EventHub-klantenportaal: wat je klant online kan zien en doen

Het EventHub-klantenportaal is de webpagina waarop je klant zijn evenement volgt: offerte bekijken en ondertekenen, factuur betalen, wijzigingen aanvragen, gasten beheren en foto’s bekijken — allemaal zonder eigen Univents-account. Dit artikel laat beide kanten zien: wat de klant in het portaal kan doen en wat je daarvoor instelt.

Hoe de toegang werkt — link aanmaken, versturen, blokkeren — lees je uitgebreid in Communicatie en samenwerking met externen. Hier gaat het om de inhoud van het portaal zelf.

In de video zie je wat je klant zelf in het portaal kan regelen: offerte ondertekenen, factuur betalen, berichten schrijven, gasten beheren, bijboeken en wijzigingen aanvragen.

Video afspelen3:31

De afzonderlijke stappen vind je hieronder ook om na te lezen.

Wat je klant in het portaal ziet

Na het inloggen via de persoonlijke link komt de klant terecht op een overzicht van zijn evenement met aftelklok, kostenkengetallen en de volgende stappen. Als omslagfoto toont het overzicht de afbeelding van het evenement, anders die van de locatie, anders — als je die hebt ingesteld — je standaardomslagfoto uit Instellingen → Branding. De zijnavigatie toont alleen wat er voor zijn evenement daadwerkelijk is:

Bijboeken staat als eigen menu-item in de zijbalk — je klant hoeft er dus niet eerst via het omweg Wijzigingen → tab „Producten” naar te zoeken. Het item verschijnt automatisch zodra er op de bijbehorende boekingspagina minimaal één product om bij te boeken is ingesteld; zonder ingestelde producten blijft het onzichtbaar.

Je bedrijf kan afzonderlijke onderdelen van het klantenportaal uitschakelen — in de instellingen onder Portalen. Een uitgeschakeld onderdeel ontbreekt dan in de navigatie en de pagina zelf is voor de klant geblokkeerd: ook via een bewaarde link komt hij er niet meer in. Het Overzicht blijft altijd zichtbaar.

Offerte bekijken en ondertekenen

1. De klant opent in de tab Documenten zijn offerte.
2. Zolang er geen openstaand wijzigingsverzoek is, klikt hij op Ondertekenen.
3. In het dialoogvenster tekent hij zijn handtekening of typt hij in plaats daarvan zijn naam, vinkt hij het selectievakje „Ik heb de offerte gelezen en accepteer deze bindend.” aan en klikt hij op Bindend ondertekenen.
4. Univents slaat tijdstempel, IP-adres en browser-id op als eIDAS-conform bewijs en zet de offerte op „Geaccepteerd”.

In plaats van te ondertekenen kan de klant ook Offerte afwijzen (met optionele reden) of via Wijziging aanvragen afzonderlijke regels markeren en Wijzigen of Verwijderen wensen. Zolang dit verzoek openstaat, kan de offerte niet worden ondertekend — pas jouw bijgewerkte versie geeft het ondertekenen weer vrij. Contracten lopen via een eigen handtekeningroute, zie Contracten maken, beheren en ondertekenen.

Factuur bekijken, downloaden en online betalen

In de tab Documenten opent de klant zijn factuur, pakbon of creditnota en downloadt hij die op elk moment zelf als PDF. Bij een openstaande, verstuurde of verlopen factuur met een resterend bedrag vanaf € 10 verschijnt bovendien de knop Nu betalen — mits je Stripe hebt gekoppeld (zie Betalingsintegratie met Stripe koppelen). Na de kaartbetaling markeert Univents de factuur automatisch als betaald, zonder dat jij iets hoeft te doen. Kleinere bedragen onder € 10 voldoet de klant per overboeking.

Vragen beantwoorden

In de tab Vragen staan de vragen die je in de portaalconfiguratie van de boekingspagina hebt geselecteerd. Je klant vult daar direct zijn antwoorden in:

• Vrije tekst, Getal, Datum, Tijd, Adres en Selectievakje vult hij in als gewoon veld.
• Dropdown en Meerkeuze tonen dezelfde antwoordmogelijkheden als op de boekingspagina. Bij een meervoudige keuze gelden jouw grenzen Selecteer minimaal en Selecteer maximaal.
• Vragen die om een bestand vragen en pure sectiekoppen staan er alleen ter informatie — daar is geen invoerveld.

Getoond wordt wat bij dit evenement past: een vraag die in het productformulier aan een product is gekoppeld, staat alleen in de lijst als dat product in dit evenement is geboekt — bij een boeking met alleen canapés ontbreken dus de buffetvragen. Vragen zonder productkoppeling staan er altijd, en wat je klant al heeft beantwoord blijft zichtbaar, zodat er geen antwoord verdwijnt.

