Odbieranie zapytań e-mailem
Po wykonaniu tej instrukcji Twój workspace ma własny adres e-mail, na który zapytania klientów trafiają automatycznie jako zapytanie do kanbanu zapytań — bez ręcznego przenoszenia wiadomości.
Każdy workspace może dostać własny adres Univents. Wszystko, co tam dotrze, automatycznie staje się zapytaniem w kanbanie zapytań — niezależnie od tego, czy wpiszesz ten adres jako odbiorcę w formularzu na swojej stronie, czy przekażesz tam dalej zapytania klientów ręcznie.
Konfiguracja adresu
Kartę Zapytania e-mailem znajdziesz w pozycji Integracje na lewym pasku bocznym. Trafisz na stronę Wszystkie integracje; kliknij po lewej na pasku Kategorie pozycję E-mail i kalendarz albo wpisz „zapytania” w polu wyszukiwania u góry, a następnie otwórz kartę. Link ← Wszystkie integracje w lewym górnym rogu przeniesie Cię z powrotem do katalogu.
- Otwórz kartę Zapytania e-mailem.
- Kliknij Utwórz adres.
- Univents natychmiast generuje adres według wzoru
anfragen-<zufallscode>@in.univents.appi go wyświetla. - Kliknij ikonę kopiowania obok adresu, aby go skopiować.
Tylko właściciel konta może utworzyć, odnowić lub dezaktywować adres. Pozostali administratorzy widzą adres i statystyki, ale bez elementów sterujących.
Korzystanie z adresu
Wpisz skopiowany adres u dostawcy formularza jako dodatkowego odbiorcę — większość kreatorów stron internetowych i narzędzi do formularzy (Typeform, Elementor, formularze kontaktowe WordPress, …) pozwala wskazać kilka adresów do powiadomień. Możesz też po prostu ręcznie przekazać zapytanie klienta na ten adres.
Przy odbiorze Univents bezpośrednio przejmuje trzy pola:
- Temat → staje się nazwą zapytania (do 255 znaków, dłuższe tematy są skracane).
- Treść e-maila → staje się wiadomością zapytania (do 20 000 znaków; e-mail w formacie HTML jest przy tym zamieniany na zwykły tekst).
- Adres do odpowiedzi (Reply-To lub nadawca) → staje się nadawcą zapytania, dzięki czemu możesz odpowiedzieć bezpośrednio.
Zapytanie pojawia się automatycznie w Twoim kanbanie zapytań, oznaczone źródłem „e-mailem”.
⚠️ Załączniki nie są przejmowane. Univents odczytuje tylko temat, treść i adres nadawcy — oferta w formacie PDF czy zdjęcia, które wysyła Twój dostawca formularza, nie trafią do Univents. Ważne pliki musisz później ręcznie dodać do zapytania.
Status i statystyki
Obok adresu karta pokazuje:
- Aktywny lub Dezaktywowany jako plakietkę.
- Odebrano: liczba e-maili, które zostały pomyślnie zamienione na zapytanie, oraz data ostatniego z nich.
- Odrzucone — liczba e-maili odrzuconych przez Univents, z powodem i datą ostatniego odrzucenia. Dzięki temu łatwiej zauważysz np. błędną konfigurację dostawcy formularza, zamiast gubić wiadomości bez śladu.
Możliwe powody odrzucenia:
| Powód | Znaczenie |
|---|---|
| Wiadomość systemowa | Automatyczne odpowiedzi i zwroty (bounce) są rozpoznawane i odrzucane, aby nie tworzyły fałszywych zapytań. |
| zbyt wiele e-maili w ciągu godziny | Więcej niż 30 e-maili na godzinę na ten sam adres — ochrona przed spamem i nadużyciami. |
| nie rozpoznano adresu nadawcy | E-mail nie zawiera adresu nadawcy ani adresu do odpowiedzi, który dałoby się odczytać. |
| adres dezaktywowany | Adres przychodzący jest w tej chwili wyłączony (patrz niżej). |
| E-mail zbyt duży | Oryginalny e-mail przekracza 5 MB. |
| E-mail dostarczony dwukrotnie | Ten sam e-mail został już przetworzony (serwer pocztowy ponowił dostarczenie). |
| nieznany adres | Adres docelowy nie należy już do żadnego aktywnego workspace’u, np. po odnowieniu (patrz niżej). |
Wstrzymanie przyjmowania
Za pomocą przełącznika Przyjmuj zapytania właściciel konta może tymczasowo dezaktywować adres bez jego usuwania. E-maile, które dotrą w tym czasie, są odrzucane z powodem „adres dezaktywowany” — nie są kolejkowane. Włącz adres ponownie, gdy będziesz gotów znów przyjmować zapytania.
Odnawianie adresu
Jeśli chcesz wymienić adres ze względów bezpieczeństwa (np. ponieważ trafił w niepowołane miejsce):
- Kliknij Odnów adres.
- W oknie Odnowić adres? potwierdź, klikając Tak, odnów.
Dotychczasowy adres natychmiast przestaje przyjmować zapytania — e-maile, które nadal tam dotrą, są odrzucane z powodem „nieznany adres”. Najpierw wpisz nowy adres u dostawcy formularza, a dopiero potem usuń stary z jakiegokolwiek miejsca, inaczej zgłoszenia wysłane w okresie przejściowym przepadną.
Częste pytania
Kto może zobaczyć adres e-mail i nim zarządzać? Widzieć go mogą wszyscy administratorzy z dostępem do workspace’u. Tworzyć, odnawiać i dezaktywować może tylko właściciel konta.
Czy załączniki z e-maila z formularza trafiają do zapytania? Nie. Univents przejmuje tylko temat, treść i adres nadawcy. Załączniki musisz dodać do zapytania ręcznie.
Dlaczego e-mail jest odrzucany z powodem „zbyt wiele e-maili w ciągu godziny”? Adres przyjmuje maksymalnie 30 e-maili na godzinę, aby zapobiegać spamowi i nadużyciom. Jeśli regularnie dostajesz więcej prawdziwych zapytań, skontaktuj się z supportem Univents.
Czy mogę utworzyć kilka adresów przychodzących dla różnych formularzy? Nie. Każdy workspace ma dokładnie jeden adres przychodzący. Wpisz ten sam adres we wszystkich formularzach, które mają generować zapytania.
Co się stanie z już utworzonymi zapytaniami, jeśli odnowię adres? Nic — istniejące zapytania pozostają bez zmian. Odnowienie dotyczy tylko tego, który adres będzie w przyszłości przyjmował e-maile.