Kommunikation und Kollaboration mit Externen

Univents gibt dir zwei Wege, mit Externen an einem Event zusammenzuarbeiten: das EventHub-Kundenportal für Kunden und Mitarbeitende, und die Partner-Einladung für externe Dienstleister wie Fotograf, DJ oder Zeltverleih. Beide bekommen Zugriff über einen personalisierten Link — ohne eigenen Univents-Account. Dieser Artikel richtet sich an alle, die mit Kunden oder Partnern zu einer Veranstaltung kommunizieren.

Was ist das Kunden-Portal (EventHub)?

Das EventHub ist eine eigenständige Webseite, die du pro Event für externe Beteiligte öffnest. Jede Person erhält einen eigenen Link, der auf ihre Rolle und ihr Event zugeschnitten ist.

Auf der Event-Übersicht in Univents zeigt das Widget Kunden-Portal den aktuellen Status: aktiv oder inaktiv. Darunter siehst du die vollständige Portal-URL sowie zwei Aktionsschaltflächen: Einladung senden (verschickt den Link per E-Mail an den Hauptkontakt) und Regenerieren (erstellt einen neuen Token und setzt den alten ungültig).

Jede E-Mail, die Univents automatisch verschickt — Angebot, Rechnung, Vertrag, Zahlungserinnerung — enthält bereits den Portal-Link.

Welche Rollen gibt es?

• Kunde — sieht seine Dokumente (Angebote, Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften) zum Ansehen und Herunterladen und kann direkt mit dir Nachrichten austauschen.
• Mitarbeiter — erhält eine auf Schichten und Aufgaben fokussierte Ansicht.
• Partner — erhält Zugriff auf alle zugewiesenen Events, Aufträge, Ablaufpläne, Aufgaben, Dateien und einen eigenen Nachrichten-Thread mit dir. Mehr dazu unter Partner an einer Veranstaltung beteiligen.

Die Inhalte der jeweiligen Ansicht passen sich automatisch an den Link-Typ an. Eine vollständige Tour durchs Kundenportal findest du im Artikel EventHub-Kundenportal.

Link erstellen und verschicken

1. Öffne das Event in Univents und gehe zur Übersicht.
2. Im Widget Kunden-Portal: Ist noch kein aktiver Link vorhanden, klicke auf Regenerieren, um einen ersten Link zu erzeugen.
3. Für Kundenlinks mit einem hinterlegten Hauptkontakt: Klicke auf Einladung senden — Univents verschickt die Einladungs-E-Mail automatisch.
4. Alternativ kannst du den Link mit dem Kopieren-Symbol manuell kopieren und selbst versenden.

Direkt mit Kunde und Partnern chatten

Im Event gibt es den Tab Nachrichten. Dort schreibst du deinem Kunden direkt — die Nachricht geht zusätzlich per E-Mail an ihn raus, und er kann entweder über den Link in der Mail antworten oder ganz einfach direkt auf die E-Mail antworten. Ist mindestens ein Partner zum Event eingeladen, zeigt der Tab oben zusätzliche Reiter — einen pro Partner —, sodass du mit jedem separat schreibst.

1. Öffne das Event und wechsle zum Tab Nachrichten.
2. Wähle oben den Thread: Kunde oder den Namen des Partners.
3. Schreib deine Nachricht und klicke auf Senden.

Partner sehen ihren eigenen Nachrichten-Thread auch in ihrem Partner-Portal.

Partner zu einer Veranstaltung einladen

1. Öffne das Event und wechsle zum Tab Mitwirkende.
2. Klicke im Bereich Partner & Mitwirkende (extern) auf Partner einladen.
3. Wähle einen bestehenden Kontakt oder trag eine neue E-Mail ein und klicke auf Einladen.

Der Partner bestätigt oder lehnt den Auftrag über seinen eigenen Link ab, meldet vor Ort seinen Status (unterwegs, vor Ort, Aufbau fertig, Abbau fertig), hakt seine Aufgaben ab und lädt Dateien hoch — alles läuft im Mitwirkende-Tab zusammen. Details dazu in Partner an einer Veranstaltung beteiligen.

Link sperren oder erneuern

Wenn ein Link kompromittiert wurde oder du den Zugang neu vergeben möchtest:

1. Klicke im Widget Kunden-Portal auf Regenerieren.
2. Univents deaktiviert den alten Token sofort und erzeugt einen neuen Link.
3. Der alte Link funktioniert ab diesem Moment nicht mehr.

Häufige Fragen

Braucht der Kunde einen Univents-Account? Nein. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über den personalisierten Link. Die Person muss keine Software kennen und sich nirgendwo registrieren.

Können mehrere Personen denselben Link nutzen? Technisch ja, aber nicht empfohlen. Erstelle für jede externe Person einen eigenen Link, damit du den Zugang gezielt entziehen kannst.

Was passiert, wenn ich ein Event archiviere? Das Event verschwindet aus der externen Ansicht der beteiligten Personen. Es bleibt im Univents-System erhalten, ist aber über das Portal nicht mehr aufrufbar.

Der Chat-Tab in meinem Event zeigt „Dieser Bereich wird bald freigeschaltet" — warum? Das ist ein separates, teaminternes Chat-Feature, das noch in Entwicklung ist. Für Kommunikation mit Kunden und Partnern nutze stattdessen den Tab Nachrichten — der ist bereits vollständig nutzbar, siehe oben.