Portal klienta EventHub: co Twój klient może zobaczyć i zrobić online

Portal klienta EventHub to strona internetowa, na której Twój klient śledzi swoje wydarzenie: ogląda i podpisuje ofertę, opłaca fakturę, prosi o zmiany, zarządza gośćmi i przegląda zdjęcia — wszystko bez własnego konta w Univents. Ten artykuł pokazuje obie strony: co klient może zrobić w portalu i co musisz w tym celu skonfigurować.

Jak działa dostęp — tworzenie linku, wysyłanie, blokowanie — opisaliśmy szczegółowo w artykule Komunikacja i współpraca z osobami zewnętrznymi. Tutaj skupiamy się na zawartości samego portalu.

W filmie zobaczysz, co Twój klient może zrobić w portalu samodzielnie: podpisać ofertę, zapłacić fakturę, pisać wiadomości, zarządzać gośćmi, dokupować i prosić o zmiany.

Odtwórz wideo3:31

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej również w formie tekstu.

Co widzi Twój klient w portalu

Po zalogowaniu przez spersonalizowany link klient trafia na przegląd swojego wydarzenia z odliczaniem, wskaźnikami kosztów i kolejnymi krokami. Jako zdjęcie tytułowe przegląd pokazuje obraz wydarzenia, w razie jego braku obraz lokalizacji, a jeśli i tego nie ma — Twoje domyślne zdjęcie tytułowe z Ustawienia → Branding. Nawigacja boczna pokazuje tylko to, co faktycznie istnieje dla jego wydarzenia:

Dokup to osobna pozycja w menu bocznym — klient nie musi go szukać okrężną drogą przez Zmiany → zakładka „Produkty”. Pozycja pojawia się automatycznie, gdy przy powiązanej stronie rezerwacji jest zapisany co najmniej jeden produkt do dokupienia; bez zapisanych produktów pozostaje niewidoczna.

Twoja firma może wyłączyć poszczególne obszary portalu klienta — w ustawieniach w sekcji Portale. Wyłączony obszar znika z nawigacji, a sama strona jest dla klienta zablokowana: nie wejdzie na nią nawet przez zapamiętany link. Przegląd jest widoczny zawsze.

Oglądanie i podpisywanie oferty

1. Klient otwiera swoją ofertę w zakładce Dokumenty.
2. Dopóki nie ma otwartej prośby o zmianę, klika Podpisz.
3. W oknie dialogowym rysuje podpis albo wpisuje swoje imię i nazwisko, zaznacza pole wyboru „Zapoznałem(-am) się z ofertą i przyjmuję ją jako wiążącą.” i klika Podpisz wiążąco.
4. Univents zapisuje znacznik czasu, adres IP i identyfikator przeglądarki jako dowód zgodny z eIDAS i ustawia ofertę w statusie „Zaakceptowane”.

Zamiast podpisywać, klient może też Odrzuć ofertę (z opcjonalnym powodem) albo przez Poproś o zmianę zaznaczyć wybrane pozycje i chcieć je Zmień lub Usuń. Dopóki taka prośba jest otwarta, oferty nie można podpisać — dopiero Twoja zaktualizowana wersja ponownie odblokowuje podpis. Umowy działają w oddzielnym procesie podpisywania, zobacz Tworzenie, zarządzanie i podpisywanie umów.

Oglądanie, pobieranie i opłacanie faktury online

W zakładce Dokumenty klient otwiera swoją fakturę, dowód dostawy (WZ) lub notę kredytową i w każdej chwili samodzielnie pobiera je jako PDF. Przy otwartej, wysłanej lub przeterminowanej fakturze z kwotą pozostałą od 10 € pojawia się dodatkowo przycisk Zapłać teraz — o ile masz połączony Stripe (zobacz Połączenie integracji płatności ze Stripe). Po płatności kartą Univents automatycznie oznacza fakturę jako opłaconą, bez żadnej Twojej akcji. Kwoty poniżej 10 € klient reguluje przelewem.

