Envolver parceiros num evento
Depois de ler, é possível convidar por e-mail parceiros externos, como fotógrafo, DJ ou aluguer de tendas, para um evento e saber o que podem ver e fazer na sua própria área do portal.
Prestadores de serviços externos – fotógrafo, DJ, aluguer de tendas e outros – podem ser envolvidos diretamente num evento, sem necessitarem de uma conta Univents própria. São convidados por e-mail, confirmam ou recusam o serviço através de uma ligação pessoal e trabalham depois numa área própria, adaptada a eles, com tarefas, estado no local e ficheiros. Este artigo destina-se a quem trabalha regularmente com parceiros externos.
Convidar parceiros
- Abrir o evento e mudar para o separador Colaboradores.
- Clicar em Convidar parceiro, no canto superior direito.
- No diálogo, escolher Contacto existente se o parceiro já estiver registado como contacto com endereço de e-mail, ou Novo e-mail para convidar alguém completamente novo.
- Em Contacto existente: selecionar o contacto no campo Contacto.
- Em Novo e-mail: preencher E-mail e, opcionalmente, também Nome (opcional).
- Clicar em Convidar. O Univents envia automaticamente um e-mail de convite com a ligação pessoal ao portal.
Se o contacto for novo, aparece a notificação Parceiro convidado. Se a mesma pessoa for convidada uma segunda vez, o Univents indica O parceiro já foi convidado e não altera um estado já confirmado ou recusado.
Como funciona do lado do parceiro
O parceiro abre a ligação do e-mail e chega a «Foi convidado a colaborar». Aí confirma com Confirmar serviço ou clica em Recusar – em caso de recusa, pode indicar opcionalmente um motivo. A decisão é comunicada de imediato. A área do parceiro faz tecnicamente parte do portal do cliente EventHub, mas com conteúdos específicos para parceiros em vez de documentos de clientes.
Assim que o parceiro confirma, vê na sua área do portal:
| Área | O que o parceiro pode fazer |
|---|---|
| Comunicar estado | Comunicar o estado no local como A caminho, No local, Montagem concluída ou Desmontagem concluída, opcionalmente com uma nota |
| Encomendas | Consultar as linhas de encomenda destinadas a este evento (produto, quantidade, preço unitário, imposto, total) e confirmar individualmente as encomendas em aberto com Confirmar entrega |
| Tarefas | Ver as tarefas que lhe foram atribuídas, filtrá-las (Todos / Em aberto / Concluído) e marcá-las como concluídas |
| Ficheiros | Descarregar documentos partilhados e carregar ficheiros próprios (imagens, PDF, máx. 10 MB) |
| Function Sheet | Abrir o seu Function Sheet sem preços – só visível se tiver sido partilhado um com o parceiro |
| Mensagens | Conversar diretamente; cada mensagem é também enviada por e-mail |
O parceiro não precisa de uma conta Univents completa para isto – o acesso é feito exclusivamente através da ligação pessoal.
Acompanhar os parceiros
No separador Colaboradores, a secção Parceiros e colaboradores (externos) reúne todos os parceiros convidados:
- Um selo de estado mostra Confirmado, Em espera ou Recusado – em caso de recusa, o motivo indicado é visível de imediato.
- Assim que um parceiro comunica um estado no local, surge também um selo como No local ou Montagem concluída, com a hora da comunicação.
- Nos parceiros confirmados com tarefas atribuídas, é possível ver o progresso, por exemplo «Tarefas 2/5 concluídas».
- Aberto pela última vez mostra quando o parceiro utilizou a sua ligação pela última vez – ou Nunca aberto, se ainda não clicou no e-mail.
Perguntas frequentes
O parceiro precisa de uma conta Univents própria? Não. O acesso é feito exclusivamente através da ligação pessoal do e-mail de convite, sem qualquer registo.
O parceiro vê preços? Não. O Function Sheet que pode abrir na sua área do portal oculta todos os preços.
Qual é a diferença em relação a um fornecedor? Um fornecedor recebe uma encomenda a fornecedor com linhas, quantidades e data de entrega, que tem de aceitar ou recusar explicitamente. Um parceiro convidado (fotógrafo, DJ, aluguer de tendas) vê, em vez disso, as suas linhas de encomenda no separador Encomendas e só confirma aí a entrega – sem o fluxo separado de aceitação/recusa do fornecedor. Além disso, o parceiro tem acesso a tarefas, estado no local, ficheiros e Function Sheet.
É possível reenviar o convite? Basta convidar novamente o contacto através de Convidar parceiro. Se já tiver sido convidado, o estado atual mantém-se inalterado – o Univents não repõe um convite confirmado ou recusado.
Onde se define quem mais participa num evento? Os colaboradores internos e outros contactos externos sem acesso próprio ao portal continuam a ser agrupados em Gerir colaboradores em eventos.