EventHub-Kundenportal: Was dein Kunde online sehen und tun kann
Nach dem Lesen weißt du, was dein Kunde im EventHub-Kundenportal sehen und selbst erledigen kann — vom Angebot unterschreiben bis zur Rechnung bezahlen — und was du dafür pro Event einstellst.
Das EventHub-Kundenportal ist die Webseite, auf der dein Kunde sein Event verfolgt: Angebot ansehen und unterschreiben, Rechnung bezahlen, Änderungen anfragen, Gäste verwalten und Fotos ansehen — alles ohne eigenen Univents-Account. Dieser Artikel zeigt beide Seiten: was der Kunde im Portal kann und was du dafür konfigurierst.
Wie der Zugang funktioniert — Link erstellen, verschicken, sperren — steht ausführlich in Kommunikation und Kollaboration mit Externen. Hier geht es um die Inhalte im Portal selbst.
Was dein Kunde im Portal sieht
Nach dem Login über den personalisierten Link landet der Kunde auf einer Übersicht seines Events mit Countdown, Kosten-Kennzahlen und den nächsten Schritten. Die Seitennavigation zeigt nur, was für sein Event tatsächlich vorhanden ist:
| Tab | Was der Kunde dort macht |
|---|---|
| Übersicht | Countdown, Gästezahl, Gesamtsumme, bezahlter Betrag, Restbetrag, nächste Schritte |
| Dokumente | Angebot ansehen/unterschreiben, Rechnung/Lieferschein/Gutschrift ansehen, als PDF herunterladen, Rechnung online bezahlen |
| Fragen | Von dir gestellte Fragen beantworten |
| Änderungen | Gästezahl, Termin, Ablauf oder frühere Antworten ändern lassen |
| Nachbuchen | Zusätzliche Produkte bestellen (falls freigegeben) |
| Gäste | Gästeliste pflegen, RSVP-Link erstellen, Diätangaben erfassen |
| Nachrichten | Direkt mit dir schreiben |
Angebot ansehen und unterschreiben
- Der Kunde öffnet im Tab Dokumente sein Angebot.
- Solange kein offener Änderungswunsch besteht, klickt er auf Unterschreiben.
- Im Dialog zeichnet er seine Unterschrift oder tippt stattdessen seinen Namen ein, bestätigt die Checkbox „Ich habe das Angebot gelesen und nehme es verbindlich an." und klickt auf Verbindlich unterschreiben.
- Univents speichert Zeitstempel, IP-Adresse und Browser-Kennung als eIDAS-konformen Nachweis und setzt das Angebot auf „angenommen".
Statt zu unterschreiben kann der Kunde auch Angebot ablehnen (mit optionalem Grund) oder über Änderung anfragen einzelne Positionen markieren und Ändern oder Entfernen wünschen. Solange diese Anfrage offen ist, lässt sich das Angebot nicht unterschreiben — erst deine aktualisierte Version gibt die Unterschrift wieder frei. Verträge laufen über einen eigenen Signatur-Weg, siehe Verträge erstellen, verwalten & signieren.
Rechnung ansehen, herunterladen und online bezahlen
Im Tab Dokumente öffnet der Kunde seine Rechnung, seinen Lieferschein oder seine Gutschrift und lädt sie jederzeit selbst als PDF herunter. Bei einer offenen, versendeten oder überfälligen Rechnung ab 10 € Restbetrag erscheint zusätzlich der Button Jetzt bezahlen — vorausgesetzt, du hast Stripe verbunden (siehe Zahlungsintegration mit Stripe verbinden). Nach der Kartenzahlung markiert Univents die Rechnung automatisch als bezahlt, ohne dass du etwas tun musst. Kleinere Beträge unter 10 € begleicht der Kunde per Überweisung.
Änderungen anfragen und mit dir schreiben
Im Tab Änderungen stellt der Kunde strukturierte Anfragen zu Gästezahl, Termin, Ablauf oder bereits gegebenen Antworten. Du siehst jede Anfrage in Univents zur Freigabe — nichts wird automatisch übernommen. Im Tab Nachrichten kann der Kunde dir zusätzlich frei schreiben; jede seiner Nachrichten wird dir zusätzlich per E-Mail gespiegelt, und deine Antwort per Mail landet direkt im Portal-Verlauf zurück.
Gästeliste, RSVP und Diätangaben
Im Tab Gäste trägt der Kunde Gäste manuell ein (Name, Zusage-Status, Begleitpersonen, Ernährungsweise, Allergene mit Schweregrad) oder erstellt einen eigenen Gast-Link (RSVP): Gäste sagen darüber selbst zu oder ab — ohne eigenen Portal-Zugang, mit einem persönlichen Link, um ihre Antwort später selbst zu ändern. Du siehst die Diät-Übersicht aggregiert im Event, im Küchenmonitor und im Function Sheet, und übernimmst die gemeldete Gästezahl per Klick auf Gästezahl übernehmen — bei bestehendem Angebot entsteht dabei automatisch eine neu durchgerechnete Version.
Fotogalerie nach dem Event
Fotos, die du im Event hochlädst, sind für den Kunden erst sichtbar, nachdem du sie einzeln freigibst (Sichtbar/Verborgen). Zusätzlich kannst du über Galerie teilen einen eigenen Link für die Gäste erstellen — ohne Login, mit Einzel-Download und einem Melde-Weg pro Bild (Recht am eigenen Bild). Beim Erstellen bestätigst du, zur Weitergabe der abgebildeten Personen berechtigt zu sein.
Was du als Caterer pro Event einstellst
- Öffne das Event und bleib auf der Übersicht.
- Im Bereich Kunde stellst du unter Portal-Konfiguration ein, welche Fragen und nachbuchbaren Produkte der Kunde sieht — automatisch aus der Anfrage/Standard-Seite oder eine bestimmte Buchungsseite.
- Unter Änderungswünsche legst du fest, ob der Kunde für dieses Event Änderungen anfragen darf und bis wie viele Tage vor dem Event — das überschreibt die Einstellung der Buchungsseite.
- Fotos gibst du im selben Bereich einzeln für den Kunden frei.
Häufige Fragen
Braucht mein Kunde einen Univents-Account? Nein. Der Zugriff läuft ausschließlich über den personalisierten Link — Details dazu in Kommunikation und Kollaboration mit Externen.
Warum sieht mein Kunde keinen „Jetzt bezahlen"-Button? Entweder ist Stripe noch nicht verbunden, die Rechnung ist noch nicht versendet, oder der offene Betrag liegt unter 10 €. In diesen Fällen kann der Kunde die Rechnung trotzdem als PDF herunterladen und per Überweisung begleichen.
Sieht mein Kunde jedes Foto, das ich hochlade? Nein. Neu hochgeladene Fotos sind erst sichtbar, nachdem du sie im Event einzeln freigibst.
Was passiert, wenn der Kunde eine Anfrage stellt, während das Angebot offen ist? Solange eine Änderungsanfrage offen ist, kann der Kunde das aktuelle Angebot nicht unterschreiben. Erst wenn du eine aktualisierte Version verschickst, wird die Unterschrift wieder freigeschaltet.