Lieferanten-Preislisten einlesen und Einkaufspreise ab Stichtag übernehmen

Erhöht ein Lieferant seine Preise, schickt er dir meist eine Preisliste als PDF oder Excel. Bisher hast du die neuen Einkaufspreise Artikel für Artikel abgetippt. Im Preiseingang liest Univents die Liste aus, ordnet jede Zeile einem deiner Artikel zu und zeigt dir den bisherigen und den neuen Einkaufspreis. Erst wenn du auf Übernehmen klickst, ändert sich etwas.

Voraussetzungen

• Tarif: Der Preiseingang ist ab dem Growth-Tarif enthalten; ohne ihn lässt sich nichts hochladen oder übernehmen. Einen Einkaufspreis ab Datum planst du dagegen in jedem Tarif direkt am Artikel — dafür brauchst du den Preiseingang nicht.
• Recht: Du brauchst das Recht, im Inventar zu bearbeiten.
• Lieferant am Artikel: Übernommen werden nur Artikel, an denen der Absender der Liste als Lieferant steht — als bevorzugter oder als weiterer Lieferant (Inventar › Katalog › Artikel › Tab Preis & Lagerbestand › Lieferanten).
• Art.-Nr. beim Lieferanten: Am besten pflegst du am Artikel das Feld Art.-Nr. beim Lieferanten. Darüber ordnet Univents die Zeilen am sichersten zu — siehe Zulieferer-Bestellungen. Bei einem weiteren Lieferanten zählt die Art.-Nr. aus seinem Eintrag unter Lieferanten.

Eine Preisliste hochladen

1. Öffne Inventar und klicke unter der Kennzahlen-Reihe auf Preiseingang.
2. Klicke auf Preisliste hochladen.
3. Wähle die Datei aus: PDF, JPG, PNG, WebP, CSV, XLSX oder JSON, bis 25 MB. Ältere Excel-Dateien (.xls) speicherst du vorher als xlsx oder csv.
4. Wähle optional unter Lieferant (optional) den Lieferanten. Ohne Angabe wählst du ihn später in der Prüfliste — erst dann werden die Zeilen deinen Artikeln zugeordnet.
5. Klicke auf Hochladen. Danach öffnet sich die Prüfliste. Das Auslesen läuft dort weiter, auch wenn du die Seite verlässt.

Die Seite Preiseingang zeigt alle eingegangenen Listen mit Lieferant, Quelle (Hochgeladen, Per E-Mail oder Vom Lieferanten), Eingang, Zustand und „n Artikel erkannt, m zugeordnet“. Eine Datei, die schon als Liste vorliegt, legt Univents nicht noch einmal an — du kommst mit Vorhandene Liste öffnen zur bestehenden.

Was das Auslesen kostet

• Excel, CSV und JSON liest Univents sofort und kostenlos.
• PDF und Fotos liest die KI. Das wird vom KI-Guthaben deines Workspaces abgebucht, und zwar der tatsächliche Verbrauch. Im Upload-Dialog steht dazu der Hinweis „Wird mit KI ausgelesen und vom KI-Guthaben abgebucht.“
• Lädst du selbst hoch, ist der Upload dein Startsignal — die KI beginnt sofort.
• Ist das KI-Guthaben leer, steht die Liste auf KI-Guthaben leer. Nach dem Aufladen geht es von selbst weiter.

Sehr lange Dateien liest Univents nicht in einem Rutsch: Hat eine Datei sehr viele Seiten, bittest du den Lieferanten besser um Excel oder CSV. Wurde nur ein Teil gelesen, warnt dich die Prüfliste mit „Unvollständig ausgelesen“ und nennt die Seite.

Eine eigene Adresse für Preislisten

Statt hochzuladen, können Lieferanten ihre Liste auch an eine eigene Adresse mailen.

1. Öffne Integrationen und dort den Tab E-Mail-Eingang.
2. Bei der Karte Adresse für Preislisten klickt der Inhaber auf Adresse einrichten. Die Adresse sieht aus wie preise-<code>@in.univents.app. Die Adresse zum Kopieren steht auch oben auf der Seite Preiseingang.
3. Gib sie deinem Lieferanten. Er schickt die Liste als Anhang (PDF, Foto, Excel, CSV oder JSON).

Jede angenommene Liste erscheint im Preiseingang, und du bekommst eine Benachrichtigung („Neue Preisliste von …“). Ist der Absender kein hinterlegter Lieferant, heißt es „von einem unbekannten Absender“. Einen Lieferanten erkennt Univents an der Absender-Adresse, die am Lieferanten-Kontakt hinterlegt ist (auch als zusätzliche Adresse).

Bei E-Mails startet die KI nie von selbst: Excel, CSV und JSON sind sofort ausgelesen, PDFs und Fotos warten auf Auslesen starten (ca. … €). Der Knopf nennt die geschätzten Kosten, abgebucht wird der tatsächliche Verbrauch. Als Grund steht in der Liste zum Beispiel „Der Absender ist keinem Lieferanten zugeordnet“ oder „Absender konnte nicht bestätigt werden“. So kann niemand mit einer gefälschten Absender-Adresse dein KI-Guthaben verbrauchen.

