Base de connaissances : partager des documents et écrire vos propres articles

La Base de connaissances contient les documents à partir desquels les assistants IA de Univents répondent. Nouveauté : vous décidez, document par document, qui a le droit de poser des questions à son sujet — votre équipe uniquement, en plus votre Crew dans le portail des employés, tous les clients disposant d'un lien du portail, ou tout le monde sur vos pages de réservation. Et vous pouvez écrire des textes directement dans Univents, au lieu de les créer d'abord sous forme de fichier.

Vous la trouverez sous Données de base → Base de connaissances.

Dans la vidéo, vous voyez comment importer et partager des documents, configurer le chat pour les employés et les clients, et écrire ou dicter vos propres articles.

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Vous retrouvez aussi les différentes étapes ci-dessous, à lire à votre rythme.

Qui peut poser des questions ? Les quatre partages

Chaque fichier et chaque article porte un partage. Il ne détermine pas qui peut voir ou télécharger le document — il détermine à partir de quel document l'assistant IA peut citer pour quel groupe.

Les trois partages externes sont indépendants les uns des autres : un document peut être partagé avec le Crew et pas avec les clients — ou avec les trois groupes, ou avec aucun.

Après la mise à jour, l'ensemble de votre fonds est sur « équipe uniquement ». Rien ne sort vers l'extérieur tant que vous n'avez pas partagé un document de façon explicite.

Qui peut partager

Importer, créer un article interne, modifier et supprimer reste permis à tout membre du back-office, comme auparavant. Définir un partage vers l'extérieur et modifier un article déjà partagé n'est permis qu'à une personne autorisée à modifier les paramètres. Retirer un partage n'est jamais bloqué — vous pouvez toujours faire marche arrière en cas de doute.

La première fois que vous cochez « Tous les clients disposant d'un lien du portail », Univents vous demande une confirmation supplémentaire. La raison : les partages clients ne sont pas limités à un événement. Ne partagez ici ni devis, ni noms, ni coordonnées.

Pour Site web (public), la même boîte de dialogue de confirmation s'affiche, avec un avertissement plus strict : « Tout visiteur de votre site web pourra alors interroger ce document via le Chat IA. » Il n'y a même pas de lien à transmettre : la réponse est accessible à toute personne qui ouvre l'une de vos pages de réservation avec le design Chat IA. Par défaut, c'est désactivé.

Importer un fichier avec un partage

1. Ouvrez Données de base → Base de connaissances.
2. Au-dessus de la zone d'import, cochez les cases sous Partage de ce fichier — les deux sont décochées au départ.
3. Sélectionnez le fichier (PDF, DOCX, XLSX, TXT, MD ou CSV).
4. Attendez que le statut passe de En préparation à Prêt. L'assistant ne peut répondre à partir du fichier qu'à ce moment-là.

Les cases se réinitialisent après l'import, afin que le fichier suivant n'hérite pas par mégarde du même partage.

Modifier un partage après coup

Chaque ligne de la liste dispose d'un menu avec Modifier le partage, Modifier (uniquement pour les articles), Déplacer vers … et Supprimer.

Modifier le partage ouvre une boîte de dialogue avec les mêmes cases. L'enregistrement prend effet immédiatement — le document n'a pas besoin d'être analysé à nouveau, car le partage n'intervient qu'au moment de la recherche. Un court message vous indique ensuite ce qui s'applique réellement, par exemple « Votre Crew peut désormais poser des questions à ce sujet » ou « Partagé, mais l'assistant IA du portail des employés est désactivé ».

Écrire vos propres articles

Toutes les connaissances n'existent pas sous forme de fichier. Avec Écrire un article, vous créez un texte directement dans Univents.

1. Cliquez sur Écrire un article en haut.
2. Choisissez Commencer vide ou un modèle de départ — pour le Crew par exemple « Dress code et point de rendez-vous » ou « Déroulé le jour de l'intervention », pour les clients « Accès et stationnement » ou « Déroulé et prestations ». Les modèles contiennent des variables entre crochets que vous remplacez ; ils ne prédéfinissent aucun partage.
3. Rédigez le texte. L'éditeur gère les titres, les listes, les tableaux ainsi que le gras et l'italique.
4. Cliquez sur Enregistrer l'article. À partir de là, l'éditeur enregistre automatiquement toutes les 30 secondes.

Un article contient entre 20 et 50 000 caractères. À partir de 45 000 caractères, l'éditeur affiche un compteur. Si vous quittez un article qui n'a encore jamais été enregistré, le navigateur vous demande confirmation — le premier enregistrement ne se fait volontairement que via le bouton.

Le badge de statut

Si un article est partagé vers l'extérieur et que vous n'avez pas le droit de modifier les paramètres, l'éditeur est en lecture seule et vous l'indique en haut de la page.

Garder l'ordre avec les dossiers

Lorsque votre fonds s'étoffe, classez les fichiers et les articles dans des Dossiers — par exemple « Cuisine », « Prestation » ou « Technique », avec à l'intérieur des sous-dossiers tels que « Recettes » ou « Allergènes ».

