EventHub-Kundenportal: Was dein Kunde online sehen und tun kann

Das EventHub-Kundenportal ist die Webseite, auf der dein Kunde sein Event verfolgt: Angebot ansehen und unterschreiben, Rechnung bezahlen, Änderungen anfragen, Gäste verwalten und Fotos ansehen — alles ohne eigenen Univents-Account. Dieser Artikel zeigt beide Seiten: was der Kunde im Portal kann und was du dafür konfigurierst.

Wie der Zugang funktioniert — Link erstellen, verschicken, sperren — steht ausführlich in Kommunikation und Kollaboration mit Externen. Hier geht es um die Inhalte im Portal selbst.

Was dein Kunde im Portal sieht

Nach dem Login über den personalisierten Link landet der Kunde auf einer Übersicht seines Events mit Countdown, Kosten-Kennzahlen und den nächsten Schritten. Die Seitennavigation zeigt nur, was für sein Event tatsächlich vorhanden ist:

Angebot ansehen und unterschreiben

1. Der Kunde öffnet im Tab Dokumente sein Angebot.
2. Solange kein offener Änderungswunsch besteht, klickt er auf Unterschreiben.
3. Im Dialog zeichnet er seine Unterschrift oder tippt stattdessen seinen Namen ein, bestätigt die Checkbox „Ich habe das Angebot gelesen und nehme es verbindlich an." und klickt auf Verbindlich unterschreiben.
4. Univents speichert Zeitstempel, IP-Adresse und Browser-Kennung als eIDAS-konformen Nachweis und setzt das Angebot auf „angenommen".

Statt zu unterschreiben kann der Kunde auch Angebot ablehnen (mit optionalem Grund) oder über Änderung anfragen einzelne Positionen markieren und Ändern oder Entfernen wünschen. Solange diese Anfrage offen ist, lässt sich das Angebot nicht unterschreiben — erst deine aktualisierte Version gibt die Unterschrift wieder frei. Verträge laufen über einen eigenen Signatur-Weg, siehe Verträge erstellen, verwalten & signieren.

Rechnung ansehen, herunterladen und online bezahlen

Im Tab Dokumente öffnet der Kunde seine Rechnung, seinen Lieferschein oder seine Gutschrift und lädt sie jederzeit selbst als PDF herunter. Bei einer offenen, versendeten oder überfälligen Rechnung ab 10 € Restbetrag erscheint zusätzlich der Button Jetzt bezahlen — vorausgesetzt, du hast Stripe verbunden (siehe Zahlungsintegration mit Stripe verbinden). Nach der Kartenzahlung markiert Univents die Rechnung automatisch als bezahlt, ohne dass du etwas tun musst. Kleinere Beträge unter 10 € begleicht der Kunde per Überweisung.

Änderungen anfragen und mit dir schreiben

Im Tab Änderungen stellt der Kunde strukturierte Anfragen zu Gästezahl, Termin, Ablauf oder bereits gegebenen Antworten. Du siehst jede Anfrage in Univents zur Freigabe — nichts wird automatisch übernommen. Im Tab Nachrichten kann der Kunde dir zusätzlich frei schreiben; jede seiner Nachrichten wird dir zusätzlich per E-Mail gespiegelt, und deine Antwort per Mail landet direkt im Portal-Verlauf zurück.

Gästeliste, RSVP und Diätangaben

Im Tab Gäste trägt der Kunde Gäste manuell ein (Name, Zusage-Status, Begleitpersonen, Ernährungsweise, Allergene mit Schweregrad) oder erstellt einen eigenen Gast-Link (RSVP): Gäste sagen darüber selbst zu oder ab — ohne eigenen Portal-Zugang, mit einem persönlichen Link, um ihre Antwort später selbst zu ändern. Du siehst die Diät-Übersicht aggregiert im Event, im Küchenmonitor und im Function Sheet, und übernimmst die gemeldete Gästezahl per Klick auf Gästezahl übernehmen — bei bestehendem Angebot entsteht dabei automatisch eine neu durchgerechnete Version.