Mails ohne passenden Anhang, Systemnachrichten und mehr als 30 Mails pro Stunde nimmt die Adresse nicht an. Die Karte zählt unter Abgelehnt mit, warum. Wie du die Adresse erneuerst oder pausierst, ist im Artikel Anfragen per E-Mail empfangen beschrieben — die Bedienung ist dieselbe.

Lieferanten senden die Liste selbst

Hat ein Lieferant Zugang zum Partnerportal (er bekommt ihn mit deiner Zulieferer-Bestellung), steht ihm auf der Seite Aufträge der Knopf Preisliste senden zur Verfügung — sofern dein Workspace den Preiseingang im Tarif hat. Excel, CSV, JSON, PDF oder Foto bis 25 MB. Die Liste landet bei dir im Preiseingang mit der Quelle Vom Lieferanten. Weil der Lieferant eindeutig feststeht, liest die KI ein PDF oder Foto hier ohne Klick aus. Ein Tageslimit schützt dein Guthaben: Ist es erreicht, wartet die Liste auf deinen Klick auf Auslesen starten.

Die Prüfliste

Öffne eine Liste, die Bereit zur Prüfung ist. Oben stehen:

• Lieferant: Ist er noch offen, wählst du ihn hier. Danach ordnet Univents die Zeilen neu zu.
• Datei ansehen: das Original zum Gegenlesen.
• Gültig ab: das Datum, ab dem die neuen Einkaufspreise gelten. Vorbelegt ist das Datum aus der Liste, aber nie ein Tag in der Vergangenheit — Einkaufspreise werden nicht rückwirkend geändert. Steht auf der Liste ein früheres Datum, erscheint der Hinweis „Laut Liste gültig ab …“.
• Hinweise: Fremdwährung, „nur Bruttopreise“, unvollständig ausgelesen.

Darunter die Tabelle mit Artikel laut Lieferant, Art.-Nr., Zugeordneter Artikel, EK bisher, EK neu, Veränderung und Hinweis. Mit den Filtern Alle, Übernehmbar, Mit Hinweis, Nicht übernehmbar und Übernommen behältst du den Überblick.

Wie zugeordnet wird

Univents ordnet nur unter den Artikeln dieses Lieferanten zu (bevorzugter oder weiterer Lieferant), und nur eindeutig, nie „ungefähr“:

1. gemerkte Zuordnung über die Art.-Nr.,
2. die Art.-Nr. dieses Lieferanten am Artikel (nie die eines anderen Lieferanten),
3. gemerkte Zuordnung über den Namen,
4. der Name des Artikels, exakt.

Passen zwei Artikel, bleibt die Zeile offen: „Mehrere Artikel passen — bitte einen wählen“. Mit Artikel wählen korrigierst oder ergänzt du jede Zuordnung von Hand; mit Zuordnung entfernen nimmst du sie zurück. Wenn du eine Liste übernimmst, merkt sich Univents deine Zuordnungen für die nächste Liste.

Warum eine Zeile nicht übernehmbar ist

Zu jeder gesperrten Zeile steht der Grund, zum Beispiel:

• Kein Artikel zugeordnet oder Mehrere Artikel passen
• Dieser Lieferant steht nicht am Artikel: Trage ihn am Artikel unter Lieferanten ein (als weiteren Lieferanten, siehe Mehrere Lieferanten je Artikel). Danach lässt sich die Zeile übernehmen.
• Am Artikel ist kein Lieferant hinterlegt
• Andere Währung als in deinem Betrieb
• Nettopreis fehlt — die Liste nennt nur Bruttopreise
• Lohnartikel, Tickets und Pakete mit automatisch berechnetem Einkaufspreis haben keinen eigenen Einkaufspreis.
• Gebindegröße fehlt

Zeilen mit einem Hinweis wie Große Veränderung — Einheit und Gebinde prüfen (ab 30 %) sind nicht vorausgewählt: Prüf sie, bevor du sie anhakst.

Übernehmen

1. Hake die Zeilen an, die gelten sollen (oder wähle alle übernehmbaren).
2. Klicke auf Übernehmen (n).
3. Der Dialog nennt Anzahl und Datum: „n Einkaufspreise ab … übernehmen? Artikelnamen und Beschreibungen bleiben unverändert.“ Bestätige mit Übernehmen.

