Partner an einer Veranstaltung beteiligen
Nach dem Lesen kannst du externe Partner wie Fotograf, DJ oder Zeltverleih per E-Mail zu einem Event einladen und weißt, was sie in ihrem eigenen Portal-Bereich sehen und tun können.
Externe Dienstleister – Fotograf, DJ, Zeltverleih und Co. – lassen sich direkt an einer Veranstaltung beteiligen, ohne dass sie einen eigenen Univents-Account brauchen. Du lädst sie per E-Mail ein, sie bestätigen oder lehnen den Auftrag über einen persönlichen Link ab und arbeiten danach in einem eigenen, auf sie zugeschnittenen Bereich mit Aufgaben, Vor-Ort-Status und Dateien. Dieser Artikel richtet sich an alle, die regelmäßig mit externen Partnern zusammenarbeiten.
Partner einladen
- Öffne das Event und wechsle zum Tab Mitwirkende.
- Klicke oben rechts auf Partner einladen.
- Wähle im Dialog Bestehender Kontakt, wenn der Partner schon als Kontakt mit E-Mail-Adresse hinterlegt ist, oder Neue E-Mail, um jemanden komplett neu einzuladen.
- Bei Bestehender Kontakt: Wähle den Kontakt im Feld Kontakt aus.
- Bei Neue E-Mail: Trage E-Mail ein, optional zusätzlich Name (optional).
- Klicke auf Einladen. Univents verschickt automatisch eine Einladungs-Mail mit dem persönlichen Portal-Link.
Ist der Kontakt neu, erscheint der Toast Partner eingeladen. Lädst du dieselbe Person ein zweites Mal ein, meldet Univents Partner ist bereits eingeladen und ändert nichts an einem bereits bestätigten oder abgelehnten Status.
So läuft es beim Partner ab
Der Partner öffnet den Link aus der Mail und landet auf „Du bist als Mitwirkender eingeladen". Dort bestätigt er mit Auftrag bestätigen oder klickt auf Ablehnen – bei Ablehnung kann er optional einen Grund angeben. Du wirst über die Entscheidung sofort benachrichtigt. Der Partner-Bereich ist technisch Teil des EventHub-Kundenportals, nur mit partnerspezifischen Inhalten statt Kundendokumenten.
Sobald der Partner bestätigt hat, sieht er in seinem Portal-Bereich:
| Bereich | Was der Partner tun kann |
|---|---|
| Status melden | Vor-Ort-Status als Unterwegs, Vor Ort, Aufbau fertig oder Abbau fertig melden, optional mit Notiz |
| Aufgaben | Ihm zugewiesene Aufgaben ansehen, filtern (Alle / Offen / Erledigt) und als erledigt markieren |
| Dateien | Von dir geteilte Dokumente herunterladen und eigene Dateien (Bilder, PDF, max. 10 MB) hochladen |
| Function-Sheet | Sein Function-Sheet ohne Preise öffnen – nur sichtbar, wenn du eines mit ihm geteilt hast |
| Nachrichten | Direkt mit dir chatten; jede Nachricht geht zusätzlich per E-Mail raus |
Einen vollen Univents-Account braucht der Partner dafür nicht – der Zugriff läuft ausschließlich über den persönlichen Link.
Partner im Blick behalten
Im Tab Mitwirkende fasst der Abschnitt Partner & Mitwirkende (extern) alle eingeladenen Partner zusammen:
- Ein Status-Badge zeigt Bestätigt, Wartet oder Abgelehnt – bei Ablehnung siehst du direkt den angegebenen Grund.
- Sobald ein Partner vor Ort einen Status gemeldet hat, erscheint zusätzlich ein Badge wie Vor Ort oder Aufbau fertig samt Uhrzeit der Meldung.
- Bei bestätigten Partnern mit zugewiesenen Aufgaben siehst du den Fortschritt, z. B. „Aufgaben 2/5 erledigt".
- Zuletzt geöffnet zeigt, wann der Partner seinen Link zuletzt genutzt hat – oder Noch nie geöffnet, wenn er die Mail noch nicht angeklickt hat.
Häufige Fragen
Braucht der Partner einen eigenen Univents-Account? Nein. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über den persönlichen Link aus der Einladungs-Mail, ganz ohne Registrierung.
Sieht der Partner Preise? Nein. Das Function-Sheet, das er über seinen Portal-Bereich öffnen kann, blendet alle Preise aus.
Was ist der Unterschied zu einem Zulieferer? Ein Zulieferer bekommt eine Zulieferer-Bestellung mit Positionen, Mengen und Liefertermin zum Bestätigen. Ein eingeladener Partner (Fotograf, DJ, Zeltverleih) bekommt stattdessen Zugriff auf Aufgaben, Vor-Ort-Status, Dateien und Function-Sheet – ohne Bestellpositionen.
Kann ich die Einladung erneut verschicken? Lade den Kontakt einfach erneut über Partner einladen ein. Ist er bereits eingeladen, bleibt sein aktueller Status unverändert – Univents setzt eine bestätigte oder abgelehnte Einladung nicht zurück.
Wo lege ich fest, wer sonst noch an einem Event beteiligt ist? Interne Mitarbeitende und weitere externe Kontakte ohne eigenen Portal-Zugang gruppierst du weiterhin über Mitwirkende in Events verwalten.