Base de conocimiento: dar acceso a documentos y escribir tus propios artículos
Sube archivos, escribe tus propios artículos y da acceso a ambos a la crew, a los clientes con enlace al portal o a cualquiera en tus páginas de reservas, además de interruptores por canal, límites mensuales y freno de emergencia.
En la Base de conocimiento están los documentos a partir de los cuales responden los asistentes de IA de Univents. La novedad: decides para cada documento quién puede hacer preguntas sobre él: solo tu equipo, además tu crew en el portal del empleado, todos los clientes con enlace al portal o cualquiera en tus páginas de reservas. Y puedes escribir textos directamente en Univents, sin tener que crearlos antes como archivo.
La encuentras en Datos maestros → Base de conocimiento.
En el vídeo ves cómo subir documentos y darles acceso, configurar el chat para empleados y clientes, y escribir o dictar tus propios artículos.
Los pasos también los tienes por escrito más abajo.
¿Quién puede preguntar? Los cuatro niveles de acceso
Cada archivo y cada artículo lleva un nivel de acceso. No controla quién puede ver o descargar el documento, sino de qué documento puede citar el asistente de IA para cada grupo.
| Acceso | Quién recibe respuestas a partir de él |
|---|---|
| Solo equipo (siempre activo) | Tu backoffice en el chat de Univents. No se puede desactivar. |
| Crew en el portal del empleado | Todos los empleados en el portal, con inicio de sesión y mediante el enlace con token. |
| Todos los clientes con enlace al portal | Cualquier cliente que tenga un enlace al portal de un evento. |
| Web (pública) | Cualquier visitante de tus páginas de reservas con el diseño Chat con IA, sin inicio de sesión y sin enlace, es decir, de verdad cualquiera en internet. |
Los tres niveles externos son independientes entre sí: un documento puede estar accesible para la crew y no para los clientes, o para los tres grupos, o para ninguno.
Tras la actualización, todo tu fondo documental está en «solo equipo». Nada sale al exterior hasta que des acceso expresamente a un documento.
Quién puede dar acceso
Subir archivos, crear un artículo interno, editar y eliminar sigue siendo posible para cualquier miembro del backoffice, como hasta ahora. Conceder acceso hacia el exterior y editar un artículo que ya tiene acceso externo solo puede hacerlo quien tenga permiso para editar los ajustes. Retirar un acceso nunca está bloqueado: ante la duda, siempre puedes salir de ahí.
La primera vez que marcas «Todos los clientes con enlace al portal», Univents te pide confirmación. El motivo: el acceso para clientes no se limita a un evento. No des acceso ahí a presupuestos, nombres ni datos de contacto.
Para Web (pública) aparece el mismo cuadro de confirmación, con una advertencia más severa: «Cualquier visitante de tu web podrá consultar este documento a través del chat con IA». Aquí ni siquiera hay un enlace que haya que compartir: la respuesta está abierta a cualquiera que entre en una de tus páginas de reservas con el diseño Chat con IA. Por defecto está desactivado.
Subir un archivo con acceso
- Abre Datos maestros → Base de conocimiento.
- Encima de la zona de subida, marca las casillas de Acceso a este archivo; ambas están desactivadas al principio.
- Elige el archivo (PDF, DOCX, XLSX, TXT, MD o CSV).
- Espera a que el estado pase de En preparación a Listo. Solo entonces puede el asistente responder a partir de él.
Las casillas se restablecen tras la subida para que el siguiente archivo no herede por error el mismo acceso.
Cambiar el acceso más adelante
Cada fila de la lista tiene un menú con Cambiar acceso, Editar (solo en artículos), Mover a … y Eliminar.
Cambiar acceso abre un cuadro de diálogo con las mismas casillas. Al guardar, el cambio surte efecto de inmediato: el documento no tiene que analizarse de nuevo, porque el acceso se aplica en el momento de la búsqueda. Después, un breve aviso te dice qué se aplica realmente ahora, por ejemplo «Tu crew ya puede hacer preguntas sobre esto» o «Acceso concedido, pero el asistente de IA del portal del empleado está desactivado».
Escribir tus propios artículos
No todo el conocimiento existe en forma de archivo. Con Escribir artículo creas un texto directamente en Univents.
- Haz clic arriba en Escribir artículo.
- Elige Empezar en blanco o una plantilla de inicio: para la crew, por ejemplo, «Código de vestimenta y punto de encuentro» o «Programa del día de trabajo»; para clientes, «Cómo llegar y aparcar» o «Programa y servicios». Las plantillas contienen marcadores entre corchetes que tienes que sustituir; no establecen ningún acceso.
- Escribe el texto. El editor admite títulos, listas, tablas, negrita y cursiva.
- Haz clic en Guardar artículo. A partir de ahí, el editor guarda por sí mismo cada 30 segundos.
Un artículo admite entre 20 y 50.000 caracteres. A partir de 45.000 caracteres, el editor muestra un contador. Si sales de un artículo que nunca se ha guardado, el navegador te lo pregunta: el primer guardado se hace a propósito solo con el botón.
La etiqueta de estado
| Estado | Significado |
|---|---|
| En preparación | El artículo nunca se ha analizado. El asistente todavía no lo conoce. |
| Listo | El asistente puede responder a partir de él. |
| Actualizando | Se está analizando una versión nueva. Mientras tanto, los portales siguen respondiendo con la versión anterior, así que no hay ningún hueco. |
Si un artículo tiene acceso externo y no tienes permiso para editar los ajustes, el editor es de solo lectura y te lo indica en la parte superior de la página.
