EventHub-Kundenportal: Was dein Kunde online sehen und tun kann

Das EventHub-Kundenportal ist die Webseite, auf der dein Kunde sein Event verfolgt: Angebot ansehen und unterschreiben, Rechnung bezahlen, Änderungen anfragen, Gäste verwalten und Fotos ansehen — alles ohne eigenen Univents-Account. Dieser Artikel zeigt beide Seiten: was der Kunde im Portal kann und was du dafür konfigurierst.

Wie der Zugang funktioniert — Link erstellen, verschicken, sperren — steht ausführlich in Kommunikation und Kollaboration mit Externen. Hier geht es um die Inhalte im Portal selbst.

Im Video siehst du, was dein Kunde im Portal selbst erledigen kann: Angebot unterschreiben, Rechnung bezahlen, Nachrichten schreiben, Gäste pflegen, nachbuchen und Änderungen anfragen.

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Die einzelnen Schritte findest du unten auch zum Nachlesen.

Was dein Kunde im Portal sieht

Nach dem Login über den personalisierten Link landet der Kunde auf einer Übersicht seines Events mit Countdown, Kosten-Kennzahlen und den nächsten Schritten. Als Titelbild zeigt die Übersicht das Bild der Veranstaltung, sonst das der Räumlichkeit, sonst — falls hinterlegt — dein Standard-Titelbild aus Einstellungen → Branding. Die Seitennavigation zeigt nur, was für sein Event tatsächlich vorhanden ist:

Nachbuchen steht direkt als eigener Menüpunkt in der Seitenleiste — dein Kunde muss dafür nicht erst über den Umweg Änderungen → Tab „Produkte“ suchen. Der Punkt erscheint automatisch, sobald an der zugehörigen Buchungsseite mindestens ein Produkt zum Nachbuchen hinterlegt ist; ohne hinterlegte Produkte bleibt er unsichtbar.

Dein Betrieb kann einzelne dieser Bereiche für das Kundenportal abschalten — in den Einstellungen unter Portale. Ein abgeschalteter Bereich fehlt dann in der Navigation, und die Seite selbst ist für den Kunden gesperrt: Auch über einen gemerkten Link kommt er dort nicht mehr hinein. Die Übersicht bleibt immer sichtbar.

Angebot ansehen und unterschreiben

1. Der Kunde öffnet im Tab Dokumente sein Angebot.
2. Solange kein offener Änderungswunsch besteht, klickt er auf Unterschreiben.
3. Im Dialog zeichnet er seine Unterschrift oder tippt stattdessen seinen Namen ein, bestätigt die Checkbox „Ich habe das Angebot gelesen und nehme es verbindlich an." und klickt auf Verbindlich unterschreiben.
4. Univents speichert Zeitstempel, IP-Adresse und Browser-Kennung als eIDAS-konformen Nachweis und setzt das Angebot auf „angenommen".

Statt zu unterschreiben kann der Kunde auch Angebot ablehnen (mit optionalem Grund) oder über Änderung anfragen einzelne Positionen markieren und Ändern oder Entfernen wünschen. Solange diese Anfrage offen ist, lässt sich das Angebot nicht unterschreiben — erst deine aktualisierte Version gibt die Unterschrift wieder frei. Verträge laufen über einen eigenen Signatur-Weg, siehe Verträge erstellen, verwalten & signieren.

Rechnung ansehen, herunterladen und online bezahlen

Im Tab Dokumente öffnet der Kunde seine Rechnung, seinen Lieferschein oder seine Gutschrift und lädt sie jederzeit selbst als PDF herunter. Bei einer offenen, versendeten oder überfälligen Rechnung ab 10 € Restbetrag erscheint zusätzlich der Button Jetzt bezahlen — vorausgesetzt, du hast Stripe verbunden (siehe Zahlungsintegration mit Stripe verbinden). Nach der Kartenzahlung markiert Univents die Rechnung automatisch als bezahlt, ohne dass du etwas tun musst. Kleinere Beträge unter 10 € begleicht der Kunde per Überweisung.