Odpowiadanie na pytania

W zakładce Pytania znajdują się pytania, które wybrałeś w konfiguracji portalu na stronie rezerwacji. Klient wpisuje tam swoje odpowiedzi bezpośrednio:

• Tekst dowolny, Liczba, Data, Godzina, Adres i Pole wyboru wypełnia jak zwykłe pole.
• Lista rozwijana i Wielokrotny wybór pokazują te same możliwości odpowiedzi co na stronie rezerwacji. Przy wyborze wielokrotnym obowiązują Twoje limity Wybierz co najmniej i Wybierz maksymalnie.
• Pytania wymagające pliku oraz same nagłówki sekcji są wyświetlane wyłącznie jako informacja — nie ma tam pola do wypełnienia.

Wyświetlane jest to, co pasuje do danego wydarzenia: pytanie przypisane do produktu w formularzu produktu znajduje się na liście tylko wtedy, gdy ten produkt jest zarezerwowany w tym wydarzeniu — przy rezerwacji obejmującej wyłącznie przekąski canapés brakuje więc pytań o bufet. Pytania bez powiązania z produktem są widoczne zawsze, a to, na co klient już odpowiedział, pozostaje widoczne, aby żadna odpowiedź nie zniknęła.

Klient nie musi wypełniać wszystkiego naraz: zapisać można także wtedy, gdy jakieś pytanie obowiązkowe jest jeszcze otwarte, a puste pole jest traktowane jako „Jeszcze bez odpowiedzi”. Każdą odpowiedź może w dowolnym momencie nadpisać — do terminu, który ustawisz w sekcji Prośby o zmiany (bez własnej wartości obowiązuje termin strony rezerwacji). Potem widzi swoje odpowiedzi już tylko do odczytu. Odpowiedzi nie zmieniają cen ani dokumentów; zapisywane jest tylko to, co klient poda.

Te same pytania widzisz na stronie przeglądu wydarzenia. Znajdziesz tam kartę Pytania w portalu klienta z każdym pytaniem i odpowiedzią klienta: otwarte pytania mają oznaczenie Jeszcze otwarte, a te z odpowiedzią — Odpowiedziano oraz datę zapisania. Przez Edytuj wpisujesz wybór samodzielnie — na przykład dlatego, że omówiliście go telefonicznie — a portal pokaże wtedy pytanie jako z odpowiedzią. Jeśli pozostawisz pole puste, odpowiedź zostanie ponownie usunięta. Jeśli pytanie wyboru nie ma zapisanych opcji, karta o tym informuje i odsyła do strony rezerwacji, gdzie je uzupełnisz. Do upływu terminu klient nadal może sam nadpisać swoją odpowiedź. Karta pokazuje tę samą zawężoną listę co portal — pytań, których produkt nie jest zarezerwowany w tym wydarzeniu, brakuje również tutaj.

Prośby o zmiany i pisanie do Ciebie

W zakładce Zmiany klient składa uporządkowane prośby dotyczące liczby gości, terminu, harmonogramu lub już udzielonych odpowiedzi. Każdą prośbę widzisz w Univents do zatwierdzenia — nic nie jest przejmowane automatycznie. Wybór wielokrotny jest tam prawdziwym polem wyboru z Twoimi limitami Wybierz co najmniej/Wybierz maksymalnie zamiast pola tekstowego, a każda zmieniona opcja staje się osobnym punktem — decydujesz więc opcja po opcji. Po Twoim zatwierdzeniu pozycje w zamówieniu dopasowują się do wyboru. W zakładce Wiadomości klient może dodatkowo pisać do Ciebie swobodnie; każda jego wiadomość jest dodatkowo odzwierciedlana jako e-mail do Ciebie, a Twoja odpowiedź mailowa wraca bezpośrednio do historii w portalu.

Przyjmowanie lub odrzucanie pojedynczych punktów

Jeśli klient wyśle kilka próśb naraz, decydujesz punkt po punkcie. Otwórz wydarzenie i sekcję Dokumenty: przy każdym otwartym punkcie prośby są przyciski Przyjmij i Odrzuć. Punkty, których nie chcesz przyjąć, ustaw na Odrzuć i kliknij na dole Zastosuj wybór. Univents wdroży tylko przyjęte punkty; jeśli powstanie przy tym nowa oferta, będzie zawierać wyłącznie te zmiany.