Orden con carpetas
Cuando el fondo documental crece, ordena archivos y artículos en carpetas, por ejemplo «Cocina», «Servicio» o «Técnica», y dentro de ellas subcarpetas como «Recetas» o «Alérgenos».
- Barra de carpetas: en el ordenador ves a la izquierda todas las carpetas en forma de árbol y, encima, Todos los documentos y Sin carpeta. El número junto a cada carpeta cuenta los archivos y artículos que contiene directamente. En el móvil eliges la carpeta arriba, sobre la lista.
- Crear carpeta: haz clic en Nueva carpeta, encima de la lista. Si estás dentro de una carpeta, se crea ahí una subcarpeta. Son posibles hasta 5 niveles; en un mismo nivel, cada nombre solo puede aparecer una vez.
- Cambiar el nombre, mover, eliminar: desde el menú junto a una carpeta (en la barra o arriba, junto a la ruta). Una carpeta no se puede mover dentro de sí misma ni de ninguna de sus subcarpetas.
- Clasificar un documento: en el menú de una fila, elige Mover a … y haz clic en la carpeta de destino. Lo que subas o escribas mientras hay una carpeta abierta se guarda directamente en ella.
- Eliminar carpeta: confirmas cada eliminación. Los archivos y artículos que contiene no se eliminan, sino que pasan a la carpeta superior (o a «Sin carpeta»). Si aún hay subcarpetas dentro, múevelas o elimínalas primero.
La carpeta abierta aparece en la barra de direcciones: puedes guardarla como marcador o enviar el enlace a tus compañeros.
Importante: las carpetas solo ordenan el archivo. No cambian quién puede preguntar sobre un documento en el asistente de IA; eso sigue definiéndose para cada documento mediante el acceso. Mover un documento tampoco lo vuelve a analizar: sigue disponible al instante y sin cambios.
Canales, límite mensual y freno de emergencia
Debajo de la lista está la tarjeta Asistente de IA en los portales. Controla ambos portales por separado y, debajo, en la sección Chat web, el chat de IA de tus páginas de reservas.
| Ajuste | Valor predeterminado | Efecto |
|---|---|---|
| Interruptor por canal | activado | Desactiva por completo el asistente en el portal correspondiente. |
| Límite mensual por canal | 10 € | Cuando se alcanza, ese canal se pausa hasta el cambio de mes. |
| Preguntas por persona y día | 20 | Se aplica a ambos portales y frena un enlace compartido con terceros. |
| Chat de IA en páginas de reservas | activado | Desactiva el chat en todas las páginas de reservas. Surte efecto a partir del siguiente mensaje de un visitante. |
| Límite mensual del chat web (€) | 10 € | Cuando se alcanza, el chat se pausa hasta el cambio de mes; la página vuelve entonces a mostrar el formulario de solicitud. |
Encima aparece el Estado del portal: una línea por canal que indica si el asistente está activo, cuántos documentos tienen acceso y, si no está funcionando, a qué se debe. Debajo ves las preguntas del mes en curso; el chat web muestra su consumo directamente en su propio ajuste.
Cómo funciona el chat en la página de reservas, qué no hace nunca allí y cómo vuelve un visitante al formulario se explica en Chat con IA en la página de reservas.
El freno de emergencia es el interruptor. Si quieres detener un canal de inmediato, desactívalo en esta tarjeta. Surte efecto al instante para todos los que estén en ese momento en el portal, y no tienes que tocar ni un solo acceso. Quien pregunte entonces leerá «El asistente de IA no está disponible ahora mismo» y recibirá una forma de contactar con vosotros, no una página vacía. El chat web frena igual: en el siguiente mensaje, la página de reservas cambia por sí sola al formulario de solicitud, con los datos que el visitante ya haya indicado.
Cuánto cuestan las preguntas
Las preguntas de los portales se pagan con el mismo Crédito de IA que el chat del backoffice. Una pregunta típica cuesta unos pocos céntimos. Para el límite mensual se cuenta exactamente lo que figura en la pestaña de facturación.
Para que los portales nunca vacíen el crédito de tu backoffice, se aplica una reserva: si el Crédito de IA baja de 5 €, los dos canales de portal y el chat web se pausan automáticamente. El chat para tu equipo sigue funcionando. Cuando recargas, los portales vuelven a ponerse en marcha solos.
Los saludos, los agradecimientos y las preguntas sin coincidencias en los documentos no cuestan nada.
Probar antes de que alguien pregunte
En la tarjeta de canales están los botones Probar como crew y Probar como cliente. Abren el mismo chat que ve cada grupo, con los mismos documentos y las mismas reglas. Así compruebas tú mismo un acceso recién concedido antes de que llegue la primera pregunta real.
Para el chat web no hay botón de prueba: abre simplemente una de tus páginas de reservas con el diseño Chat con IA y haz allí una o dos preguntas reales; verás exactamente lo que ve un visitante.
Preguntas frecuentes
¿La crew o los clientes ven el archivo en sí? No. Reciben respuestas en las que se cita como fuente el título del documento. El archivo no se puede abrir ni descargar.
¿Puede el asistente citar de todo el documento? Sí. El acceso siempre se aplica al documento completo, no a secciones concretas. Lo que no deba salir al exterior debe ir en un documento aparte.
¿Se guardan las preguntas? No. Las conversaciones de los portales no se guardan. Para la facturación y los límites, Univents solo cuenta que se ha hecho una pregunta, nunca lo que contenía.
¿Qué pasa si retiro un acceso? Surte efecto de inmediato. La siguiente pregunta ya no recibe respuesta a partir de ese documento.