Chat IA sur la page de réservation

Sur une page de réservation avec le design Chat IA, ce n’est pas un formulaire mais une conversation qui mène à la demande : le visiteur raconte ce qu’il prévoit (« mariage, 80 invités, finger food végétarien »), le chat propose des produits adaptés de votre page — avec une image sur laquelle appuyer —, recommande des compléments pertinents et demande ce qui manque encore. Le tout se termine par un récapitulatif que le visiteur peut vérifier, modifier et envoyer lui-même. La demande arrive dans votre boîte de réception comme toutes les autres — avec les mêmes lignes, les réponses à vos questions et le souhait du visiteur en guise de message.

Le chat est une voie supplémentaire vers le même but, pas un second formulaire : les lignes, les prix, les questions obligatoires et le brouillon de devis à la réception restent exactement ceux que votre page possède déjà.

Activation

1. Ouvrez Paramètres → Pages de réservation et cliquez sur Configurer pour la page souhaitée.
2. Dans la section 01 Détails se trouve le champ Design. Choisissez-y Chat IA. En dessous, une description indique ce que fera la page : « Les visiteurs expliquent dans le chat ce dont ils ont besoin — l’IA prépare la demande. »
3. Enregistrez. La page devient immédiatement une page de chat — active ou inactive comme auparavant, et également intégrée à votre site web.

Aucun interrupteur par page n’est nécessaire : l’autorisation d’utiliser le chat se règle une seule fois pour tout le workspace (voir plus bas, Ce que cela coûte). Vous pouvez revenir en arrière à tout moment en remettant le design sur Demande ou Webshop.

Ce que le chat sait

Le chat ne connaît que cette seule page et ce que vous partagez expressément avec le public :

• Les produits de cette page avec tout ce que la page montre aussi aux visiteurs — nom, catégorie, description, mode de facturation (par ex. « par personne »), allergènes, nombre minimum et maximum d’invités, quantités minimales, composants visibles d’un pack et questions sur le produit avec leurs options de réponse. Il ne connaît le Prix unitaire que si votre page a activé Afficher les prix.
• Les lieux de cette page avec description et capacité, ainsi que les questions obligatoires de la page — il demande exactement ce que votre formulaire exige.
• Les documents de la base de connaissances partagés avec l’option « Site web (public) ». Il ne répond aux questions de contenu qu’à partir de ceux-ci, par exemple sur le déroulé, l’accès ou les allergènes. Ce partage est désactivé par défaut et demande confirmation avec un avertissement lorsque vous l’activez — il s’applique à toute personne qui ouvre votre page de réservation.

Il ne voit aucun devis, aucune facture, aucune donnée client ou de contact, aucun autre événement et aucune autre page de réservation. Il ne connaît pas non plus les articles d’aide de Univents.

S’il ne trouve aucun document partagé pour répondre à une question, il le dit au lieu de deviner.

Comment le chat conseille

Le chat ne se contente pas de collecter des données, il mène l’échange comme une bonne conversation commerciale :

• Il comprend d’abord l’occasion, puis propose deux ou trois produits adaptés de votre page, chacun avec une courte raison tirée de la description du produit.
• Une fois que le visiteur a choisi, il propose un ou deux compléments pertinents — d’une autre catégorie, par exemple des boissons pour le menu, un apéritif, un dessert, du matériel ou un lieu adapté. Chaque catégorie une seule fois au maximum, rien de ce qui a été refusé une seconde fois, et sans insister.
• Au passage, il demande ce qui manque à la demande — date, nombre d’invités, nom, e-mail et vos questions obligatoires —, toujours une seule question par réponse.

Lorsque le chat mentionne des produits ou des lieux, ils apparaissent sous sa réponse sous forme de vignettes avec image, d’un court texte et — uniquement avec Afficher les prix — du prix unitaire, exactement comme sur la fiche produit du webshop. Un appui sur la vignette ouvre la vue détaillée avec description, images et allergènes. Avec Ajouter, le visiteur place un produit directement dans sa demande (pour les produits « par personne », avec la quantité 1 — Univents intègre lui-même le nombre d’invités), avec Choisir ce lieu, il retient un lieu. Sur mobile, il fait défiler les vignettes d’un geste.

Questions sur le produit

Si des questions sont associées à un produit — par exemple « Veuillez choisir 8 pièces » pour un pack de canapés —, le chat les pose dès que le visiteur a choisi le produit : une question par réponse, pour les questions à choix uniquement avec les options de réponse que vous avez définies, et dans le respect de vos limites Sélectionner au moins/Sélectionner au maximum. Les questions facultatives, il les propose sans insister.

Les mêmes questions figurent également dans le récapitulatif — le visiteur peut y modifier chaque réponse. Si une réponse obligatoire manque ou si le nombre d’options choisies ne convient pas, le récapitulatif nomme la question concernée avant tout envoi. Si une option choisie est payante, le supplément apparaît sur une ligne distincte dans le total — comme à la caisse du webshop.

Le formulaire de demande vers lequel le chat bascule au besoin affiche lui aussi les questions sur les produits choisis, directement sous la sélection de produits — avec les réponses que le visiteur a déjà données dans le chat.