Fragen beantworten

Im Tab Fragen stehen die Fragen, die du in der Portal-Konfiguration der Buchungsseite ausgewählt hast. Dein Kunde trägt seine Antworten dort direkt ein:

• Freitext, Zahl, Datum, Uhrzeit, Adresse und Checkbox füllt er als normales Feld aus.
• Dropdown und Mehrfach zeigen dieselben Antwortmöglichkeiten wie auf der Buchungsseite. Bei Mehrfachauswahl gelten deine Grenzen Mindestens auswählen und Höchstens auswählen.
• Fragen, die eine Datei verlangen, und reine Abschnitts-Überschriften stehen nur als Information da — dort gibt es kein Eingabefeld.

Angezeigt wird, was zu dieser Veranstaltung passt: Eine Frage, die im Produktformular an ein Produkt gehängt ist, steht nur dann in der Liste, wenn das Produkt in diesem Event gebucht ist — bei einer reinen Canapés-Buchung fehlen also die Buffet-Fragen. Fragen ohne Produkt-Verknüpfung stehen immer, und was dein Kunde schon beantwortet hat, bleibt sichtbar, damit keine Antwort verschwindet.

Dein Kunde muss nicht alles auf einmal ausfüllen: speichern lässt sich auch, wenn noch eine Pflichtfrage offen ist, und ein leeres Feld gilt als „noch nicht beantwortet“. Jede Antwort kann er jederzeit überschreiben — bis zu der Frist, die du unter Änderungswünsche hinterlegt hast (ohne eigene Angabe gilt die Frist der Buchungsseite). Danach sieht er seine Antworten nur noch. Antworten ändern keine Preise und keine Belege; gespeichert wird nur, was er angibt.

Dieselben Fragen siehst du auf der Übersicht der Veranstaltung. Dort steht die Karte Fragen im Kundenportal mit jeder Frage und dem, was dein Kunde geantwortet hat: offene Fragen stehen als Noch offen da, beantwortete tragen Beantwortet und das Datum der Erfassung. Über Bearbeiten trägst du die Auswahl selbst ein — etwa weil ihr sie telefonisch besprochen habt —, und das Portal zeigt die Frage danach als beantwortet. Lässt du das Feld leer, ist die Antwort wieder entfernt. Hat eine Auswahlfrage keine Auswahlmöglichkeiten hinterlegt, sagt dir die Karte das und verlinkt zur Buchungsseite, wo du sie ergänzt. Bis zur Frist kann dein Kunde seine Antwort weiterhin selbst überschreiben. Die Karte zeigt dieselbe eingegrenzte Liste wie das Portal — Fragen, deren Produkt in diesem Event nicht gebucht ist, fehlen auch hier.

Änderungen anfragen und mit dir schreiben

Im Tab Änderungen stellt der Kunde strukturierte Anfragen zu Gästezahl, Termin, Ablauf oder bereits gegebenen Antworten. Du siehst jede Anfrage in Univents zur Freigabe — nichts wird automatisch übernommen. Eine Mehrfachauswahl steht dort als echte Auswahl mit deinen Grenzen Mindestens auswählen/Höchstens auswählen statt eines Textfelds, und jede geänderte Sorte wird ein eigener Punkt — du entscheidest also Sorte für Sorte. Nach deiner Freigabe gleichen sich die Positionen im Auftrag an die Auswahl an. Im Tab Nachrichten kann der Kunde dir zusätzlich frei schreiben; jede seiner Nachrichten wird dir zusätzlich per E-Mail gespiegelt, und deine Antwort per Mail landet direkt im Portal-Verlauf zurück.

