Aanvragen per e-mail ontvangen
Na deze handleiding heeft je workspace een eigen e-mailadres waarop klantaanvragen automatisch als aanvraag in de Aanvragen-kanban terechtkomen — zonder dat iemand de mail handmatig overzet.
Elke workspace kan een eigen Univents-adres krijgen. Alles wat daar binnenkomt, wordt automatisch een aanvraag in de Aanvragen-kanban — of je het adres nu als ontvanger in je websiteformulier invult of klantaanvragen er handmatig naartoe doorstuurt.
Adres instellen
De kaart Aanvragen per e-mail vind je via Integraties in de linkerzijbalk. Je komt op de pagina Alle integraties; klik links in de balk Categorieën op E-mail en agenda of typ „aanvragen” in het zoekveld bovenaan en open dan de kaart. De link ← Alle integraties linksboven brengt je terug naar het overzicht.
- Open de kaart Aanvragen per e-mail.
- Klik op Adres aanmaken.
- Univents maakt direct een adres aan volgens het patroon
anfragen-<zufallscode>@in.univents.appen toont het. - Klik op het kopieericoon naast het adres om het te kopiëren.
Alleen de eigenaar van het account kan het adres aanmaken, vernieuwen of deactiveren. Alle andere admins zien het adres en de statistieken, maar zonder de bedieningselementen.
Adres gebruiken
Vul het gekopieerde adres bij je formulieraanbieder in als extra ontvanger — de meeste websitebouwers en formuliertools (Typeform, Elementor, WordPress-contactformulieren, …) staan meerdere meldingsadressen toe. Je kunt een klantaanvraag ook gewoon handmatig naar het adres doorsturen.
Univents neemt bij ontvangst drie velden rechtstreeks over:
- Onderwerp → wordt de naam van de aanvraag (maximaal 255 tekens, langere onderwerpen worden ingekort).
- Tekst van de mail → wordt het bericht van de aanvraag (maximaal 20.000 tekens; een html-mail wordt daarbij omgezet naar platte tekst).
- Antwoordadres (Reply-To of afzender) → wordt de afzender van de aanvraag, zodat je er direct op kunt antwoorden.
De aanvraag verschijnt automatisch in je Aanvragen-kanban, met de herkomst „per e-mail” gemarkeerd.
⚠️ Bijlagen worden niet overgenomen. Univents leest alleen onderwerp, tekst en afzenderadres uit — een PDF-offerte of foto’s die je formulieraanbieder meestuurt, komen niet in Univents aan. Belangrijke bestanden moet je achteraf handmatig aan de aanvraag toevoegen.
Status en statistieken
De kaart toont naast het adres:
- Actief of Gedeactiveerd als badge.
- Ontvangen: aantal mails dat succesvol een aanvraag werd, plus de datum van de laatste.
- Afgewezen — aantal mails dat Univents heeft verworpen, met reden en datum van de laatste afwijzing. Zo zie je bijvoorbeeld of je formulieraanbieder verkeerd is ingesteld, in plaats van dat mails zonder enige melding verdwijnen.
Mogelijke redenen voor afwijzing:
| Reden | Betekenis |
|---|---|
| Systeembericht | Automatische antwoorden/bounces worden herkend en verworpen, zodat ze geen nepaanvragen aanmaken. |
| te veel mails in een uur | Meer dan 30 mails per uur naar hetzelfde adres — bescherming tegen spam/misbruik. |
| geen afzenderadres herkenbaar | De mail bevat geen bruikbaar afzender- of antwoordadres. |
| adres gedeactiveerd | Het ontvangstadres is op dit moment uitgeschakeld (zie hieronder). |
| Mail te groot | De originele mail is groter dan 5 MB. |
| Mail dubbel bezorgd | Dezelfde mail is al verwerkt (bezorging door de mailserver herhaald). |
| adres onbekend | Het doeladres hoort bij geen enkele actieve workspace meer, bijv. na een vernieuwing (zie hieronder). |
Ontvangst pauzeren
Met de schakelaar Aanvragen accepteren kan de eigenaar het adres tijdelijk deactiveren zonder het te verwijderen. Mails die in die tijd binnenkomen, worden met de reden „adres gedeactiveerd” afgewezen — niet tussentijds opgeslagen. Schakel het adres weer in zodra je klaar bent om opnieuw aanvragen te accepteren.
Adres vernieuwen
Wil je het adres om veiligheidsredenen vervangen (bijv. omdat het op een verkeerde plek terecht is gekomen):
- Klik op Adres vernieuwen.
- Bevestig in het dialoogvenster Adres vernieuwen? met Ja, vernieuwen.
Het oude adres accepteert daarna direct geen aanvragen meer — mails die daar nog binnenkomen, worden met „adres onbekend” afgewezen. Vul eerst het nieuwe adres in bij je formulieraanbieder voordat je het oude ergens verwijdert, anders gaan inzendingen in de overgangsperiode verloren.
Veelgestelde vragen
Wie kan het e-mailadres inzien en beheren? Alle admins met toegang tot de workspace kunnen het zien. Alleen de eigenaar kan het aanmaken, vernieuwen en deactiveren.
Komen bijlagen uit de formuliermail mee naar de aanvraag? Nee. Univents neemt alleen onderwerp, tekst en afzenderadres over. Bijlagen moet je handmatig aan de aanvraag toevoegen.
Waarom wordt een mail afgewezen met „te veel mails in een uur”? Het adres accepteert maximaal 30 mails per uur om spam en misbruik te voorkomen. Krijg je regelmatig meer echte aanvragen dan dat, neem dan contact op met de Univents-support.
Kan ik meerdere ontvangstadressen voor verschillende formulieren aanmaken? Nee. Elke workspace heeft precies één ontvangstadres. Vul hetzelfde adres in bij alle formulieren die aanvragen moeten aanmaken.
Wat gebeurt er met al aangemaakte aanvragen als ik het adres vernieuw? Niets — bestaande aanvragen blijven ongewijzigd. De vernieuwing bepaalt alleen welk adres voortaan mails accepteert.