Asistente de IA en el portal del empleado y en el portal de clientes

Tu crew en el portal del empleado y tus clientes en el portal de clientes pueden hacer preguntas a un asistente de IA. Responde exclusivamente a partir de los documentos que has compartido en la base de conocimiento con el grupo correspondiente, y de nada más.

Cómo compartir documentos se explica en Base de conocimiento: compartir documentos y escribir artículos propios.

Lo que el asistente no puede hacer en los portales

Este es el apartado más importante del artículo. El asistente de los portales tiene un alcance deliberadamente mucho más limitado que el chat de tu backoffice:

• Solo lee. No puede crear, modificar, reservar ni cancelar nada.
• No ve presupuestos, facturas, notas, datos de eventos, turnos ni historiales de chat, ni siquiera los de la persona que pregunta.
• No conoce los artículos de ayuda de Univents. Solo conoce los documentos que has compartido.
• Las conversaciones no se guardan. Si recargas la página en la misma pestaña se conserva el historial, y nada más.

Si no encuentra nada, lo dice y ofrece una vía para contactar directamente con vosotros, en lugar de adivinar.

El asistente de IA en el portal del empleado

Cómo accede tu crew

En el portal, Asistente de IA aparece en la barra lateral (en el ordenador) o en el menú Más (en el móvil). En la página de inicio del portal hay además una tarjeta Pregunta al asistente de IA, que solo aparece cuando el asistente se puede usar en ese momento. Esto vale para las dos formas de entrar en el portal: con inicio de sesión y mediante el enlace con token, sin inicio de sesión.

Cómo funciona una pregunta

1. La página vacía muestra, bajo «El asistente de IA conoce estos documentos:», hasta cuatro títulos que se pueden tocar.
2. Un miembro de tu crew escribe una pregunta, por ejemplo «¿A qué hora es el punto de encuentro en la fiesta de verano?».
3. La respuesta aparece como texto sin formato y, debajo, una línea discreta: Fuente: <título del documento>.
4. Las preguntas de seguimiento, como «¿y hasta cuándo?», funcionan gracias al historial. Nueva conversación lo borra.

Si la respuesta no está en los documentos de la crew, aparece la frase «No he encontrado nada sobre eso en los documentos de tu equipo» y debajo la indicación «Pregunta directamente a tu persona de contacto».

El asistente de IA en el portal de clientes

Cómo acceden tus clientes

En el portal de clientes, Asistente de IA aparece en la navegación, tanto en la vista general como dentro de un evento. En Mis eventos hay además una tarjeta que solo aparece cuando el asistente se puede usar.

Por qué aquí se aplican reglas más estrictas

En el portal de clientes, una cifra inventada se convierte enseguida en una supuesta promesa. Por eso Univents comprueba cada respuesta antes de que el cliente la vea:

• Cada cifra (importe, porcentaje, fecha, hora, cantidad) tiene que aparecer literalmente en un documento citado. De lo contrario, la respuesta se retiene.
• No se calcula nada. Si un artículo compartido dice «Menú A: 49,00 € por persona», el asistente puede mencionar ese importe. El total para 80 personas, no.
• Las palabras de compromiso están bloqueadas: «garantizado», «Reservado», «Confirmado», «aún disponible», «sin problema» y similares. El asistente no puede prometer nada en vuestro nombre.
• Las preguntas sobre la propia reserva (estado, factura, si una fecha sigue libre) no las responde. Para eso, el botón Preguntar a <tu workspace> lleva a los mensajes del evento.
• La respuesta aparece de una sola vez, sin escribirse poco a poco. Solo se muestra cuando la comprobación ha terminado.

Debajo de cada respuesta figura: «Solo es vinculante lo que <tu workspace> le confirme.» Esta frase la añade Univents, no la IA. A los clientes se les trata siempre de usted.

Si la comprobación se activa, el cliente no recibe una respuesta a medias, sino «Los documentos compartidos no dicen nada al respecto» y el modo de contactar con vosotros. Es intencionado: mejor una pregunta de más que una cifra incorrecta.

Configuración en cuatro pasos

1. Crea en la base de conocimiento al menos un documento y compártelo con Crew o con Clientes, según corresponda.
2. Espera a que el estado sea Listo.
3. En la tarjeta Asistente de IA en los portales, comprueba que el canal está activado y establece el límite mensual y el límite diario.
4. Haz clic en Probar como crew o Probar como cliente y haz tú mismo dos o tres preguntas reales.

El estado del portal, en la parte superior de la página, te indica por canal si funciona y, si no, dónde está el problema: ningún documento compartido, canal desactivado, límite mensual alcanzado o saldo de IA por debajo de la reserva.

Límites que verán tus usuarios

Ni tu crew ni tus clientes ven importes, límites mensuales ni saldos; solo tú, en el backoffice.

Detenerlo de inmediato

En la tarjeta Asistente de IA en los portales, desactiva el interruptor del canal afectado. Surte efecto al instante para todas las personas que estén en ese momento en el portal. No tienes que tocar ninguno de los documentos compartidos; más adelante basta con volver a activar el canal.

Preguntas frecuentes

¿El asistente ve quién está preguntando? Sabe que la pregunta procede del canal de la crew o del canal de clientes de tu workspace. No lee los datos personales, los eventos ni las reservas de la persona.

¿Puede un cliente acceder a documentos internos a través del asistente? No. Los clientes solo reciben documentos compartidos expresamente con clientes. Los documentos compartidos con la crew y los documentos internos no son accesibles desde el canal de clientes.

¿Cuánto cuesta? Una pregunta cuesta unos pocos céntimos y se cobra de tu saldo de IA. Los detalles y la regla de la reserva están en Base de conocimiento: compartir documentos y escribir artículos propios.

¿Puedo ver qué se ha preguntado? No. Univents solo cuenta cuántas preguntas se han hecho en un mes y cuántas de ellas se han retenido. El contenido no se guarda.