Wissensdatenbank: Unterlagen freigeben und eigene Artikel schreiben

In der Wissensdatenbank liegen die Unterlagen, aus denen die KI-Assistenten in Univents antworten. Neu ist: Du entscheidest je Dokument, wer dazu Fragen stellen darf — nur dein Team, zusätzlich deine Crew im Mitarbeiter-Portal, alle Kunden mit Portal-Link oder jedermann auf deinen Buchungsseiten. Und du kannst Texte direkt in Univents schreiben, statt sie erst als Datei anzulegen.

Du findest sie unter Stammdaten → Wissensdatenbank.

Im Video siehst du, wie du Unterlagen hochlädst und freigibst, den Chat für Mitarbeitende und Kunden einrichtest und eigene Artikel schreibst oder diktierst.

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Die einzelnen Schritte findest du unten auch zum Nachlesen.

Wer darf fragen? Die vier Freigaben

Jede Datei und jeder Artikel trägt eine Freigabe. Sie steuert nicht, wer das Dokument sehen oder herunterladen kann — sie steuert, aus welchem Dokument der KI-Assistent für welche Gruppe zitieren darf.

Die drei äußeren Freigaben sind unabhängig voneinander: Ein Dokument kann für die Crew freigegeben sein und für Kunden nicht — oder für alle drei Gruppen, oder für keine davon.

Nach dem Update steht dein gesamter Bestand auf „nur Team“. Nach außen geht erst etwas, wenn du ein Dokument ausdrücklich freigibst.

Wer darf freigeben

Hochladen, einen internen Artikel anlegen, bearbeiten und löschen darf jedes Backoffice-Mitglied wie bisher. Eine Freigabe nach außen setzen und einen bereits freigegebenen Artikel ändern darf nur, wer Einstellungen bearbeiten darf. Eine Freigabe wieder zurückzunehmen ist nie gesperrt — im Zweifel kommst du immer raus.

Beim ersten Anhaken von „Alle Kunden mit Portal-Link“ fragt Univents zusätzlich nach. Der Grund: Kundenfreigaben sind nicht auf eine Veranstaltung begrenzt. Gib dort keine Angebote, keine Namen und keine Kontaktdaten frei.

Für Website (öffentlich) kommt derselbe Rückfrage-Dialog mit einem schärferen Hinweis: „Dieses Dokument kann dann jeder Besucher deiner Website über den KI-Chat abfragen.“ Hier gibt es nicht einmal einen Link, den man weitergeben müsste — die Antwort steht jedem offen, der eine deiner Buchungsseiten mit dem Design KI-Chat aufruft. Standard ist aus.

Eine Datei mit Freigabe hochladen

1. Öffne Stammdaten → Wissensdatenbank.
2. Setze über der Upload-Zone die Häkchen für Freigabe für diese Datei — beide sind zu Beginn aus.
3. Wähle die Datei aus (PDF, DOCX, XLSX, TXT, MD oder CSV).
4. Warte, bis der Status von Wird vorbereitet auf Bereit springt. Erst dann kann der Assistent daraus antworten.

Die Häkchen setzen sich nach dem Upload zurück, damit die nächste Datei nicht versehentlich dieselbe Freigabe erbt.

Eine Freigabe nachträglich ändern

Jede Zeile in der Liste hat ein Menü mit Freigabe ändern, Bearbeiten (nur bei Artikeln), Verschieben nach … und Löschen.

Freigabe ändern öffnet einen Dialog mit denselben Häkchen. Das Speichern wirkt sofort — das Dokument muss nicht neu analysiert werden, weil die Freigabe erst bei der Suche greift. Danach sagt dir eine kurze Rückmeldung, was jetzt tatsächlich gilt, zum Beispiel „Deine Crew kann dazu jetzt Fragen stellen“ oder „Freigegeben, aber der KI-Assistent im Mitarbeiter-Portal ist aus“.

Eigene Artikel schreiben

Nicht jedes Wissen liegt als Datei vor. Über Artikel schreiben legst du einen Text direkt in Univents an.

1. Klicke oben auf Artikel schreiben.
2. Wähle Leer beginnen oder eine Startvorlage — für die Crew etwa „Dresscode und Treffpunkt“ oder „Ablauf am Einsatztag“, für Kunden „Anfahrt und Parken“ oder „Ablauf und Leistungen“. Vorlagen enthalten Platzhalter in eckigen Klammern, die du ersetzt; eine Freigabe geben sie nicht vor.
3. Schreibe den Text. Der Editor kann Überschriften, Listen, Tabellen sowie fett und kursiv.
4. Klicke Artikel speichern. Ab da speichert der Editor alle 30 Sekunden selbst.

Ein Artikel fasst zwischen 20 und 50.000 Zeichen. Ab 45.000 Zeichen blendet der Editor einen Zähler ein. Verlässt du einen noch nie gespeicherten Artikel, fragt der Browser nach — das erste Speichern passiert bewusst nur per Knopf.

Der Status-Chip

Ist ein Artikel nach außen freigegeben und dir fehlt das Recht, Einstellungen zu bearbeiten, ist der Editor schreibgeschützt und sagt dir das im Kopf der Seite.

Ordnung mit Ordnern

Wächst der Bestand, sortierst du Dateien und Artikel in Ordner — zum Beispiel „Küche“, „Service“ oder „Technik“, darin wieder Unterordner wie „Rezepte“ oder „Allergene“.