Je klant hoeft niet alles in één keer in te vullen: opslaan kan ook als er nog een verplichte vraag openstaat, en een leeg veld geldt als „Nog niet beantwoord”. Elk antwoord kan hij op elk moment overschrijven — tot de deadline die je onder Wijzigingsverzoeken hebt ingesteld (zonder eigen opgave geldt de deadline van de boekingspagina). Daarna kan hij zijn antwoorden alleen nog bekijken. Antwoorden wijzigen geen prijzen en geen documenten; er wordt alleen opgeslagen wat hij invult.

Dezelfde vragen zie je op het overzicht van het evenement. Daar staat de kaart Vragen in het klantenportaal met elke vraag en wat je klant heeft geantwoord: openstaande vragen staan er als Nog open, beantwoorde vragen dragen Beantwoord en de datum van registratie. Via Bewerken vul je zelf de keuze in — bijvoorbeeld omdat jullie die telefonisch hebben besproken — en het portaal toont de vraag daarna als beantwoord. Laat je het veld leeg, dan is het antwoord weer verwijderd. Heeft een keuzevraag geen keuzemogelijkheden ingesteld, dan meldt de kaart dat en verwijst ze naar de boekingspagina waar je ze aanvult. Tot de deadline kan je klant zijn antwoord nog steeds zelf overschrijven. De kaart toont dezelfde beperkte lijst als het portaal — vragen waarvan het product in dit evenement niet is geboekt, ontbreken ook hier.

Wijzigingen aanvragen en met jou schrijven

In de tab Wijzigingen doet de klant gestructureerde verzoeken over aantal gasten, datum, draaiboek of eerder gegeven antwoorden. Je ziet elk verzoek in Univents ter goedkeuring — niets wordt automatisch overgenomen. Een Meervoudige keuze staat daar als echte keuze met jouw grenzen Selecteer minimaal/Selecteer maximaal in plaats van een tekstveld, en elke gewijzigde variant wordt een eigen punt — jij beslist dus variant voor variant. Na je goedkeuring worden de regels in de opdracht aan de keuze aangepast. In de tab Berichten kan de klant je daarnaast vrij schrijven; elk bericht van hem wordt je bovendien per e-mail gespiegeld, en je antwoord per mail komt direct terug in de portaalconversatie.

Afzonderlijke punten accepteren of afwijzen

Stuurt de klant meerdere wensen tegelijk, dan beslis je per punt. Open het evenement en het onderdeel Documenten: bij elk openstaand punt van het verzoek staan Accepteren en Afwijzen. Zet de punten die je niet wilt overnemen op Afwijzen en klik onderaan op Selectie overnemen. Univents voert alleen de geaccepteerde punten door; ontstaat daarbij een nieuwe offerte, dan bevat die alleen deze wijzigingen.

Zet je een punt op Afwijzen, dan verschijnt eronder het veld Toelichting voor de klant (optioneel). Wat je daar invult, ziet je klant in de mail direct bij het punt en in het portaal bij het afgewezen punt.

Accepteer je een deel en wijs je een deel af, dan krijgt je klant de aparte mail Wijzigingsverzoek deels geaccepteerd (onderwerp „Je wijziging is deels overgenomen”): bovenaan de overgenomen punten, daaronder onder „Niet overgenomen” de afgewezen punten inclusief toelichting. Accepteer je alles, dan gaat zoals voorheen de mail „Wijzigingsverzoek geaccepteerd” de deur uit. De tekst van beide mails pas je aan onder Instellingen → E-mailsjablonen. Heb je daar „Wijzigingsverzoek geaccepteerd” uitgeschakeld, dan gaat ook de mail voor deels geaccepteerde verzoeken niet de deur uit.

In het portaal staat bij elk afgewezen punt „Afgewezen”. Wil je geen enkel punt overnemen, kies dan Alles afwijzen — daar kun je ook een reden voor de klant opgeven.

Draaiboek voorstellen

Onder Wijzigingen → Draaiboek kan je klant zelf een draaiboek voorstellen — ook als het evenement nog helemaal geen draaiboek heeft. Hij voert zoveel punten in als hij wil (tijd en programmaonderdeel, optioneel beschrijving en duur, bij meerdaagse evenementen ook de dag) en stuurt alles met één klik ter goedkeuring.

