KI-Assistent im Mitarbeiter-Portal und im Kundenportal

Deine Crew im Mitarbeiter-Portal und deine Kunden im Kundenportal können Fragen an einen KI-Assistenten stellen. Er antwortet ausschließlich aus den Unterlagen, die du in der Wissensdatenbank für die jeweilige Gruppe freigegeben hast — und aus nichts sonst.

Wie du Unterlagen freigibst, steht in Wissensdatenbank: Unterlagen freigeben und eigene Artikel schreiben.

Was der Assistent in den Portalen nicht kann

Das ist der wichtigste Absatz dieses Artikels. Der Portal-Assistent ist bewusst viel enger gefasst als der Chat in deinem Backoffice:

• Er liest nur. Er kann nichts anlegen, ändern, buchen oder absagen.
• Er sieht keine Angebote, Rechnungen, Notizen, Veranstaltungsdaten, Schichten oder Chat-Verläufe — auch nicht die der Person, die gerade fragt.
• Er kennt die Univents-Hilfe-Artikel nicht. Er kennt nur deine freigegebenen Unterlagen.
• Gespräche werden nicht gespeichert. Ein Neuladen im selben Tab behält den Verlauf, mehr nicht.

Findet er nichts, sagt er das — und führt zu einem Weg, euch direkt zu erreichen, statt zu raten.

Der KI-Assistent im Mitarbeiter-Portal

So erreicht ihn deine Crew

Im Portal steht KI-Assistent in der Seitenleiste (am Rechner) beziehungsweise im Menü Mehr (am Handy). Auf der Startseite des Portals liegt zusätzlich die Karte Frag den KI-Assistenten — sie erscheint nur, wenn der Assistent gerade nutzbar ist. Das gilt für beide Wege ins Portal: mit Login und über den Token-Link ohne Login.

So läuft eine Frage

1. Die leere Seite zeigt unter „Der KI-Assistent kennt diese Unterlagen“ bis zu vier Titel zum Antippen.
2. Deine Aushilfe tippt eine Frage ein, zum Beispiel „Wann ist Treffpunkt beim Sommerfest?“.
3. Die Antwort erscheint als Klartext, darunter eine ruhige Zeile Quelle: <Titel der Unterlage>.
4. Rückfragen wie „und bis wann?“ funktionieren über den Verlauf. Neues Gespräch leert ihn.

Steht die Antwort nicht in den Crew-Unterlagen, kommt der Satz „Dazu habe ich in den Unterlagen deines Teams nichts gefunden“ und darunter der Knopf Team fragen, der in die Nachrichten führt. Kann die Person dort nicht schreiben, steht stattdessen „Frag deine Ansprechperson direkt“.

Der KI-Assistent im Kundenportal

So erreichen ihn deine Kunden

Im Kundenportal steht KI-Assistent in der Navigation, sowohl in der Übersicht als auch innerhalb einer Veranstaltung. Auf Meine Veranstaltungen liegt zusätzlich eine Karte, die nur erscheint, wenn der Assistent nutzbar ist.

Warum hier strengere Regeln gelten

Im Kundenportal wird aus einer erfundenen Zahl schnell eine vermeintliche Zusage. Deshalb prüft Univents jede Antwort, bevor der Kunde sie sieht:

• Jede Zahl — Betrag, Prozentwert, Datum, Uhrzeit, Menge — muss wörtlich in einer zitierten Unterlage stehen. Sonst wird die Antwort zurückgehalten.
• Es wird nichts ausgerechnet. Steht „Menü A: 49,00 € pro Person“ in einem freigegebenen Artikel, darf der Assistent diesen Betrag nennen. Die Summe für 80 Personen nennt er nicht.
• Zusage-Wörter sind gesperrt — „garantiert“, „reserviert“, „bestätigt“, „noch frei“, „kein Problem“ und Ähnliches. Der Assistent kann in eurem Namen nichts zusagen.
• Fragen zur eigenen Buchung — Status, Rechnung, ob ein Termin noch frei ist — beantwortet er nicht. Dafür führt der Knopf <Dein Workspace> fragen in die Nachrichten der Veranstaltung.
• Die Antwort erscheint auf einmal, nicht tippend. Sie wird erst gezeigt, wenn die Prüfung durch ist.

Unter jeder Antwort steht: „Verbindlich ist nur, was Ihnen <Dein Workspace> bestätigt.“ Diesen Satz setzt Univents, nicht die KI. Kunden werden durchgehend gesiezt.

Greift die Prüfung, bekommt der Kunde keine halbe Antwort, sondern „Dazu steht in den freigegebenen Unterlagen nichts“ und den Weg zu euch. Das ist gewollt: lieber eine Rückfrage zu viel als eine Zahl, die nicht stimmt.

Einrichten in vier Schritten

1. Lege in der Wissensdatenbank mindestens eine Unterlage an und gib sie für Crew beziehungsweise Kunden frei.
2. Warte, bis der Status auf Bereit steht.
3. Prüfe in der Karte KI-Assistent in den Portalen, dass der Kanal an ist, und setze Monatsgrenze und Tageslimit.
4. Klicke Testen als Crew oder Testen als Kunde und stelle selbst zwei, drei echte Fragen.

Der Portal-Status oben auf der Seite sagt dir je Kanal, ob es läuft — und wenn nicht, woran es hängt: kein freigegebenes Dokument, Kanal aus, Monatsgrenze erreicht oder KI-Guthaben unter der Reserve.

Grenzen, die deine Leute sehen

Beträge, Monatsgrenzen und Guthabenstände sieht weder deine Crew noch dein Kunde — nur du im Backoffice.

Sofort stoppen

Stelle in der Karte KI-Assistent in den Portalen den betroffenen Schalter aus. Das wirkt augenblicklich für alle, die gerade im Portal sind. Freigaben musst du dafür nicht anfassen; du schaltest den Kanal später einfach wieder an.

Häufige Fragen

Sieht der Assistent, wer gerade fragt? Er weiß, dass die Frage aus dem Crew- oder dem Kundenkanal deines Workspaces kommt. Persönliche Daten, Veranstaltungen oder Buchungen der Person liest er nicht.

Kann ein Kunde über den Assistenten an interne Unterlagen kommen? Nein. Kunden bekommen ausschließlich Dokumente, die ausdrücklich für Kunden freigegeben sind. Crew-Freigaben und interne Dokumente sind für den Kundenkanal nicht erreichbar.

Was kostet das? Eine Frage liegt bei wenigen Cent und läuft über dein KI-Guthaben. Details und die Reserve-Regel stehen in Wissensdatenbank: Unterlagen freigeben und eigene Artikel schreiben.

Kann ich sehen, was gefragt wurde? Nein. Univents zählt nur, wie viele Fragen in einem Monat gestellt und wie viele davon zurückgehalten wurden. Der Inhalt wird nicht gespeichert.