Was passiert:

• Der neue Einkaufspreis gilt ab dem gewählten Tag. Bis dahin rechnet Univents mit dem bisherigen. Das ist derselbe Mechanismus wie Preis ab Stichtag am Artikel, siehe Preise gesammelt anpassen.
• Für welchen Lieferanten: Ist der Absender der bevorzugte Lieferant des Artikels, wird der neue Preis zum Einkaufspreis des Artikels — wie ein geplanter Einkaufspreis am Artikel. Ist er ein weiterer Lieferant, gilt der Preis nur für Bestellungen und Positionen bei ihm, wie Einkaufspreis ab … in seinem Eintrag unter Lieferanten. Den Einkaufspreis des bevorzugten Lieferanten ändert das nicht.
• Name, Beschreibung und der Grund-Einkaufspreis des Artikels bleiben unverändert.
• Offene Entwürfe für Veranstaltungen ab diesem Tag übernehmen den neuen Einkaufspreis, sobald sie neu berechnet werden. Versendete Belege bleiben, wie sie sind.
• War für denselben Tag und denselben Lieferanten schon ein Einkaufspreis geplant, ersetzt die Übernahme ihn — die Zeile sagt dir das vorher.
• Je Durchgang werden höchstens 500 Zeilen übernommen. Der Rest bleibt ausgewählt, Weitere übernehmen setzt fort.
• Hat sich eine Zeile seit dem Laden geändert, wird sie nicht übernommen und der Dialog nennt es.

Eine übernommene Zeile trägt Übernommen ab …. Einen Rückgängig-Knopf gibt es nicht; ein falscher Preis wird wie jeder geplante Einkaufspreis korrigiert — am Artikel bzw. im Eintrag des Lieferanten unter Lieferanten.

Verwerfen

Mit Verwerfen erledigst du eine Liste, ohne etwas zu übernehmen. Kein Einkaufspreis ändert sich, und die Zuordnungen aus dieser Liste werden nicht gemerkt. Die Datei löscht Univents nach 30 Tagen, die Zeile bleibt als Nachweis.

Wenn das Auslesen nicht klappt

Die Liste zeigt den Grund, zum Beispiel „Die Spalten der Tabelle wurden nicht erkannt“ (dann liest die KI mit Auslesen starten), „Die Datei hat zu viele Seiten. Bitte als Excel oder CSV schicken.“ oder „Die Datei sieht nicht wie eine Preisliste aus.“ Mit Erneut versuchen startest du einen neuen Anlauf. Pro Abschnitt probiert Univents bis zu drei Mal; aufgebrauchte oder abgebrochene Aufrufe gehen nicht zu deinen Lasten.

Mit dem KI-Assistenten

Im Chat kannst du dir Preislisten zeigen und eine Liste prüfen lassen. Jede Änderung — Lieferant oder Zuordnung ändern, Übernehmen, Verwerfen — zeigt dir der Assistent vorher auf einer Bestätigungskarte (bei der Übernahme mit Artikel, bisherigem und neuem Einkaufspreis). Erst nach deinem Klick passiert etwas. Das Auslesen von PDFs startest du in der Oberfläche.

Gut zu wissen

• Preislisten per E-Mail: Die Prüfliste zeigt „Absender nicht bestätigt — Lieferant und Preise prüfen“ und wählt keine Zeilen vor. Der Grund: Der Absender einer Mail lässt sich fälschen. Prüfe Lieferant und Preise deshalb, bevor du Zeilen anhakst.
• Artikel mehrfach in der Liste: Kommt ein Artikel mehrmals vor, steht dort „Artikel kommt mehrfach vor — eine Zeile wählen“ und nichts ist vorausgewählt. Wählst du zwei Zeilen für denselben Artikel, lehnt Univents die Übernahme ab und ändert nichts.
• Fotos: Fotos dürfen bis etwa 3,7 MB groß sein. Bei größeren Fotos heißt es „Foto zu groß — bitte als PDF senden oder verkleinern.“ Das gilt für den Upload, das Partnerportal und E-Mails.
• JSON-Dateien: Eine JSON-Datei darf höchstens 200 verschiedene Felder haben; mehr als 3.000 Positionen werden gekürzt, und die Prüfliste weist darauf hin.
• Übernahme hängt: Steht die Liste länger als 5 Minuten auf „Wird übernommen“ (zum Beispiel nach einem Abbruch), kannst du sie wieder Übernehmen oder Verwerfen.

Häufige Fragen

Ändert die Übernahme meine Verkaufspreise? Nein. Es ändern sich nur Einkaufspreise, und nur ab dem gewählten Tag. Verkaufspreise passt du wie gewohnt an, zum Beispiel mit Preise anpassen im Katalog.

Kann ich ein Datum in der Vergangenheit wählen? Nein. „Gültig ab“ ist frühestens heute, damit offene Entwürfe für schon geplante Veranstaltungen nicht still ihre Marge ändern. Nach der ersten Übernahme ist das Datum der Liste festgelegt.

Warum steht eine Zeile bei einem anderen Lieferanten? Die Art.-Nr. ist auch bei einem Artikel eines anderen Lieferanten hinterlegt (Gleiche Art.-Nr. bei: …). Übernommen wird sie nicht — Entscheidungen über den Lieferanten trifft die Liste nie. Kaufst du den Artikel auch bei diesem Lieferanten, trage ihn am Artikel unter Lieferanten ein und ordne die Zeile zu.

Sieht mein Lieferant, was ich daraus mache? Nein. Im Portal sieht er nur Dateiname und Datum seiner Uploads, keine Preise und keinen Status deiner Übernahme.

Kostet das Hochladen von Excel etwas? Nein. Excel, CSV und JSON sind kostenlos. Nur PDFs und Fotos verbrauchen KI-Guthaben.