Base de conhecimento: partilhar documentos e escrever artigos próprios

Na Base de conhecimento ficam os documentos a partir dos quais os assistentes de IA do Univents respondem. Novidade: define-se, por documento, quem pode fazer perguntas sobre ele — apenas a equipa, também a Crew no portal do colaborador, todos os clientes com link do portal ou qualquer pessoa nas páginas de reservas. E é possível escrever textos diretamente no Univents, em vez de os criar primeiro como ficheiro.

Encontra-se em Dados de base → Base de conhecimento.

No vídeo, mostra-se como carregar e partilhar documentos, configurar o chat para colaboradores e clientes e escrever ou ditar artigos próprios.

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Os passos individuais estão também descritos abaixo, para consulta.

Quem pode perguntar? As quatro partilhas

Cada ficheiro e cada artigo tem uma partilha. Esta não controla quem pode ver ou transferir o documento — controla a partir de que documento o assistente de IA pode citar, e para que grupo.

As três partilhas para o exterior são independentes entre si: um documento pode estar partilhado com a Crew e não com os clientes — ou com os três grupos, ou com nenhum.

Após a atualização, todo o seu acervo fica em «apenas equipa». Nada sai para o exterior enquanto um documento não for expressamente partilhado.

Quem pode partilhar

Carregar, criar um artigo interno, editar e eliminar continua a ser permitido a qualquer membro do backoffice, como até agora. Definir uma partilha para o exterior e alterar um artigo já partilhado só é permitido a quem tem permissão para editar as definições. Retirar uma partilha nunca está bloqueado — em caso de dúvida, há sempre saída.

Ao marcar pela primeira vez «Todos os clientes com link do portal», o Univents pede confirmação adicional. O motivo: as partilhas para clientes não estão limitadas a um evento. Não partilhar aí orçamentos, nomes nem dados de contacto.

Para Website (público) aparece o mesmo diálogo de confirmação, com um aviso mais severo: «Qualquer visitante do teu website poderá então consultar este documento através do chat com IA.» Aqui nem sequer existe um link que seja preciso reencaminhar — a resposta está aberta a quem aceder a uma das páginas de reservas com o design Chat com IA. Por predefinição, está desativado.

Carregar um ficheiro com partilha

1. Abrir Dados de base → Base de conhecimento.
2. Marcar, acima da zona de carregamento, as caixas de Partilha deste ficheiro — ambas começam desativadas.
3. Selecionar o ficheiro (PDF, DOCX, XLSX, TXT, MD ou CSV).
4. Aguardar até o estado passar de Em preparação para Pronto. Só então o assistente pode responder a partir dele.

As caixas são repostas após o carregamento, para que o ficheiro seguinte não herde a mesma partilha por engano.

Alterar uma partilha posteriormente

Cada linha da lista tem um menu com Alterar partilha, Editar (apenas em artigos), Mover para … e Eliminar.

Alterar partilha abre um diálogo com as mesmas caixas. Ao guardar, a alteração é imediata — o documento não tem de ser analisado de novo, porque a partilha só é aplicada no momento da pesquisa. Depois, uma breve mensagem indica o que passa efetivamente a valer, por exemplo «A tua Crew pode agora fazer perguntas sobre este documento» ou «Partilhado, mas o assistente de IA no portal do colaborador está desativado».

Escrever artigos próprios

Nem todo o conhecimento existe como ficheiro. Com Escrever artigo, cria-se um texto diretamente no Univents.

1. Clicar em Escrever artigo, no topo.
2. Escolher Começar em branco ou um modelo inicial — para a Crew, por exemplo «Código de vestuário e ponto de encontro» ou «Programa no dia do serviço»; para clientes, «Como chegar e estacionamento» ou «Programa e serviços». Os modelos contêm marcadores de posição entre parênteses retos, que se substituem; não predefinem qualquer partilha.
3. Escrever o texto. O editor suporta títulos, listas, tabelas, negrito e itálico.
4. Clicar em Guardar artigo. A partir daí, o editor guarda automaticamente de 30 em 30 segundos.

Um artigo comporta entre 20 e 50 000 carateres. A partir de 45 000 carateres, o editor mostra um contador. Se se sair de um artigo que nunca foi guardado, o navegador pede confirmação — a primeira gravação é, de propósito, feita apenas através do botão.

O indicador de estado

Se um artigo estiver partilhado para o exterior e faltar a permissão para editar as definições, o editor fica em modo só de leitura e indica-o no topo da página.

Organização com pastas

À medida que o acervo cresce, ordenam-se ficheiros e artigos em Pastas — por exemplo «Cozinha», «Serviço» ou «Técnica», com subpastas como «Receitas» ou «Alergénios» lá dentro.

