Base di conoscenza: condividi i documenti e scrivi i tuoi articoli

Nella Base di conoscenza trovi i documenti da cui rispondono gli assistenti IA di Univents. La novità: per ogni documento decidi chi può fare domande al riguardo — solo il tuo team, anche la tua crew nel portale dipendenti, tutti i clienti con link al portale o chiunque sulle tue pagine di prenotazione. E puoi scrivere i testi direttamente in Univents, invece di creare prima un file.

La trovi in Anagrafiche → Base di conoscenza.

Nel video vedi come caricare e condividere i documenti, configurare la chat per dipendenti e clienti e scrivere o dettare i tuoi articoli.

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Trovi i singoli passaggi anche qui sotto, da leggere con calma.

Chi può fare domande? Le quattro condivisioni

Ogni file e ogni articolo ha una condivisione. Non controlla chi può vedere o scaricare il documento — controlla da quale documento l’assistente IA può citare per quale gruppo.

Le tre condivisioni verso l’esterno sono indipendenti l’una dall’altra: un documento può essere condiviso con la crew e non con i clienti — oppure con tutti e tre i gruppi, o con nessuno.

Dopo l’aggiornamento tutti i tuoi documenti risultano impostati su «solo team». Verso l’esterno non esce nulla finché non condividi esplicitamente un documento.

Chi può condividere

Caricare, creare un articolo interno, modificare ed eliminare è consentito a ogni membro del backoffice, come prima. Impostare una condivisione verso l’esterno e modificare un articolo già condiviso può farlo solo chi ha l’autorizzazione a modificare le impostazioni. Revocare una condivisione non è mai bloccato — in caso di dubbio puoi sempre tornare indietro.

Alla prima spunta su «Tutti i clienti con link al portale» Univents chiede una conferma aggiuntiva. Il motivo: le condivisioni ai clienti non sono limitate a un evento. Non condividere lì preventivi, nomi o dati di contatto.

Per Sito web (pubblico) compare la stessa finestra di conferma, con un avviso più severo: «Questo documento potrà essere interrogato da qualsiasi visitatore del tuo sito web tramite la chat IA.» Qui non c’è nemmeno un link da inoltrare — la risposta è aperta a chiunque apra una delle tue pagine di prenotazione con il design Chat IA. Per impostazione predefinita è disattivato.

Caricare un file con condivisione

1. Apri Anagrafiche → Base di conoscenza.
2. Sopra l’area di caricamento attiva le caselle di Condivisione per questo file — all’inizio sono entrambe disattivate.
3. Scegli il file (PDF, DOCX, XLSX, TXT, MD o CSV).
4. Attendi che lo stato passi da In preparazione a Pronto. Solo allora l’assistente può rispondere in base a quel file.

Le caselle si reimpostano dopo il caricamento, così il file successivo non eredita per errore la stessa condivisione.

Modificare una condivisione in un secondo momento

Ogni riga dell’elenco ha un menu con Modifica condivisione, Modifica (solo per gli articoli), Sposta in … ed Elimina.

Modifica condivisione apre una finestra con le stesse caselle. Il salvataggio ha effetto subito — il documento non deve essere analizzato di nuovo, perché la condivisione si applica solo al momento della ricerca. Poi un breve messaggio ti dice cosa vale ora davvero, ad esempio «La tua crew ora può fare domande al riguardo» oppure «Condiviso, ma l’assistente IA nel portale dipendenti è disattivato».

Scrivere i tuoi articoli

Non tutta la conoscenza esiste sotto forma di file. Con Scrivi articolo crei un testo direttamente in Univents.

1. Clicca in alto su Scrivi articolo.
2. Scegli Inizia da zero oppure un modello di partenza — per la crew ad esempio «Dress code e punto di ritrovo» o «Programma il giorno del servizio», per i clienti «Come arrivare e parcheggio» o «Programma e servizi». I modelli contengono segnaposto tra parentesi quadre da sostituire; non impostano alcuna condivisione.
3. Scrivi il testo. L’editor supporta titoli, elenchi, tabelle, grassetto e corsivo.
4. Clicca Salva articolo. Da quel momento l’editor salva automaticamente ogni 30 secondi.

Un articolo può contenere da 20 a 50.000 caratteri. Da 45.000 caratteri l’editor mostra un contatore. Se esci da un articolo mai salvato, il browser chiede conferma — il primo salvataggio avviene volutamente solo tramite il pulsante.

Il chip di stato

Se un articolo è condiviso verso l’esterno e non hai l’autorizzazione a modificare le impostazioni, l’editor è in sola lettura e te lo segnala in cima alla pagina.

Mettere ordine con le cartelle

Quando i documenti aumentano, ordina file e articoli in Cartelle — ad esempio «Cucina», «Servizio» o «Tecnica», e al loro interno sottocartelle come «Ricette» o «Allergeni».

