menções ficam neutras — assim vê-se de relance o que diz respeito ao utilizador.

Um clique numa linha leva ao local onde está o comentário — e salta diretamente para ele. Num comentário de tarefa, a tarefa abre no diálogo, mesmo que já esteja concluída há muito. Responde-se sempre lá, não na vista geral. Assim, cada comentário tem exatamente um lugar.

O contador na barra lateral

Se houver um número junto a Comunicação, são as tuas menções por ler. As menções de colegas não contam — cada pessoa vê o seu próprio número. A zero, o contador desaparece por completo. As mensagens diretas não contam aqui — têm o seu próprio aviso no telemóvel e no sino.

Há duas formas de o baixar:

• Abrir a área Comunicação. Tudo o que aparece na página — o chat da equipa e os comentários da lista — conta como lido. O número desce de imediato, sem ser preciso recarregar a página.
• Ler ou dispensar a notificação no sino.

Ambas atuam sobre o mesmo número: o que se viu aqui também desaparece do sino.

O contador não salta simplesmente para zero, mas para o resto real. As menções que nem estavam nesta página — porque estão mais abaixo, atrás de Mostrar mais antigos, ou porque estão associadas a um local que aqui não é apresentado — continuam por ler. Se, depois de abrir, ainda houver um número, há mesmo algo em aberto.

O que NÃO se vê aqui

A vista geral mostra apenas o que, de qualquer forma, se tem permissão para ver:

• Sem a permissão Ver finanças, não aparecem comentários de documentos — nem a linha, nem o excerto, nem o número do documento.
• Sem a permissão Ver eventos, faltam os comentários em tarefas, eventos, programa e Function Sheets.
• Se a função estiver restrita a determinados eventos, também aqui só se veem os comentários e as mensagens de clientes desses eventos.
• Os comentários de pedidos e o chat da equipa são visíveis para todos os que têm acesso à administração.
• As mensagens diretas só são vistas pelos dois intervenientes. Quem não participa não vê nem a conversa nem sabe que ela existe.

Menção numa tarefa

Quando alguém menciona o utilizador numa tarefa, tanto a linha desta vista geral como a notificação no sino levam diretamente ao diálogo da tarefa — já não apenas à lista de tarefas. O comentário em causa fica aí brevemente realçado.

Isto vale também para tarefas concluídas e para as que estão muito abaixo na lista: a tarefa é carregada de forma dirigida. Se entretanto tiver sido eliminada ou não for visível para a função em causa, um aviso «Tarefa não encontrada» indica-o — em vez de deixar o utilizador na lista sem uma palavra.

No diálogo da tarefa, a área de comentários está aberta desde o início e traz o número no cabeçalho, por exemplo Comentários (2).

Perguntas frequentes

Posso responder diretamente na vista geral? Só no chat da equipa e nas mensagens diretas. Um comentário deve ter exatamente um sítio onde nasce — basta clicar na linha para lá chegar.

Os clientes veem o chat da equipa ou as minhas mensagens diretas? Não. O chat da equipa é puramente interno, como qualquer comentário no Univents. As mensagens diretas só são vistas pelas duas pessoas envolvidas.

Quem posso contactar por mensagem direta? A partir do escritório: todos os da equipa. A partir da Crew: o escritório e, entre colegas, só em caso de serviço comum. Clientes e parceiros, de todo.

Porque não encontro uma colega na caixa «Nova mensagem»? Porque, neste momento, não têm nenhum serviço em comum ou o acesso dela expirou. Só é oferecido quem também pode responder.

Porque é que uma publicação do chat da equipa não aparece no separador Comunicação de um evento? Porque não pertence a nenhum evento. O separador mostra apenas o que está associado a esse evento — e o mesmo vale para um canal de evento no hub.

Onde encontro a menção de que o sino fala? Clicar na notificação — leva diretamente ao comentário e realça-o brevemente. Em alternativa, abrir o canal Para mim.

Porque não vejo uma mensagem do chat da equipa na lista de comentários? Já está no campo do chat da equipa — por isso a lista oculta-a, para que nada apareça duplicado.

Quando é que um evento sai de «Cliente em espera»? Assim que alguém do escritório abre o canal Cliente desse evento. Um clique na entrada leva exatamente para lá.