Asystent AI w portalu pracownika i w portalu klienta

Twoja ekipa w portalu pracownika i Twoi klienci w portalu klienta mogą zadawać pytania asystentowi AI. Odpowiada on wyłącznie na podstawie dokumentów, które udostępniono danej grupie w bazie wiedzy — i niczego więcej.

Jak udostępniać dokumenty, opisujemy w artykule Baza wiedzy: udostępnianie dokumentów i pisanie własnych artykułów.

Czego asystent w portalach nie potrafi

To najważniejszy akapit tego artykułu. Asystent w portalach jest celowo ograniczony znacznie bardziej niż czat w Twoim backoffice:

• Tylko czyta. Nie może niczego utworzyć, zmienić, zarezerwować ani odwołać.
• Nie widzi żadnych ofert, faktur, notatek, danych wydarzeń, zmian ani historii czatów — nawet tych należących do osoby, która właśnie pyta.
• Nie zna artykułów pomocy Univents. Zna tylko dokumenty, które udostępniasz.
• Rozmowy nie są zapisywane. Odświeżenie strony w tej samej karcie zachowuje historię, nic więcej.

Jeśli nic nie znajdzie, mówi o tym — i wskazuje sposób, by skontaktować się bezpośrednio z Twoim zespołem, zamiast zgadywać.

Asystent AI w portalu pracownika

Jak ekipa do niego trafia

W portalu pozycja Asystent AI znajduje się w pasku bocznym (na komputerze) albo w menu Więcej (na telefonie). Na stronie głównej portalu jest dodatkowo karta Zapytaj asystenta AI — pojawia się tylko wtedy, gdy asystent jest w danej chwili dostępny. Dotyczy to obu dróg wejścia do portalu: z logowaniem oraz przez link z tokenem bez logowania.

Jak wygląda zadanie pytania

1. Pusta strona pokazuje pod napisem „Asystent AI zna te dokumenty:” do czterech tytułów, które można stuknąć.
2. Twój pracownik dorywczy wpisuje pytanie, na przykład „Kiedy jest zbiórka na letnim pikniku?”.
3. Odpowiedź pojawia się jako zwykły tekst, a pod nią dyskretna linia Źródło: <tytuł dokumentu>.
4. Pytania uzupełniające, takie jak „a do kiedy?”, działają dzięki historii. Nowa rozmowa czyści ją.

Jeśli odpowiedzi nie ma w dokumentach dla ekipy, pojawia się zdanie „Nie znalazłem na ten temat nic w dokumentach Twojego zespołu”, a pod nim wskazówka „Zapytaj bezpośrednio swoją osobę kontaktową”.

Asystent AI w portalu klienta

Jak klienci do niego trafiają

W portalu klienta Asystent AI znajduje się w nawigacji, zarówno w przeglądzie, jak i wewnątrz wydarzenia. Na stronie Moje wydarzenia jest dodatkowo karta, która pojawia się tylko wtedy, gdy asystent jest dostępny.

Dlaczego obowiązują tu ostrzejsze reguły

W portalu klienta z zmyślonej liczby łatwo robi się rzekoma obietnica. Dlatego Univents sprawdza każdą odpowiedź, zanim zobaczy ją klient:

• Każda liczba — kwota, wartość procentowa, data, godzina, ilość — musi występować dosłownie w cytowanym dokumencie. W przeciwnym razie odpowiedź jest wstrzymywana.
• Niczego się nie wylicza. Jeśli w udostępnionym artykule stoi „Menu A: 49,00 € za osobę”, asystent może podać tę kwotę. Sumy dla 80 osób już nie poda.
• Słowa składające obietnice są zablokowane — „gwarantowane”, „Zarezerwowane”, „Potwierdzone”, „jeszcze wolne”, „to nie problem” i podobne. Asystent nie może niczego obiecywać w Twoim imieniu.
• Pytania o własną rezerwację — status, faktura, czy termin jest jeszcze wolny — pozostają bez odpowiedzi. Zamiast tego przycisk Zapytaj <Twój workspace> prowadzi do wiadomości w wydarzeniu.
• Odpowiedź pojawia się w całości naraz, a nie jako tekst pisany na bieżąco. Jest pokazywana dopiero po zakończeniu sprawdzania.

Pod każdą odpowiedzią widnieje zdanie: „Wiążące jest tylko to, co potwierdzi Państwu <Twój workspace>.” Zdanie to dodaje Univents, a nie AI. Do klientów zawsze zwracamy się formalnie, per Pan/Pani.

Gdy sprawdzanie zadziała, klient nie dostaje połowicznej odpowiedzi, lecz komunikat „W udostępnionych dokumentach nie ma na ten temat nic” oraz sposób kontaktu z Twoim zespołem. Tak ma być: lepiej jedno dodatkowe pytanie niż liczba, która się nie zgadza.

Konfiguracja w czterech krokach

1. Utwórz w bazie wiedzy co najmniej jeden dokument i udostępnij go dla Crew lub Klienci.
2. Poczekaj, aż status zmieni się na Gotowe.
3. W karcie Asystent AI w portalach sprawdź, czy kanał jest włączony, i ustaw limit miesięczny oraz limit dzienny.
4. Kliknij Testuj jako ekipa lub Testuj jako klient i zadaj samodzielnie dwa, trzy prawdziwe pytania.

Status portalu u góry strony pokazuje dla każdego kanału, czy działa — a jeśli nie, co jest przyczyną: brak udostępnionego dokumentu, wyłączony kanał, osiągnięty limit miesięczny albo saldo AI poniżej rezerwy.

Limity, które widzą Twoi ludzie

Kwot, limitów miesięcznych ani sald nie widzi ani Twoja ekipa, ani Twój klient — tylko Ty w backoffice.

Natychmiastowe zatrzymanie

Wyłącz w karcie Asystent AI w portalach przełącznik danego kanału. Działa to natychmiast dla wszystkich, którzy są w tej chwili w portalu. Nie musisz w tym celu ruszać udostępnień; po prostu później ponownie włączysz kanał.

Częste pytania

Czy asystent widzi, kto właśnie pyta? Wie, że pytanie pochodzi z kanału ekipy lub kanału klientów Twojego workspace. Nie odczytuje danych osobowych, wydarzeń ani rezerwacji tej osoby.

Czy klient może przez asystenta dotrzeć do dokumentów wewnętrznych? Nie. Klienci dostają wyłącznie dokumenty, które zostały wyraźnie udostępnione klientom. Udostępnienia dla ekipy i dokumenty wewnętrzne są dla kanału klientów nieosiągalne.

Ile to kosztuje? Jedno pytanie kosztuje kilka centów i jest rozliczane z Twojego salda AI. Szczegóły oraz zasadę rezerwy znajdziesz w artykule Baza wiedzy: udostępnianie dokumentów i pisanie własnych artykułów.

Czy mogę zobaczyć, o co pytano? Nie. Univents liczy tylko, ile pytań zadano w danym miesiącu i ile z nich zostało wstrzymanych. Treść nie jest zapisywana.