Gdy ustawisz punkt na Odrzuć, pod nim pojawi się pole Uzasadnienie dla klienta (opcjonalnie). To, co tam wpiszesz, klient zobaczy w mailu bezpośrednio przy danym punkcie oraz w portalu przy odrzuconym punkcie.

Jeśli część punktów przyjmiesz, a część odrzucisz, klient dostanie osobny e-mail Prośba o zmianę przyjęta częściowo (temat: „Twoja zmiana została częściowo przyjęta”): u góry przyjęte punkty, pod nimi w sekcji „Nie przyjęto” punkty odrzucone wraz z uzasadnieniem. Jeśli przyjmiesz wszystko, wychodzi jak dotychczas e-mail „Prośba o zmianę przyjęta”. Treść obu e-maili dostosujesz w Ustawienia → Szablony e-mail. Jeśli wyłączysz tam „Prośba o zmianę przyjęta”, e-mail o częściowym przyjęciu również nie zostanie wysłany.

W portalu przy każdym odrzuconym punkcie widnieje „Odrzucone”. Jeśli nie chcesz przyjąć żadnego punktu, użyj Odrzuć wszystko — tam możesz też podać klientowi powód.

Proponowanie harmonogramu

W Zmiany → Harmonogram Twój klient może samodzielnie zaproponować harmonogram — nawet jeśli wydarzenie nie ma jeszcze żadnego harmonogramu. Wpisuje dowolną liczbę punktów (godzina i punkt programu, opcjonalnie opis i czas trwania, a przy wydarzeniach wielodniowych także dzień) i jednym kliknięciem wysyła wszystko do zatwierdzenia.

Propozycję otrzymujesz jako prośbę o zmianę i widzisz każdy punkt z godziną. Po kliknięciu Przyjmij Univents tworzy te punkty jako prawdziwe punkty harmonogramu przy wydarzeniu:

• Jeśli istnieje już harmonogram udostępniony temu klientowi, punkty trafiają do niego.
• W przeciwnym razie powstaje nowy harmonogram „Harmonogram”, który klient widzi w portalu. Twoje wewnętrzne, nieudostępnione harmonogramy pozostają nietknięte i niewidoczne dla klienta.
• Godzina dotyczy wybranego dnia wydarzenia. Jeśli wydarzenie nie ma jeszcze terminu, Univents Ci o tym przypomni — najpierw ustaw datę, a potem przyjmij prośbę.

Pojedyncze punkty propozycji możesz odrzucić w opisany wyżej sposób; wtedy tworzone są tylko pozostałe. E-mail z potwierdzeniem „Zatwierdzona” wychodzi dopiero wtedy, gdy punkty zostaną faktycznie utworzone. Starsze propozycje, które klient wysłał jako tekst dowolny (na przykład „18:00 powitanie, 18:30 przemówienie”), Univents przy przyjmowaniu rozbija wiersz po wierszu na pojedyncze punkty.

Asystent AI do pytań o Twoje materiały

Jeśli w bazie wiedzy udostępnisz materiały wszystkim klientom z linkiem do portalu, w portalu pojawi się dodatkowo pozycja Asystent AI. Klient zadaje tam pytania o harmonogram, dojazd lub usługi i dostaje odpowiedź ze wskazaniem źródła — bez konieczności odpowiadania przez Ciebie na każde dodatkowe pytanie. Asystent cytuje wyłącznie udostępnione materiały, niczego nie wylicza i niczego nie obiecuje; pod każdą odpowiedzią widnieje informacja, że wiążące jest tylko to, co potwierdzisz. Konfigurację, koszty i wyłącznik awaryjny opisaliśmy w artykule Asystent AI w portalu pracownika i portalu klienta.