Einzelne Punkte annehmen oder ablehnen

Schickt der Kunde mehrere Wünsche auf einmal, entscheidest du je Punkt. Öffne das Event und den Bereich Dokumente: Bei jedem offenen Punkt der Anfrage stehen Annehmen und Ablehnen. Stell die Punkte, die du nicht übernehmen willst, auf Ablehnen und klick unten auf Auswahl übernehmen. Univents setzt nur die angenommenen Punkte um; entsteht dabei ein neues Angebot, enthält es nur diese Änderungen.

Stellst du einen Punkt auf Ablehnen, erscheint darunter das Feld Begründung für den Kunden (optional). Was du dort einträgst, sieht dein Kunde in der Mail direkt beim Punkt und im Portal beim abgelehnten Punkt.

Nimmst du einen Teil an und lehnst einen Teil ab, bekommt dein Kunde die eigene Mail Änderungswunsch teilweise angenommen (Betreff „Ihre Änderung wurde teilweise übernommen"): oben die übernommenen Punkte, darunter unter „Nicht übernommen" die abgelehnten samt Begründung. Nimmst du alles an, geht wie bisher die Mail „Änderungswunsch angenommen" raus. Den Text beider Mails passt du unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen an. Hast du dort „Änderungswunsch angenommen" abgeschaltet, geht auch die Teil-Mail nicht raus.

Im Portal steht bei jedem abgelehnten Punkt „Abgelehnt". Willst du keinen einzigen Punkt übernehmen, nimm Alle ablehnen — dort kannst du auch einen Grund für den Kunden angeben.

Ablauf vorschlagen

Unter Änderungen → Ablauf kann dein Kunde selbst einen Ablauf vorschlagen — auch wenn das Event noch gar keinen Ablauf hat. Er trägt beliebig viele Punkte ein (Uhrzeit und Programmpunkt, optional Beschreibung und Dauer, bei mehrtägigen Events auch den Tag) und schickt alles mit einem Klick zur Freigabe.

Du bekommst den Vorschlag als Änderungsanfrage und siehst jeden Punkt mit Uhrzeit. Klickst du auf Annehmen, legt Univents die Punkte als echte Ablaufpunkte am Event an:

• Gibt es schon einen Ablauf, den du mit diesem Kunden geteilt hast, landen die Punkte dort.
• Sonst entsteht ein neuer Ablauf „Ablauf“, den der Kunde im Portal sieht. Deine internen, nicht geteilten Abläufe bleiben unberührt und für den Kunden unsichtbar.
• Die Uhrzeit gilt für den gewählten Veranstaltungstag. Hat das Event noch keinen Termin, weist Univents dich darauf hin — setze zuerst das Datum und nimm die Anfrage dann an.

Einzelne Punkte des Vorschlags kannst du wie oben beschrieben ablehnen; angelegt werden dann nur die übrigen. Die Bestätigungs-Mail „übernommen“ geht erst raus, wenn die Punkte wirklich angelegt sind. Ältere Vorschläge, die der Kunde als Freitext geschickt hat (zum Beispiel „18:00 Uhr Begrüßung, 18:30 Uhr Rede“), zerlegt Univents beim Annehmen zeilenweise in einzelne Punkte.

KI-Assistent für Rückfragen zu deinen Unterlagen

Gibst du in der Wissensdatenbank Unterlagen für alle Kunden mit Portal-Link frei, steht im Portal zusätzlich der Punkt KI-Assistent. Dein Kunde stellt dort Fragen zu Ablauf, Anfahrt oder Leistungen und bekommt die Antwort mit Quellenangabe — ohne dass du jede Rückfrage selbst beantwortest. Der Assistent zitiert ausschließlich freigegebene Unterlagen, rechnet nichts aus und sagt nichts zu; unter jeder Antwort steht, dass nur verbindlich ist, was du bestätigst. Einrichtung, Kosten und Notbremse stehen in KI-Assistent im Mitarbeiter-Portal und im Kundenportal.

