Baza wiedzy: udostępnianie materiałów i pisanie własnych artykułów

W Bazie wiedzy znajdują się materiały, na podstawie których odpowiadają asystenci AI w Univents. Nowość: dla każdego dokumentu decydujesz, kto może o niego pytać — tylko Twój zespół, dodatkowo Twoja ekipa w portalu pracownika, wszyscy klienci z linkiem do portalu albo każdy na Twoich stronach rezerwacji. Teksty możesz też pisać bezpośrednio w Univents, zamiast najpierw tworzyć plik.

Znajdziesz ją w Dane podstawowe → Baza wiedzy.

Na filmie zobaczysz, jak przesłać i udostępnić materiały, skonfigurować czat dla pracowników i klientów oraz napisać lub podyktować własne artykuły.

Odtwórz film3:02

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej także w formie tekstu.

Kto może pytać? Cztery rodzaje udostępniania

Każdy plik i każdy artykuł ma ustawione udostępnianie. Nie określa ono, kto może dokument zobaczyć lub pobrać — określa, z którego dokumentu asystent AI może cytować dla której grupy.

Trzy zewnętrzne rodzaje udostępniania są niezależne od siebie: dokument może być udostępniony ekipie, a klientom nie — albo wszystkim trzem grupom, albo żadnej.

Po aktualizacji cały Twój zbiór ma ustawienie „tylko zespół”. Na zewnątrz nie trafi nic, dopóki wyraźnie nie udostępnisz dokumentu.

Kto może udostępniać

Przesyłanie, tworzenie artykułu wewnętrznego, edytowanie i usuwanie jest dostępne dla każdego członka backoffice, tak jak dotychczas. Ustawienie udostępniania na zewnątrz oraz zmiana artykułu, który jest już udostępniony, są możliwe tylko dla osoby z uprawnieniem do edycji ustawień. Wycofanie udostępniania nigdy nie jest zablokowane — w razie wątpliwości zawsze możesz się wycofać.

Przy pierwszym zaznaczeniu „Wszyscy klienci z linkiem do portalu” Univents dodatkowo prosi o potwierdzenie. Powód: udostępnienie dla klientów nie jest ograniczone do jednego wydarzenia. Nie udostępniaj tam ofert, nazwisk ani danych kontaktowych.

Przy opcji Strona internetowa (publiczna) pojawia się to samo okno z potwierdzeniem, ale z ostrzejszym komunikatem: „Każdy odwiedzający Twoją stronę może wtedy zadawać pytania o ten dokument w czacie AI.” Nie ma tu nawet linku, który trzeba by komuś przekazać — odpowiedź jest dostępna dla każdego, kto otworzy jedną z Twoich stron rezerwacji z układem Czat AI. Domyślnie opcja jest wyłączona.

Przesyłanie pliku z udostępnianiem

1. Otwórz Dane podstawowe → Baza wiedzy.
2. Nad strefą przesyłania zaznacz pola w sekcji Udostępnianie tego pliku — na początku oba są odznaczone.
3. Wybierz plik (PDF, DOCX, XLSX, TXT, MD lub CSV).
4. Poczekaj, aż status zmieni się z Przygotowywanie na Gotowe. Dopiero wtedy asystent może z niego odpowiadać.

Zaznaczenia resetują się po przesłaniu, żeby kolejny plik nie odziedziczył przypadkiem tego samego udostępniania.

Zmiana udostępniania później

Każdy wiersz na liście ma menu z opcjami Zmień udostępnianie, Edytuj (tylko przy artykułach), Przenieś do … i Usuń.

Zmień udostępnianie otwiera okno z tymi samymi polami wyboru. Zapis działa natychmiast — dokumentu nie trzeba analizować od nowa, ponieważ udostępnianie jest uwzględniane dopiero podczas wyszukiwania. Następnie krótki komunikat informuje Cię, co faktycznie obowiązuje, na przykład „Twoja ekipa może teraz o to pytać” albo „Udostępniono, ale asystent AI w portalu pracownika jest wyłączony”.

Pisanie własnych artykułów

Nie każda wiedza istnieje w postaci pliku. Przez Napisz artykuł tworzysz tekst bezpośrednio w Univents.

1. Kliknij u góry Napisz artykuł.
2. Wybierz Zacznij od pustego lub szablon startowy — dla ekipy np. „Dress code i miejsce zbiórki” albo „Harmonogram w dniu realizacji”, dla klientów „Dojazd i parking” albo „Harmonogram i usługi”. Szablony zawierają symbole zastępcze w nawiasach kwadratowych, które zastępujesz własną treścią; nie narzucają żadnego udostępniania.
3. Napisz tekst. Edytor obsługuje nagłówki, listy, tabele oraz pogrubienie i kursywę.
4. Kliknij Zapisz artykuł. Od tego momentu edytor zapisuje zmiany automatycznie co 30 sekund.

Artykuł może mieć od 20 do 50 000 znaków. Od 45 000 znaków edytor wyświetla licznik. Jeśli opuścisz artykuł, który nigdy nie był zapisany, przeglądarka zapyta o potwierdzenie — pierwszy zapis następuje celowo tylko po kliknięciu przycisku.

Znacznik statusu

Jeśli artykuł jest udostępniony na zewnątrz, a Ty nie masz uprawnienia do edycji ustawień, edytor jest tylko do odczytu i informuje o tym w nagłówku strony.

Porządek dzięki folderom

Gdy zbiór się rozrasta, porządkujesz pliki i artykuły za pomocą funkcji Foldery — na przykład „Kuchnia”, „Usługa” lub „Technika”, a w nich kolejne podfoldery, takie jak „Przepisy” lub „Alergeny”.