• Ordnerleiste: Am Rechner siehst du links alle Ordner als Baum, darüber Alle Dokumente und Ohne Ordner. Die Zahl hinter jedem Ordner zählt die Dateien und Artikel direkt darin. Auf dem Handy wählst du den Ordner oben über der Liste aus.
• Ordner anlegen: Klicke auf Neuer Ordner über der Liste. Steckst du gerade in einem Ordner, entsteht dort ein Unterordner. Bis zu 5 Ebenen sind möglich; auf derselben Ebene darf jeder Name nur einmal vorkommen.
• Umbenennen, verschieben, löschen: Über das Menü neben einem Ordner (in der Leiste oder oben neben dem Pfad). Ein Ordner lässt sich nicht in sich selbst oder einen seiner Unterordner schieben.
• Dokument einsortieren: Im Menü einer Zeile Verschieben nach … wählen und den Ziel-Ordner anklicken. Was du hochlädst oder schreibst, während ein Ordner geöffnet ist, landet direkt darin.
• Ordner löschen: Du bestätigst jede Löschung. Die Dateien und Artikel darin werden nicht gelöscht, sondern wandern in den übergeordneten Ordner (bzw. nach „Ohne Ordner“). Liegen noch Unterordner darin, verschiebe oder lösche sie zuerst.

Der geöffnete Ordner steht in der Adresszeile — du kannst ihn als Lesezeichen speichern oder den Link an Kolleg:innen schicken.

Wichtig: Ordner sortieren nur die Ablage. Sie ändern nicht, wer im KI-Assistenten dazu fragen darf — das legst du weiter je Dokument über die Freigabe fest. Ein Dokument zu verschieben analysiert es auch nicht neu; es bleibt sofort und unverändert nutzbar.

Kanäle, Monatsgrenze und die Notbremse

Unter der Liste liegt die Karte KI-Assistent in den Portalen. Sie steuert beide Portale getrennt — und darunter, im Abschnitt Website-Chat, den KI-Chat auf deinen Buchungsseiten.

Darüber steht der Portal-Status: je Kanal eine Zeile, die sagt, ob der Assistent live ist, wie viele Unterlagen freigegeben sind und — falls er nicht läuft — woran es liegt. Darunter siehst du die Fragen des laufenden Monats; der Website-Chat zeigt seinen Verbrauch direkt an seiner Einstellung.

Wie der Chat auf der Buchungsseite arbeitet, was er dort nie tut und wie ein Besucher aufs Formular zurückfällt, steht in KI-Chat auf der Buchungsseite.

Die Notbremse ist der Schalter. Willst du einen Kanal sofort stoppen, stellst du ihn in dieser Karte aus. Das wirkt augenblicklich für alle, die gerade im Portal sind, und du musst dafür keine einzige Freigabe anfassen. Wer dann fragt, liest „Der KI-Assistent ist gerade nicht verfügbar“ und bekommt einen Weg zu euch — nicht eine leere Seite. Der Website-Chat bremst genauso: Die Buchungsseite wechselt beim nächsten Beitrag von selbst auf das Anfrage-Formular, mit den Angaben, die der Besucher schon gemacht hat.

Was die Fragen kosten

Die Portal-Fragen laufen über dasselbe KI-Guthaben wie der Chat im Backoffice. Eine typische Frage liegt bei wenigen Cent. Gezählt wird bei der Monatsgrenze genau das, was auch im Abrechnungs-Tab steht.

Damit die Portale dein Backoffice nie leerlaufen lassen, gilt eine Reserve: Fällt das KI-Guthaben unter 5 €, pausieren beide Portal-Kanäle und der Website-Chat automatisch. Der Chat für dein Team läuft weiter. Nach dem Aufladen laufen die Portale von selbst wieder an.

Grüße, Dankesfloskeln und Fragen ohne Treffer in den Unterlagen kosten nichts.

Testen, bevor jemand fragt

In der Kanal-Karte liegen die Knöpfe Testen als Crew und Testen als Kunde. Sie öffnen denselben Chat, den die jeweilige Gruppe sieht, mit denselben Unterlagen und denselben Regeln. So prüfst du eine frische Freigabe selbst, bevor die erste echte Frage kommt.

Für den Website-Chat gibt es keinen Test-Knopf: Öffne einfach eine deiner Buchungsseiten mit dem Design KI-Chat und stelle dort ein, zwei echte Fragen — du siehst genau, was ein Besucher sieht.

Häufige Fragen

Sehen Crew oder Kunden die Datei selbst? Nein. Sie bekommen Antworten, in denen der Titel der Unterlage als Quelle genannt wird. Die Datei lässt sich weder öffnen noch herunterladen.

Kann der Assistent aus dem ganzen Dokument zitieren? Ja. Eine Freigabe gilt immer für das vollständige Dokument, nicht für einzelne Abschnitte. Was nicht nach außen soll, gehört in ein eigenes Dokument.

Werden die Fragen gespeichert? Nein. Die Gespräche in den Portalen werden nicht gespeichert. Für die Abrechnung und die Grenzen zählt Univents nur, dass eine Frage gestellt wurde — nie, was darin stand.

Was passiert, wenn ich eine Freigabe zurücknehme? Sie wirkt sofort. Die nächste Frage bekommt aus diesem Dokument keine Antwort mehr.