• Barra delle cartelle: da computer vedi a sinistra tutte le cartelle ad albero, sopra Tutti i documenti e Senza cartella. Il numero accanto a ogni cartella conta i file e gli articoli contenuti direttamente al suo interno. Da smartphone scegli la cartella sopra l’elenco.
• Crea cartella: clicca su Nuova cartella sopra l’elenco. Se ti trovi dentro una cartella, lì si crea una sottocartella. Sono possibili fino a 5 livelli; allo stesso livello ogni nome può comparire una sola volta.
• Rinominare, spostare, eliminare: tramite il menu accanto a una cartella (nella barra o in alto accanto al percorso). Una cartella non può essere spostata dentro se stessa o in una delle sue sottocartelle.
• Archiviare un documento: nel menu di una riga scegli Sposta in … e clicca la cartella di destinazione. Ciò che carichi o scrivi mentre una cartella è aperta finisce direttamente al suo interno.
• Elimina cartella: confermi ogni eliminazione. I file e gli articoli al suo interno non vengono eliminati, ma passano alla cartella superiore (o in «Senza cartella»). Se contiene ancora sottocartelle, spostale o eliminale prima.

La cartella aperta compare nella barra degli indirizzi — puoi salvarla tra i preferiti o inviare il link ai colleghi.

Importante: le cartelle servono solo a ordinare l’archivio. Non cambiano chi può fare domande al riguardo nell’assistente IA — questo lo stabilisci come prima per ogni documento tramite la condivisione. Anche spostare un documento non lo fa analizzare di nuovo; resta subito utilizzabile, invariato.

Canali, limite mensile e freno d’emergenza

Sotto l’elenco trovi la scheda Assistente IA nei portali. Gestisce i due portali separatamente — e sotto, nella sezione Chat del sito web, la chat IA sulle tue pagine di prenotazione.

Sopra trovi lo Stato dei portali: una riga per canale che indica se l’assistente è attivo, quanti documenti sono condivisi e — se non è in funzione — qual è il motivo. Sotto vedi le domande del mese in corso; la chat del sito web mostra il proprio consumo direttamente accanto alla sua impostazione.

Come lavora la chat sulla pagina di prenotazione, cosa non fa mai lì e come un visitatore ripiega sul modulo è spiegato in Chat IA sulla pagina di prenotazione.

Il freno d’emergenza è l’interruttore. Se vuoi fermare subito un canale, disattivalo in questa scheda. Ha effetto immediato per tutti quelli che in quel momento sono nel portale, e non devi toccare nemmeno una condivisione. Chi fa una domanda legge «L'assistente IA al momento non è disponibile» e riceve un modo per contattarvi — non una pagina vuota. La chat del sito web frena allo stesso modo: al messaggio successivo la pagina di prenotazione passa da sola al modulo di richiesta, con i dati che il visitatore ha già inserito.

Quanto costano le domande

Le domande dei portali usano lo stesso Credito IA della chat nel backoffice. Una domanda tipica costa pochi centesimi. Per il limite mensile viene conteggiato esattamente ciò che compare anche nella scheda Fatturazione.

Perché i portali non svuotino mai il tuo backoffice, vale una riserva: se il credito IA scende sotto i 5 €, entrambi i canali dei portali e la chat del sito web vanno automaticamente in pausa. La chat per il tuo team continua a funzionare. Dopo la ricarica i portali ripartono da soli.

Saluti, formule di ringraziamento e domande senza riscontro nei documenti non costano nulla.

Provare prima che qualcuno faccia domande

Nella scheda dei canali trovi i pulsanti Prova come crew e Prova come cliente. Aprono la stessa chat che vede il rispettivo gruppo, con gli stessi documenti e le stesse regole. Così verifichi tu stesso una nuova condivisione prima che arrivi la prima domanda vera.

Per la chat del sito web non c’è un pulsante di prova: apri semplicemente una delle tue pagine di prenotazione con il design Chat IA e fai lì una o due domande vere — vedi esattamente ciò che vede un visitatore.

Domande frequenti

La crew o i clienti vedono il file stesso? No. Ricevono risposte in cui il titolo del documento è indicato come fonte. Il file non può essere né aperto né scaricato.

L’assistente può citare da tutto il documento? Sì. Una condivisione vale sempre per l’intero documento, non per singole sezioni. Ciò che non deve uscire va messo in un documento a parte.

Le domande vengono salvate? No. Le conversazioni nei portali non vengono salvate. Per la fatturazione e i limiti Univents conta solo che è stata fatta una domanda — mai cosa conteneva.

Cosa succede se revoco una condivisione? Ha effetto subito. La domanda successiva non riceve più risposta da quel documento.