Fotogalerie nach dem Event

Fotos, die du im Event hochlädst, sind für den Kunden erst sichtbar, nachdem du sie einzeln freigibst (Sichtbar/Verborgen). Zusätzlich kannst du über Galerie teilen einen eigenen Link für die Gäste erstellen — ohne Login, mit Einzel-Download und einem Melde-Weg pro Bild (Recht am eigenen Bild). Beim Erstellen bestätigst du, zur Weitergabe der abgebildeten Personen berechtigt zu sein.

Nach dem Event: Bewertung und neue Anfrage

Sobald das Event stattgefunden hat (Status abgeschlossen oder archiviert), erscheint auf der Übersicht zusätzlich der Bereich Nach dem Event mit dem Hinweis „Danke, dass wir dabei sein durften. Ein kurzes Feedback hilft uns weiter."

Bewertung. Über den Button Wie war's? öffnet der Kunde einen Dialog, in dem er dir 1 bis 5 Sterne sowie optional einen Kommentar hinterlässt und mit Feedback senden abschickt. Hast du in den Unternehmenseinstellungen einen Google-Bewertungslink hinterlegt, zeigt derselbe Dialog zusätzlich den Button Bei Google bewerten, der den Kunden direkt zu deinem Google-Profil weiterleitet. Hat der Kunde bereits eine Bewertung abgegeben, heißt der Button auf der Übersicht Feedback bearbeiten und zeigt seine bisherige Angabe vorausgefüllt.

Neues Event anfragen. Über den Button Neues Event anfragen öffnet der Kunde ein kurzes Formular mit Event-Name, Art des Events (z. B. Hochzeit, Firmenfeier), Gästezahl, Wunschdatum und einer optionalen Nachricht — vorausgefüllt mit den Daten des gerade abgeschlossenen Events. Nach dem Absenden landet die Anfrage als neue Anfrage in deinem Anfragen-Cockpit; nichts wird automatisch übernommen. Der Button erscheint nur, wenn für deinen Workspace noch eine aktive Buchungsseite existiert, über die eine neue Anfrage eingereicht werden kann. Reicht der Kunde erneut ein, während seine vorherige Anfrage noch offen ist, weist Univents ihn darauf hin, dass die Anfrage bereits läuft.

Was du als Caterer pro Event einstellst

1. Öffne das Event und bleib auf der Übersicht.
2. Im Bereich Kunde stellst du unter Portal-Konfiguration ein, welche Fragen und nachbuchbaren Produkte der Kunde sieht — automatisch aus der Anfrage/Standard-Seite oder eine bestimmte Buchungsseite.
3. Unter Änderungswünsche legst du fest, ob der Kunde für dieses Event Änderungen anfragen darf und bis wie viele Tage vor dem Event — das überschreibt die Einstellung der Buchungsseite.
4. Fotos gibst du im selben Bereich einzeln für den Kunden frei.

Häufige Fragen

Braucht mein Kunde einen Univents-Account? Nein. Der Zugriff läuft ausschließlich über den personalisierten Link — Details dazu in Kommunikation und Kollaboration mit Externen.

Warum sieht mein Kunde keinen „Jetzt bezahlen"-Button? Entweder ist Stripe noch nicht verbunden, die Rechnung ist noch nicht versendet, oder der offene Betrag liegt unter 10 €. In diesen Fällen kann der Kunde die Rechnung trotzdem als PDF herunterladen und per Überweisung begleichen.

Sieht mein Kunde jedes Foto, das ich hochlade? Nein. Neu hochgeladene Fotos sind erst sichtbar, nachdem du sie im Event einzeln freigibst.

Was passiert, wenn der Kunde eine Anfrage stellt, während das Angebot offen ist? Solange eine Änderungsanfrage offen ist, kann der Kunde das aktuelle Angebot nicht unterschreiben. Erst wenn du eine aktualisierte Version verschickst, wird die Unterschrift wieder freigeschaltet.

Wer genau kommt ins Kundenportal? Zwei Gruppen: der Kontakt, der am Event als Kunde hinterlegt ist, und jeder Kontakt, dem du von diesem Event aus einen Beleg tatsächlich verschickt hast (Angebot, Rechnung, Gutschrift, unterschriebener Lieferschein). Wechselst du am Event den Kunden, verliert der ursprüngliche Empfänger seinen Zugang also nicht — sein Angebot und der Bestätigen-Knopf bleiben erreichbar. Umgekehrt reicht ein Beleg im Entwurf nicht: Zugang entsteht erst mit dem Versand.