Ler listas de preços de fornecedores e aplicar preços de compra a partir de uma data

Quando um fornecedor aumenta os preços, costuma enviar uma lista de preços em PDF ou Excel. Até agora, os novos preços de compra eram escritos à mão, artigo a artigo. Na Receção de preços, o Univents lê a lista, associa cada linha a um dos seus artigos e mostra o preço de compra anterior e o novo. Só quando se clica em Aplicar é que algo muda.

Pré-requisitos

• Plano: A receção de preços está incluída a partir do plano Growth. Sem Growth, não é possível carregar nem aplicar nada. Um preço de compra a partir de uma data pode, no entanto, ser programado em qualquer plano diretamente no artigo.
• Permissão: É necessária a permissão para editar o inventário.
• Fornecedor no artigo: Só são aplicados os artigos em que o remetente da lista consta como fornecedor — preferido ou adicional (Inventário › Catálogo › Artigo › separador Preço e stock › Fornecedores).
• N.º de artigo no fornecedor: O ideal é preencher no artigo o campo N.º de artigo no fornecedor. É por aí que o Univents associa as linhas com maior segurança — ver Encomendas a fornecedores. Num fornecedor adicional, conta a ref. da sua entrada em Fornecedores.

Carregar uma lista de preços

1. Abrir Inventário e clicar em Receção de preços, por baixo da linha de indicadores.
2. Clicar em Carregar lista de preços.
3. Escolher o ficheiro: PDF, JPG, PNG, WebP, CSV, XLSX ou JSON, até 25 MB. Os ficheiros Excel antigos (.xls) guardam-se antes como xlsx ou csv.
4. Opcionalmente, escolher o fornecedor em Fornecedor (opcional). Sem indicação, o fornecedor é escolhido mais tarde na lista de verificação — só então as linhas são associadas aos artigos.
5. Clicar em Carregar. Abre-se depois a lista de verificação. A leitura continua aí, mesmo ao sair da página.

A página Receção de preços mostra todas as listas recebidas com fornecedor, origem (Carregada, Por e-mail ou Do fornecedor), receção, estado e «n artigos reconhecidos, m associados». Um ficheiro que já existe como lista não é criado novamente — com Abrir lista existente chega-se à lista existente.

Quanto custa a leitura

• Excel, CSV e JSON são lidos de imediato e sem custos.
• PDF e fotografias são lidos pela IA. O valor é debitado do saldo de IA do workspace, pelo consumo real. A caixa de carregamento indica: «É lido com IA e debitado do saldo de IA.»
• Quando se carrega o ficheiro pessoalmente, o carregamento é o sinal de partida — a IA começa de imediato.
• Se o saldo de IA se esgotar, a lista fica em Saldo de IA esgotado. Depois de carregar o saldo, continua automaticamente.

Os ficheiros muito longos não são lidos de uma só vez: se um ficheiro tiver muitas páginas, é melhor pedir ao fornecedor Excel ou CSV. Se só uma parte tiver sido lida, a lista de verificação avisa com «Leitura incompleta» e indica a página.

Um endereço próprio para listas de preços

Em vez de carregar, os fornecedores também podem enviar a lista por e-mail para um endereço próprio.

1. Abrir Integrações e, aí, o separador Entrada de e-mail.
2. No cartão Endereço para tabelas de preços, o proprietário clica em Configurar endereço. O endereço tem o formato preise-<code>@in.univents.app. O endereço para copiar também aparece no topo da página Receção de preços.
3. Dar o endereço ao fornecedor. Ele envia a lista como anexo (PDF, fotografia, Excel, CSV ou JSON).

Cada lista aceite aparece na Receção de preços e chega uma notificação («Nova lista de preços de …»). Se o remetente não for um fornecedor registado, indica-se «de um remetente desconhecido». O Univents reconhece um fornecedor pelo endereço do remetente registado no contacto do fornecedor (também como endereço adicional).

Nos e-mails, a IA nunca começa por si própria: Excel, CSV e JSON são lidos de imediato, os PDF e as fotografias aguardam em Iniciar leitura (cerca de … €). O botão indica o custo estimado; é debitado o consumo real. O motivo aparece na lista, por exemplo «O remetente não está associado a nenhum fornecedor.» ou «Não foi possível confirmar o remetente.». Assim, ninguém pode gastar o saldo de IA com um endereço de remetente falsificado.