Lista gości, RSVP i informacje o dietach

W zakładce Goście klient wpisuje gości ręcznie (imię i nazwisko, status odpowiedzi, osoby towarzyszące, rodzaj diety, alergeny ze stopniem nasilenia) albo tworzy własny Link dla gości (RSVP): goście sami potwierdzają lub odwołują udział — bez własnego dostępu do portalu, za pomocą osobistego linku, przez który mogą później zmienić swoją odpowiedź. Zestawienie diet widzisz zbiorczo w wydarzeniu, w monitorze kuchni i w Function Sheet, a zgłoszoną liczbę gości przejmujesz jednym kliknięciem Przyjmij liczbę gości — przy istniejącej ofercie powstaje wtedy automatycznie nowa, przeliczona wersja.

Kto zaprasza. Na górze strony gości widnieje klient wydarzenia jako zapraszający („Firma X zaprasza Cię”), a pod nim, mniejszą czcionką, Twoja firma jako Organizator: …. Goście widzą więc, w czyim imieniu przychodzi zaproszenie. Jeśli przy wydarzeniu nie ma klienta albo nie ma on czytelnej nazwy, jako zapraszający, jak dotychczas, widnieje Twoja firma.

Galeria zdjęć po wydarzeniu

Zdjęcia, które wgrasz w wydarzeniu, są widoczne dla klienta dopiero po tym, jak udostępnisz je pojedynczo (Widoczna/Ukryte). Dodatkowo przez Udostępnij galerię możesz utworzyć osobny link dla gości — bez logowania, z pobieraniem pojedynczych zdjęć i ścieżką zgłoszenia dla każdego zdjęcia (prawo do wizerunku). Przy tworzeniu potwierdzasz, że masz prawo do udostępnienia wizerunku osób na zdjęciach.

Po wydarzeniu: ocena i nowe zapytanie

Gdy wydarzenie się odbyło (status Zakończone lub Zarchiwizowane), na stronie przeglądu pojawia się dodatkowo sekcja Po wydarzeniu z komunikatem „Dziękujemy, że mogliśmy z Wami być. Krótka opinia bardzo nam pomaga.”

Ocena. Przyciskiem Jak było? klient otwiera okno dialogowe, w którym może zostawić Ci od 1 do 5 gwiazdek oraz opcjonalny komentarz, a następnie wysyła je przyciskiem Wyślij opinię. Jeśli w ustawieniach firmy zapisałeś link do oceny w Google, to samo okno pokazuje dodatkowo przycisk Oceń nas w Google, który kieruje klienta bezpośrednio do Twojego profilu w Google. Jeśli klient oddał już ocenę, przycisk na stronie przeglądu nazywa się Edytuj opinię i pokazuje jego dotychczasowe dane w wypełnionym formularzu.

Zapytaj o nowe wydarzenie. Przez przycisk Zapytaj o nowe wydarzenie klient otwiera krótki formularz z nazwą wydarzenia, rodzajem wydarzenia (np. wesele, impreza firmowa), liczbą gości, preferowaną datą i opcjonalną wiadomością — wstępnie wypełniony danymi właśnie zakończonego wydarzenia. Po wysłaniu zapytanie trafia jako nowe zapytanie do Twojego panelu zapytań; nic nie jest przejmowane automatycznie. Przycisk pojawia się tylko wtedy, gdy w Twoim workspace istnieje jeszcze aktywna strona rezerwacji, przez którą można złożyć nowe zapytanie. Jeśli klient wyśle zapytanie ponownie, gdy poprzednie jest jeszcze otwarte, Univents informuje go, że zapytanie jest już w toku.

Co ustawiasz jako firma cateringowa dla każdego wydarzenia

1. Otwórz wydarzenie i zostań na karcie Przegląd.
2. W sekcji Klient w Konfiguracja portalu ustawiasz, jakie pytania i produkty do dokupienia widzi klient — automatycznie na podstawie zapytania/strony standardowej albo z konkretnej strony rezerwacji.
3. W Prośby o zmiany określasz, czy klient może w tym wydarzeniu prosić o zmiany i do ilu dni przed wydarzeniem — to nadpisuje ustawienie strony rezerwacji. Ten sam termin dotyczy odpowiadania na pytania: po jego upływie jedno i drugie jest już tylko do odczytu.
4. Zdjęcia udostępniasz klientowi pojedynczo w tej samej sekcji.