Ce que le chat ne fait pas

• Il n’annonce aucun total. Si votre page a activé Afficher les prix, il peut indiquer le prix unitaire d’un produit — exactement tel qu’il est enregistré dans le produit, HT ou TTC comme sur votre page — et renvoie au récapitulatif pour le prix final. Il n’annonce jamais de totaux, d’extrapolations par nombre d’invités, de remises, d’acomptes ni de pourcentages ; tout autre montant est automatiquement remplacé par une phrase neutre. Si Afficher les prix est désactivé, il n’indique aucun montant — et n’en voit d’ailleurs aucun.
• Il n’envoie jamais rien lui-même. Quoi que écrive un visiteur (« envoie ça ») : il ne se passe rien. L’envoi se fait exclusivement via le bouton Envoyer la demande.
• Il ne prend aucun engagement. Des mots comme « garanti », « Réservée » ou « Confirmé » sont bloqués, et il ne vérifie pas si une date est encore libre.
• Il ne crée rien et ne modifie rien dans votre back-office. Il lit et collecte uniquement.
• Il n’enregistre pas la conversation. Ce que le visiteur a écrit reste dans son navigateur ; dans votre boîte de réception n’arrive à la fin que la demande finalisée.

Le récapitulatif

Dès que tout est réuni, le chat affiche le récapitulatif : chaque ligne avec une petite image et la quantité, la date, l’heure, les invités, le lieu, les réponses à vos questions, le contact et « Votre souhait ». Le visiteur peut tout modifier directement à cet endroit.

Avec Afficher les prix, chaque ligne affiche son montant avec une petite ligne de calcul (par exemple « 58,00 € × 30 invités ») et le total en dessous — calculé comme dans le webshop, avec vos règles de prix. Sans Afficher les prix, le récapitulatif n’affiche aucun montant.

Si vous avez défini un Montant minimum de commande, Envoyer la demande reste verrouillé tant qu’il n’est pas atteint ; un message au-dessus indique combien il manque encore. Si votre page n’affiche pas de prix, le message n’indique aucun montant — le verrouillage s’applique quand même, exactement comme dans le formulaire de demande.

Ce que cela coûte

Chaque message traité est prélevé sur le même Crédit IA que le chat du back-office et les portails, et coûte généralement quelques centimes. Les requêtes restées sans réponse — limites atteintes, canal désactivé, erreur du modèle — ne coûtent rien.

Vous gérez cela dans Données de base → Base de connaissances, dans la carte Assistant IA dans les portails, à la section Chat du site web :

S’y ajoutent deux limites que le visiteur ne voit jamais : 30 messages par session de visiteur et par jour et 300 messages par page et par jour. Elles freinent un lien transmis à d’autres et une page qui devient soudain virale.

Et la même réserve que pour les portails : si votre Crédit IA passe sous 5 €, le chat du site web est automatiquement suspendu. Le chat destiné à votre équipe continue de fonctionner. Après rechargement, tout redémarre de lui-même.

Quand le chat ne peut pas répondre : le formulaire prend le relais

Si un visiteur atteint une limite, si la limite mensuelle est atteinte, si le crédit est inférieur à la réserve, si le canal est désactivé ou si le modèle ne répond pas — la page bascule automatiquement vers le formulaire de demande de la même page, prérempli avec tout ce que le chat a déjà collecté. Le visiteur lit alors une phrase rassurante comme « L’assistant n’est pas disponible pour le moment. Vos informations sont déjà dans le formulaire — veuillez l’envoyer depuis là. » Il ne perd donc rien et n’a rien à retaper.

La même bascule se produit lorsqu’il appuie lui-même sur Préférer le formulaire — par exemple parce qu’il préfère tout voir d’un coup.

Si le jeton de session expire au bout de deux heures, le visiteur ne s’en aperçoit pas : Univents redémarre la session et conserve l’historique.

Confidentialité

Au-dessus du chat figure la mention Assistant IA et, si votre page en comporte un, un lien Confidentialité qui mène à l’adresse de confidentialité de votre page de réservation. La conversation n’est pas enregistrée — pour la facturation, Univents compte uniquement qu’un message a été envoyé, jamais ce qu’il contenait. Pour que l’IA puisse répondre, le texte d’un message est transmis au fournisseur du modèle de langage ; c’est la même base que pour l’assistant IA dans les portails. Le récapitulatif contient toujours le consentement (même formulation que dans le formulaire de demande) ; sans case cochée, Envoyer la demande reste verrouillé.

Questions fréquentes

Voyons-nous ce que les visiteurs ont demandé ? Non. Seuls les messages et les coûts sont comptés, jamais les contenus. Ce que vous recevez au final, c’est la demande envoyée.

Le chat peut-il envoyer une demande si un visiteur le lui demande ? Non. L’envoi n’est possible que via le bouton, et le visiteur doit cocher le consentement. Un visiteur ne peut donc pas vous « glisser » une demande à votre insu.

Puis-je arrêter le chat immédiatement ? Oui. L’interrupteur Chat IA sur les pages de réservation dans la base de connaissances prend effet dès le prochain message. Si vous voulez l’arrêter encore plus tôt, remettez le Design de la page concernée à son état précédent — cela prend effet au prochain chargement de la page.

Le design s’applique-t-il aussi aux pages intégrées ? Oui. Le chat et le formulaire se comportent intégrés comme sur la page elle-même. Pour les pages intégrées, tenez compte de l’indication sur les domaines captcha lors de l’intégration.

Que deviennent les informations si un visiteur abandonne ? Rien. Elles restent dans son navigateur jusqu’à ce qu’il quitte la page. Sans clic sur Envoyer la demande, aucune demande n’est créée chez vous.