• Barra de pastas: no computador, vêem-se à esquerda todas as pastas em árvore, com Todos os documentos e Sem pasta por cima. O número junto a cada pasta conta os ficheiros e artigos que estão diretamente nela. No telemóvel, a pasta escolhe-se acima da lista.
• Criar pasta: clicar em Nova pasta, acima da lista. Se já houver uma pasta aberta, cria-se aí uma subpasta. São possíveis até 5 níveis; no mesmo nível, cada nome só pode existir uma vez.
• Mudar o nome, mover, eliminar: através do menu junto a uma pasta (na barra ou no topo, junto ao caminho). Uma pasta não pode ser movida para dentro de si própria nem de uma das suas subpastas.
• Organizar um documento: no menu de uma linha, escolher Mover para … e clicar na pasta de destino. Tudo o que for carregado ou escrito com uma pasta aberta fica diretamente nela.
• Eliminar pasta: cada eliminação tem de ser confirmada. Os ficheiros e artigos que estão lá dentro não são eliminados, mas passam para a pasta de nível superior (ou para «Sem pasta»). Se ainda houver subpastas, é preciso movê-las ou eliminá-las primeiro.

A pasta aberta fica na barra de endereço — pode ser guardada nos favoritos ou o link pode ser enviado a colegas.

Importante: as pastas servem apenas para organizar o arquivo. Não alteram quem pode perguntar ao assistente de IA sobre um documento — isso continua a definir-se por documento, através da partilha. Mover um documento também não o volta a analisar; continua imediatamente disponível, sem alterações.

Canais, limite mensal e travão de emergência

Por baixo da lista encontra-se o cartão Assistente de IA nos portais. Controla os dois portais em separado — e, por baixo, na secção Chat do website, o chat com IA das páginas de reservas.

Acima fica o Estado do portal: uma linha por canal, que indica se o assistente está ativo, quantos documentos estão partilhados e — se não estiver a funcionar — qual é o motivo. Por baixo veem-se as perguntas do mês em curso; o chat do website mostra o seu consumo diretamente na respetiva definição.

O funcionamento do chat na página de reservas, o que nunca faz aí e a forma como um visitante regressa ao formulário estão descritos em Chat com IA na página de reservas.

O travão de emergência é o interruptor. Para parar um canal de imediato, desativa-se neste cartão. Isto aplica-se instantaneamente a todos os que estão neste momento no portal, sem ser preciso mexer em nenhuma partilha. Quem perguntar lê então «O assistente de IA não está disponível de momento» e recebe uma forma de contactar a equipa — não uma página em branco. O chat do website trava da mesma forma: na mensagem seguinte, a página de reservas muda sozinha para o formulário de pedido, com os dados que o visitante já tinha indicado.

Quanto custam as perguntas

As perguntas nos portais consomem o mesmo Crédito de IA que o chat do backoffice. Uma pergunta típica custa poucos cêntimos. No limite mensal conta exatamente o que consta no separador de faturação.

Para que os portais nunca esgotem o crédito do backoffice, aplica-se uma reserva: se o Crédito de IA descer abaixo de 5 €, os dois canais de portal e o chat do website ficam automaticamente em pausa. O chat para a equipa continua a funcionar. Após o carregamento do saldo, os portais voltam a funcionar por si.

Cumprimentos, agradecimentos e perguntas sem correspondência nos documentos não têm custo.

Testar antes de alguém perguntar

No cartão dos canais encontram-se os botões Testar como Crew e Testar como cliente. Abrem o mesmo chat que o respetivo grupo vê, com os mesmos documentos e as mesmas regras. Assim, verifica-se uma partilha recente antes de chegar a primeira pergunta real.

Para o chat do website não existe botão de teste: basta abrir uma das páginas de reservas com o design Chat com IA e fazer aí uma ou duas perguntas reais — vê-se exatamente o que um visitante vê.

Perguntas frequentes

A Crew ou os clientes veem o próprio ficheiro? Não. Recebem respostas em que o título do documento é indicado como fonte. O ficheiro não pode ser aberto nem transferido.

O assistente pode citar o documento inteiro? Sim. Uma partilha aplica-se sempre ao documento completo, não a secções individuais. O que não deve sair para o exterior deve ficar num documento à parte.

As perguntas são guardadas? Não. As conversas nos portais não são guardadas. Para a faturação e para os limites, o Univents conta apenas que foi feita uma pergunta — nunca o que ela continha.

O que acontece se retirar uma partilha? Aplica-se de imediato. A pergunta seguinte deixa de obter resposta a partir desse documento.