O endereço não aceita e-mails sem anexo adequado, mensagens do sistema nem mais de 30 e-mails por hora. O cartão regista o motivo em Rejeitados. Como renovar ou pausar o endereço está descrito no artigo Receber pedidos por e-mail — a utilização é a mesma.

Os fornecedores enviam a lista eles próprios

Se um fornecedor tiver acesso ao portal de parceiros (recebe-o com a encomenda a fornecedor), tem à disposição, na página Encomendas, o botão Enviar tabela de preços — desde que o plano do workspace inclua a receção de preços. Excel, CSV, JSON, PDF ou fotografia até 25 MB. A lista chega à Receção de preços com a origem Do fornecedor. Como o fornecedor é inequívoco, a IA lê aqui um PDF ou uma fotografia sem clique. Um limite diário protege o saldo: quando é atingido, a lista aguarda o clique em Iniciar leitura.

A lista de verificação

Abrir uma lista que esteja Pronta para verificação. No topo encontram-se:

• Fornecedor: se ainda estiver por definir, escolhe-se aqui. Depois, o Univents volta a associar as linhas.
• Ver ficheiro: o original, para comparar.
• Válido a partir de: a data a partir da qual os novos preços de compra se aplicam. Vem pré-preenchida com a data da lista, mas nunca um dia no passado — os preços de compra não são alterados retroativamente. Se a lista indicar uma data anterior, aparece o aviso «Segundo a lista, válido a partir de …».
• Avisos: moeda estrangeira, «só preços com IVA», leitura incompleta.

Por baixo, a tabela com Artigo segundo o fornecedor, Ref., Artigo associado, Preço de compra anterior, Novo preço de compra, Variação e Nota. Com os filtros Todas, Aplicáveis, Com nota, Não aplicáveis e Aplicadas, mantém-se a visão geral.

Como se faz a associação

O Univents só associa entre os artigos deste fornecedor (preferido ou adicional), e só de forma inequívoca, nunca «mais ou menos»:

1. associação memorizada pela ref.,
2. o n.º de artigo deste fornecedor no artigo (nunca o de outro fornecedor),
3. associação memorizada pelo nome,
4. o nome do artigo, exatamente.

Se dois artigos corresponderem, a linha fica em aberto: «Vários artigos correspondem — escolher um». Com Escolher artigo, corrige-se ou completa-se qualquer associação à mão; com Remover associação, desfaz-se. Quando se aplica uma lista, o Univents memoriza as associações para a lista seguinte.

Porque é que uma linha não pode ser aplicada

Cada linha bloqueada mostra o motivo, por exemplo:

• Nenhum artigo associado ou Vários artigos correspondem — escolher um
• Este fornecedor não está no artigo: adicionar o fornecedor ao artigo em Fornecedores (como fornecedor adicional, ver Vários fornecedores por artigo). Depois, a linha pode ser aplicada.
• O artigo não tem fornecedor definido
• Moeda diferente da da empresa
• Falta o preço sem IVA — a lista só indica preços com IVA
• Os artigos de salários, os bilhetes e os pacotes com preço de compra calculado automaticamente não têm preço de compra próprio.
• Falta o tamanho da embalagem

As linhas com uma nota como Grande variação — verificar unidade e embalagem (a partir de 30 %) não vêm pré-selecionadas: verificá-las antes de as assinalar.

Aplicar

1. Assinalar as linhas que devem valer (ou escolher todas as aplicáveis).
2. Clicar em Aplicar (n).
3. A janela indica o número e a data: «Aplicar n preços de compra a partir de …? Os nomes e as descrições dos artigos não mudam.» Confirmar com Aplicar.