• Pasek folderów: Na komputerze po lewej stronie widzisz wszystkie foldery w postaci drzewa, a nad nimi Wszystkie dokumenty i Bez folderu. Liczba przy każdym folderze oznacza pliki i artykuły znajdujące się bezpośrednio w nim. Na telefonie folder wybierasz nad listą.
• Utwórz folder: Kliknij Nowy folder nad listą. Jeśli jesteś właśnie w jakimś folderze, powstanie w nim podfolder. Możliwych jest do 5 poziomów; na tym samym poziomie każda nazwa może wystąpić tylko raz.
• Zmiana nazwy, przenoszenie, usuwanie: Przez menu obok folderu (na pasku folderów lub u góry obok ścieżki). Folderu nie można przenieść do niego samego ani do jednego z jego podfolderów.
• Przypisanie dokumentu do folderu: W menu wiersza wybierz Przenieś do … i kliknij folder docelowy. Wszystko, co prześlesz lub napiszesz, gdy folder jest otwarty, trafia bezpośrednio do niego.
• Usuń folder: Każde usunięcie potwierdzasz. Pliki i artykuły w środku nie zostają usunięte, tylko trafiają do folderu nadrzędnego (lub do „Bez folderu”). Jeśli w środku są jeszcze podfoldery, najpierw je przenieś lub usuń.

Otwarty folder jest widoczny w pasku adresu — możesz zapisać go w zakładkach albo wysłać link współpracownikom.

Ważne: Foldery porządkują tylko miejsce przechowywania. Nie zmieniają tego, kto może pytać o dokument w asystencie AI — to nadal ustawiasz dla każdego dokumentu w udostępnianiu. Przeniesienie dokumentu nie powoduje też ponownej analizy; od razu pozostaje dostępny w niezmienionej postaci.

Kanały, limit miesięczny i wyłącznik awaryjny

Pod listą znajduje się karta Asystent AI w portalach. Steruje oba portale osobno — a poniżej, w sekcji Czat na stronie, czatem AI na Twoich stronach rezerwacji.

Nad nimi znajduje się Status portali: po jednym wierszu dla każdego kanału, który informuje, czy asystent działa, ile materiałów jest udostępnionych i — jeśli nie działa — z jakiego powodu. Poniżej widzisz pytania z bieżącego miesiąca; czat na stronie pokazuje swoje zużycie bezpośrednio przy swoim ustawieniu.

To, jak działa czat na stronie rezerwacji, czego tam nigdy nie robi i jak odwiedzający wraca do formularza, opisujemy w artykule Czat AI na stronie rezerwacji.

Wyłącznikiem awaryjnym jest przełącznik. Jeśli chcesz natychmiast zatrzymać kanał, wyłącz go w tej karcie. Działa to od razu dla wszystkich, którzy są właśnie w portalu, a Ty nie musisz ruszać ani jednego udostępnienia. Osoba, która wtedy zapyta, zobaczy komunikat „Asystent AI jest chwilowo niedostępny” i dostanie możliwość skontaktowania się z Wami — zamiast pustej strony. Czat na stronie hamuje tak samo: przy następnej wiadomości strona rezerwacji sama przełącza się na formularz zapytania, z danymi, które odwiedzający zdążył już podać.

Ile kosztują pytania

Pytania w portalach są rozliczane z tych samych Kredytów AI co czat w backoffice. Typowe pytanie kosztuje kilka groszy. Do limitu miesięcznego liczone jest dokładnie to, co widać na karcie rozliczeń.

Żeby portale nigdy nie wyczerpały zasobów Twojego backoffice, obowiązuje rezerwa: gdy Kredyty AI spadną poniżej 5 €, oba kanały portali oraz czat na stronie są automatycznie wstrzymywane. Czat dla Twojego zespołu działa dalej. Po doładowaniu portale wznawiają działanie same.

Powitania, podziękowania i pytania bez trafień w materiałach nic nie kosztują.

Testowanie, zanim ktoś zapyta

W karcie kanałów znajdują się przyciski Testuj jako ekipa i Testuj jako klient. Otwierają ten sam czat, który widzi dana grupa, z tymi samymi materiałami i tymi samymi regułami. Dzięki temu sam sprawdzisz świeże udostępnienie, zanim pojawi się pierwsze prawdziwe pytanie.

Dla czatu na stronie nie ma przycisku testowego: po prostu otwórz jedną ze swoich stron rezerwacji z układem Czat AI i zadaj tam jedno czy dwa prawdziwe pytania — zobaczysz dokładnie to, co widzi odwiedzający.

Najczęstsze pytania

Czy ekipa lub klienci widzą sam plik? Nie. Dostają odpowiedzi, w których jako źródło podany jest tytuł materiału. Pliku nie można ani otworzyć, ani pobrać.

Czy asystent może cytować z całego dokumentu? Tak. Udostępnianie zawsze dotyczy całego dokumentu, a nie pojedynczych fragmentów. To, co nie ma trafić na zewnątrz, powinno znaleźć się w osobnym dokumencie.

Czy pytania są zapisywane? Nie. Rozmowy w portalach nie są zapisywane. Na potrzeby rozliczeń i limitów Univents liczy wyłącznie to, że pytanie zostało zadane — nigdy to, co w nim było.

Co się stanie, jeśli wycofam udostępnianie? Działa to natychmiast. Na następne pytanie nie padnie już odpowiedź z tego dokumentu.