• Barre des dossiers : sur ordinateur, vous voyez à gauche tous les dossiers sous forme d'arborescence, avec au-dessus Tous les documents et Sans dossier. Le nombre affiché après chaque dossier compte les fichiers et articles qu'il contient directement. Sur mobile, vous choisissez le dossier en haut, au-dessus de la liste.
• Créer le dossier : cliquez sur Nouveau dossier au-dessus de la liste. Si vous êtes dans un dossier, un sous-dossier y est créé. Jusqu'à 5 niveaux sont possibles ; sur un même niveau, chaque nom ne peut apparaître qu'une seule fois.
• Renommer, déplacer, supprimer : via le menu à côté d'un dossier (dans la barre ou en haut, à côté du chemin). Un dossier ne peut pas être déplacé dans lui-même ni dans l'un de ses sous-dossiers.
• Classer un document : dans le menu d'une ligne, choisissez Déplacer vers … et cliquez sur le dossier de destination. Ce que vous importez ou écrivez pendant qu'un dossier est ouvert y est directement placé.
• Supprimer le dossier : vous confirmez chaque suppression. Les fichiers et articles qu'il contient ne sont pas supprimés, ils passent dans le dossier parent (ou dans « Sans dossier »). S'il contient encore des sous-dossiers, déplacez-les ou supprimez-les d'abord.

Le dossier ouvert figure dans la barre d'adresse — vous pouvez l'enregistrer dans vos favoris ou envoyer le lien à vos collègues.

Important : les dossiers ne servent qu'à ranger. Ils ne modifient pas qui peut poser des questions à l'assistant IA à propos d'un document — cela reste défini document par document via le partage. Déplacer un document ne le fait pas non plus réanalyser ; il reste utilisable immédiatement et sans changement.

Canaux, limite mensuelle et frein d'urgence

Sous la liste se trouve la carte Assistant IA dans les portails. Elle pilote séparément les deux portails — et en dessous, dans la section Chat du site web, le Chat IA de vos pages de réservation.

Au-dessus figure l'État des portails : une ligne par canal indiquant si l'assistant est en service, combien de documents sont partagés et — s'il ne fonctionne pas — pourquoi. En dessous, vous voyez les questions du mois en cours ; le chat du site web affiche sa consommation directement à côté de son paramètre.

Le fonctionnement du chat sur la page de réservation, ce qu'il ne fait jamais à cet endroit et la façon dont un visiteur bascule vers le formulaire sont décrits dans Chat IA sur la page de réservation.

Le frein d'urgence, c'est l'interrupteur. Si vous voulez arrêter un canal immédiatement, désactivez-le dans cette carte. L'effet est instantané pour toutes les personnes présentes dans le portail, et vous n'avez à toucher à aucun partage. Quiconque pose alors une question lit « L'assistant IA n'est pas disponible pour le moment » et obtient un moyen de vous joindre — pas une page vide. Le chat du site web freine de la même manière : dès le message suivant, la page de réservation bascule d'elle-même sur le formulaire de demande, avec les informations déjà saisies par le visiteur.

Ce que coûtent les questions

Les questions des portails utilisent le même Crédit IA que le chat du back-office. Une question typique coûte quelques centimes. La limite mensuelle compte exactement ce qui figure dans l'onglet Facturation.

Pour que les portails ne vident jamais le crédit de votre back-office, une réserve s'applique : si le crédit IA passe sous 5 €, les deux canaux des portails et le chat du site web sont suspendus automatiquement. Le chat destiné à votre équipe continue de fonctionner. Après un rechargement, les portails redémarrent d'eux-mêmes.

Les salutations, les remerciements et les questions sans correspondance dans les documents ne coûtent rien.

Tester avant que quelqu'un pose une question

Dans la carte des canaux se trouvent les boutons Tester en tant que Crew et Tester en tant que client. Ils ouvrent le même chat que celui que voit le groupe concerné, avec les mêmes documents et les mêmes règles. Vous vérifiez ainsi vous-même un nouveau partage avant la première vraie question.

Pour le chat du site web, il n'y a pas de bouton de test : ouvrez simplement l'une de vos pages de réservation avec le design Chat IA et posez-y une ou deux vraies questions — vous voyez exactement ce que voit un visiteur.

Questions fréquentes

Le Crew ou les clients voient-ils le fichier lui-même ? Non. Ils reçoivent des réponses dans lesquelles le titre du document est indiqué comme source. Le fichier ne peut ni être ouvert ni être téléchargé.

L'assistant peut-il citer l'ensemble du document ? Oui. Un partage vaut toujours pour le document entier, pas pour des sections individuelles. Ce qui ne doit pas sortir doit figurer dans un document distinct.

Les questions sont-elles enregistrées ? Non. Les conversations dans les portails ne sont pas enregistrées. Pour la facturation et les limites, Univents compte uniquement qu'une question a été posée — jamais ce qu'elle contenait.

Que se passe-t-il si je retire un partage ? Il prend effet immédiatement. La question suivante ne reçoit plus de réponse issue de ce document.