Tworzenie i wysyłanie dostępu do portalu

Fragment Portal klienta w sekcji Klient pokazuje, na czym stoisz:

• Brak dostępu. Widnieje komunikat „Ten klient nie ma jeszcze dostępu do portalu.” Przez Utwórz dostęp tworzysz go bez wysyłania e-maila. Wyślij zaproszenie w razie potrzeby od razu tworzy dostęp i wysyła klientowi zaproszenie z jego linkiem.
• Dostęp istnieje. Widzisz pełny adres portalu z przyciskiem kopiowania, a do tego Portal klienta (otwiera portal w nowej karcie), Wyślij zaproszenie oraz okrągłą strzałkę do ponownego wygenerowania linku. Poniżej widnieje, kiedy klient ostatnio otworzył portal — albo „Portal jeszcze nie został otwarty”.
• Klient bez adresu e-mail. Zamiast przycisków widnieje powód, aby żadne kliknięcie nie szło w próżnię. Uzupełnij adres w kontakcie, a przyciski wrócą.
• Kto może to robić? Utworzenie dostępu, wysłanie zaproszenia i ponowne wygenerowanie linku są możliwe tylko wtedy, gdy Twoja rola ma uprawnienie Edytuj dla wydarzeń. Z uprawnieniem tylko do odczytu widzisz link i możesz go skopiować, ale nie możesz go zmienić.

Ponowne wygenerowanie linku, gdy trafił w niepowołane ręce. Okrągła strzałka ustawia nowy link; wcześniej pojawia się pytanie z prośbą o potwierdzenie. Dotychczasowy link natychmiast przestaje działać, również ten, który klient dostał e-mailem. Dotyczy to wszystkich wydarzeń tego klienta, nie tylko aktualnie otwartego: klient ma jeden dostęp do portalu, a nie osobny link do każdego wydarzenia. Wejdzie do portalu ponownie dopiero wtedy, gdy wyślesz mu nowy link.

Konfiguracja portalu pojawia się tylko wtedy, gdy w Twoim workspace jest utworzona co najmniej jedna strona rezerwacji. Bez strony rezerwacji nie ma pytań ani produktów do dokupienia, które można wybrać, a więc nie ma też wyboru. Jeśli jej brakuje, sekcja Klient po prostu pokazuje mniej — to nie jest błąd.

Często zadawane pytania

Czy mój klient potrzebuje konta w Univents? Nie. Dostęp odbywa się wyłącznie przez spersonalizowany link — szczegóły w artykule Komunikacja i współpraca z osobami zewnętrznymi.

Dlaczego mój klient nie widzi przycisku „Zapłać teraz”? Albo Stripe nie jest jeszcze połączony, albo faktura nie została jeszcze wysłana, albo otwarta kwota jest niższa niż 10 €. W takich przypadkach klient może mimo to pobrać fakturę jako PDF i uregulować ją przelewem.

Czy mój klient widzi każde zdjęcie, które wgrywam? Nie. Nowo wgrane zdjęcia są widoczne dopiero po tym, jak udostępnisz je pojedynczo w wydarzeniu.

Co się stanie, jeśli klient złoży prośbę, gdy oferta jest otwarta? Dopóki prośba o zmianę jest otwarta, klient nie może podpisać aktualnej oferty. Dopiero gdy wyślesz zaktualizowaną wersję, podpis zostaje ponownie odblokowany.

Kto dokładnie ma dostęp do portalu klienta? Dwie grupy: kontakt zapisany w wydarzeniu jako klient oraz każdy kontakt, któremu z tego wydarzenia faktycznie wysłałeś dokument (oferta, faktura, nota kredytowa, podpisany dowód dostawy). Jeśli więc zmienisz w wydarzeniu klienta, pierwotny odbiorca nie traci dostępu — jego oferta i przycisk potwierdzenia pozostają dostępne. I odwrotnie: dokument w wersji roboczej nie wystarcza — dostęp powstaje dopiero z wysyłką.