Ricevere richieste via e-mail

Seguendo questa guida, il tuo workspace avrà un proprio indirizzo e-mail a cui le richieste dei clienti arrivano automaticamente come richiesta nel kanban delle richieste, senza che nessuno debba copiare l’e-mail a mano.

Ogni workspace può avere un proprio indirizzo Univents. Tutto ciò che arriva lì diventa automaticamente una richiesta nel kanban delle richieste, sia che tu inserisca l'indirizzo come destinatario nel modulo del tuo sito web, sia che inoltri manualmente le richieste dei clienti.

Configurare l'indirizzo

Trovi la scheda Richieste via e-mail in Integrazioni, nella barra laterale sinistra. Arrivi alla pagina Tutte le integrazioni; nella barra Categorie a sinistra clicca su E-mail e calendario, oppure digita «richieste» nel campo di ricerca in alto e poi apri la scheda. Il link ← Tutte le integrazioni in alto a sinistra ti riporta all'elenco.

Apri la scheda Richieste via e-mail.
Clicca su Crea indirizzo.
Univents genera subito un indirizzo secondo lo schema anfragen-<zufallscode>@in.univents.app e lo mostra.
Clicca sull'icona di copia accanto all'indirizzo per copiarlo.

Solo il titolare può creare, rigenerare o disattivare l'indirizzo. Tutti gli altri admin vedono l'indirizzo e le statistiche, ma senza i comandi.

Usare l'indirizzo

Inserisci l'indirizzo copiato presso il provider del tuo modulo come destinatario aggiuntivo: la maggior parte dei website builder e degli strumenti per moduli (Typeform, Elementor, moduli di contatto WordPress, …) consente di indicare più indirizzi di notifica. In alternativa puoi anche inoltrare manualmente all'indirizzo una richiesta di un cliente.

Alla ricezione, Univents recepisce direttamente tre campi:

Oggetto → diventa il nome della richiesta (fino a 255 caratteri; gli oggetti più lunghi vengono accorciati).
Testo dell'e-mail → diventa il messaggio della richiesta (fino a 20.000 caratteri; un'e-mail HTML viene convertita in testo semplice).
Indirizzo di risposta (Reply-To o mittente) → diventa il mittente della richiesta, così puoi rispondere direttamente.

La richiesta compare automaticamente nel tuo kanban delle richieste, contrassegnata con l'origine «via e-mail».

⚠️ Gli allegati non vengono recepiti. Univents legge solo oggetto, testo e indirizzo del mittente: un preventivo in PDF o le foto inviate dal provider del tuo modulo non arrivano in Univents. I file importanti devi aggiungerli manualmente alla richiesta in un secondo momento.

Stato e statistiche

Oltre all'indirizzo, la scheda mostra:

Attivo o Disattivato come badge.
Ricevute: numero di e-mail che sono diventate una richiesta con successo, più la data dell'ultima.
Rifiutato — numero di e-mail scartate da Univents, con il motivo e la data dell'ultimo rifiuto. Ti aiuta a capire, ad esempio, se il provider del tuo modulo è configurato male, invece di far sparire le e-mail senza alcun avviso.

Possibili motivi di rifiuto:

Motivo	Significato
messaggio di sistema	Le risposte automatiche e i bounce vengono riconosciuti e scartati, così non generano richieste false.
troppe e-mail in un'ora	Più di 30 e-mail all'ora allo stesso indirizzo: protezione da spam e abusi.
nessun indirizzo mittente riconoscibile	L'e-mail non contiene un indirizzo di mittente o di risposta utilizzabile.
indirizzo disattivato	L'indirizzo di ricezione è attualmente disattivato (vedi sotto).
e-mail troppo grande	L'e-mail originale supera i 5 MB.
e-mail consegnata due volte	La stessa e-mail è già stata elaborata (consegna ripetuta dal server di posta).
indirizzo sconosciuto	L'indirizzo di destinazione non appartiene più a nessun workspace attivo, ad esempio dopo una rigenerazione (vedi sotto).

Sospendere l'accettazione

Con l'interruttore Accetta richieste il titolare può disattivare temporaneamente l'indirizzo senza eliminarlo. Le e-mail che arrivano nel frattempo vengono rifiutate con il motivo «indirizzo disattivato» e non vengono messe da parte. Riattiva l'indirizzo quando sei pronto a ricevere di nuovo richieste.

Rigenerare l'indirizzo

Se vuoi sostituire l'indirizzo per motivi di sicurezza (ad esempio perché è finito nel posto sbagliato):

Clicca su Rigenera indirizzo.
Nella finestra Rigenerare l'indirizzo? conferma con Sì, rigenera.

Da quel momento il vecchio indirizzo non accetta più richieste: le e-mail che continuano ad arrivare lì vengono rifiutate con «indirizzo sconosciuto». Inserisci prima il nuovo indirizzo presso il provider del tuo modulo, e solo dopo rimuovi il vecchio da dove è usato, altrimenti gli invii effettuati nel periodo di transizione andranno persi.

Domande frequenti

Chi può vedere e gestire l'indirizzo e-mail? Possono vederlo tutti gli admin con accesso al workspace. Solo il titolare può creare, rigenerare e disattivare l'indirizzo.

Gli allegati dell'e-mail del modulo arrivano nella richiesta? No. Univents recepisce solo oggetto, testo e indirizzo del mittente. Gli allegati devi aggiungerli manualmente alla richiesta.

Perché un'e-mail viene rifiutata con «troppe e-mail in un'ora»? L'indirizzo accetta al massimo 30 e-mail all'ora per prevenire spam e abusi. Se ricevi regolarmente più richieste autentiche di così, rivolgiti al supporto Univents.

Posso creare più indirizzi di ricezione per moduli diversi? No. Ogni workspace ha esattamente un indirizzo di ricezione. Inserisci lo stesso indirizzo in tutti i moduli che devono generare richieste.

Cosa succede alle richieste già create se rigenero l'indirizzo? Nulla: le richieste esistenti restano invariate. La rigenerazione riguarda solo quale indirizzo accetta le e-mail in futuro.