Gästeliste, RSVP und Diätangaben

Im Tab Gäste trägt der Kunde Gäste manuell ein (Name, Zusage-Status, Begleitpersonen, Ernährungsweise, Allergene mit Schweregrad) oder erstellt einen eigenen Gast-Link (RSVP): Gäste sagen darüber selbst zu oder ab — ohne eigenen Portal-Zugang, mit einem persönlichen Link, um ihre Antwort später selbst zu ändern. Du siehst die Diät-Übersicht aggregiert im Event, im Küchenmonitor und im Function Sheet, und übernimmst die gemeldete Gästezahl per Klick auf Gästezahl übernehmen — bei bestehendem Angebot entsteht dabei automatisch eine neu durchgerechnete Version.

Wer die Einladung ausspricht. Oben auf der Gäste-Seite steht der Kunde der Veranstaltung als Einladender („Firma X lädt dich ein"), darunter euer Betrieb klein als Veranstalter: …. Die Gäste sehen also, in wessen Namen die Einladung kommt. Ist am Event kein Kunde hinterlegt oder trägt er keinen lesbaren Namen, steht dort wie bisher euer Betrieb als Einladender.

Fotogalerie nach dem Event

Fotos, die du im Event hochlädst, sind für den Kunden erst sichtbar, nachdem du sie einzeln freigibst (Sichtbar/Verborgen). Zusätzlich kannst du über Galerie teilen einen eigenen Link für die Gäste erstellen — ohne Login, mit Einzel-Download und einem Melde-Weg pro Bild (Recht am eigenen Bild). Beim Erstellen bestätigst du, zur Weitergabe der abgebildeten Personen berechtigt zu sein.

Nach dem Event: Bewertung und neue Anfrage

Sobald das Event stattgefunden hat (Status abgeschlossen oder archiviert), erscheint auf der Übersicht zusätzlich der Bereich Nach dem Event mit dem Hinweis „Danke, dass wir dabei sein durften. Ein kurzes Feedback hilft uns weiter."

Bewertung. Über den Button Wie war's? öffnet der Kunde einen Dialog, in dem er dir 1 bis 5 Sterne sowie optional einen Kommentar hinterlässt und mit Feedback senden abschickt. Hast du in den Unternehmenseinstellungen einen Google-Bewertungslink hinterlegt, zeigt derselbe Dialog zusätzlich den Button Bei Google bewerten, der den Kunden direkt zu deinem Google-Profil weiterleitet. Hat der Kunde bereits eine Bewertung abgegeben, heißt der Button auf der Übersicht Feedback bearbeiten und zeigt seine bisherige Angabe vorausgefüllt.

Neues Event anfragen. Über den Button Neues Event anfragen öffnet der Kunde ein kurzes Formular mit Event-Name, Art des Events (z. B. Hochzeit, Firmenfeier), Gästezahl, Wunschdatum und einer optionalen Nachricht — vorausgefüllt mit den Daten des gerade abgeschlossenen Events. Nach dem Absenden landet die Anfrage als neue Anfrage in deinem Anfragen-Cockpit; nichts wird automatisch übernommen. Der Button erscheint nur, wenn für deinen Workspace noch eine aktive Buchungsseite existiert, über die eine neue Anfrage eingereicht werden kann. Reicht der Kunde erneut ein, während seine vorherige Anfrage noch offen ist, weist Univents ihn darauf hin, dass die Anfrage bereits läuft.

Was du als Caterer pro Event einstellst

1. Öffne das Event und bleib auf der Übersicht.
2. Im Bereich Kunde stellst du unter Portal-Konfiguration ein, welche Fragen und nachbuchbaren Produkte der Kunde sieht — automatisch aus der Anfrage/Standard-Seite oder eine bestimmte Buchungsseite.
3. Unter Änderungswünsche legst du fest, ob der Kunde für dieses Event Änderungen anfragen darf und bis wie viele Tage vor dem Event — das überschreibt die Einstellung der Buchungsseite. Dieselbe Frist gilt für das Beantworten der Fragen: danach ist beides nur noch lesen.
4. Fotos gibst du im selben Bereich einzeln für den Kunden frei.

