Assistant IA dans le portail des employés et le portail client

Votre équipe dans le portail des employés et vos clients dans le portail client peuvent poser des questions à un assistant IA. Il répond exclusivement à partir des documents que vous avez partagés pour le groupe concerné dans la base de connaissances — et rien d'autre.

Pour savoir comment partager des documents, consultez Base de connaissances : partager des documents et rédiger vos propres articles.

Ce que l'assistant ne peut pas faire dans les portails

C'est le paragraphe le plus important de cet article. L'assistant des portails est volontairement beaucoup plus limité que le chat de votre back-office :

• Il lit uniquement. Il ne peut rien créer, modifier, réserver ni annuler.
• Il ne voit aucun devis, facture, note, donnée d'événement, service ni historique de chat — pas même ceux de la personne qui pose la question.
• Il ne connaît pas les articles d'aide d'Univents. Il ne connaît que vos documents partagés.
• Les conversations ne sont pas enregistrées. Un rechargement dans le même onglet conserve l'historique, sans plus.

S'il ne trouve rien, il le dit — et indique comment vous joindre directement, au lieu de deviner.

L'assistant IA dans le portail des employés

Comment votre équipe y accède

Dans le portail, Assistant IA figure dans la barre latérale (sur ordinateur) ou dans le menu Plus (sur mobile). Sur la page d'accueil du portail, la carte Posez vos questions à l'assistant IA s'affiche en plus — elle n'apparaît que lorsque l'assistant est utilisable. Cela vaut pour les deux accès au portail : avec connexion et via le lien à jeton, sans connexion.

Déroulement d'une question

1. La page vide affiche, sous « L'assistant IA connaît ces documents : », jusqu'à quatre titres sur lesquels appuyer.
2. Votre extra saisit une question, par exemple « Où est le point de rendez-vous pour la fête d'été ? ».
3. La réponse s'affiche en texte brut, suivie d'une ligne discrète Source : <titre du document>.
4. Les questions de suivi comme « et jusqu'à quand ? » fonctionnent grâce à l'historique. Nouvelle conversation le vide.

Si la réponse ne figure pas dans les documents de l'équipe, l'assistant répond « Je n'ai rien trouvé à ce sujet dans les documents de votre équipe », suivi de l'indication « Demandez directement à votre interlocuteur ».

L'assistant IA dans le portail client

Comment vos clients y accèdent

Dans le portail client, Assistant IA figure dans la navigation, aussi bien dans la vue d'ensemble qu'à l'intérieur d'un événement. Sur Mes événements, une carte supplémentaire s'affiche, uniquement lorsque l'assistant est utilisable.

Pourquoi des règles plus strictes s'appliquent ici

Dans le portail client, un chiffre inventé devient vite une prétendue promesse. C'est pourquoi Univents vérifie chaque réponse avant que le client ne la voie :

• Chaque chiffre — montant, pourcentage, date, heure, quantité — doit figurer mot pour mot dans un document cité. Sinon, la réponse est retenue.
• Rien n'est calculé. Si « Menu A : 49,00 € par personne » figure dans un article partagé, l'assistant peut citer ce montant. Il ne donne pas le total pour 80 personnes.
• Les termes d'engagement sont bloqués — « garanti », « Réservée », « Confirmé », « encore libre », « aucun problème » et similaires. L'assistant ne peut rien promettre en votre nom.
• Les questions sur sa propre réservation — statut, facture, disponibilité d'une date — restent sans réponse. Pour cela, le bouton Poser la question à <Votre workspace> renvoie vers les messages de l'événement.
• La réponse s'affiche d'un seul coup, sans effet de saisie progressive. Elle n'est montrée qu'une fois la vérification terminée.

Sous chaque réponse figure : « Seul ce que <Votre workspace> vous confirme est contraignant. » Cette phrase est ajoutée par Univents, pas par l'IA. Les clients sont toujours vouvoyés.

Lorsque la vérification se déclenche, le client ne reçoit pas une demi-réponse, mais « Les documents partagés ne contiennent rien à ce sujet » et le moyen de vous contacter. C'est voulu : mieux vaut une question de plus qu'un chiffre erroné.

Configuration en quatre étapes

1. Créez dans la base de connaissances au moins un document et partagez-le pour Crew ou Clients.
2. Attendez que le statut passe à Prêt.
3. Dans la carte Assistant IA dans les portails, vérifiez que le canal est activé, puis définissez la limite mensuelle et la limite quotidienne.
4. Cliquez sur Tester en tant que Crew ou Tester en tant que client et posez vous-même deux ou trois vraies questions.

Le statut du portail, en haut de la page, vous indique pour chaque canal si tout fonctionne — et sinon, ce qui bloque : aucun document partagé, canal désactivé, limite mensuelle atteinte ou crédit IA inférieur à la réserve.

Limites que voient vos utilisateurs

Ni votre équipe ni vos clients ne voient jamais les montants, les limites mensuelles ou les soldes de crédit — vous seul y avez accès, dans le back-office.

Arrêt immédiat

Dans la carte Assistant IA dans les portails, désactivez l'interrupteur du canal concerné. L'effet est immédiat pour toutes les personnes présentes dans le portail. Vous n'avez pas à toucher aux partages ; il suffit de réactiver le canal plus tard.

Questions fréquentes

L'assistant voit-il qui pose la question ? Il sait que la question provient du canal Crew ou du canal Clients de votre workspace. Il ne lit ni les données personnelles, ni les événements, ni les réservations de la personne.

Un client peut-il accéder à des documents internes via l'assistant ? Non. Les clients n'obtiennent que des documents expressément partagés pour les clients. Les partages Crew et les documents internes sont inaccessibles depuis le canal client.

Combien cela coûte-t-il ? Une question coûte quelques centimes et est prélevée sur votre crédit IA. Les détails et la règle de réserve figurent dans Base de connaissances : partager des documents et rédiger vos propres articles.

Puis-je voir ce qui a été demandé ? Non. Univents compte uniquement combien de questions ont été posées sur un mois et combien d'entre elles ont été retenues. Le contenu n'est pas enregistré.