Je ontvangt het voorstel als wijzigingsverzoek en ziet elk punt met tijd. Klik je op Accepteren, dan maakt Univents de punten als echte draaiboekpunten aan bij het evenement:

• Is er al een draaiboek dat je met deze klant hebt gedeeld, dan komen de punten daar terecht.
• Anders ontstaat er een nieuw draaiboek „Draaiboek”, dat de klant in het portaal ziet. Je interne, niet-gedeelde draaiboeken blijven onaangeroerd en onzichtbaar voor de klant.
• De tijd geldt voor de gekozen evenementdag. Heeft het evenement nog geen datum, dan wijst Univents je daarop — stel eerst de datum in en accepteer het verzoek daarna.

Afzonderlijke punten van het voorstel kun je afwijzen zoals hierboven beschreven; er worden dan alleen de overige aangemaakt. De bevestigingsmail „Overgenomen” gaat pas de deur uit als de punten echt zijn aangemaakt. Oudere voorstellen die de klant als vrije tekst heeft gestuurd (bijvoorbeeld „18:00 uur ontvangst, 18:30 uur toespraak”), splitst Univents bij het accepteren regel voor regel in afzonderlijke punten.

AI-assistent voor vragen over je documenten

Geef je in de kennisbank documenten vrij voor alle klanten met een portaallink, dan staat er in het portaal bovendien het item AI-assistent. Je klant stelt daar vragen over draaiboek, route of diensten en krijgt het antwoord met bronvermelding — zonder dat jij elke vraag zelf beantwoordt. De assistent citeert uitsluitend vrijgegeven documenten, rekent niets uit en belooft niets; onder elk antwoord staat dat alleen bindend is wat jij bevestigt. Instellen, kosten en noodstop staan in AI-assistent in het medewerkersportaal en het klantenportaal.

Gastenlijst, RSVP en dieetwensen

In de tab Gasten voert de klant gasten handmatig in (naam, aanmeldstatus, begeleiders, voedingswijze, allergenen met ernstniveau) of maakt hij een eigen Gastlink (RSVP) aan: gasten melden zich daarmee zelf aan of af — zonder eigen portaaltoegang, met een persoonlijke link om hun antwoord later zelf te wijzigen. Je ziet het dieetoverzicht samengevoegd in het evenement, in de keukenmonitor en in het Function Sheet, en neemt het gemelde aantal gasten met één klik over via Aantal gasten overnemen — bij een bestaande offerte ontstaat daarbij automatisch een opnieuw doorgerekende versie.

Wie de uitnodiging verstuurt. Bovenaan de gastenpagina staat de klant van het evenement als uitnodigende partij („Bedrijf X nodigt je uit”), daaronder in klein formaat jullie bedrijf als Organisator: …. De gasten zien dus uit wiens naam de uitnodiging komt. Is er bij het evenement geen klant ingesteld of heeft die geen leesbare naam, dan staat er zoals voorheen jullie bedrijf als uitnodigende partij.

Fotogalerij na het evenement

Foto’s die je in het evenement uploadt, zijn pas zichtbaar voor de klant nadat je ze afzonderlijk vrijgeeft (Zichtbaar/Verborgen). Daarnaast kun je via Galerij delen een eigen link voor de gasten aanmaken — zonder login, met download per foto en een meldroute per afbeelding (portretrecht). Bij het aanmaken bevestig je dat je gerechtigd bent de afgebeelde personen te delen.

Na het evenement: beoordeling en nieuwe aanvraag

Zodra het evenement heeft plaatsgevonden (status Afgerond of Gearchiveerd), verschijnt op het overzicht bovendien het onderdeel Na het evenement met de tekst „Bedankt dat we erbij mochten zijn. Een korte feedback helpt ons verder.”

Beoordeling. Via de knop Hoe was het? opent de klant een dialoogvenster waarin hij je 1 tot 5 sterren en optioneel een opmerking geeft en dit met Feedback versturen verstuurt. Heb je in de bedrijfsinstellingen een Google-beoordelingslink ingesteld, dan toont hetzelfde dialoogvenster bovendien de knop Beoordeel ons op Google, die de klant direct naar je Google-profiel stuurt. Heeft de klant al een beoordeling gegeven, dan heet de knop op het overzicht Feedback bewerken en toont die zijn eerdere invoer vooraf ingevuld.

Nieuw evenement aanvragen. Via de knop Nieuw evenement aanvragen opent de klant een kort formulier met evenementnaam, soort evenement (bijv. bruiloft, bedrijfsfeest), aantal gasten, gewenste datum en een optioneel bericht — vooraf ingevuld met de gegevens van het zojuist afgeronde evenement. Na het versturen komt de aanvraag als nieuwe aanvraag in je aanvragen-cockpit terecht; niets wordt automatisch overgenomen. De knop verschijnt alleen als er voor je workspace nog een actieve boekingspagina bestaat waarlangs een nieuwe aanvraag kan worden ingediend. Dient de klant opnieuw in terwijl zijn vorige aanvraag nog openstaat, dan wijst Univents hem erop dat de aanvraag al loopt.