Portal-Zugang anlegen und verschicken

Der Abschnitt Kundenportal im Bereich Kunde zeigt dir, woran du bist:

• Noch kein Zugang. Es steht „Für diesen Kunden gibt es noch keinen Portal-Zugang." Mit Zugang anlegen erzeugst du ihn, ohne dass eine Mail rausgeht. Einladung senden legt den Zugang bei Bedarf gleich mit an und schickt dem Kunden die Einladung mit seinem Link.
• Zugang vorhanden. Du siehst die vollständige Portal-Adresse mit einem Knopf zum Kopieren, dazu Kundenportal (öffnet das Portal in einem neuen Tab), Einladung senden und den Kreispfeil zum Neu-Erzeugen. Darunter steht, wann der Kunde das Portal zuletzt geöffnet hat — oder „Portal noch nie geöffnet".
• Kunde ohne E-Mail-Adresse. Statt der Knöpfe steht der Grund da, damit kein Klick ins Leere läuft. Trag die Adresse am Kontakt nach, dann sind die Knöpfe wieder da.
• Wer darf das? Zugang anlegen, Einladung senden und den Link neu erzeugen geht nur, wenn deine Rolle Veranstaltungen bearbeiten darf. Mit reinem Lese-Recht siehst du den Link und kannst ihn kopieren, aber nicht ändern.

Link neu erzeugen, wenn er in falsche Hände geraten ist. Der Kreispfeil setzt einen neuen Link; vorher kommt eine Rückfrage. Der bisherige Link wird sofort ungültig, auch der, den der Kunde per E-Mail bekommen hat. Das gilt für alle Veranstaltungen dieses Kunden, nicht nur für die gerade geöffnete: ein Kunde hat einen Portal-Zugang, keinen Link pro Veranstaltung. Danach kommt er erst wieder ins Portal, wenn du ihm den neuen Link schickst.

Portal-Konfiguration erscheint nur, wenn in deinem Workspace mindestens eine Buchungsseite angelegt ist. Ohne Buchungsseite gibt es keine Fragen und keine nachbuchbaren Produkte zum Auswählen, also auch keine Auswahl. Fehlt sie, zeigt der Bereich Kunde einfach weniger an — es ist kein Fehler.

Häufige Fragen

Braucht mein Kunde einen Univents-Account? Nein. Der Zugriff läuft ausschließlich über den personalisierten Link — Details dazu in Kommunikation und Kollaboration mit Externen.

Warum sieht mein Kunde keinen „Jetzt bezahlen"-Button? Entweder ist Stripe noch nicht verbunden, die Rechnung ist noch nicht versendet, oder der offene Betrag liegt unter 10 €. In diesen Fällen kann der Kunde die Rechnung trotzdem als PDF herunterladen und per Überweisung begleichen.

Sieht mein Kunde jedes Foto, das ich hochlade? Nein. Neu hochgeladene Fotos sind erst sichtbar, nachdem du sie im Event einzeln freigibst.

Was passiert, wenn der Kunde eine Anfrage stellt, während das Angebot offen ist? Solange eine Änderungsanfrage offen ist, kann der Kunde das aktuelle Angebot nicht unterschreiben. Erst wenn du eine aktualisierte Version verschickst, wird die Unterschrift wieder freigeschaltet.

Wer genau kommt ins Kundenportal? Zwei Gruppen: der Kontakt, der am Event als Kunde hinterlegt ist, und jeder Kontakt, dem du von diesem Event aus einen Beleg tatsächlich verschickt hast (Angebot, Rechnung, Gutschrift, unterschriebener Lieferschein). Wechselst du am Event den Kunden, verliert der ursprüngliche Empfänger seinen Zugang also nicht — sein Angebot und der Bestätigen-Knopf bleiben erreichbar. Umgekehrt reicht ein Beleg im Entwurf nicht: Zugang entsteht erst mit dem Versand.