Anfragen per E-Mail empfangen

Nach dieser Anleitung hat dein Workspace eine eigene E-Mail-Adresse, an die Kundenanfragen automatisch als Anfrage im Anfragen-Kanban landen — ohne dass jemand die Mail manuell überträgt.

Jeder Workspace kann eine eigene Univents-Adresse bekommen. Alles, was dort ankommt, wird automatisch zu einer Anfrage im Anfragen-Kanban — egal ob du die Adresse als Empfänger in dein Website-Formular einträgst oder Kundenanfragen manuell dorthin weiterleitest.

Adresse einrichten

Die Karte Anfragen per E-Mail erreichst du über Integrationen in der linken Sidebar. Du landest auf der Seite Alle Integrationen; klicke links in der Leiste KATEGORIEN auf E-Mail & Kalender oder tippe „Anfragen" ins Suchfeld oben und öffne dann die Karte. Der Link ← Alle Integrationen oben links bringt dich zurück ins Verzeichnis.

Öffne die Karte Anfragen per E-Mail.
Klicke auf Adresse erstellen.
Univents erzeugt sofort eine Adresse nach dem Muster anfragen-<zufallscode>@in.univents.app und zeigt sie an.
Klicke auf das Kopiersymbol neben der Adresse, um sie zu kopieren.

Nur der Kontoinhaber kann die Adresse erstellen, erneuern oder deaktivieren. Alle anderen Team-Mitglieder sehen die Adresse und die Statistik, aber ohne die Bedienelemente.

Adresse verwenden

Trage die kopierte Adresse bei deinem Formular-Anbieter als zusätzlichen Empfänger ein — die meisten Website-Baukästen und Formular-Tools (Typeform, Elementor, WordPress-Kontaktformulare, …) erlauben mehrere Benachrichtigungsadressen. Alternativ kannst du eine Kundenanfrage auch einfach manuell an die Adresse weiterleiten.

Univents übernimmt beim Empfang drei Felder direkt:

Betreff → wird zum Namen der Anfrage (bis zu 255 Zeichen, längere Betreffs werden gekürzt).
Text der Mail → wird zur Nachricht der Anfrage (bis zu 20.000 Zeichen; eine HTML-Mail wird dabei in Klartext umgewandelt).
Antwortadresse (Reply-To bzw. Absender) → wird zum Absender der Anfrage, darüber kannst du direkt antworten.

Die Anfrage erscheint automatisch in deinem Anfragen-Kanban, mit der Herkunft „per E-Mail" markiert.

⚠️ Anhänge werden nicht übernommen. Univents liest nur Betreff, Text und Absenderadresse aus — ein PDF-Angebot oder Fotos, die dein Formular-Anbieter mitschickt, kommen nicht in Univents an. Wichtige Dateien musst du der Anfrage nachträglich manuell hinzufügen.

Status und Statistik

Die Karte zeigt neben der Adresse:

Aktiv oder Deaktiviert als Badge.
Empfangen — Anzahl der Mails, die erfolgreich zu einer Anfrage wurden, plus Datum der letzten.
Abgelehnt — Anzahl der Mails, die Univents verworfen hat, mit Grund und Datum der letzten Ablehnung. Das hilft dir zu erkennen, ob z. B. dein Formular-Anbieter falsch eingerichtet ist, statt dass Mails kommentarlos verschwinden.

Mögliche Ablehnungsgründe:

Grund	Bedeutung
Systemnachricht	Automatische Antworten/Bounces werden erkannt und verworfen, damit sie keine Fake-Anfragen erzeugen.
zu viele Mails in einer Stunde	Mehr als 30 Mails pro Stunde an dieselbe Adresse — Schutz vor Spam/Missbrauch.
keine Absenderadresse erkennbar	Die Mail enthält keine auswertbare Absender- oder Antwortadresse.
Adresse deaktiviert	Die Eingangsadresse ist im Moment ausgeschaltet (siehe unten).
Mail zu groß	Die Original-Mail überschreitet 5 MB.
Mail doppelt zugestellt	Dieselbe Mail wurde bereits verarbeitet (Zustellung durch den Mailserver wiederholt).
Adresse unbekannt	Die Zieladresse gehört zu keinem aktiven Workspace mehr, z. B. nach einer Erneuerung (siehe unten).

Annahme pausieren

Über den Schalter Anfragen annehmen kann der Kontoinhaber die Adresse vorübergehend deaktivieren, ohne sie zu löschen. Mails, die währenddessen ankommen, werden mit dem Grund „Adresse deaktiviert" abgelehnt — nicht zwischengespeichert. Schalte die Adresse wieder ein, sobald du bereit bist, erneut Anfragen anzunehmen.

Adresse erneuern

Willst du die Adresse aus Sicherheitsgründen austauschen (z. B. weil sie an eine falsche Stelle geraten ist):

Klicke auf Adresse erneuern.
Bestätige im Dialog Adresse erneuern? mit Ja, erneuern.

Die bisherige Adresse nimmt danach sofort keine Anfragen mehr an — Mails, die dort weiterhin eintreffen, werden mit „Adresse unbekannt" abgelehnt. Trage die neue Adresse zuerst bei deinem Formular-Anbieter ein, bevor du die alte irgendwo entfernst, sonst gehen Einsendungen in der Übergangszeit ins Leere.

Häufige Fragen

Wer kann die E-Mail-Adresse einsehen und verwalten? Sehen können alle Team-Mitglieder mit Zugriff auf den Workspace. Erstellen, erneuern und deaktivieren kann nur der Kontoinhaber.

Kommen Dateianhänge aus der Formular-Mail bei der Anfrage an? Nein. Univents übernimmt nur Betreff, Text und Absenderadresse. Anhänge musst du der Anfrage manuell hinzufügen.

Warum wird eine Mail als „zu viele Mails in einer Stunde" abgelehnt? Die Adresse nimmt maximal 30 Mails pro Stunde an, um Spam und Missbrauch vorzubeugen. Erhältst du regelmäßig mehr echte Anfragen als das, wende dich an den Univents-Support.

Kann ich mehrere Eingangsadressen für unterschiedliche Formulare anlegen? Nein. Jeder Workspace hat genau eine Eingangsadresse. Trage dieselbe Adresse bei allen Formularen ein, die Anfragen erzeugen sollen.

Was passiert mit bereits erstellten Anfragen, wenn ich die Adresse erneuere? Nichts — bestehende Anfragen bleiben unverändert. Die Erneuerung betrifft nur, welche Adresse künftig Mails annimmt.