Wat je als cateraar per evenement instelt

1. Open het evenement en blijf op het Overzicht.
2. In het onderdeel Klant stel je onder Portaalconfiguratie in welke vragen en bij te boeken producten de klant ziet — automatisch uit de aanvraag/standaardpagina of een bepaalde boekingspagina.
3. Onder Wijzigingsverzoeken bepaal je of de klant voor dit evenement wijzigingen mag aanvragen en tot hoeveel dagen voor het evenement — dit overschrijft de instelling van de boekingspagina. Dezelfde deadline geldt voor het beantwoorden van de vragen: daarna is beide alleen nog lezen.
4. Foto’s geef je in hetzelfde onderdeel afzonderlijk vrij voor de klant.

Portaaltoegang aanmaken en versturen

Het gedeelte Klantenportaal in het onderdeel Klant laat zien hoe het ervoor staat:

• Nog geen toegang. Er staat „Voor deze klant is er nog geen portaaltoegang.” Met Toegang aanmaken maak je die aan zonder dat er een mail uitgaat. Uitnodiging versturen maakt de toegang indien nodig meteen aan en stuurt de klant de uitnodiging met zijn link.
• Toegang aanwezig. Je ziet het volledige portaaladres met een knop om te kopiëren, daarnaast Klantenportaal (opent het portaal in een nieuw tabblad), Uitnodiging versturen en de ronde pijl om een nieuwe link te genereren. Daaronder staat wanneer de klant het portaal voor het laatst heeft geopend — of „Portaal nog nooit geopend”.
• Klant zonder e-mailadres. In plaats van de knoppen staat de reden er, zodat geen enkele klik nergens op uitkomt. Vul het adres aan bij het contact, dan zijn de knoppen er weer.
• Wie mag dit? Toegang aanmaken, uitnodiging versturen en de link opnieuw genereren kan alleen als je rol de machtiging Bewerken heeft voor evenementen. Met alleen leesrechten zie je de link en kun je die kopiëren, maar niet wijzigen.

Link opnieuw genereren als hij in verkeerde handen is gekomen. De ronde pijl stelt een nieuwe link in; eerst volgt een bevestigingsvraag. De huidige link wordt direct ongeldig, ook die welke de klant per e-mail heeft gekregen. Dit geldt voor alle evenementen van deze klant, niet alleen voor het evenement dat je nu geopend hebt: een klant heeft één portaaltoegang, geen link per evenement. Daarna komt hij pas weer in het portaal als je hem de nieuwe link stuurt.

Portaalconfiguratie verschijnt alleen als er in je workspace minimaal één boekingspagina is aangemaakt. Zonder boekingspagina zijn er geen vragen en geen bij te boeken producten om uit te kiezen, dus ook geen keuze. Ontbreekt ze, dan toont het onderdeel Klant gewoon minder — het is geen fout.

Veelgestelde vragen

Heeft mijn klant een Univents-account nodig? Nee. De toegang loopt uitsluitend via de persoonlijke link — details daarover in Communicatie en samenwerking met externen.

Waarom ziet mijn klant geen knop „Nu betalen”? Of Stripe is nog niet gekoppeld, of de factuur is nog niet verstuurd, of het openstaande bedrag is lager dan € 10. In die gevallen kan de klant de factuur toch als PDF downloaden en per overboeking voldoen.

Ziet mijn klant elke foto die ik upload? Nee. Nieuw geüploade foto’s zijn pas zichtbaar nadat je ze in het evenement afzonderlijk vrijgeeft.

Wat gebeurt er als de klant een verzoek indient terwijl de offerte openstaat? Zolang er een wijzigingsverzoek openstaat, kan de klant de actuele offerte niet ondertekenen. Pas als je een bijgewerkte versie verstuurt, wordt het ondertekenen weer vrijgegeven.

Wie komt er precies in het klantenportaal? Twee groepen: het contact dat bij het evenement als klant is ingesteld, en elk contact aan wie je vanuit dit evenement daadwerkelijk een document hebt verstuurd (offerte, factuur, creditnota, ondertekende pakbon). Wissel je bij het evenement de klant, dan verliest de oorspronkelijke ontvanger zijn toegang dus niet — zijn offerte en de bevestigingsknop blijven bereikbaar. Omgekeerd volstaat een document in concept niet: toegang ontstaat pas bij het versturen.