O que acontece:

• O novo preço de compra vale a partir do dia escolhido. Até lá, o Univents calcula com o anterior. É o mesmo mecanismo do preço a partir de uma data no artigo, ver Ajustar preços em conjunto.
• Para que fornecedor: Se o remetente for o fornecedor preferido do artigo, o novo preço passa a ser o preço de compra do artigo — como um preço de compra previsto no artigo. Se for um fornecedor adicional, o preço só vale para encomendas e linhas com esse fornecedor, como Preço de compra a partir de … na sua entrada em Fornecedores. O preço de compra do fornecedor preferido não muda.
• O nome, a descrição e o preço de compra base do artigo ficam inalterados.
• Os rascunhos em aberto de eventos a partir desse dia adotam o novo preço de compra quando forem recalculados. Os documentos enviados ficam como estão.
• Se já havia um preço de compra previsto para o mesmo dia e o mesmo fornecedor, a aplicação substitui-o — a linha avisa disso antecipadamente.
• Em cada passagem são aplicadas no máximo 500 linhas. O resto continua selecionado, e Aplicar mais retoma.
• Se uma linha tiver sido alterada desde o carregamento, não é aplicada e a janela refere-o.

Uma linha aplicada mostra Aplicado a partir de …. Não existe botão para anular; um preço errado corrige-se como qualquer preço de compra previsto — no artigo ou na entrada do fornecedor em Fornecedores.

Rejeitar

Com Rejeitar, uma lista fica concluída sem aplicar nada. Nenhum preço de compra muda e as associações desta lista não são memorizadas. O Univents elimina o ficheiro após 30 dias; a linha permanece como registo.

Quando a leitura não funciona

A lista mostra o motivo, por exemplo «As colunas da tabela não foram reconhecidas.» (nesse caso a IA lê com Iniciar leitura), «O ficheiro tem demasiadas páginas. Enviar como Excel ou CSV.» ou «O ficheiro não parece uma lista de preços.». Com Tentar novamente, começa-se uma nova tentativa. Por secção, o Univents tenta até três vezes; as chamadas esgotadas ou interrompidas não são cobradas.

Com o assistente de IA

No chat, é possível mostrar listas de preços e pedir a verificação de uma lista. Qualquer alteração — mudar o fornecedor ou a associação, Aplicar, Rejeitar — é mostrada antes pelo assistente num cartão de confirmação (na aplicação, com o artigo, o preço de compra anterior e o novo). Só depois do clique é que acontece alguma coisa. A leitura de PDF inicia-se na interface.

Bom saber

• Listas de preços por e-mail: A lista de verificação mostra «Remetente não confirmado — verificar fornecedor e preços» e não pré-seleciona nenhuma linha. O motivo: o remetente de um e-mail pode ser falsificado. Verifique, por isso, o fornecedor e os preços antes de marcar linhas.
• Artigo repetido na lista: Se um artigo aparece várias vezes, a lista indica «O artigo aparece várias vezes — escolher uma linha» e nada fica pré-selecionado. Se selecionar duas linhas do mesmo artigo, o Univents recusa a aplicação e não altera nada.
• Fotografias: As fotografias podem ter até cerca de 3,7 MB. As maiores são recusadas com «Fotografia demasiado grande — enviar como PDF ou reduzir.» Aplica-se ao carregamento, ao portal de parceiros e ao e-mail.
• Ficheiros JSON: Um ficheiro JSON pode ter no máximo 200 campos diferentes; acima de 3.000 posições a lista é cortada e a lista de verificação avisa disso.
• A aplicação fica bloqueada: Se uma lista ficar mais de 5 minutos em «Os preços de compra estão a ser aplicados» (por exemplo, após uma interrupção), pode voltar a Aplicar ou Rejeitar a lista.

Perguntas frequentes

A aplicação altera os meus preços de venda? Não. Só mudam os preços de compra, e apenas a partir do dia escolhido. Os preços de venda ajustam-se como habitualmente, por exemplo com Ajustar preços no catálogo.

Posso escolher uma data no passado? Não. «Válido a partir de» é no mínimo hoje, para que os rascunhos em aberto de eventos já planeados não alterem discretamente a margem. Depois da primeira aplicação, a data da lista fica definida.

Porque é que uma linha aparece associada a outro fornecedor? A ref. também está registada num artigo de outro fornecedor (Mesma ref. em: …). Não é aplicada — a lista nunca decide sobre o fornecedor. Se também comprar o artigo a este fornecedor, adicionar o fornecedor ao artigo em Fornecedores e associar a linha.

O meu fornecedor vê o que faço com a lista? Não. No portal só vê o nome do ficheiro e a data dos seus carregamentos, sem preços nem o estado da sua aplicação.

Carregar Excel custa alguma coisa? Não. Excel, CSV e JSON são gratuitos. Só os PDF e as fotografias consomem saldo de IA.