Kommunikation und Kollaboration mit Externen

Das EventHub ist das externe Kundenportal von Univents. Kunden, Mitarbeitende und Partner bekommen über einen personalisierten Link Zugang zu genau den Inhalten, die du freigibst — ohne eigenen Univents-Account und ohne sich mit der Software vertraut machen zu müssen.

Was ist das Kunden-Portal (EventHub)?

Das EventHub ist eine eigenständige Webseite, die du pro Event für externe Beteiligte öffnest. Jede Person erhält einen eigenen Link, der auf ihre Rolle und ihr Event zugeschnitten ist.

Auf der Event-Übersicht in Univents zeigt das Widget Kunden-Portal den aktuellen Status: grüner Punkt bedeutet aktiv, grauer Punkt bedeutet inaktiv. Unterhalb des Status-Punktes siehst du die vollständige Portal-URL sowie zwei Aktionsschaltflächen: Einladung senden (verschickt den Link per E-Mail an den Hauptkontakt) und Regenerieren (erstellt einen neuen Token und setzt den alten ungültig).

Jede E-Mail, die Univents automatisch verschickt — Angebot, Rechnung, Vertrag, Zahlungserinnerung — enthält bereits den Portal-Link. In den meisten Fällen musst du also nichts manuell tun.

Welche Rollen gibt es?

Beim Erstellen eines EventHub-Links wählst du den Typ aus:

• Kunde — sieht Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, Ablaufplan, Aufgaben und kann Änderungswünsche stellen sowie Fragen senden. Produkte können optional nachgebucht werden.
• Mitarbeiter — erhält eine auf Schichten und Aufgaben fokussierte Ansicht.
• Partner — erhält Zugriff auf alle zugewiesenen Events, Aufträge, Ablaufpläne, Aufgaben und Dateien. Ideal für externe Dienstleister wie Technikfirmen oder Cateringunternehmen, mit denen du regelmäßig zusammenarbeitest.

Die Inhalte der jeweiligen Ansicht passen sich automatisch an den Link-Typ an.

Link erstellen und verschicken

1. Öffne das Event in Univents und gehe zur Übersicht.
2. Im Widget Kunden-Portal: Ist noch kein aktiver Link vorhanden, klicke auf Regenerieren, um einen ersten Link zu erzeugen.
3. Für Kundenlinks mit einem hinterlegten Hauptkontakt: Klicke auf Einladung senden — Univents verschickt die Einladungs-E-Mail automatisch.
4. Alternativ kannst du den Link mit dem Kopieren-Symbol manuell kopieren und selbst versenden.

Für weitere Szenarien: Über den vollständigen Link-Manager (aufrufbar aus der Event-Verwaltung) kannst du mehrere Links pro Event anlegen, deren Typ (Kunde, Mitarbeiter, Partner) wählen, sie aktivieren oder deaktivieren und QR-Codes herunterladen.

Was sieht der Kunde im Portal?

Sobald der Kunde den Link öffnet, landet er auf einer personalisierten Übersicht seines Events. Die Seitennavigation zeigt nur die Bereiche, die tatsächlich verfügbar sind:

• Übersicht — Event-Details, Countdown, Kontaktinformationen
• Angebot / Rechnung / Lieferschein / Gutschrift — je nach vorliegenden Dokumenten
• Ablauf — freigegebener Zeitplan
• Fragen — Kunden können Fragen stellen, die du intern siehst und beantwortest
• Aufgaben — Aufgaben, die du dem Kunden zugewiesen hast
• Änderungen — strukturierte Änderungswünsche (z. B. Gästezahl, Produkt)
• Nachbuchen — falls du Nachbuchungen freigegeben hast

Link sperren oder erneuern

Wenn ein Link kompromittiert wurde oder du den Zugang neu vergeben möchtest:

1. Klicke im Widget Kunden-Portal auf Regenerieren.
2. Univents deaktiviert den alten Token sofort und erzeugt einen neuen Link.
3. Der alte Link funktioniert ab diesem Moment nicht mehr.

Im vollständigen Link-Manager kannst du einzelne Links gezielt deaktivieren oder löschen, ohne den gesamten Zugang zurückzusetzen.

Häufige Fragen

Braucht der Kunde einen Univents-Account? Nein. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über den personalisierten Link. Die Person muss keine Software kennen und sich nirgendwo registrieren.

Können mehrere Personen denselben Link nutzen? Technisch ja, aber nicht empfohlen. Erstelle für jede externe Person einen eigenen Link, damit du den Zugang gezielt entziehen kannst.

Was passiert, wenn ich ein Event archiviere? Das Event verschwindet aus der externen Ansicht der beteiligten Personen. Es bleibt im Univents-System erhalten, ist aber über das Portal nicht mehr aufrufbar.

Der Chat-Tab in meinem Event zeigt "bald verfügbar" — warum? Der direkte Event-Chat zwischen Teammitgliedern ist noch in Entwicklung. Für die Kommunikation mit Kunden und Externen nutze das EventHub-Portal wie oben beschrieben.